3J6 Budget & Prognose

Ziel dieser mehrjährigen Haushalts- und Finanzplanung ist es, dem Auftraggeber eine transparente Darstellung der zu erwartenden Kosten sowie der finanziellen Nachhaltigkeit des angebotenen Empfangs- und Eingangsdienstes zu bieten. Der Dienstleister stellt damit seine wirtschaftliche Stabilität und die dauerhafte Erfüllung des Leistungsumfangs im Rahmen des Vertrages sicher. Der vorliegende Finanzplan umfasst sämtliche Personalkosten, Ausstattungs- und Betriebsaufwendungen sowie Verwaltungskosten, die für den reibungslosen Ablauf der Empfangs- und Zutrittsdienste im betreffenden Objekt erforderlich sind.

• Vertragsbeginn: [geplantes Datum] (z.B. Anfang 2025), Vertragslaufzeit: 5 Jahre (mit Verlängerungsoption).

• Personalplanung: Geschätzter Personalbedarf: 2 Vollzeitkräfte im Empfangsdienst und 2 Vollzeitkräfte im Sicherheitsdienst (wechselseitige Schichten, inklusive Wochenend- und Nachtdienst).

• Lohnentwicklung: Jährliche Lohnanpassung gemäß den jeweils geltenden Tarifverträgen für Sicherheits- und Empfangspersonal (typisch +2–3 % pro Jahr).

• Rechtlicher Rahmen: Berücksichtigung aller gesetzlichen Vorgaben (Mindestlohn, Arbeitszeitgesetz, Arbeitsschutz, Tariftreuegesetze) sowie Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung, gesetzliche Unfallversicherung). Voraussichtliche Gesetzesänderungen werden zeitnah in die Planung aufgenommen.

• Überstunden und Zuschläge: Zuschläge für Nacht-, Wochenend- und Feiertagsarbeit nach Arbeitszeitgesetz und Tarifvertrag (insgesamt ca. +20–30 % auf den Basislohn).

• Sonderdienste: Reserve für Sonderveranstaltungen oder zusätzlichen Personalbedarf (z.B. VIP-Empfänge, Messen, ungeplante Meeting-Versammlungen).

• Kostenindexierung: Anstieg externer Kosten (z.B. Energie, Material, IT) im Prognosezeitraum, angenommen durchschnittlich +2–3 % pro Jahr.

• Sonstige Annahmen: Wechselkursrisiken sind unerheblich (alle Kosten in Euro kalkuliert). Änderungen der Steuerlast (z.B. Umsatzsteuer) werden bei Bekanntwerden berücksichtigt.

Die Personalkosten sind der größte Posten im Budget.

• Empfangspersonal: 2 Vollzeitkräfte (z.B. Früh- und Spätdienst) mit einem durchschnittlichen Bruttogehalt von ca. 2.500 €/Monat.

• Sicherheitspersonal (§34a GewO): 2 Vollzeitkräfte (z.B. Tag- und Nachtschicht) mit einem Bruttogehalt von ca. 3.000 €/Monat.

Zusätzlich werden tarifliche Zuschläge für Nacht-, Wochenend- und Feiertagsarbeit von etwa 20–30 % berücksichtigt. Auf die Bruttogehälter schlagen die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung (aktuell ca. 20–25 % der Lohnsumme) auf. Unter diesen Annahmen ergibt sich für das erste Jahr ein Bruttolohnvolumen von etwa 132.000 €. Hinzu kommen geschätzte Sozialabgaben von etwa 30 % (ca. 39.000 €). Zusammen belaufen sich die Personalkosten auf rund 171.000 € im ersten Jahr (einschließlich aller Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung).

• Ausstattung & Uniformen: Einheitliche Dienstbekleidung (Uniformen, Sicherheitsschuhe) für alle Mitarbeiter; Erstbeschaffung und Ersatz (ca. 1.500 € einmalig im Jahr) sowie Reinigung/Instandhaltung (ca. 500 € jährlich).

• Kommunikation: Bereitstellung von Funkgeräten und Diensthandys; Miet- und Betriebskosten (ca. 2.000 €/Jahr).

• IT- und Zutrittssysteme: Einsatz eines digitalen Besucherverwaltungssystems und Schichtplanungstools; jährliche Lizenz- und Wartungskosten (ca. 3.000 €).

• Schulungen & Zertifizierungen: Regelmäßige Fortbildungen (z.B. Erste-Hilfe, Brandschutz, Verlängerung §34a, Datenschutz); Gesamtbudget ca. 5.000 € p.a.

• Verwaltung & Leitung: Aufwand für Einsatzleitung, Abrechnung, Qualitätssicherung und interne Verwaltung; pauschal angesetzt (ca. 15.000 €/Jahr, inkl. anteiliger Raum- und Verwaltungskosten).

• Sonstiges: Büromaterial, Reinigungsmittel für den Empfangsbereich, unvorhergesehene Kleinaufwendungen; pauschal angesetzt (ca. 1.000 €/Jahr).

Zur Abfederung unvorhergesehener Kostensteigerungen oder zusätzlicher Anforderungen wird eine Reserve eingeplant. Empfohlen sind 5–10 % der Gesamtaufwendungen. Für Jahr 1 ist eine Rücklage von ca. 10.000 € vorgesehen, um beispielsweise bei krankheitsbedingten Ausfällen oder Sonderereignissen kurzfristig zusätzliches Personal bereitzustellen.

• Lohn- und Gehaltsentwicklung: Jährliche Tarifsteigerungen von ca. 2–3 %.

• Sozialversicherungsbeiträge: Leichte Erhöhungen entsprechend gesetzlicher Vorgaben (Anpassungen der Beitragssätze).

• Inflation: Allgemeine Preissteigerung (Energie, Material etc.) von etwa +2–3 % pro Jahr.

• Technische Investitionen: Im 3. Jahr ist eine größere Investition in die IT- und Zutrittsinfrastruktur geplant (z.B. modernes Zutrittskontrollsystem; ca. 10.000 €).

• Personalaufstockung: Im 5. Jahr ist eine Erweiterung des Personals vorgesehen (z.B. zusätzliche Empfangs- oder Sicherheitskräfte für 24/7-Betrieb).

• Gesetzliche Änderungen: Anpassungen bei neuen gesetzlichen Vorgaben (z.B. Mindestlohnänderungen) werden zeitnah berücksichtigt.

• Jahr 2: etwa +3 % gegenüber Jahr 1 (Tarifanpassung und Inflation).

• Jahr 3: etwa +4 % (inklusive geplanter Investition in Technik).

• Jahr 4: etwa +3 % (Inflationsausgleich, steigende Sozialabgaben).

• Jahr 5: etwa +5 % (Personalaufstockung und erneute Lohnsteigerungen).

• Arbeitsmarkt & Gesetzgebung: Unerwartete Mindestlohn-Erhöhungen oder neue Tarifverpflichtungen können Personalkosten stärker als geplant ansteigen lassen. Änderungen im Arbeits- oder Sozialrecht (z.B. höhere Beitragssätze) wirken sich ebenfalls aus.

• Inflation: Eine deutlich höhere Inflation als erwartet könnte Energie- und Materialkosten in die Höhe treiben.

• Mehrbedarf: Zusätzlicher Dienstleistungsbedarf (z.B. erweiterte Betriebszeiten, Sonderveranstaltungen) erfordert zusätzliches Personal.

• Personalausfälle: Hohe Krankheits- oder Urlaubszeiten können Ersatzbedarf und Überstundenzuschläge erhöhen.

• Technologieprojekte: Verzögerungen oder Mehraufwand bei den geplanten IT-/Zutrittsinvestitionen können den Finanzplan belasten.

• Baseline-Szenario: Entwicklungen wie oben angenommen (moderate Inflation, planmäßige Personalstärke).

• Optimistisches Szenario: Geringere Inflation und stabile Mitarbeiterstruktur führen zu nur 1–2 % jährlichem Kostenanstieg.

• Pessimistisches Szenario: Hohe Inflation (z.B. +5 %), unerwartete Tarifsteigerungen und erhöhter Personalbedarf führen zu 6–8 % jährlichem Kostenanstieg.

• Flexibles Personalmanagement: Optimierung der Dienstplanung zur Minimierung von Überstunden.

• Regelmäßige Reviews: Halbjährliche Budgetgespräche mit dem Auftraggeber, um Abweichungen früh zu erkennen.

• Finanzpuffer: Aufrechterhaltung einer angemessenen Rücklage (siehe Punkt 3.3).

• Marktbeobachtung: Laufende Information über Branchen- und Tarifentwicklungen (z.B. Mitgliedschaft in relevanten Verbänden) zur rechtzeitigen Anpassung der Kalkulation.

• Jährlicher Soll-Ist-Vergleich: Nach jedem Geschäftsjahr wird ein detaillierter Kostenbericht erstellt, der die tatsächlichen Aufwendungen den budgetierten gegenüberstellt. Abweichungen werden erläutert.

• Quartalsberichte: Regelmäßige Quartalsübersichten informieren über Personalkosten und Budget-Stand.

• Anpassungsmechanismen: Bei wesentlichen Änderungen (z.B. neue gesetzliche Vorgaben oder plötzliche Kostensteigerungen) wird eine Nachverhandlung der Budgetplanung in Abstimmung mit dem Auftraggeber durchgeführt.

• Transparenz: Auf Verlangen legt der Dienstleister Nachweise vor (Lohnabrechnungen, Rechnungen für Ausstattung und Schulungen u. Ä.), um die Kostenkalkulation nachzuvollziehen.

Der vorgelegte Haushalts- und Finanzplan zeigt die langfristige Kostenplanung des Dienstleisters für den Empfangs- und Zutrittsdienst transparent auf. Die dargestellten Budgets sichern die zuverlässige Erfüllung aller vertraglich vereinbarten Leistungen über die gesamte Vertragslaufzeit. Der Dienstleister bekräftigt damit seine wirtschaftliche Stabilität und seine Verpflichtung, die vereinbarten Serviceleistungen in Übereinstimmung mit allen gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben zu erbringen.

Für den anbietenden Dienstleister:

Unternehmensname: ___________________________

Bevollmächtigter Vertreter: ___________________

Position: _________________________________

Ort, Datum: ________________________________

Unterschrift: ________________________________

Bestätigung:

Hiermit bestätigt der Unterzeichner die Richtigkeit und Vollständigkeit der obigen Angaben und erklärt sich mit den genannten Finanzkonditionen einverstanden.