3J3 Kostenstruktur

Die eingesetzten Fachkräfte erhalten Stundenlöhne, die sich an den Qualifikationen und der jeweiligen Funktion orientieren. Die Löhne liegen mindestens auf dem Niveau aktueller branchenspezifischer Tarifverträge beziehungsweise übersteigen diese.

• Empfangskraft: ca. 15,00 €/Stunde – Zuständig für Begrüßung und Betreuung von Besuchern, Telefondienst sowie Eingangskontrollen.

• Sicherheitsmitarbeiter: ca. 16,00 €/Stunde – Verantwortlich für Zugangsüberwachung, Einlasskontrollen und allgemeine Sicherheitsaufgaben (einschließlich etwaiger gesetzlich geforderter Sachkundeprüfung).

• Bereichsleiter/Supervisor: ca. 20,00 €/Stunde – Erfahrene Führungskraft zur Planung, Qualitätskontrolle und Personaleinsatzkoordination.

Diese Grundlöhne entsprechen den Anforderungen an Ausbildung, Erfahrung und Einsatzbereich der jeweiligen Position. Höher qualifizierte oder speziell ausgebildete Mitarbeiter (z. B. mehrsprachige Empfangskräfte oder besonders zertifizierte Sicherheitskräfte) werden entsprechend höher vergütet. Die angegebenen Stundenlöhne gelten für Vollzeitbeschäftigte (160 Stunden/Monat); Teilzeitkräfte erhalten anteilig reduzierte Vergütungen. Alle Entgelte berücksichtigen mindestens den gesetzlichen Mindestlohn sowie die Regelungen einschlägiger Tarifverträge (z. B. für Sicherheits- und Empfangsdienstleister). Betriebsübliche Tariferhöhungen während der Vertragslaufzeit sind einkalkuliert und werden im Bedarfsfall nach Nachweis umgesetzt.

Für eine realistische Kalkulation werden Zuschläge für Nacht-, Wochenend- und Feiertagseinsätze berücksichtigt. Für Spät-, Nacht- und Wochenendschichten sowie Einsätze an Sonn- und Feiertagen gelten die jeweils tariflichen oder gesetzlichen Zuschläge. Beispielsweise wird ein Zuschlag von 25–50 % auf den Grundstundenlohn für Sonn- und Feiertagsarbeit angesetzt. Für Nachtarbeit (in der Regel zwischen 22:00 und 06:00 Uhr) ist ein Zuschlag von ca. 15–25 % eingeplant. Arbeiten an Sonn- und Feiertagen werden gemäß § 26 ArbZG bzw. nach tariflichen Bestimmungen mit entsprechend höheren Zuschlägen (oft 50–100 %) abgegolten. Diese Zuschläge gewährleisten eine angemessene Vergütung bei unregelmäßigen Arbeitszeiten. Alle Ansätze orientieren sich an den vertraglich vereinbarten Regelungen und geltenden Tarifverträgen.

Die angebotenen Löhne erfüllen oder übertreffen die Vorgaben der jeweils geltenden Tarifverträge. Auf Verlangen des Auftraggebers kann eine Erklärung über die Einhaltung tariflicher Entlohnungsstandards (z. B. Tarifvertrag für Sicherheitsdienste oder Zeitarbeitstarif) vorgelegt werden. Zudem wird sichergestellt, dass alle sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlichen Vorschriften eingehalten werden. Somit ist gewährleistet, dass alle Mitarbeiter mindestens den vereinbarten Tariflohn bzw. den gesetzlichen Mindestlohn erhalten. Eventuell anfallende Tarifsteigerungen oder tarifliche Einmalzahlungen (z. B. Weihnachtsgeld, Prämien) werden entsprechend den tarifvertraglichen Vorgaben berücksichtigt.

Neben den Bruttolöhnen werden die gesetzlichen Arbeitgeberanteile an den Sozialversicherungsbeiträgen berücksichtigt.

• Krankenversicherung: Arbeitgeberanteil gemäß aktuellem Beitragssatz (ca. 7,3 % des Bruttolohns plus anteiligen Zusatzbeitrag).

• Rentenversicherung: Arbeitgeberanteil gemäß aktuellem Beitragssatz (ca. 9,3 % des Bruttolohns).

• Arbeitslosenversicherung: Arbeitgeberanteil gemäß aktuellem Beitragssatz (ca. 1,2 % des Bruttolohns).

• Pflegeversicherung: Arbeitgeberanteil gemäß aktuellem Beitragssatz (ca. 1,525 % des Bruttolohns, ggf. plus Zuschlag für Kinderlose).

• Unfallversicherung: Beiträge entsprechend der zuständigen Berufsgenossenschaft (z. B. Wach- und Sicherheitsgewerbe; ca. 1–3 % je nach Gefahrenklasse).

• Umlagen (U1/U2): Umlagezahlungen für Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und Mutterschutz gemäß den gesetzlich vorgeschriebenen Umlagesätzen.

• Insolvenzgeldumlage: gesetzlich festgelegter Beitrag (aktuell ca. 0,06 % der Bruttolöhne).

Die genannten Arbeitgeberbeiträge summieren sich derzeit auf rund 20–25 % der Bruttolohnkosten. In der Kostenaufstellung sind diese Sozialabgaben vollständig erfasst. Ebenso sind alle weiteren gesetzlichen Abgaben enthalten (z. B. Umlagen U1/U2 und Insolvenzgeldumlage). Auch Beiträge zu freiwilligen Arbeitgeberleistungen (z. B. zusätzliche Unfallversicherungen) sind berücksichtigt.

• Dienstkleidung: Einheitliche Arbeitskleidung für Empfang und Sicherheit (z. B. Anzug, Hemden, Hosen, Schuhe, ggf. witterungsfeste Jacken) nach Corporate Design. Pro Mitarbeiter werden mehrere Kleidungssätze bereitgehalten. Kosten für Anschaffung, Reinigung und Ersatzeinkauf sind einkalkuliert.

• Schulungen & Zertifizierungen: Fortlaufende Schulungen wie Unterweisungen nach DGUV Vorschrift 1 (Arbeitssicherheit), Erste-Hilfe-Ausbildungen, Brandschutzbelehrungen sowie ggf. Sicherheitsqualifikation (§ 34a GewO). Auffrischungsschulungen und Zertifikatsverlängerungen (z. B. alle 2–5 Jahre) sind ebenso enthalten. Kosten für Schulungsmaterial, Prüfungsgebühren und Ausfallzeiten werden anteilig erfasst.

• Einarbeitung & Rekrutierung: Aufwendungen für Personalgewinnung und -einführung. Dazu zählen beispielsweise Stellenanzeigen, Bewerbermanagement, Personalauswahl und Vorstellungsgespräche sowie Verwaltungsaufwand (Personalakten, Software). Auch Einarbeitungsmaßnahmen (Schulungsunterlagen, Begleitung durch erfahrene Kollegen) sind berücksichtigt. Diese Kosten werden auf die Vertragslaufzeit umgelegt.

• Überstunden- und Schichtzuschläge: Für kurzfristige Bedarfsspitzen oder Personalausfälle sind Überstunden eingeplant. Überstunden werden entsprechend tariflicher oder gesetzlicher Regelungen vergütet, in der Regel mit einem Zuschlag von 25 % auf den Grundlohn.

• Sonstige Zulagen: Anfallende Gefahren- oder Erschwerniszuschläge (z. B. für besondere Einsatzbedingungen oder erweiterte Verantwortungsbereiche) wurden berücksichtigt.

• Sozialausgaben: Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung und -motivation, etwa Betriebsfeiern (Weihnachtsfeier), Jubiläumszuwendungen oder kleine Geschenke (Geburtstagsgruß), sind anteilig budgetiert.

Diese Positionen stellen übliche Personalnebenkosten dar und unterstützen die Einsatzbereitschaft, Motivation und Qualifikation der Mitarbeiter. Alle Personalnebenkosten sind gemäß geltenden Richtlinien berechnet und können bei Bedarf durch Belege oder interne Nachweise dokumentiert werden.

• Kommunikationstechnik: Funkgeräte, Telefone oder Mobiltelefone für interne und externe Kommunikation am Empfang. Bei Bedarf werden alle erforderlichen Funkkanäle oder Mobilfunkverträge bereitgestellt. Die Geräte werden regelmäßig gewartet und bei Verschleiß oder Defekt ersetzt. Zusätzlich sind die Kosten für Lizenz- und Netzbetreibergebühren anteilig eingeplant.

• IT-Systeme: Computerarbeitsplatz am Empfang inklusive Monitor, Tastatur, Maus und Drucker/Kopierer. Software-Lizenzen für Besuchermanagement und Zutrittskontrolle sowie Datensicherungssysteme sind vorgesehen. Eine sichere Netzwerkanbindung mit Backup-Konzept stellt die Datenintegrität sicher. Updates und IT-Support sind ebenfalls enthalten.

• Möbel und Büromaterial: Empfangstheke, Schreibtisch, Stuhl sowie Schränke für Unterlagen. Standard-Büromaterialien (Formulare, Visitenkarten, Schreibutensilien, Aktenordner) sind vorrätig. Ersatz für verschlissene Möbel und Materialien ist anteilig kalkuliert. Bei Bedarf werden ergonomische Arbeitsplatzanpassungen (z. B. höhenverstellbare Möbel) vorgenommen.

• Persönliche Schutzausrüstung (PSA): Falls erforderlich, z. B. Sicherheitsschuhe, Regenschutz oder warme Arbeitsjacken für Außenposten. PSA wird nach gesetzlichen Vorgaben ausgegeben und regelmäßig auf Unversehrtheit geprüft. Die Beschaffung erfolgt nach aktuellen Sicherheitsnormen (z. B. EN ISO 20345 für Arbeitsschuhe).

• Laufende Betriebsmittel: Verbrauchsmaterialien wie Papier, Druckerpatronen, Reinigungs- und Desinfektionsmittel werden pauschal veranschlagt. Die Vorräte werden monatlich kontrolliert und nachgefüllt, um Betriebskontinuität zu sichern. Wartungskosten für technische Anlagen (z. B. Telefonanlage, Drucker, Funkgeräte) sind in Wartungsverträgen abgedeckt.

• Sicherheitstechnik: Gegebenenfalls erforderliche Hardware wie Gegensprechanlagen, Überwachungskameras am Eingang oder Zutrittskartenleser werden bereitgestellt. Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Kästen und Notfallausrüstung sind installiert. Der Dienstleister übernimmt Installation, regelmäßige Wartung und Anwenderschulungen für diese Systeme.

Alle Ausstattungen entsprechen den Qualitätsanforderungen des Auftraggebers. Die Kosten umfassen sowohl Beschaffung als auch laufende Instandhaltung, basierend auf marktüblichen Preisen für vergleichbare Ausstattung.

• Projektmanagement und Supervision: Personalkosten für Projekt- und Einsatzleitung, inklusive regelmäßiger Einsatzplanung, Koordination mit dem Auftraggeber und Überwachung der Dienstleistungsqualität. Dazu zählen Statusberichte, Leistungsanalysen und Anpassungen des Personaleinsatzplans.

• Personalverwaltung und Lohnabrechnung: Kosten für die Personaladministration, einschließlich Recruiting, Zeiterfassungssysteme, Dienstplanerstellung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung. Auch allgemeine Arbeitsmedizin (z. B. Betriebliches Gesundheitsmanagement) ist berücksichtigt.

• Versicherungen: Betriebshaftpflicht- und ggf. Vermögensschadenhaftpflichtversicherung zur Absicherung beruflicher Tätigkeiten. Mitarbeiter sind über die gesetzliche Unfallversicherung hinaus durch eine Gruppenunfallversicherung geschützt. Die Versicherungsprämien werden anteilig über den Vertragszeitraum verteilt. Diese Versicherungen decken eventuelle Schadensfälle im Rahmen der Dienstleistung ab.

• Büro- und Infrastruktur: Anteilig angesetzte Kosten für Büro und Infrastruktur, z. B. Büromiete, Büroausstattung, IT-Infrastruktur und Telekommunikation für administrative Tätigkeiten. Dazu zählen Telefon- und Internetkosten im Backoffice, Büromaterialien und Postdienstleistungen (Versand von Dokumenten, Druckkosten). Auch Software-Lizenzen für Verwaltungstools (z. B. Office-Programme) sind enthalten.

• Qualitätsmanagement: Kosten für interne Audits, Dokumentenpflege und Zertifizierungen (z. B. ISO 9001) sowie Erstellung von Qualitäts- und Leistungsberichten an den Auftraggeber. Externe Audits und Kontrollen durch Dritte sind, sofern vertraglich gefordert, ebenfalls eingeplant. Kontinuierliche Verbesserungsprozesse (KVP) sind Teil dieses Aufwands.

• Reise- und Schulungskosten: Pauschal angesetzte Reisekosten für Dienstfahrten (z. B. zum Objekt, zu Schulungen oder Audits) inklusive Tagessätze und Kilometergeld. Weiterbildungsmaßnahmen (Seminare, Fachveranstaltungen) zur Qualifizierung der Mitarbeiter sind anteilig budgetiert. Die Erstattung erfolgt nach Bedarf (z. B. 2. Klasse Bahn, gesetzliche Kilometerpauschale).

Diese Gemeinkosten werden transparent ausgewiesen und proportional auf alle Leistungen verteilt. Sie gewährleisten eine ordnungsgemäße Verwaltung und stetige Verbesserung der Dienstleistung.

Eine angemessene Gewinnmarge wird als prozentualer Aufschlag auf die Gesamtkosten angesetzt. In diesem Angebot wurde hierfür ein Wert von rund 10 % vorgesehen. Dieser Gewinnzuschlag dient zur Deckung unternehmerischer Aufwendungen, kalkulatorischer Kosten und allgemeiner Geschäftsgewinne.

Zusätzlich werden Rücklagen für unvorhergesehene Mehraufwendungen in Höhe von ca. 5–10 % der Gesamtkosten gebildet. Diese Risikovorsorge deckt mögliche Kostensteigerungen ab (z. B. durch Tarifnachzahlungen, Inflation oder erhöhten Krankenstand). Durch diese Rücklage bleibt der kalkulierte Preis auch bei veränderten Rahmenbedingungen stabil. Etwaige Aufwände aus der Rücklage werden im Rahmen der Abrechnung transparent nachgewiesen.

Hinweis: Die Tabellen dienen als Beispiel. Genaue Werte richten sich nach Personalbedarf und Vertragsmodalitäten.

Alle zugrundegelegten Zahlen basieren auf aktuellen gesetzlichen und tarifvertraglichen Vorgaben. Die Kalkulation erfolgte auf der Grundlage nachprüfbarer Daten (Tarifverträge, Gesetzestexte, interne Kalkulationsrichtlinien). Der Bieter versichert, dass sämtliche steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden. Es gibt keine versteckten Kosten oder nicht ausgewiesenen Zuschläge. Auf Verlangen des Auftraggebers können Nachweise (z. B. Lohnabrechnungen, Versicherungsnachweise) eingesehen werden, um die Transparenz sicherzustellen.

Ändern sich im Vertragsverlauf gesetzliche Abgabensätze, tarifliche Entgelte oder Mindestlohnvorgaben, werden diese Änderungen zeitnah dokumentiert und in die Abrechnung übernommen. Alle Abweichungen von den kalkulierten Werten werden umgehend offengelegt und erläutert. Der Dienstleister verpflichtet sich, alle erbrachten Leistungen und Kosten vollständig zu dokumentieren. Interne und externe Prüfungen gewährleisten, dass die erbrachte Leistung den vertraglichen Vereinbarungen entspricht.

Mit diesem Angebot sichert der Dienstleister eine faire und nachvollziehbare Kostenstruktur zu. Die genannten Kalkulationsgrundlagen ermöglichen dem Auftraggeber eine umfassende Prüfung der Preisbestandteile. Sämtliche Angaben sind verbindlich und basieren auf realistischen Annahmen. Der Dienstleister bestätigt, alle Leistungen zu den vereinbarten Konditionen zu erbringen. Zur finalen Klärung einzelner Details wird die Auftragsbearbeitung kooperativ erfolgen. Der Dienstleister steht für Rückfragen oder weitere Abstimmungen jederzeit zur Verfügung.

Die vorgelegte Kostenaufstellung ist Bestandteil des Angebots. Mit ihrer Unterschrift bestätigt der Dienstleister, dass die vorgelegten Kostendaten zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe vollständig und korrekt sind. Der Dienstleister verpflichtet sich, die angegebenen Preise einzuhalten und alle vertraglichen Vereinbarungen zu erfüllen.

Dienstleister (Bieter): ___________________________

Vertreten durch (Name): ___________________________

Position: ___________________________

Unterschrift: ___________________________

Datum: ___________________________