3K2 Kommunikationsmittel

Festnetztelefonanschlüsse werden am Empfangstresen und im Serviceeingangsbereich installiert. Diese bieten direkte Verbindungen zu internen Abteilungen (z. B. Sicherheitsdienst, Technik, Facility Management) sowie externe Telefonverbindungen. Wesentliche Notrufnummern (Polizei, Feuerwehr, Rettungsdienst) sind in jeder Anlage vorprogrammiert, um im Ernstfall schnelle Hilfe zu ermöglichen. Separate Leitungen oder Kurzwahlnummern für Notfälle gewährleisten, dass die Kontaktaufnahme auch bei hoher Auslastung zeitnah erfolgen kann.

Betriebseigene Mobiltelefone werden ausgewählten Führungskräften und Schlüsselpersonal (z. B. Empfangsleitung, Sicherheitsleitung, Facility Manager) zugewiesen. Diese Mobilgeräte dienen als alternatives Kommunikationsmittel, falls Festnetzanschlüsse ausfallen oder nicht verfügbar sind (beispielsweise bei Stromausfall oder Störung im Festnetz). Durch den Einsatz mobiler Endgeräte wird gewährleistet, dass im gesamten Gelände stets eine funktionierende Kommunikationsmöglichkeit besteht. Der Ladezustand und die Funktionstüchtigkeit dieser Mobilgeräte werden regelmäßig kontrolliert, um ihre Einsatzbereitschaft jederzeit sicherzustellen.

Handfunkgeräte kommen täglich zur Anwendung, um die Kommunikation zwischen Empfang, Sicherheitsdienst und Facility Management sicherzustellen. Diese tragbaren Funkgeräte sind im gesamten Objekt nutzbar und ermöglichen eine sofortige, freihändige Verständigung. Ein dedizierter Notfallkanal ist eingerichtet, der ausschließlich zur Eskalation bei kritischen Vorfällen dient. Über diesen Kanal können dringende Mitteilungen weitergegeben werden, ohne den regulären Funkverkehr zu stören.

Weitere tragbare Funkgeräte sind speziell der Nachtschicht, den Streifendiensten sowie dem Personal am Serviceeingang zugeordnet. Vor jedem Einsatz wird die Reichweite und der Ladezustand der Akkus dieser Geräte überprüft, um eine zuverlässige Kommunikation auch in entlegenen Bereichen oder bei längeren Einsätzen sicherzustellen. Diese Funkgeräte unterstützen den routinemäßigen Dienstbetrieb und bieten gleichzeitig eine zusätzliche Sicherheitsebene für Notfallsituationen.

Interne Sprechanlagen ermöglichen die direkte Verständigung zwischen dem Empfang, dem Serviceeingang und anderen wichtigen Stellen im Gebäude (z. B. Haustechnik, Sicherheitsleitstelle oder Betriebsleitung). Über diese Systeme kann das Personal ohne direkten Besuch weiterer Büros kommunizieren, Anweisungen geben oder Rückfragen klären. Die Nutzung der Sprechanlagen trägt zur Effizienz der Betriebsabläufe bei und beschleunigt interne Abstimmungsprozesse.

An den Zufahrtskontrollpunkten (Tore und Schranken) sind Sprechanlagen installiert, die der Kontrolle des Fahrzeugverkehrs dienen. Lieferanten, Dienstleister und Besucher können sich über diese Systeme ausweisen und Zutrittsanfragen stellen. Das Empfangs- oder Sicherheitspersonal kann über die Anlage kommunizieren, Fahrzeuge identifizieren und bei Berechtigung die Zufahrt freigeben. Video-Sprechanlagen ermöglichen eine visuelle Prüfung, bevor Tore oder Schranken geöffnet werden. Außerhalb der Geschäftszeiten wird die Anlage direkt mit dem Sicherheitsdienst gekoppelt, sodass auch in der Nachtschicht eine umgehende Reaktion möglich ist.

Das unternehmenseigene E-Mail-System dient der formellen Kommunikation und Dokumentation. Offizielle Meldungen zu Vorfällen, Arbeitsaufträgen und Eskalationen werden per E-Mail versendet, um eine nachvollziehbare Dokumentation und fristgerechte Bearbeitung zu gewährleisten. Empfangsmitarbeiter, Sicherheitsdienst und Facility Management nutzen E-Mail-Konten gemeinsam, um wichtige Informationen auszutauschen und entsprechend zu reagieren.

Ein zentrales Vorfall- bzw. Störfall-Management-System (ggf. integriert in die Gebäudeleittechnik oder ein IWMS) ermöglicht die systematische Erfassung, Weiterleitung und Nachverfolgung von Betriebsstörungen, Sicherheitsvorfällen und Wartungsanforderungen. Meldungen aus dem Empfangs- und Servicebereich werden digital erfasst und automatisch an die zuständigen Fachabteilungen weitergeleitet. Dadurch ist sichergestellt, dass jeder gemeldete Vorfall dokumentiert und gemäß den betrieblichen Prozessen abgearbeitet wird.

Zusätzlich stehen gesicherte Instant-Messaging- und Alarmplattformen zur Verfügung, sofern diese vom Auftraggeber freigegeben sind. Diese Werkzeuge ermöglichen eine sofortige Weitergabe von Warnmeldungen oder dringenden Hinweisen an alle betroffenen Mitarbeiter. Beispielsweise können Evakuierungsalarme oder sicherheitsrelevante Informationen über diese Kanäle schnell verbreitet werden. Die Nutzung dieser digitalen Kommunikationswege ergänzt die herkömmlichen Systeme und erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit bei sicherheitsrelevanten Ereignissen.

Die Funktionstüchtigkeit aller Kommunikationsmittel wird regelmäßig überwacht. Zum Schichtbeginn überprüft das zuständige Personal die Betriebsbereitschaft von Telefonen, Funkgeräten und Sprechanlagen. Wöchentlich erfolgt eine detaillierte Kontrolle des Akkuzustands, der Ladeeinrichtungen sowie der Netzanschlüsse durch die technische Abteilung. Geplante Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten werden von qualifiziertem IT- oder Haus- und Gebäudetechnikpersonal durchgeführt. Jeder festgestellte Defekt, jede Störung und jede ergriffene Maßnahme wird dokumentiert, um eine lückenlose Nachverfolgung zu gewährleisten.

Alle Mitarbeiter, die mit den Kommunikationsmitteln arbeiten, erhalten eine gezielte Unterweisung.

• Fachgerechte Bedienung von Funkgeräten, Telefonanlagen und Sprechanlagen,

• Einheitliche Gesprächsregeln (präzise, sachlich und respektvoll kommunizieren),

• Regelmäßiges Üben der Notruf- und Alarmprozeduren.

Diese Schulungen finden mindestens einmal jährlich im Rahmen der Arbeitssicherheitsschulungen sowie bei Neueinstellungen statt. Durch kontinuierliche Trainings und praktische Übungen wird sichergestellt, dass das Personal im Ernstfall routiniert und fachgerecht handelt.

Der Dienstleister gewährleistet die Bereitstellung einer zuverlässigen und jederzeit einsatzbereiten Kommunikationsinfrastruktur. Alle genannten Systeme werden gemäß den betrieblichen und sicherheitstechnischen Vorgaben instand gehalten. Mit diesem Angebot erfüllt der Bieter sämtliche Anforderungen des Auftraggebers an die Kommunikationsmittel im Empfangs- und Serviceeingangsbereich. Das konsequente Prüf- und Wartungskonzept gewährleistet, dass alle Kommunikationswege bei Bedarf zuverlässig zur Verfügung stehen und den hohen Anforderungen an Sicherheit und Verfügbarkeit entsprechen.

Für den Dienstleister (Bieter):

Unternehmen: ____________________________

Bevollmächtigter Vertreter: ____________________________

Position: ____________________________

Unterschrift: ____________________________

Datum: ____________________________