3I8 Konferenzservice & Inventare

• FIFO-Lagerhaltung: Es wird das First-In-First-Out-Prinzip angewendet. Ältere Lieferungen werden zuerst verwendet, um die Qualität und Frische der Produkte sicherzustellen.

• Regelmäßige Bestandsprüfung: Der Bestand an Lebensmitteln und Getränken wird in festgelegten Intervallen (z. B. wöchentlich oder nach Bedarf) kontrolliert. Verbrauchs- und Mindestbestandsmengen werden dokumentiert.

• Temperaturüberwachung: Kühlpflichtige Waren (z. B. Getränke, Frischkost) werden bei Anlieferung auf die korrekte Lagertemperatur geprüft. Die Lagerkühlsysteme werden täglich überwacht und protokolliert.

• Bestellungen und Nachschub: Ergeben sich aus der Bestandsprüfung auffüllpflichtige Mengen, so initiiert der Dienstleister fristgerecht Bestellungen bei autorisierten Lieferanten. Alle Bestellvorgänge und Wareneingänge werden ausführlich dokumentiert und vom Lagerverantwortlichen quittiert.

• Lieferantenkoordination: Der Dienstleister verwaltet die Kommunikation mit Lieferanten, überprüft Liefertermine und Qualität der gelieferten Ware. Bei Abweichungen (z. B. Beschädigungen, Mengenunterschiede) wird unverzüglich der Lieferant informiert und eine Nachlieferung oder Gutschrift veranlasst.

• Dokumentation: Alle relevanten Bestands- und Bestellvorgänge werden fortlaufend dokumentiert. Lagerbestandslisten und Bestelljournale sind jederzeit für Audits zugänglich.

• Standardausstattung: Der Dienstleister hält einen vollständigen Bestand an Geschirr (Teller, Schalen, Tassen), Besteck und Gläsern bereit. Zusätzlich werden Tischwäsche (Servietten, Tischdecken) und weitere Verbrauchsmaterialien (Kerzen, Streuartikel) bevorratet.

• Inventarprotokolle: Für alle o.g. Gegenstände werden Inventarlisten geführt. Jede Lieferung und jedes Entnehmen von Geschirr wird erfasst. Besteckteile und Gläser sind einzeln gezählt, um Verluste sofort nachvollziehen zu können.

• Sichtprüfung und Pflege: Vor dem Einlagern wird Geschirr und Besteck auf Sauberkeit und Unversehrtheit überprüft. Beschädigte oder abgenutzte Teile werden aussortiert und umgehend ersetzt. Poliertes Geschirr wird staubgeschützt in Schränken gelagert.

• Nachbestell-Schwellenwerte: Es werden Mindestbestandsmengen festgelegt. Unterschreitet der Bestand diese Schwelle, wird automatisch eine Nachbestellung ausgelöst. Der Dienstleister dokumentiert diese Schwellenwerte und die ausgelösten Bestellungen.

• Kontinuierliche Hygiene: Das Inventar wird regelmäßig auf Verschmutzungen kontrolliert und gegebenenfalls gereinigt. Lagerbereiche für Geschirr und Textilien sind sauber und trocken zu halten, um Schäden zu vermeiden.

• Ausstattung für Tagungen: Der Dienstleister stellt sämtliche benötigte Konferenzmaterialien bereit, z. B. Tischflaggen (für Redner oder Gäste), Hinweisschilder (Raumbezeichnungen, Wegeführung), Schreibunterlagen, Schreibblöcke und Schreibgeräte.

• Lagerhaltung: Ein vollständiger Bestand dieser Materialien wird in einem vorgesehenen Lagerbereich organisiert. Zustand und Vollständigkeit werden regelmäßig überprüft, sodass jederzeit Nachbestellungen initiiert werden können.

• Vorbereitung und Nachbereitung: Vor Konferenzen und Meetings wird das Zubehör rechtzeitig bereitgestellt und an den Veranstaltungsort verbracht. Nach Nutzung wird alles geprüft, gereinigt und vollständig wieder in das Lager zurückgeführt.

• Reserveartikel: Der Dienstleister hält einen Notvorrat an wichtigen Utensilien (z. B. zusätzliche Batterien für Mikrofone, Mehrfachsteckdosen) vor, um kurzfristigen Bedarf oder Ausfälle auffangen zu können.

• Jahresend-Inventur: Einmal jährlich wird eine umfassende Inventur aller Küchengeräte, Utensilien und Vorräte durchgeführt. Hierzu zählen Elektrogeräte (z. B. Kaffeemaschine, Heißwasserspender), Koch- und Warmhaltegeräte sowie alle verwendeten Behälter und Werkzeuge.

• Zustandsprüfung: Während der Inventur werden alle Geräte auf Funktionsfähigkeit und Sicherheitszustand überprüft (z. B. Dichtheit von Leitungen, intakte Verschlüsse, sichere Stromanschlüsse). Küchengeräte wie Mikrowellen und Kaffeemaschinen werden gewartet und auf ihre Betriebssicherheit geprüft.

• Zählung und Kontrolle: Die physische Inventur erfolgt durch mindestens zwei Mitarbeiter, um eine doppelte Überprüfung zu gewährleisten. Abweichungen von den Sollbeständen werden analysiert und dokumentiert.

• Dokumentation: Die Ergebnisse der Inventur und Prüfungen werden schriftlich festgehalten. Ein detailliertes Inventarverzeichnis dokumentiert vorhandene Stückzahlen, erkannte Defekte und geplante Ersatzanschaffungen.

• Planung der Erneuerung: Auf Basis der Inventur werden vorausschauend Ersatz- und Modernisierungsmaßnahmen geplant. Der Dienstleister schlägt dem Auftraggeber entsprechende Investitionen vor, um die Betriebsbereitschaft langfristig zu sichern.

• Bedienung und Pflege: Das Personal be- und entlädt den Geschirrspüler nach jedem Einsatz ordnungsgemäß. Es achtet auf die richtige Beladung (z. B. Trennung von empfindlichen Teilen) und die Verwendung geeigneter Reinigungsmittel.

• Tägliche Reinigung: Am Ende jedes Arbeitstages erfolgt eine Grundreinigung des Geschirrspülers. Hierbei werden Filter und Siebe entleert sowie das Innere grob gereinigt.

• Wöchentliche Intensivreinigung: Einmal pro Woche wird eine gründliche Reinigung des gesamten Geräts durchgeführt. Dazu gehören die Reinigung der Laugenpumpe, der Dichtungen und Türflächen sowie eine Entkalkung gemäß Herstellerangaben.

• Wartungsmeldungen: Bei Funktionsstörungen (z. B. ungewöhnliche Geräusche, Leckagen, verminderte Spülleistung) wird sofort eine Meldung verfasst und der Facility Manager informiert, damit zeitnah eine technische Überprüfung erfolgt.

• Schulungen: Das Personal ist im sicheren Umgang mit dem Geschirrspüler geschult und kennt die korrekte Anwendung der Reinigungsmittel. Sicherheits- und Bedienungsanweisungen werden regelmäßig aufgefrischt.

• Tägliche Kontrolle: Die Temperatur der Kühlgeräte wird täglich dokumentiert. Verderbliche Waren werden auf Frische und korrektes Mindesthaltbarkeitsdatum geprüft.

• Wöchentliche Reinigung: In festgelegten Intervallen (mindestens einmal pro Woche) werden Kühlschränke, Gefriergeräte und Vorratsschränke ausgeräumt, gereinigt und neu eingeräumt. Dabei werden verschüttete Flüssigkeiten oder abgelaufene Produkte entfernt.

• Hygienekontrolle: Es wird sichergestellt, dass Lebensmittel getrennt von Reinigungsmitteln gelagert werden. Behälter und Regale werden regelmäßig desinfiziert, um Keimwachstum vorzubeugen.

• Schnelle Reaktion: Verschüttete Lebensmittel oder auffällige Gerüche werden unverzüglich beseitigt, um hygienische Risiken auszuschließen und eine durchgehende Sauberkeit zu gewährleisten.

• Tägliches Polieren: Nach jedem Spülgang werden Gläser, Bestecke und Porzellan manuell poliert, um Wasserflecken und Verfärbungen zu entfernen. Poliertücher werden regelmäßig gewechselt, damit stets sauber gearbeitet wird.

• Inspektionskontrolle: Vor jeder Konferenz oder Veranstaltung überprüft das Personal die Geschirrausstattung auf perfekten Zustand und Hochglanz. Teile mit Wasserflecken oder Kratzern werden erneut bearbeitet oder ausgetauscht.

• Lagerung: Poliertes Geschirr und Besteck werden staubgeschützt in geschlossenen Schränken gelagert, bis sie zum Einsatz kommen. Dies verhindert erneute Verschmutzung.

• Sammlung und Waschläufe: Täglich werden genutzte Tischdecken, Servietten und ggf. Mitarbeiter-Uniformen gesammelt. Die Reinigung erfolgt nach festgelegten Programmen (z. B. schonendes Programm für Wäsche, hohe Temperatur für Desinfektion).

• Laufende Protokollierung: Die Wäschevorgänge werden in einem Logbuch erfasst (Datum, Menge, Waschprogramm, Befund). Dies erleichtert die Nachverfolgung und stellt sicher, dass der Bestand jederzeit bekannt ist.

• Kontrolle der Textilqualität: Nach jedem Wasch- und Bügelvorgang wird die Qualität der Wäsche geprüft (z. B. saubere Nähte, intakte Knöpfe, Fleckenfreiheit). Nur einwandfreie Textilien gelangen wieder in den Umlauf.

• Ersatzbereitstellung: Reservematerial (zusätzliche Tischwäsche, Servietten, ggf. Uniformen) wird stets vorgehalten, um kurzfristigen Bedarf bei Veranstaltungen abdecken zu können. Stark abgenutzte oder beschädigte Textilien werden aussortiert und zeitnah ersetzt.

• Checklisten und Protokolle: Für alle beschriebenen Abläufe werden standardisierte Checklisten und Protokolle verwendet. Dies beinhaltet tägliche, wöchentliche und jährliche Inventarlisten, Reinigungs- und Wartungsprotokolle sowie Bestelljournale.

• Wareneingangsdokumentation: Jede Lieferung im Bereich F&B und Inventar wird mit Lieferscheinkontrolle erfasst. Abweichungen oder Mängel werden dokumentiert und umgehend dem Einkauf bzw. Auftraggeber gemeldet.

• Mängel- und Schadensmeldungen: Fehlbestände, Beschädigungen oder Hygieneprobleme werden unverzüglich schriftlich festgehalten und dem zuständigen Facility Manager bzw. dem Auftraggeber gemeldet.

• Berichtswesen: Regelmäßige Berichte über Lagerbestände, Verbrauchsstatistiken und besondere Vorkommnisse (z. B. außergewöhnlich hoher Verbrauch, Inventurdifferenzen) werden dem Auftraggeber in festgelegten Abständen vorgelegt.

• Archivierung: Alle relevanten Dokumente und Berichte werden für die vertraglich vereinbarte Dauer archiviert und stehen bei Audits oder Prüfungen zur Verfügung.

• Konferenz- und Empfangspersonal: Verantwortlich für die tägliche Ausführung der oben beschriebenen Routinen. Dies umfasst das Vorbereiten und Nachbereiten von Konferenzräumen, die Bedienung der Geschirrspülmaschine, das Polieren von Geschirr sowie das Führen von Lager- und Reinigungsprotokollen.

• Teamleitung/Supervisor: Verantwortlich für die Überwachung der Bestellprozesse und Lieferantenkoordination. Sie prüft Inventarlisten und gibt bei Unterschreitungen die Nachbestellung frei. Ferner berichtet sie regelmäßig dem Auftraggeber über den Status der Leistungen und plant bei Bedarf Schulungen.

• Vertretungsregelungen: Für den Fall von personellen Ausfällen sind klare Vertretungsregeln definiert. Dadurch ist die kontinuierliche Betreuung des Empfangs- und Konferenzbereichs jederzeit sichergestellt.

• Facility Management: Das Facility-Management des Dienstleisters führt eigenständig Audits der Bestände durch. Es stimmt größere Investitionen oder Wartungsmaßnahmen mit dem Auftraggeber ab und genehmigt freigegebene Bestellvorgänge zur Umsetzung im Team.

• Lebensmittelsicherheit: Es wird strikt nach den HACCP-Richtlinien gearbeitet. Lagerung, Zubereitung und Ausgabe von Speisen und Getränken erfolgen gemäß den lebensmittelhygienischen Vorschriften. Das Personal besitzt gültige Nachweise für Hygieneschulungen.

• Kennzeichnung und Lagerung: Reinigungs- und Desinfektionsmittel werden getrennt und sicher gelagert, fern von Lebensmittelbereichen. Alle Gefahrstoffe sind entsprechend dem Gefahrstoffrecht gekennzeichnet.

• Arbeitsschutz: Das Personal trägt bei der Arbeit geeignete Schutzkleidung (z. B. Schürzen, Handschuhe). Sicherheitsvorschriften für elektrische Geräte und Küchenmaschinen werden strikt eingehalten. Regelmäßige Unterweisungen minimieren Unfallrisiken (z. B. Schnitt- oder Verbrennungsgefahren).

• Hygienekontrollen: Regelmäßige interne Kontrollen und Audits der Arbeits- und Lagerbereiche werden durchgeführt, um die Einhaltung der Hygiene-Standards zu überprüfen. Ergebnisse werden dokumentiert und fließen in die Schulungsplanung ein.

• Prozessüberprüfung: Alle Arbeitsabläufe werden regelmäßig evaluiert. Effizienzsteigernde Maßnahmen (z. B. optimierte Lagerlogistik, verbesserte Reinigungsverfahren) werden ermittelt und umgesetzt.

• Feedbackkultur: Rückmeldungen des Auftraggebers und der Veranstaltungsteilnehmer werden systematisch erfasst. Verbesserungsvorschläge werden geprüft und fließen in die Prozessoptimierung ein, um die Servicequalität kontinuierlich zu steigern.

• Nachhaltigkeit: Der Dienstleister bevorzugt umweltfreundliche und wiederverwendbare Materialien. Mehrwegalternativen werden eingesetzt (z. B. Stoffservietten) und Recyclingkonzepte für Abfälle etabliert, um den ökologischen Fußabdruck zu reduzieren.

• Innovationsansätze: Neue Technologien (z. B. energieeffiziente Geräte, digitale Lagerverwaltungssysteme) werden geprüft. Ziel ist es, langfristig Ressourcen zu schonen, Kosten zu senken und die Arbeitsprozesse moderner zu gestalten.

Der Dienstleister sichert zu, sämtliche genannten Prozesse und Standards konsequent umzusetzen. Durch eine professionelle Inventarführung und Serviceorganisation wird gewährleistet, dass der Empfangs-, Konferenz- und Casino-Service jederzeit den Anforderungen des Auftraggebers entspricht. Damit wird eine hohe Zufriedenheit der Nutzer erreicht. Anpassungen oder Sonderwünsche werden flexibel in Absprache mit dem Auftraggeber umgesetzt.

Für den Dienstleister (Bieter):

Firma: ___________________________

Bevollmächtigter Vertreter: ___________________________

Position: _________________________

Unterschrift: ________________________

Datum: ____________________________