3K3 Überwachungssysteme

• Fixkameras und PTZ-Kameras (Schwenk-/Neig-/Zoom) zur lückenlosen Überwachung der Empfangshalle und der Eingangspassagen.

• Hochauflösende Videoaufzeichnung (mindestens Full HD, bevorzugt 4K) für eine klare Identifizierung von Personen und Ereignissen.

• Sichere Speicherung der Aufnahmen auf redundanten Datenträgern mit Zugangsbeschränkungen und Verschlüsselung gemäß Datenschutzbestimmungen.

• Festlegung einer Aufbewahrungsdauer der Videoaufnahmen (z. B. 72 Stunden ohne besonderen Anlass); Verlängerung der Speicherung nur bei begründetem Sicherheitsvorfall.

• Stromversorgung über unterbrechungsfreie Stromquelle (USV) für unterbrechungsfreien Betrieb und Ausfallsicherheit.

• Permanente Live-Überwachung über Monitore am Empfang bzw. in einer zentralen Leitstelle.

• Fernzugriffsmöglichkeit für befugte Sicherheitsverantwortliche des Auftraggebers mit individuell vergebenen Rechten.

• Schutz vor unbefugtem Zugriff: Verschlüsselte Netzwerkverbindungen und Protokollierung aller Bedienungs- und Exportvorgänge.

• Echtzeit-Benachrichtigungen und Alarmmeldungen bei ungewöhnlichen Vorfällen (z. B. unerwartetes Verhalten im Eingangsbereich).

• Detaillierte Protokollierung aller Systemaktivitäten im Überwachungssystem zur Nachvollziehbarkeit.

• Regelmäßige Inspektion und Instandhaltung der Kameras und Aufzeichnungseinheiten (empfohlen: mindestens monatliche Sichtprüfung).

• Reinigung der Objektive sowie Überprüfung der mechanischen Funktionen (Schwenk-/Neige-/Zoom), um optimale Bildqualität sicherzustellen.

• Durchführung notwendiger Software- und Firmware-Updates zur Gewährleistung von Funktionalität und Sicherheit.

• Funktionsprüfung aller Komponenten der Videoüberwachung (inkl. Speichermedien und Stromversorgung) nach definierten Wartungsplänen.

• Dokumentation von Wartungsarbeiten und Störfällen in einem Wartungsprotokoll; Vermerk aller sicherheitsrelevanten Ereignisse, die auf den Aufnahmen erkannt wurden.

• Brandmeldezentrale (BMA) mit Anbindung an Rauch- und Wärmemelder im Eingangs- und Empfangsbereich gemäß einschlägigen Normen.

• Integration einer Einbruchmeldeanlage (EMA) inkl. Panikalarm, die bei Aktivierung automatisch die interne Leitstelle oder den Sicherheitsdienst informiert.

• Optische und akustische Alarmgeber im Empfangsbereich zur unmittelbaren Warnung von Personen vor Ort.

• Anschluss der Alarmanlagen an die Gebäudeleittechnik zur zentralen Überwachung und lückenlosen Dokumentation von Meldungen.

• Eindeutige Beschilderung aller Alarmsteuergeräte und Notausgänge gemäß Arbeitsschutz- und Sicherheitsrichtlinien.

• Schulung des Empfangspersonals zur Erkennung und Unterscheidung der verschiedenen Alarmtypen (Brand, Einbruch, Panik, technische Störungen).

• Klare Handlungsanweisungen im Alarmfall: Sofortige Weiterleitung von Meldungen an Feuerwehr oder Sicherheitsdienst sowie Auslösen der Notfall- und Evakuierungsprotokolle.

• Dokumentation jedes Alarmereignisses mit Zeitstempel und Beschreibung, um die Nachverfolgbarkeit sicherzustellen.

• Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter die Standorte von Alarmtastern, Feuerlöschern und Erste-Hilfe-Ausrüstung kennen und im Ernstfall bedienen können.

• Erfassung und Auswertung der Reaktionszeiten auf Alarmsignale, um die Effektivität der Abläufe zu optimieren.

• Geplante Funktionstests der Brand- und Einbruchmeldeanlage (z. B. vierteljährlich) in Zusammenarbeit mit qualifizierten Technikern und externen Fachfirmen.

• Regelmäßige Überprüfung der Batteriepuffer und Notstromversorgung der Alarmzentralen sowie Austausch verbrauchter Komponenten.

• Durchführung einer jährlichen Inspektion durch eine zertifizierte Fachfirma für Brandschutz- und Alarmtechnik.

• Protokollierung aller Testdurchläufe und Festhalten eventueller Mängel oder Ausfälle in einem Prüfprotokoll.

• Einleitung unverzüglicher Korrekturmaßnahmen bei festgestellten Problemen gemäß Herstellerangaben und gesetzlichen Vorgaben.

• Digitale Erfassung aller Besucherdaten (Name, Firma, Anlass, Ankunftszeit) an einem zentralen Empfangsterminal.

• Automatische Erstellung und Ausgabe von Besucherausweisen mit Lichtbild und ggf. integriertem Barcode/RFID zur Zutrittskontrolle.

• Sicherstellung datenschutzkonformer Speicherung: Verschlüsselte Datenhaltung, transparente Information über Zweck und Dauer der Datenerfassung sowie systematische Löschung nach Ablauf festgelegter Fristen.

• Schnittstellen zur Zutrittskontrolle und Gebäudesteuerung (z. B. automatische Türfreigabe für registrierte Besucher).

• Erfassung temporärer Zugangsrechte für externe Dienstleister oder Lieferanten mit zeitlich begrenzter Gültigkeit.

• Empfangspersonal erfasst Ankunftszeiten und Besucherinformationen im System und erstellt Besucherausweise.

• Automatisierte Benachrichtigung des Gastgebers (z. B. per E-Mail oder SMS), sobald dessen Besucher eingetroffen ist.

• Verfahren für Systemstörungen: Manuelle Besucherverzeichnisse und temporäre Ausweise als Fallback, mit geschultem Personal für den Offline-Betrieb.

• Höflicher und professioneller Umgang mit Besuchern unter Einhaltung aller Sicherheits-, Hygiene- und Hausordnungsrichtlinien.

• Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit der Softwareoberfläche und in den Datenschutzbestimmungen (Einwilligungserklärungen, Auskunftspflichten).

• Erstellung regelmäßiger Berichte (täglich, wöchentlich) über Besucherzahlen, Besuchsdauer und besondere Vorkommnisse am Empfang.

• Bereitstellung exportierbarer Logdateien für Audits und Prüfungen durch den Auftraggeber oder Behörden.

• Statistiken zur Analyse von Stoßzeiten und Besucherverkehr zur Optimierung der Personalplanung am Empfang.

• Dokumentation aller Zutrittsversuche und Alarme im System zur nachträglichen Analyse und Berichtserstellung.

• Ad-hoc-Berichte auf Anfrage des Auftraggebers (z. B. bei besonderen Anlässen oder Vorfällen).

• Einweisung in die Bedienung der Überwachungsmonitore, Kamerasteuerung (PTZ) und Wiedergabefunktionen für aufgezeichnetes Videomaterial.

• Vorgehensweise bei der Dokumentation von sicherheitsrelevanten Vorfällen mithilfe der Videoaufzeichnungen.

• Sensibilisierung für Datenschutz: Erläuterung zulässiger Beobachtungsbereiche und Verhaltensregeln beim Umgang mit Videoaufnahmen.

• Praxisbezogene Übungen zu simulierten Überwachungsszenarien und Vorfallsmeldungen.

• Schulung im Erkennen unterschiedlicher Alarmsignale (optische und akustische Warnungen) der Brand- und Einbruchmeldetechnik.

• Praktische Übungen zu Notfallmaßnahmen: Evakuierungsanweisungen bei Feueralarm und Alarmweiterleitung bei Einbruch oder technischen Störmeldungen.

• Verhaltensregeln bei Fehlalarmen und Kommunikation mit Leitstelle/Feuerwehr.

• Wiederkehrende Unterweisungen und Alarmübungen zur Festigung der Abläufe und zur Prüfung der Reaktionszeiten.

• Schritt-für-Schritt-Training zur Anmeldung von Besuchern im digitalen System und zum Druck von Besucherausweisen.

• Umgang mit Fehlersituationen (z. B. Softwareausfall, Netzwerkprobleme): Ausweichprozesse mit manueller Dokumentation im Besucherverzeichnis.

• Unterweisung in Datenschutzvorgaben: Einholung notwendiger Einwilligungen, sachgerechte Verarbeitung und Löschung personenbezogener Daten.

• Regelmäßige Updateschulungen nach Änderungen oder Erweiterungen der Software.

• Führung von Anwesenheitslisten für jede Schulungseinheit, auf denen Datum, Thema und Teilnehmer vermerkt sind.

• Ausstellung von Teilnahmezertifikaten oder -bestätigungen an Mitarbeiter nach Abschluss der Schulung.

• Regelmäßige Auffrischungsschulungen (z. B. jährlich) und Anpassung der Inhalte bei technischen oder rechtlichen Änderungen.

• Archivierung aller Schulungsunterlagen und -protokolle für Prüfungs- und Nachweiszwecke.

• Regelmäßige Überprüfung der eingesetzten Sicherheitstechnik auf Aktualität, Funktionalität und Effizienz.

• Identifikation neuer Technologien (z. B. intelligente Videoanalyse, biometrische Zutrittslösungen) zur langfristigen Optimierung des Systems.

• Laufende Anpassung der Prozesse entsprechend geänderter gesetzlicher Vorschriften oder interner Anforderungen des Auftraggebers.

• Planung und Durchführung von System-Updates und Erweiterungen nach Bedarf.

• Einholen von Feedback durch den Auftraggeber und seine Nutzer, um Software-Updates und Systemanpassungen bedarfsgerecht umzusetzen.

Für den Dienstleister (Bieter):

Unternehmensname: ___________________________

Bevollmächtigter Vertreter: ___________________________

Position: ___________________________

Unterschrift: ___________________________

Datum: ___________________________