3J5 Rechnungsstellung

Die Rechnungslegung erfolgt in einem regelmäßigen Turnus, der in Abstimmung mit dem Auftraggeber festgelegt wird, üblicherweise monatlich oder vierteljährlich. Nach Ablauf des Leistungszeitraums wird die Rechnung zeitnah erstellt und dem Auftraggeber zur Prüfung vorgelegt. In der Regel erfolgt der Versand der Rechnung innerhalb von zehn Werktagen nach Ende des Abrechnungszeitraums, sofern nicht anders vereinbart. Diese Vereinbarung ermöglicht dem Auftraggeber eine zeitnahe Kontrolle und Planung der Zahlungsvorgänge.

• Referenz zur Ausschreibung bzw. Vertragsnummer

• Eindeutige Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum

• Leistungszeitraum bzw. Leistungsdatum(e)

• Name, Anschrift und Kontaktinformationen des Auftragnehmers

• Name und Anschrift des Auftraggebers bzw. der Vergabestelle

• Steuer-Identifikationsnummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden) des Auftragnehmers

• Detaillierte Beschreibung der abgerechneten Leistungsposten

• Angabe des zugrunde liegenden Einheitspreises, der Menge und des Gesamtbetrags je Position

Die Rechnungen werden mit detaillierter und nachvollziehbarer Aufschlüsselung aller Dienstleistungen erstellt. Jede Leistungseinheit wird einzeln aufgeführt, und es wird klar erkennbar, welcher Leistungstyp, welche Menge (z. B. Stunden oder Einheiten) und welcher Einzelpreis in Ansatz gebracht wurde. Sollten Mehrarbeitsstunden, Nacht-, Sonntags- oder Feiertagszuschläge angefallen sein, werden diese gesondert als eigene Positionen ausgewiesen. Alle Beträge werden transparent dargestellt, einschließlich der gesetzlich ausgewiesenen Umsatzsteuer. Versteckte Kosten oder pauschale Nebenkosten ohne nähere Erläuterung sind ausgeschlossen.

Für die Erbringung des regulären Empfangs- und Eingangsservices wird in der Regel ein fester Pauschalbetrag pro Abrechnungsperiode (z. B. pro Monat) vereinbart. Dieser Pauschalpreis deckt die Bereitstellung eines festgelegten Personals sowie den damit verbundenen Aufwand ab. Er beinhaltet sämtliche Personalkosten gemäß dem vereinbarten Einsatzplan sowie die üblichen administrativen und verwaltungstechnischen Aufwendungen, die im Zusammenhang mit diesem Service stehen. Verwaltungs- und Managementkosten können entweder im Pauschalpreis enthalten sein oder nach Vereinbarung separat ausgewiesen werden. Übersteigt der tatsächliche Aufwand den Rahmen der Pauschale, wird der darüber hinausgehende Aufwand gemäß Vertrag gesondert berechnet.

• Überstunden: Arbeitsstunden außerhalb der vertraglich festgelegten Normalarbeitszeit, aufgeführt mit Stundenzahl und vereinbartem Stundenlohn.

• Sonn- und Feiertagszuschläge: Arbeitsleistungen an Sonn- oder gesetzlichen Feiertagen, abgerechnet mit dem jeweils vereinbarten Zuschlagssatz gemäß Tarifvertrag oder Vereinbarung

• Nachtzuschläge: Arbeitsstunden in Nachtstunden (z. B. 22:00 bis 06:00 Uhr), gesondert mit dem vereinbarten Nachttarif aufgeführt.

• Kurzfristige Einsatzbereitschaft: Kosten für kurzfristig angeforderte zusätzliche Personalbereitstellung oder Notdienst, wenn kurzfristig mehr Personal benötigt wird.

Jeder dieser Posten wird einzeln mit Datum, Umfang (z. B. Stundenanzahl) und dem entsprechenden Zuschlag in der Rechnung dargestellt. Die angewendeten Zuschlagssätze entsprechen den vertraglichen Vereinbarungen bzw. den einschlägigen Tarifverträgen, um eine faire und regelkonforme Vergütung sicherzustellen. Auf diese Weise sind alle entstandenen Zusatzkosten eindeutig nachvollziehbar.

• VIP-/Veranstaltungsempfang: Besondere Empfangsleistungen bei Veranstaltungen oder für Ehrengäste, z. B. spezielle Empfangsorganisation oder zusätzliches Personal.

• Begleitdienst: Personenschutz und Begleitung von Personen in sensiblen oder gesicherten Bereichen, in denen ein besonderes Zutrittsmanagement erforderlich ist

• Sicherheits- und Compliance-Trainings: Zusätzliche Schulungen oder Unterweisungen (z. B. Brandschutz- oder Arbeitssicherheitseinweisungen), sofern sie vertraglich als Leistung definiert sind.

• Sonderaufträge: Sonstige auftragsbezogene Leistungen, wie etwa zusätzliche Reinigungsdienste oder sonstige Facility-Leistungen, die im Rahmen des Empfangsdienstes angefallen sind.

Für jede dieser Sonderleistungen werden Art, Umfang und Preis detailliert aufgeführt. Dies beinhaltet eine Beschreibung der durchgeführten Leistung, die Menge (z. B. Stunden oder Ereignisse) sowie den zugrunde liegenden Preis. Dadurch erhält der Auftraggeber volle Transparenz über alle zusätzlich erbrachten Leistungen und deren Abrechnung.

• Stundennachweise / Dienstpläne: Detaillierte Zeiterfassungslisten oder Dienstpläne für das eingesetzte Personal, idealerweise unterschrieben durch die jeweiligen Einsatzleiter oder Vorgesetzten.

• Genehmigungen für Überstunden: Schriftliche Freigaben oder Anordnungen des Auftraggebers, die die geleisteten Mehrstunden bestätigen.

• Belege für Auslagen: Quittungen und Rechnungen für anfallende Betriebsmittel, Reisekosten, Verpflegung oder sonstige erstattungsfähige Aufwendungen, sofern diese nach Vertrag abzurechnen sind.

• Sonstige Nachweise: Alle weiteren vereinbarungsgemäßen Nachweise, wie z. B. Protokolle, Checklisten oder Bestätigungen, die eine ordnungsgemäße Leistungserbringung belegen.

Die genannten Dokumente werden auf Verlangen des Auftraggebers als Beleg zur jeweiligen Rechnung mit eingereicht oder elektronisch übermittelt. Sie dienen der vollständigen Transparenz und erleichtern die Validierung der abgerechneten Leistungen im Rahmen des internen Rechnungsprüfprozesses.

Rechnungs-Nr.: 2025-001

Datum: 01.09.2025

Leistungszeitraum: August 2025

Auftraggeber (Vergabestelle):

Firma Muster GmbH

Musterstraße 1, 12345 Musterstadt

Ansprechpartner: Herr Max Mustermann

Auftragnehmer (Bieter):

Sicherheitsdienst XYZ GmbH

Beispielweg 5, 54321 Beispielstadt

Steuer-ID: DE123456789, USt-IdNr.: DE987654321

Zahlungsbedingungen: 30 Tage netto nach Rechnungsdatum.

Bankverbindung: IBAN _______________, BIC _______________.

Hinweis: Dieses Muster zeigt die Gliederung einer beispielhaften Rechnung. Die tatsächlichen Beträge sind entsprechend der vertraglichen Vereinbarungen einzusetzen.

Der Auftragnehmer bestätigt mit der Einreichung der Rechnung, dass alle aufgeführten Leistungen korrekt und vollständig erbracht wurden und dass die Abrechnung den vertraglichen Vorgaben entspricht. Die Gesamtsumme der Rechnung setzt sich aus den aufgeführten Positionen einschließlich der gesetzlich ausgewiesenen Umsatzsteuer zusammen. Auf Verlangen stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber alle notwendigen Nachweise und Erläuterungen zur Verfügung, um die Richtigkeit der Rechnung zu belegen. Falsch ausgewiesene oder fehlerhafte Rechnungen sind vom Auftragnehmer umgehend zu korrigieren und erneut einzureichen.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, sämtliche Rechnungen nach den oben beschriebenen Grundsätzen zu erstellen und einzureichen. Durch die konsequente Anwendung dieser Rechnungsstellungspolitik werden eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber sowie eine effiziente Abwicklung der Zahlungsprozesse gewährleistet. Der Auftragnehmer versichert, dass diese Vorgaben den Anforderungen des Ausschreibungsverfahrens und den geltenden gesetzlichen Bestimmungen entsprechen. Die Einhaltung dieser Regelungen gewährleistet eine ordnungsgemäße Rechnungsprüfung und -freigabe im Sinne des Vertrags.

Für den Auftragnehmer (Bieter):

Firma: ___________________________

Vertreter (Name, Position): ___________________________

Unterschrift: ___________________________

Datum: ___________________________