3I7 Standards & professionelle Atmosphäre

Der Empfangsbereich eines Unternehmens ist dessen Visitenkarte und prägt den ersten Eindruck von Besuchern und Mitarbeitern gleichermaßen. Eine professionelle Atmosphäre am Empfang und an den Service-Eingängen trägt wesentlich zur positiven Außenwirkung des Unternehmens bei. Mit diesem Leistungsangebot stellt der Dienstleister sicher, dass sämtliche relevanten Standards eingehalten werden, um jederzeit ein gepflegtes, freundliches Umfeld zu gewährleisten. Dabei orientiert sich der Dienstleister strikt an der Corporate Identity sowie an den hausinternen Richtlinien des Auftraggebers, um diese Vorgaben exakt umzusetzen.

Der Dienstleister sorgt dafür, dass sämtliche Kaffeemaschinen vor jedem Arbeitstag geprüft und in Betrieb genommen werden. Dazu gehört das Auffüllen von Wasser, Bohnen oder Kaffeekapseln sowie das Einstellen der Geräte gemäß Bedienungsanleitung. Regelmäßige Funktionsprüfungen (z. B. wöchentliche Durchspülung, Entkalkung) sind geplant und dokumentiert. Sollte ein Gerät ausfallen oder gewartet werden müssen, wird unverzüglich ein Ersatzgerät bereitgestellt, um den reibungslosen Kaffee-Service zu jeder Zeit sicherzustellen.

Neben der technischen Betriebsbereitschaft stellt der Dienstleister die vollständige Versorgung mit Verbrauchsmaterialien sicher. Dazu zählen saubere Tassen und Untertassen (Porzellan oder hochwertiges Einwegmaterial), Einwegbecher für To-go-Angebote, eine Auswahl an Kaffeesorten und -stärken sowie Zucker, Süßstoffe, Milchkännchen mit normaler und laktosefreier Milch bzw. pflanzlichen Alternativen, Rührstäbchen und Servietten. Diese Materialien werden täglich überprüft und bei Bedarf ergänzt. Alle Utensilien und Dekorationselemente werden sauber und ansprechend angeordnet und entsprechen den Hygiene- und Präsentationsstandards, um das Gesamtbild des Empfangsbereichs zu optimieren.

Ein systematisches Reinigungs- und Kontrollkonzept sichert die Hygienestandards ab. Nach jeder Schicht werden die Kaffeemaschinen – einschließlich Ausgabeeinheit und Milchschäumer – gründlich gereinigt. Alle Oberflächen und Griffe im Kaffeezubereitungsbereich werden täglich desinfiziert. Ein tägliches Reinigungsprotokoll dokumentiert Datum, Umfang der Reinigung und die verantwortliche Fachkraft. Dieses Protokoll dient als Nachweis für die Einhaltung der Hygienevorschriften. Der Dienstleister stellt sicher, dass alle gesetzlichen Hygiene- und Arbeitsschutzvorgaben jederzeit eingehalten werden. Mitarbeiter erhalten regelmäßige Schulungen, um stets auf dem aktuellen Stand der Vorschriften zu sein.

Eine geschmackvolle Dekoration zu bestimmten Anlässen verstärkt die Corporate Culture und sorgt für eine positive Atmosphäre bei Besuchern und Mitarbeitern. Die Dekoration wird so gewählt, dass sie Jahreszeiten oder besondere Firmenevents reflektiert, ohne aufdringlich zu wirken.

Zu Feiertagen und Jahreszeiten gestaltet der Dienstleister den Empfangsbereich entsprechend. Beispielsweise werden zu Weihnachten dezente Weihnachtssterne, Lichterketten in warmem Farbton und Tannenzweige arrangiert. Zur Osterzeit kommen hochwertige Gestecke aus Frühlingsblumen und frische Frühlingsfarben zum Einsatz. Auch andere traditionelle oder regionale Anlässe (z. B. Maibeginn, Tag der Deutschen Einheit) können auf Wunsch des Auftraggebers dezent berücksichtigt werden. Dabei wird darauf geachtet, dass Dekorationselemente dezent eingesetzt werden und die Dekoration insgesamt harmonisch wirkt. Das Ziel ist eine stimmige Gesamtwirkung, die den Arbeitsablauf nicht beeinträchtigt.

Bei internen Firmenveranstaltungen, Jubiläen oder Tagen der offenen Tür richtet sich die Dekoration nach dem Corporate Design des Auftraggebers. Ein Jubiläumslogo, Banner oder thematisch passende Farbgestaltung kommen zum Einsatz. Alle Dekorationselemente sind professionell gestaltet oder ausgewählt, um den Qualitätsanspruch der Firma zu widerspiegeln. Logos und Slogans des Unternehmens werden gemäß den CI-Richtlinien platziert, und die Umsetzung erfolgt in enger Abstimmung mit der Marketing- oder Kommunikationsabteilung des Auftraggebers. Dadurch wird sichergestellt, dass die Dekoration die Unternehmensmarke einheitlich repräsentiert.

Ein durchgehend gepflegtes Erscheinungsbild der Mitarbeiter ist essentiell für ein positives Firmenimage. Der Dienstleister stellt geeignete Arbeitskleidung bereit und überwacht deren sachgemäße Nutzung.

Im Konferenz- und Empfangsbereich tragen die Mitarbeiter ein sauberes, gebügeltes Poloshirt oder Hemd in Firmenfarben sowie ein elegantes Sakko oder eine vergleichbare Jacke. Alternativ ist auch eine klassische Stoffhose bzw. ein knielanger Rock zulässig. Die Kleidung ist frei von Flecken, Beschädigungen oder auffälligen Logos fremder Hersteller. Ein Namensschild (mit Vor- und Nachnamen) wird stets gut sichtbar über der Brust getragen. Die Schuhe sind geschlossen, schwarz und in einwandfreiem Zustand. Die übrigen Accessoires sind dezent gehalten. Übermäßiger Schmuck oder auffällige Accessoires werden vermieden.

Im Bankett- oder Veranstaltungsbereich kommt ein formelles, einheitliches Outfit zur Anwendung. Dies umfasst typischerweise ein schwarzes Jackett oder Hemd mit schwarzer Hose bzw. einen schwarzen Hosenanzug oder schwarzen Rock, ergänzt durch ein weißes Hemd oder eine weiße Bluse. Auch hier werden die Schuhe in Schwarz gehalten. Optional wird eine schlichte Stoffschürze genutzt. Alle Kleidungsstücke sind qualitativ hochwertig, gut geschnitten und einheitlich. Namensschild und Firmenlogo werden auch hier korrekt angebracht. Das Erscheinungsbild bleibt dadurch einheitlich und professionell.

Der Dienstleister stellt jedem Mitarbeiter die erforderliche Anzahl an Uniformen sowie Pflegematerial (Kleiderbügel, Imprägnierspray, Schuhputzzeug) zur Verfügung. Beschädigte oder abgenutzte Uniformteile werden umgehend ersetzt. Ein internes Verfahren regelt den Austausch: Mitarbeiter melden benötigte Ersatzkleidung frühzeitig, und die neuen Teile werden nach Freigabe durch den Dienstleister ausgegeben. Vor Arbeitsbeginn prüft jeder Mitarbeiter seine Kleidung selbstständig: Sauberkeit, korrekte Bügelung der Kleidung sowie makelloser Zustand aller Kleidungsstücke. Der Mitarbeiter überprüft sein Erscheinungsbild vor Dienstbeginn selbstkritisch, um den hohen Anforderungen gerecht zu werden.

Der Dienstleister orientiert sich in allen Belangen an dem bestehenden Servicehandbuch bzw. den Hospitality-Richtlinien des Auftraggebers.

• Schulung und Umsetzung: Jeder neue Mitarbeiter erhält eine umfassende Einführung in das Servicehandbuch. Besondere Schwerpunktthemen sind Begrüßungsritual, Platzierungsregeln, Gesprächsführung und Umgang mit Reklamationen. Diese Inhalte werden durch praktisches Training und Schulungsvideos vermittelt.

• Aktualisierung: Änderungen oder Ergänzungen des Servicehandbuchs werden fortlaufend kommuniziert. In regelmäßigen Team-Meetings werden neue Vorgaben erläutert und Fragen geklärt. So bleibt das Personal stets auf dem aktuellen Stand.

• Qualitätssicherung: Durch regelmäßige Stichproben und Audits wird überprüft, ob die Richtlinien eingehalten werden. Teamleiterin oder Teamleiter dokumentieren ihre Beobachtungen in einem Prüfprotokoll und informieren den Auftraggeber über Abweichungen. Identifizierte Verbesserungsbereiche werden in zusätzlichen Schulungen behandelt.

Die strikte Einhaltung der Service- und Qualitätsstandards stellt sicher, dass Empfang und Eingangsservice jederzeit den Erwartungen und Vorschriften des Auftraggebers entsprechen.

• Tägliche Checklisten: Zu Beginn jeder Schicht werden Kontrolllisten abgearbeitet. Diese beinhalten u. a. die Funktionsprüfung der Kaffeemaschinen, die Überprüfung auf ausreichende Vorräte, die Sichtprüfung der Empfangstheke und eine Überprüfung der persönlichen Uniform gemäß Dresscode. Nach Erledigung unterzeichnet der jeweils verantwortliche Mitarbeiter die Liste. Teamleitung oder Vorgesetzte überprüfen stichprobenartig die Vollständigkeit der Einträge.

• Wöchentliche Audits: Einmal wöchentlich führt die Empfangsleitung einen umfassenden Auditbesuch durch. Dabei wird der gesamte Empfangs- und Eingangsbereich auf Ordnung, Sauberkeit, Sicherheit und Einhaltung saisonaler bzw. interner Vorgaben (z. B. Dekoration, Aufsteller) inspiziert. Die Ergebnisse und Handlungsempfehlungen werden in einem Auditprotokoll dokumentiert und schriftlich dem Auftraggeber übergeben.

• Monatliche Berichte: Der Dienstleister erstellt monatlich einen Bericht für den Auftraggeber. Dieser enthält u. a. eine Zusammenfassung der Audit-Ergebnisse, aktuelle Kennzahlen (z. B. Anzahl geleisteter Schichten, aufgetretene Störungen) sowie umgesetzte Verbesserungsmaßnahmen. Der Bericht dient als Diskussionsgrundlage für eine kontinuierliche Abstimmung zwischen Dienstleister und Auftraggeber.

Dieses strukturierte Vorgehen stellt eine transparente und objektive Kontrolle der Servicequalität sicher und ermöglicht schnelle Reaktionen auf festgestellte Mängel.

Ausgebildetes Personal ist ein Schlüssel zum Erfolg eines professionellen Empfangsservices.

• Einarbeitungsprogramm: Neue Mitarbeiter durchlaufen ein ausführliches Onboarding-Programm. Es beinhaltet theoretische Schulungen (Dresscode, Unternehmenswerte, Sicherheitsrichtlinien) und praktische Einweisungen direkt am Empfang. Ein erfahrener Mentor begleitet die Einarbeitung und achtet darauf, dass die Standards verständlich vermittelt und angewendet werden.

• Auffrischungskurse: Regelmäßig (mindestens einmal jährlich) werden Auffrischungsschulungen durchgeführt. Themen sind beispielsweise Kommunikationstraining, Umgang mit Menschen mit besonderen Bedürfnissen (z. B. Barrierefreiheit), Etikette sowie Erste-Hilfe-Maßnahmen. So bleibt das Personal up-to-date und sensibilisiert für neue Anforderungen.

• Feedback- und Lernrunden: Nach größeren Veranstaltungen oder in regelmäßigen Abständen finden Feedbackrunden statt. Hierbei besprechen Empfangspersonal, Management und ggf. der Auftraggeber gemeinsam, was gut lief und wo Verbesserungsbedarf besteht. Diese Erkenntnisse fließen direkt in Schulungskonzepte und Verfahrensanweisungen ein.

• Kundenorientierte Optimierung: Auf Basis der Rückmeldungen des Auftraggebers und der Nutzer werden Anpassungen vorgenommen. Dies kann z. B. eine Umgestaltung der Empfangsmöbel, Erweiterung des Getränkeangebots oder Einführung digitaler Informationsmedien umfassen, sofern dies die Kundenzufriedenheit steigert.

• Aktualisierung der Gestaltungsvorgaben: Trends in Büro- und Empfangsgestaltung ändern sich stetig. Daher werden die Dekorationsrichtlinien in regelmäßigen Abständen überprüft und gegebenenfalls aktualisiert. Dabei bezieht der Dienstleister sowohl firmeninterne CI-Anforderungen als auch aktuelle Designtrends im Hospitality-Segment mit ein.

• Anpassung der Uniformstandards: Komfort und Funktionalität der Dienstkleidung werden kontinuierlich evaluiert. Mitarbeiter können Feedback zu Passform und Handhabung geben. Auf Grundlage dieser Rückmeldungen passt der Dienstleister die Kleidungsrichtlinien an (z. B. Materialwahl, Schnittführung), ohne Abstriche bei der Professionalität zu machen. Ziel ist es, Servicekräfte modisch und bequem zu kleiden.

Der Dienstleister sichert zu, alle beschriebenen Maßnahmen konsequent umzusetzen und damit ein dauerhaft professionelles Ambiente in den Empfangs- und Eingangsbereichen zu garantieren. Die Leistungen erfolgen in enger Abstimmung mit den Vorgaben und Werten des Auftraggebers. Mit diesem Angebot bestätigt der Dienstleister seine uneingeschränkte Bereitschaft, die hohen Anforderungen an Erscheinungsbild, Servicequalität und Sicherheit zu erfüllen. Alle Leistungen werden gemäß den aktuellen gesetzlichen und behördlichen Vorgaben erbracht.

Für den Dienstleister (Bieter):

Unternehmen (Bieter): ___________________________

Bevollmächtigte(r) Vertreter(in): ___________________________

Position: ___________________________

Unterschrift: ___________________________

Datum: ___________________________