3J7 Prüfrechte

Der Auftraggeber ist berechtigt, alle Vorgänge der Leistungserbringung des Empfangs- und Einlassdienstes am Einsatzort zu überprüfen. Die Inspektionen umfassen sowohl betriebliche Abläufe und Tätigkeiten (siehe Abschnitt 2.1) als auch die Prüfung der geführten Dokumentationen (siehe Abschnitt 2.2) sowie – soweit vertraglich vorgesehen – finanzielle und administrative Kontrollen (siehe Abschnitt 2.3).

Dieses umfassende Kontrollrecht dient dazu, die Vertragserfüllung transparent zu gestalten und die Einhaltung aller vertraglichen Verpflichtungen, gesetzlichen Vorgaben und Qualitätsstandards zu gewährleisten. Der Dienstleister verpflichtet sich, diese Inspektionsmaßnahmen aktiv zu unterstützen und sicherzustellen, dass dem Auftraggeber bzw. seinen Beauftragten alle erforderlichen Informationen, Unterlagen und Zugangsrechte bereitgestellt werden.

Bei betrieblichen Inspektionen nimmt der Auftraggeber oder sein Beauftragter die Gelegenheit wahr, die täglichen Arbeitsabläufe am Empfang persönlich zu beobachten.

• Beobachtung der Begrüßung und Registrierung von Besuchern, Lieferanten und sonstigen Zutrittsberechtigten sowie Kontrolle der ordnungsgemäßen Ausstellung und Benutzung von Besucherausweisen oder Ausweiskarten.

• Überprüfung des Einsatzes von Sicherheits- und Kommunikationsausrüstung (z. B. Sprechanlagen, Alarmknöpfe) sowie der Einhaltung von Zutrittskontrollprozessen.

• Kontrolle der Dienstpläne und Schichtbesetzungen vor Ort, um sicherzustellen, dass alle Schichten gemäß den Anforderungen besetzt sind.

• Beurteilung des Erscheinungsbildes des Empfangspersonals, einschließlich Uniform, Namensschild und Auftreten, sowie Überprüfung, ob Mitarbeiter alle dienstlichen Pflichten (z. B. Höflichkeit, Informationsweitergabe) professionell erfüllen.

• Prüfung der Einhaltung von geltenden Sicherheits- und Verhaltensvorschriften am Empfang (z. B. Hausordnung, Brandschutzbestimmungen) während der Dienstzeiten.

• Kontrolle der Erfüllung von Sonderaufgaben wie Notfall- und Evakuierungsübungen im Empfangsbereich sowie Sicherstellung, dass das Personal entsprechend geschult ist.

Im Rahmen der Dokumentenprüfung erhält der Auftraggeber umfassenden Zugriff auf sämtliche für den Empfangsdienst relevanten Aufzeichnungen und Unterlagen.

• Besucher- und Zutrittsprotokolle, Logbücher oder Register, in denen alle ein- und ausgehenden Personen, deren Identifikation und Besuchsgründe festgehalten werden.

• Dienst- und Schichtpläne, in denen die Einsatzzeiten der Mitarbeiter ersichtlich sind, sowie persönliche Nachweise über geleistete Arbeitsstunden (Zeiterfassung).

• Nachweise und Zertifikate der Mitarbeiterqualifikation, darunter Schulungs-, Unterweisungs- und Sicherheitszertifikate (z. B. Einweisung in Brandschutzmaßnahmen oder Ersthelferausbildung).

• Protokolle über durchgeführte Kontrollgänge, interne Audits oder Mängelberichte, die im Zusammenhang mit dem Empfangsbereich erstellt wurden.

• Berichte und Dokumentationen zu besonderen Vorkommnissen oder sicherheitsrelevanten Zwischenfällen (z. B. Logbucheinträge zu Vorfällen, Beschwerde- oder Schadensmeldungen).

• Verwaltungstechnische Unterlagen wie Behördenbescheide, Genehmigungen oder Betriebsvereinbarungen, soweit sie für die Leistungserbringung relevant sind.

Soweit im Vertrag vorgesehen, behält sich der Auftraggeber das Recht vor, auch finanzielle und administrative Unterlagen im Zusammenhang mit dem Empfangsdienst zu prüfen. Die Finanz- und Verwaltungskontrollen dienen der Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit und Ordnungsmäßigkeit der Abrechnungen und der Einhaltung arbeits- und lohnrechtlicher Vorschriften.

• Rechnungsunterlagen und Kostenaufstellungen, inklusive der Prüfung der Abrechnungsgrundlagen für Personal- und Betriebskosten.

• Nachvollziehbarkeit der erbrachten Leistungen durch Belege, Leistungsaufstellungen oder Tätigkeitsnachweise.

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen für eingesetztes Personal sowie die Einhaltung tariflicher oder gesetzlicher Mindestlohnvorgaben (z. B. Nachweise gemäß Mindestlohngesetz, MiLoG).

• Nachweise über geleistete Sozialversicherungsbeiträge und Abführung von Lohnsteuer, sofern dies vertraglich relevant ist.

• Zahlungs- und Buchungsunterlagen, die die Korrektheit der durch den Dienstleister in Rechnung gestellten Beträge bestätigen.

Inspektionen können vom Auftraggeber nach eigenem Ermessen in regelmäßigen Abständen oder auch ohne Vorankündigung durchgeführt werden. Angekündigte Kontrollen erfolgen in der Regel zu vereinbarten Zeiten, unangekündigte Kontrollen können zu jeder Tageszeit stattfinden.

• Der Dienstleister gestattet dem Auftraggeber bzw. dessen Beauftragten jederzeit ungehinderten Zutritt zu den zu kontrollierenden Bereichen und stellt sicher, dass das Personal die Inspektion unterstützt.

• Die vorgesehenen Inspektionszeiten sind so zu wählen, dass eine aussagekräftige Prüfung möglich ist (üblicherweise während der regulären Dienstzeiten, sofern nicht anders vereinbart).

• Die Mitarbeiter des Dienstleisters sind verpflichtet, den Inspektoren Fragen zu den Ablauf- und Dienstplänen sowie zum Tagesgeschäft zu beantworten und notwendige Auskünfte zu erteilen.

• Jegliche Behinderung oder Verweigerung von Inspektionsmaßnahmen durch den Dienstleister oder sein Personal ist unzulässig und kann als schwerwiegende Vertragsverletzung gewertet werden.

Der Dienstleister verpflichtet sich, die Inspektionsrechte des Auftraggebers in vollem Umfang zu unterstützen und sämtliche vertraglich vereinbarten Anforderungen stets zu erfüllen.

• Gewährleistung der Vollständigkeit, Aktualität und Korrektheit aller relevanten Unterlagen und Nachweise. Dazu zählt die sorgfältige Führung von Logs, Dienstplänen, Anwesenheitslisten, Besucherdaten und ähnlichen Dokumenten, die im Rahmen der Leistungserbringung erstellt werden.

• Unverzügliche Bereitstellung angeforderter Unterlagen und Nachweise in den vorgegebenen Fristen. Werden zusätzliche Informationen benötigt, hat der Dienstleister diese zeitnah zu besorgen und zur Verfügung zu stellen.

• Unterstützung des Auftraggebers oder seiner Prüfer bei Inspektionen vor Ort. Dies umfasst u. a. die Begleitung in den Bereichen, Erläuterung der Arbeitsabläufe und Beantwortung von Rückfragen in angemessenem Umfang.

• Schnelle und nachvollziehbare Umsetzung von Korrekturmaßnahmen im Falle festgestellter Mängel oder Abweichungen. Erkennt der Auftraggeber während der Inspektion Defizite, so verpflichtet sich der Dienstleister, diese unverzüglich zu beheben und die Verbesserungsmaßnahmen zu dokumentieren.

• Information des Auftraggebers über durchgeführte Änderungen oder Verbesserungen im Leistungsprozess, insbesondere wenn diese Auswirkungen auf das Inspektionsregime haben könnten. In Sonderfällen wird der Auftraggeber rechtzeitig über geplante Veränderungen unterrichtet.

• Einhaltung aller einschlägigen gesetzlichen Vorschriften und behördlichen Auflagen bei der Personaleinsatzplanung, Abrechnung und Dienstleistungserbringung, um bei Überprüfungen Mängel auszuschließen.

Sämtliche Prüfungen und Einsichten erfolgen unter strikter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie sonstiger einschlägiger Datenschutzbestimmungen. Der Dienstleister stellt sicher, dass die Verarbeitung aller im Rahmen der Inspektionen erfassten personenbezogenen Daten (z. B. Besucherdaten, Mitarbeiterinformationen) sicher, vertraulich und rechtskonform erfolgt.

• Informationen, die im Rahmen der Inspektionen erhoben werden, dürfen ausschließlich zum Zwecke der Vertragskontrolle und Qualitätssicherung verwendet werden und unterliegen der gesetzlichen Schweigepflicht.

• Zugriffsberechtigt sind nur der Auftraggeber bzw. dessen namentlich benannte Beauftragte. Diese müssen sich vor Durchführung der Inspektion angemessen ausweisen und werden vom Dienstleister akzeptiert.

• Alle sensiblen Daten (z. B. Besucherausweise, Personalakten, Zutrittslisten) werden vom Dienstleister vertraulich behandelt und durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (z. B. Verschlüsselung, Zugangskontrollen) vor unberechtigtem Zugriff geschützt.

• Der Dienstleister verpflichtet sich, die Vertraulichkeit aller geschäftsrelevanten Informationen und Betriebsgeheimnisse des Auftraggebers zu wahren. Sämtliche Unterlagen, die während der Inspektion eingesehen werden, dürfen nur im Rahmen der vereinbarten Prüfzwecke genutzt und nicht an Dritte weitergegeben werden.

• Sowohl der Dienstleister als auch alle am Empfangsdienst beteiligten Mitarbeiter sind auf die strikte Einhaltung dieser Vertraulichkeits- und Datenschutzvorgaben verpflichtet. Soweit erforderlich, werden sie auf bestehende Geheimhaltungsvereinbarungen hingewiesen oder entsprechend verpflichtet.

Der Dienstleister erklärt sich im Rahmen dieses Vertrags bereit, die zuvor beschriebenen Inspektionsrechte vorbehaltlos anzuerkennen und zu unterstützen.

• Der Dienstleister erkennt die uneingeschränkten Einsichts- und Prüfungsrechte des Auftraggebers an und behandelt sie als verbindlichen Vertragsbestandteil.

• Der Dienstleister verpflichtet sich, sämtliche Inspektionen und Audits uneingeschränkt zu unterstützen und den Auftraggeber bzw. seine Beauftragten bei der Durchführung aller Prüfungen vollumfänglich zu begleiten.

• Der Dienstleister verpflichtet sich, etwaige festgestellte Mängel, Unstimmigkeiten oder Abweichungen nach Inspektionen unverzüglich und in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber zu beseitigen. Dies schließt die sofortige Erarbeitung und Umsetzung von Korrekturmaßnahmen ein.

• Der Dienstleister bestätigt, dass diese Erklärung integraler Bestandteil des Vertrages ist und der Förderung von Transparenz, Qualitätssicherung und partnerschaftlicher Zusammenarbeit dient.

Mit der Unterzeichnung dieser Erklärung bestätigt der Dienstleister abschließend, dass er die zuvor genannten Inspektionsrechte uneingeschränkt akzeptiert und sich verpflichtet, den darin festgehaltenen Pflichten vollumfänglich nachzukommen. Die Anerkennung dieser Kontroll- und Prüfmaßnahmen unterstreicht das gemeinsame Ziel von Auftraggeber und Dienstleister, eine vertrauensvolle Zusammenarbeit, hohe Transparenz und Servicequalität zu gewährleisten. Durch die regelmäßigen Kontrollen werden die ordnungsgemäße Leistungserbringung sowie die Einhaltung aller Vereinbarungen sichergestellt – zum Wohl des Projektes und zum beiderseitigen Nutzen.

Für den Dienstleister (Bieter):

| Firma: | ___________________________ |

| Bevollmächtigter Vertreter: | ___________________________ |

| Position: | ___________________________ |

| Unterschrift: | ___________________________ |

| Datum: | ___________________________ |