3I9 Catering-Service

• Aufbau von Verpflegungsstationen: Der Dienstleister stellt rechtzeitig mobile Verpflegungsstationen für Kaffee- und Teepausen, Snacks und kleine Mahlzeiten in den verteilten Empfangs- und Meetingbereichen auf. Die Stationen werden pünktlich zum vereinbarten Zeitpunkt einsatzbereit eingerichtet, inklusive Tische, Ausstattung und notwendigem Inventar.

• Service während der Pausen: Während der Pausen oder festgelegten Servicefenster wird das Angebot regelmäßig aufgefüllt und überwacht, sodass stets frische Getränke (Kaffee, Tee, Wasser, Säfte) und Gebäck/Snacks zur Verfügung stehen. Verbrauchte Bestände werden umgehend ersetzt.

• Abbau und Reinigung: Nach Beendigung des Einsatzes werden die Stationen zügig abgebaut. Das Personal räumt verbliebene Geräte weg, reinigt Arbeitsflächen und Behälter vollständig und sorgt für hygienische Endreinigung gemäß Hygienestandards. Dabei werden Reinigungs- und Desinfektionsmittel eingesetzt, die den Umwelt- und Sicherheitsvorgaben entsprechen.

• Abfallentsorgung: Der Dienstleister trennt anfallende Abfälle nach den geltenden Umweltstandards (Papier, Restmüll, Bioabfälle, Wertstoffe) und sorgt für eine ordnungsgemäße Entsorgung gemäß den Vorgaben des Auftraggebers und den gesetzlichen Bestimmungen. Speisereste werden getrennt gesammelt, und Verpackungsmaterialien werden nach Recyclingkategorien sortiert.

• Vorbereitung der Ausgabestationen: Vor den üblichen Essenszeiten (Mittagessen, Abendessen) bereitet der Dienstleister die Ausgabestationen in der Kantine vor. Dies umfasst das Anrichten von Haupt- und Beilagengerichten, das Vorkochen oder Warmhalten von Speisen sowie das Aufstellen von Geschirr und Besteck. Buffetbereiche werden übersichtlich und einladend gestaltet.

• Service während der Stoßzeiten: Während der Hauptessenzeiten ist ausreichend Personal vor Ort, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Der Dienstleister achtet auf schnelle Nachschubversorgung, um lange Wartezeiten zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Gerichte stets verfügbar sind. Zusatzstationen (z. B. Salatbuffet, Dessertbereich) werden betreut.

• Nachbereitung: Nach den Stoßzeiten erfolgt das Einsammeln des Geschirrs, das Abräumen der Tische und eine gründliche Reinigung des Speisebereichs. Die Reinigung umfasst auch das Desinfizieren von Tischoberflächen und Griffen. Tischwäsche und Servietten werden aufgefüllt und bei Bedarf gewechselt.

• Ausgewogenes Angebot: Der Dienstleister stellt ein abwechslungsreiches Speisenangebot bereit, das den Anforderungen einer Betriebsgastronomie entspricht. Neben Hauptgerichten werden Salate, Beilagen, Desserts sowie vegetarische und vegane Alternativen angeboten, um unterschiedliche Ernährungsgewohnheiten der Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Auch saisonale Gerichte und Themen-Buffets können bereitgestellt werden.

• Kontinuierliche Sauberkeit: Der Dienstleister sorgt dafür, dass die Kantine zu jeder Zeit einladend und hygienisch sauber erscheint. Dazu werden während des laufenden Betriebs regelmäßig Pflege- und Zwischenreinigungen durchgeführt (z. B. Abwischen von Thekenflächen, Wischservice). Spontane Kontrollen gewährleisten, dass die Sauberkeitsstandards uneingeschränkt eingehalten werden.

• Versorgung von Schulungsveranstaltungen: Für Seminare, Workshops und Schulungen stellt der Dienstleister einen Catering-Service bereit. Die Außenküche im Schulungszentrum dient als Zubereitungs- und Ausgabeort für Speisen und Getränke speziell für diese Veranstaltungen.

• Lieferung von Speisen und Getränken: Am Veranstaltungstag liefert das Catering-Team die vorbereiteten Speisen und Getränke vom Standort der Küche zum Schulungsbereich. Lieferzeiten werden im Vorfeld mit den Veranstaltern/Trainern abgestimmt, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Das Personal achtet auf pünktliche Anlieferung in vorgewärmten Transportbehältnissen.

• Servicequalität: Alle angebotenen Speisen und Getränke werden frisch zubereitet und pünktlich serviert. Die Präsentation erfüllt die vereinbarten Hygienestandards, inklusive angemessener Temperatur der Speisen (heiß/kalt) und ansprechender Tischdeko bei Buffets. Getränke wie Kaffee und Tee werden warmgehalten, Wasser wird gekühlt angeboten.

• Koordination mit Veranstaltern: Der Dienstleister berücksichtigt Menüwünsche und diätetische Anforderungen der Teilnehmer im Vorfeld. Die Kommunikation mit den Veranstaltungsleitern ist Teil der Planung, um insbesondere Zeitpläne, Pausenzeiten und Besonderheiten (z. B. Bestuhlungsarten) genau abzustimmen. Änderungen werden zeitnah mitgeteilt und flexibel umgesetzt.

• Ausstattung und Materialbereitstellung: Geschirr, Besteck, Gläser und Servietten werden in ausreichender Menge bereitgestellt. Der Dienstleister sorgt für die Beschaffung oder Bereitstellung von zusätzlichem Equipment (z. B. Kaffeemaschine, Thermobehälter, Cateringwagen) und stellt sicher, dass diese dem technischen Standard entsprechen und sachgemäß gewartet werden.

• Restaurant-ähnlicher Service: Der Dienstleister bietet beim Mittagessen und Abendessen einen hochwertigen, gastorientierten Service im Kantinenbereich. Dazu gehört eine stilvolle Tischdekoration sowie eine ansprechende Präsentation der Speisen. Bei Bedarf werden Portionsportionen serviert oder Buffetbereiche betreut.

• Tischvorbereitung und Bedienung: Tische werden je nach Anlass und Gästefrequenz eingedeckt. Besonderer Wert liegt auf gepflegter Eindeckung (Tischtücher, Blumendekor) und vollständiger Ausstattung (Besteck, Geschirr, Gläser). Das Servicepersonal nimmt spezielle Gästewünsche (z. B. Getränkewünsche, spezielle Beilagen) auf und achtet auf eine direkte Bedienung am Tisch.

• Aufmerksamkeit gegenüber Gästen: Das Personal agiert zurückhaltend, aber zuvorkommend und professionell. Es begegnet den Gästen höflich und informiert auf Nachfrage über Speisen und Menüs. Besonders bei anspruchsvollen Gästen oder speziellen Anlässen (z. B. Besprechungen mit Geschäftspartnern, VIP-Essen) wird ein besonders hoher Servicestandard gewahrt, um einen repräsentativen Eindruck zu erzielen.

• Getränkeservice: Neben den Mahlzeiten wird ein breites Getränkeangebot bereitgestellt. Kaltgetränke (Wasser, Säfte, Erfrischungsgetränke) stehen jederzeit bereit, und Heißgetränke (Kaffee, Tee) werden frisch zubereitet. Auf Anfrage können zusätzliche Serviceleistungen wie ein Barista-Service oder die Ausgabe von Cocktails für Abendveranstaltungen organisiert werden.

• Gruppen und Sonderveranstaltungen: Bei erhöhter Gästezahl oder besonderen Events (z. B. Betriebsausflüge, Jubiläumsfeiern, Betriebsversammlungen) kann der Dienstleister das Serviceangebot anpassen. Dies kann ein Buffet, ein erweitertes Menü oder zusätzliche Stationen (wie ein BBQ-Bereich oder ein Dessertwagen) umfassen. Die Planung erfolgt in Absprache mit dem Auftraggeber, um ausreichend Personal und Ressourcen bereitzustellen.

• Diät- und Sonderkost: Der Dienstleister berücksichtigt besondere Ernährungsbedürfnisse der Gäste, z. B. vegetarische, vegane, glutenfreie oder allergenfreie Optionen. Auf Anfrage werden auch Halal- oder Koscher-Speisen angeboten, sofern erforderlich. Spezielle Desserts für Diabetiker oder anlassbezogene Menüs (z. B. Light-Menüs bei Gesundheitsaktionen) können ebenfalls eingerichtet werden.

• Zeitliche Anpassungen: Bei kurzfristigen Änderungen (z. B. Verschiebung der Pausenzeiten oder Erhöhung der Personenzahl) reagiert das Servicepersonal flexibel und passt die Einsatzplanung entsprechend an. Notwendige Mehraufwendungen (z. B. zusätzliches Personal, kurzfristige Einkäufe) werden umgehend kommuniziert. Eine schnelle Abstimmung mit dem Auftraggeber stellt sicher, dass notwendige Informationen (Änderungswünsche, genaue Zeitfenster) berücksichtigt werden.

• Umbau und Dekoration: Für Veranstaltungen mit besonderen Anforderungen (z. B. festlich dekorierte Tische, Themen-Dekor) übernimmt der Dienstleister den Umbau des Speisebereichs. Die Dekoration (Blumen, Kerzen, Fahnen) wird passend zum Anlass ausgewählt. Nach Abschluss der Veranstaltung wird die Einrichtung in den Ausgangszustand zurückversetzt.

• Erfassung der Verpflegungsleistungen: Der Dienstleister dokumentiert täglich die ausgegebenen Mahlzeiten, Getränke und Serviceleistungen. Dazu kann ein digitales System (z. B. Kassensystem, Tablet-basierte Erfassung) oder ein manuell geführtes Servicebuch genutzt werden. Alle Buchungen werden systematisch erfasst.

• Regelmäßige Aufzeichnung: Jede Mahlzeit, jede Getränkestation und jeder Catering-Einsatz werden individuell erfasst. Erfasst werden Datum, Uhrzeit, Art der Leistung (z. B. Vollverpflegung, Snack, Getränk), Menge bzw. Anzahl der Personen sowie ggf. spezielle Kategorisierungen (z. B. Vollverpflegung, Tagungsgetränke, Seminarverpflegung). Besonderheiten (z. B. Allergien, Sonderwünsche) können separat vermerkt werden.

• Zuverlässigkeit und Plausibilisierung: Die Daten werden sorgfältig und vollständig aufgezeichnet, um eine genaue Grundlage für Abrechnungen und Berichte zu schaffen. Unplausible Einträge werden sofort überprüft. Der Dienstleister stellt sicher, dass die Erfassung täglich und revisionssicher erfolgt.

• Monatliche Abrechnungsvorbereitung: Die gesammelten Verbrauchsdaten werden am Monatsende vom Dienstleister geprüft und für die Abrechnung aufbereitet. Notwendige Auswertungen (z. B. Kosten pro Mahlzeit, Gesamtverzehr pro Kategorie, Durchschnittsverzehr pro Person) werden erstellt und dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt.

• Dokumentation: Sämtliche Aufzeichnungen werden gemäß den internen Vorgaben systematisch abgelegt. Bei digitalen Systemen erfolgt eine regelmäßige Datensicherung. Bei manuellen Aufzeichnungen wird ein ordnungsgemäßes Ablagesystem nach Datum und Bereich geführt. Die Unterlagen sind gut nachprüfbar und können bei Audits vorgelegt werden.

• Datenschutz: Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Verpflegungserfassung anfallen könnten (z. B. spezielle Menüs für namentlich genannte Teilnehmer), werden vertraulich behandelt. Die Aufzeichnungen erfüllen die Anforderungen der DSGVO. Der Dienstleister verwendet sichere Speichersysteme und schult sein Personal im Datenschutz, um sicherzustellen, dass keine sensiblen Informationen unberechtigt verwendet werden.

• Übergabe von Verbrauchsdaten: Am Ende jeder Abrechnungsperiode übergibt der Dienstleister die erfassten Verpflegungsdaten an die Kantinenverwaltung des Auftraggebers. Die Daten dienen als Grundlage für die Kostenkalkulation und Budgetkontrolle.

• Monatliche Kostenabstimmung: Der Dienstleister steht für monatliche Abstimmungsrunden zur Verfügung, um etwaige Differenzen in der Abrechnung zu klären. Alle Verpflegungskosten werden transparent dargestellt. Ungewöhnliche Schwankungen (z. B. bei der Gästezahl) werden erläutert.

• Feedbackschleife: Bei Unstimmigkeiten oder Fragen prüft der Dienstleister die Aufzeichnungen gemeinsam mit den zuständigen Ansprechpartnern und erarbeitet gegebenenfalls Korrekturvorschläge. Der Austausch erfolgt offen und lösungsorientiert, um eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zu gewährleisten.

• Standardisierte Bestellformulare: Der Dienstleister stellt vordefinierte Bestellformulare oder digitale Bestellsysteme für Lebensmittel, Getränke und Verbrauchsmaterialien bereit. Die Formulare enthalten alle relevanten Angaben (Artikelbezeichnung, Menge, Qualität/Bezeichnung, gewünschter Liefertermin).

• Lieferantenkoordination: Regelmäßige Bestellungen (z. B. trockene Lebensmittel, Getränke, Hygieneartikel) werden mit definierten Vorlaufzeiten geplant, um eine kontinuierliche Versorgung sicherzustellen. Sonderwünsche oder einmalige Bestellungen (z. B. für Events) können auch kurzfristig in Auftrag gegeben werden. Der Dienstleister koordiniert Lieferanten und überwacht die termingerechte Anlieferung.

• Anpassung an Bedarf: Der Dienstleister überwacht den Verbrauch und kann basierend auf historischen Daten eigenständig Nachbestellungen vorschlagen, um Versorgungsengpässe zu vermeiden. Bei saisonalen Schwankungen oder speziellen Aktionen (z. B. Grippesaison mit erhöhter Nachfrage an heißen Getränken) passt er das Bestellvolumen flexibel an.

• Last-Minute-Anfragen: Bei kurzfristigen Catering-Bedarfen (z. B. zusätzliche Teilnehmer, unerwartete Besuchstermine) richtet der Dienstleister ein beschleunigtes Anforderungsverfahren ein. Dies umfasst eine schnelle Rückmeldung an den Auftraggeber mit Machbarkeitsprüfung und eine zügige Anpassung der Planung. Das Team ist darauf geschult, in solchen Fällen flexibel zusätzliche Ressourcen (Personal, Speisen, Equipment) bereitzustellen.

• VIP- und Eventversorgung: Für besondere Anlässe (z. B. Empfang hochrangiger Gäste, Firmenfeiern, Abteilungsjubiläen) stellt der Dienstleister ein dediziertes Betreuungsteam bereit. Dieses Team übernimmt alle Vorbereitungen, darunter Menüabstimmung, spezielle Dekoration und die Koordination von Serviceprozessen, um den besonderen Anforderungen gerecht zu werden. Speisen und Getränke für VIPs können nach speziellen Vorgaben (z. B. gehobene Menüauswahl) angeboten werden.

• Eskalationswege: Klare Kommunikationskanäle sind definiert. Bei dringenden Problemen oder unvorhergesehenen Anforderungen wird ein Eskalationspfad eingehalten. Ansprechpartner des Dienstleisters und Eskalationsstufen sind dem Auftraggeber bekannt. Dadurch kann in akuten Fällen schnell eine Entscheidung getroffen oder eine Lösung eingeleitet werden.

• Geschultes Personal: Alle eingesetzten Mitarbeiter sind im Umgang mit Lebensmitteln geschult und zertifiziert (Lebensmittelhygiene, HACCP). Empfangsmitarbeiter verfügen über Schulungen im professionellen Gästeservice, Kommunikation und ggf. Sprachkompetenz, um internationale Besucher angemessen betreuen zu können. Das Personal wird regelmäßig weitergebildet, um aktuelle Standards zu berücksichtigen.

• Dienstpläne und Vertretung: Der Dienstleister erstellt vorausschauende Dienstpläne, um eine lückenlose Betreuung sicherzustellen. Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen sind fix eingeplant, damit der Service jederzeit verfügbar bleibt. Stoßzeiten und Veranstaltungen werden bei der Personalplanung gesondert berücksichtigt.

• Supervisor-Funktion: Ein verantwortlicher Serviceleiter (Supervisor) koordiniert alle Catering- und Empfangsaktivitäten. Er trägt die Gesamtverantwortung für die Qualitätssicherung, Personalplanung und Kommunikation mit dem Auftraggeber. Der Supervisor dient als zentraler Ansprechpartner für operative Fragen.

• Rollenbeschreibung: Die Zuständigkeiten im Team sind klar definiert: Empfangspersonal (Front Desk) kümmert sich vorrangig um Besucherempfang und kurzfristige Verpflegungsanfragen im Empfangsbereich; das Catering-Team bereitet die Speisen und Getränke vor (Köche, Servicekräfte); das Reinigungspersonal sorgt für Sauberkeit in den Bewirtungsbereichen und unterstützt beim Abbau. Jeder Mitarbeiter kennt seine Aufgaben im Dienstplan.

• HACCP-konforme Arbeitsweise: Der Dienstleister arbeitet nach den Grundsätzen des HACCP-Konzepts (Hazard Analysis and Critical Control Points). Es gibt dokumentierte Hygienepläne, in denen die Reinigungstätigkeiten, Kontrollintervalle (z. B. Temperaturkontrollen, Mikro-Kontrollen) und Verantwortlichkeiten festgelegt sind. Abweichungen werden protokolliert und Maßnahmen ergriffen.

• Schutzausrüstung: Alle Mitarbeiter tragen geeignete Schutzausrüstung beim Umgang mit Lebensmitteln (z. B. Schürzen, Haarnetze, Einweghandschuhe). Die Schutzkleidung wird regelmäßig kontrolliert und ausgetauscht. Hygieneregeln (z. B. Händedesinfektion beim Wechsel zwischen Küchenschichten) werden strikt eingehalten.

• Lebensmittelhygiene: Kühlschränke, Warmhaltegeräte und Arbeitsflächen werden täglich gereinigt und desinfiziert. Verderbliche Lebensmittel werden sachgerecht gelagert (kontrollierte Kühlschrank-Temperatur, FIFO-Prinzip). Eingehende Lieferungen werden geprüft (frische Ware, Verfallsdaten). Die Lagerhaltung entspricht den Vorgaben der Lebensmittelhygieneverordnung (LMHV).

• Umweltschutz: Der Dienstleister setzt umweltfreundliche Reinigungsmittel ein und achtet auf sparsamen Ressourceneinsatz (z. B. Mehrweggeschirr, Trennung von Speiseresten). Mülltrennung wird praktiziert, und Energie-/Wasserverbrauch wird minimiert (z. B. energiesparende Küchengeräte, sparsamer Einsatz von Warmwasser).

• Sicherheitsvorkehrungen: Der Dienstleister führt regelmäßige Sicherheitsunterweisungen durch (z. B. Brandschutz, Erste Hilfe, Ausgansregelungen). Fluchtwege in Kantinen- und Schulungsräumen bleiben jederzeit frei und gut markiert. Feuerlöscher und Notausgangsbeleuchtungen werden regelmäßig kontrolliert.

• Qualitätssicherung: Der Dienstleister führt regelmäßig interne Qualitätskontrollen durch, um Servicequalität und Hygiene sicherzustellen. Dies kann durch Gästebefragungen, Blindverkostungen der Speisen oder Hygienerundgänge geschehen. Schwachstellen werden dokumentiert und Maßnahmen zur Verbesserung eingeleitet.

• Feedbackkultur: Der Auftraggeber sowie die Gäste werden aktiv ermutigt, Rückmeldungen zu Service, Speisenqualität und Abläufen zu geben. Beschwerden oder Verbesserungsvorschläge werden zeitnah aufgenommen und analysiert. Der Dienstleister informiert über eingeführte Verbesserungsmaßnahmen.

• Service-Reviews: In festgelegten Abständen (vierteljährlich oder halbjährlich) treffen sich das Kantinenleitungsteam des Dienstleisters und Vertreter des Auftraggebers zu Reviews. In diesen Besprechungen werden durchgeführte Leistungen bewertet, Berichte zu Verzehrmengen und Qualität vorgestellt und künftige Anforderungen diskutiert. Daraus werden verbindliche Ziele und Maßnahmen für den kommenden Zeitraum abgeleitet.

• Fort- und Weiterbildung: Das Personal nimmt an regelmäßigen Schulungen teil, um sich über aktuelle Entwicklungen im Catering- und Facility-Management-Bereich weiterzubilden. Neue Standards (z. B. im Bereich Nachhaltigkeit, innovative Bewirtungskonzepte, Lebensmitteltrends) werden berücksichtigt und gegebenenfalls in das Angebot integriert. Die eigene Expertise wird kontinuierlich ausgebaut.

Der Dienstleister verpflichtet sich, sämtliche Verpflegungs- und Empfangsleistungen für den Empfangs- und Kantinenbereich zuverlässig, hygienisch einwandfrei und serviceorientiert zu erbringen. Durch die Einhaltung der beschriebenen Abläufe und Standards wird sichergestellt, dass die Verpflegung am Standort den Ansprüchen des Auftraggebers voll entspricht. Mit diesem Verpflegungsdienstplan bekräftigt der Dienstleister seine Bereitschaft, flexibel, verantwortungsbewusst und kundenorientiert auf die Anforderungen des Projekts einzugehen. Kontinuierliche Abstimmung mit dem Auftraggeber und die Umsetzung vorgegebener Kriterien garantieren eine reibungslose Zusammenarbeit.

Dienstleister (Bieter):

Firmenname: ___________________________

Name des unterzeichnenden Vertreters: ___________________________

Position/Titel: ___________________________

Datum: ___________________________

Unterschrift: ___________________________

Auftraggeber (Vergabestelle) – Bestätigung der Annahme (bei Zuschlag):

Name des vertretungsberechtigten Mitarbeiters: ___________________________

Position/Titel: ___________________________

Datum: ___________________________

Unterschrift: ___________________________