Abrechnungsrichtlinien – Empfangs- und Einlassdienstleistungen
Allgemeine Angaben
Dokumententitel
Abrechnungsrichtlinien – Empfangs- und Einlassdienstleistungen
Ausschreibungs-Nr.:
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Projekt / Standort:
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Auftraggeber (Vergabestelle):
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Dienstleister (Bieter):
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Einreichungsdatum:
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Einleitung
Ziel dieser Abrechnungsrichtlinien ist es, Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der Abrechnung der vereinbarten Empfangs- und Einlassdienstleistungen sicherzustellen. Damit wird gewährleistet, dass alle Rechnungen den Anforderungen der Auftraggeberin sowie geltenden finanziellen und vergaberechtlichen Bestimmungen entsprechen. Die Ausführungen basieren auf den Vorgaben der Ausschreibungsunterlagen und den einschlägigen haushalts- und vergaberechtlichen Richtlinien.
Der Geltungsbereich dieser Richtlinie umfasst die Abrechnung der regelmäßigen Leistungen gemäß Vertrag, die Berücksichtigung von Überstunden ebenso wie die Abrechnung etwaiger Sonder- bzw. Zusatzleistungen.
Abrechnung der vereinbarten Standarddienstleistungen.
Erfassung von Überstunden sowie Nacht-, Wochenend- und Feiertagszuschlägen.
Dokumentation und Abrechnung von Sonderleistungen (z. B. besondere Veranstaltungen oder VIP-Einsätze).
Abrechnungszyklus
Der Abrechnungszyklus orientiert sich grundsätzlich an monatlichen Abrechnungen, um eine zeitnahe Abrechnung der erbrachten Leistungen zu gewährleisten. Die Rechnungsstellung erfolgt typischerweise in der ersten Kalenderwoche des Folgemonats. Alternativ kann nach gesonderter Vereinbarung ein quartalsweiser Abrechnungsrhythmus festgelegt werden.
Standard-Abrechnungsrhythmus: Monatliche Abrechnung (alternativ nach Vereinbarung vierteljährlich).
Abrechnungszeitpunkt: Erstellung und Versendung der Rechnung jeweils in der ersten vollständigen Woche des auf den Leistungsmonat folgenden Monats.
Rechnungsformat: Übersendung der Rechnung als elektronische Datei (z. B. PDF per E-Mail) oder als Ausdruck, entsprechend den Vorgaben der Auftraggeberin.
Rechnungsinhalt
Jede Rechnung enthält alle erforderlichen Angaben, um eine klare Zuordnung zu den vertraglich vereinbarten Leistungen zu ermöglichen.
Insbesondere enthält die Rechnung:
Referenz: Angabe der Vergabe- bzw. Vertragsnummer und des Abrechnungszeitraums.
Leistungsbeschreibung: Detaillierte Aufschlüsselung der abgerechneten Leistungen (z. B. Empfangsdienste, Einlasskontrollen etc.).
Abrechnungszeitraum: Deutliche Angabe des Leistungszeitraums (z. B. „Leistungszeitraum: 01.01.2025 – 31.01.2025“).
Personalaufstellung: Auflistung der eingesetzten Mitarbeitenden nach Kategorie (z. B. Empfangskraft, Sicherheitskraft), geleisteten Arbeitsstunden und anzuwendenden Stunden- oder Pauschalsätzen.
Zusatzleistungen und Zuschläge: Separate Ausweisung von Sonderleistungen oder Zuschlägen (z. B. für Überstunden, Nacht- oder Wochenenddienste, spezielle Veranstaltungseinsätze).
Steuern und Abgaben: Ausweis der gesetzlichen Umsatzsteuer (derzeit 19 %) sowie sonstiger anzuwendender Abgaben nach den geltenden Vorschriften.
Rechtliche Anforderungen: Sicherstellung, dass alle Rechnungsangaben den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben entsprechen (z. B. vollständige Anschrift, Steuernummer oder USt-ID, korrekte Rechnungsnummer).
Abrechnung Standardleistungen
Für die vereinbarten Standarddienstleistungen werden in der Regel feste Pauschalen vereinbart. Diese Pauschalhonorare decken den Kernumfang der Dienstleistung ab und enthalten alle regelmäßig anfallenden Leistungen
Der Leistungsumfang kann typischerweise folgende Punkte umfassen:
Präsenz- und Begrüßungspersonal am Empfang.
Telefon- und Zutrittskontrolle (Grundservice).
Post- und Paketannahme im Empfangsbereich.
Koordination externer Dienstleister (z. B. Hausmeister, Reinigung).
Büro- und Verwaltungsaufgaben im Empfangsbereich.
Der Gesamtaufwand für die Standarddienste wird entweder als monatliches Pauschalentgelt oder, falls im Vertrag vorgesehen, auf Basis vereinbarter Stundensätze abgerechnet. In diesem Fall werden die geleisteten Stunden einzelner Mitarbeitender mit den vereinbarten Stundensätzen multipliziert.
Leistungen, die über den im Vertrag festgelegten Umfang hinausgehen, werden gesondert abgerechnet.
Dazu gehören insbesondere:
Überstunden: Falls Mitarbeitende über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinaus eingesetzt werden, werden diese Stunden mit dem vereinbarten Überstundenzuschlag vergütet.
Nacht-, Wochenend- und Feiertagszuschläge: Einsätze außerhalb der regulären Arbeitszeiten (z. B. nachts zwischen 22:00 und 06:00 Uhr, samstags, sonntags und an gesetzlichen Feiertagen) werden mit den vereinbarten Zuschlägen berechnet.
Kurzfristige Einsätze: Für unvorhergesehene kurzfristige Personaleinsätze wird eine zusätzliche Gebühr erhoben (z. B. für Notbesetzungen oder Ad-hoc-Anforderungen).
Sonderveranstaltungen und VIP-Einsätze: Bei besonderen Anlässen oder VIP-Einsätzen werden die dafür erbrachten Leistungen gesondert mit einem entsprechenden Zuschlag in Rechnung gestellt.
Korrekturen und Gutschriften
Fehlerberichtigung: Der Auftragnehmer überprüft gemeldete Fehler unverzüglich und sendet eine korrigierte Rechnung zu.
Gutschriften: Werden Leistungen nicht oder nur teilweise erbracht, werden in Abstimmung mit der Auftraggeberin entsprechende Gutschriften erstellt.
Streitbeilegung: Etwaige Rückfragen oder Beanstandungen der Rechnung werden innerhalb eines definierten Zeitraums (z. B. 30 Tage nach Rechnungseingang) gemeinsam geklärt.
Nachweisdokumentation
Zum Zweck der Nachvollziehbarkeit und Prüfung werden folgende Dokumente mit der Rechnung bereitgestellt bzw
auf Anforderung vorgelegt:
Stundennachweise: Ausgefüllte Zeit- und Anwesenheitslisten aller Mitarbeitenden, die im Abrechnungszeitraum im Einsatz waren.
Genehmigungen: Kopien genehmigter Stundennachweise oder Arbeitszeitübersichten (z. B. Freigabe für Überstunden, schriftliche Bestätigungen zu Zusatzdiensten).
Prüfbare Unterlagen: Auf Wunsch können alle abrechnungsrelevanten Daten digital bereitgestellt oder über ein internes System zur Verfügung gestellt werden
Transparenz und Compliance
Der Auftragnehmer verpflichtet sich zu höchster Transparenz und rechtskonformer Abrechnung
Keine versteckten Kosten: Es werden keine unvereinbarten Gebühren berechnet. Alle Kostenbestandteile sind klar ausgewiesen.
Einhaltung rechtlicher Vorgaben: Die Abrechnung erfolgt im Einklang mit allen einschlägigen handels- und steuerrechtlichen Bestimmungen sowie den Vorgaben der Auftraggeberin.
Detaillierte Kostenausweisung: Auf Verlangen der Auftraggeberin kann eine detaillierte Kostenaufstellung vorgelegt werden, um die einzelnen Positionen der Abrechnung vollständig nachvollziehbar zu machen.
Kontinuierliche Verbesserung
Der Auftragnehmer strebt danach, die Abrechnungsprozesse kontinuierlich zu optimieren:
Regelmäßige Überprüfung: In festgelegten Abständen erfolgt eine gemeinsame Evaluation der Abrechnungsmodalitäten mit der Auftraggeberin. Feedback fließt in Prozessanpassungen ein.
Digitalisierung: Einsatz von modernen IT-Lösungen (z. B. Abrechnungssoftware, elektronische Zeiterfassung) zur Steigerung der Effizienz und Minimierung manueller Fehler.
Systemintegration: Bei Bedarf erfolgt eine Integration in das ERP- oder Beschaffungssystem der Auftraggeberin, um Datentransfers zu vereinfachen.
Schlussfolgerung
Mit diesem Konzept gewährleistet der Auftragnehmer eine faire, transparente und den vertraglichen Vorgaben entsprechende Abrechnung der Empfangs- und Einlassdienstleistungen. Alle Rechnungen werden auf Basis der im Angebot und Vertrag vereinbarten Konditionen erstellt. Durch die vorgestellten Prozesse wird sichergestellt, dass die Abrechnungen höchsten Prüfungsstandards genügen und den Erwartungen der Auftraggeberin in vollem Umfang entsprechen.
