3I4 Barrierefreiheit & Inklusion

• Alle Wege vom Außengelände bis zum Empfangsbereich sind stufenlos und ohne Schwellen erreichbar. Rampen mit maximal 6% Neigung gewährleisten die Überwindung von Höhenunterschieden.

• Die Mindest-Durchgangsbreite der Zugangswege beträgt 1,20 m und erweitert sich im Bereich der Türzonen (z. B. vor dem Haupteingang) auf mindestens 1,50 m, um Begegnungs- und Wendeflächen (mindestens 1,50 m × 1,50 m) zu ermöglichen.

• Haustüren und Seiteneingänge sind mit automatischen Türantrieben oder leicht betätigbaren Türdrückern ausgestattet. Türschließer sind so eingestellt, dass sie nach DIN EN 1154 ein niedriges Öffnungsmoment aufweisen.

• Die Bewegungsflächen vor Türen sind eben und rutschhemmend ausgeführt (Rutschhemmung mindestens R9). Schwellenhöhen betragen maximal 2 cm, gegebenenfalls mit schräg abschließenden Rampen versehen.

• Mindestens ein Abschnitt des Empfangstresens wird in einer reduzierten Arbeitshöhe (ca. 80 cm) ausgeführt oder höhenverstellbar gestaltet, sodass Rollstuhlnutzende sich direkt darunter positionieren können.

• Eine klare Knie- und Fußraumfreiheit (mindestens 60 cm Breite und 70 cm Höhe unterhalb der Arbeitsfläche) wird gewährleistet, um Rollstuhlnutzenden einen komfortablen Zugang zum Tresen zu ermöglichen.

• Der Kontrast zwischen Thekenoberfläche und Umgebung wird erhöht (z. B. durch kontrastreiche Materialien), um sehbehinderten Personen die Orientierung zu erleichtern.

• Kommunikationshilfen wie sprechende Gegensprechanlagen oder induktive Höranlagen werden am Tresen bereitgestellt.

• Im Wartebereich stehen Sitzgelegenheiten mit unterschiedlichen Sitzhöhen (zwischen 45 und 50 cm) zur Verfügung. Einige Sitze sind mit Armlehnen ausgestattet, um das Hinsetzen und Aufstehen zu erleichtern.

• Vorzugsweise werden separate Freiflächen für Rollstühle vorgesehen, die Teil des Wartebereichs sind und leicht erreicht werden können. Für jede Rollstuhlposition wird eine Fläche von mindestens 0,80 m × 1,30 m zur Verfügung gestellt.

• Die Sitzplatzanordnung erlaubt großzügige Bewegungsflächen zwischen den Sitzen. Auf Bodenbeläge mit starker Reflexion oder kontrastarme Muster wird verzichtet, um optische Reizüberflutung zu vermeiden.

• Informationsmonitore oder digitale Anzeigetafeln im Wartebereich sind in ausreichender Höhe und für Rollstuhlnutzende einsehbar positioniert (mindestens 100 cm über dem Boden).

• Alle Richtungs- und Funktionsschilder verfügen über hohen Kontrast (z.B. dunkelgraue Schrift auf weißem Untergrund) und eine große, gut lesbare Schriftart (etwa DIN A5-Größe pro Schild).

• Piktogramme (z. B. nach ISO 7001) für wichtige Einrichtungen (WC, Aufzug, Rollstuhlfahrer, Notausgang, Rauchverbot etc.) sind selbsterklärend und werden einheitlich eingesetzt.

• Schilder werden auf Augenhöhe angebracht (zwischen 100 und 160 cm über dem Boden) und sind blendfrei beleuchtet. Reflexionen werden vermieden.

• Entscheidend beschriftete Schilder an Haupteingang und Empfang enthalten zusätzlich taktile Schrift und Brailleschrift, um sehbehinderten Besuchern die Orientierung zu ermöglichen.

• Leitstreifen aus taktil aufgerauten Bodenindikatoren führen vom Eingang zur Rezeption. Auffindefelder (Noppenplatten) markieren Übergänge und Richtungsänderungen.

• Im Empfangsbereich und an Treppen stehen kontrastreiche Markierungen zur Verfügung (z.B. farbige Markierungen an Stufenrändern).

• Die Beleuchtung ist so ausgelegt, dass Flucht- und Sicherheitswege auch für sehbehinderte Personen gut erkennbar sind. Notbeleuchtungen haben eine ausreichende Leuchtdichte zur Orientierung.

• Wichtige Informationen zum Empfangsvorgang und Hinweise (z. B. Besuchsanmeldung, Sicherheitsbestimmungen, Notausgänge) werden mindestens in Deutsch und Englisch bereitgestellt. Zusätzliche gängige Fremdsprachen (z. B. Französisch oder Chinesisch) können berücksichtigt werden, sofern dies für die erwarteten Besuchergruppen sinnvoll ist.

• Beschriftungen auf Wegweisern und Lageplänen sind mehrsprachig ausgeführt, um internationalen Gästen die Orientierung zu erleichtern.

• Gegebenenfalls steht ein digitales Informationssystem oder eine Website zur Verfügung, die Informationen in mehreren Sprachen bereitstellt.

• Das Empfangspersonal erhält regelmäßige Schulungen zu den Bedürfnissen von Menschen mit Behinderungen. Dabei stehen respektvolle Kommunikation und serviceorientierte Hilfestellung im Vordergrund.

• Besonders wird geschult, Rollstuhlnutzende, seh- oder hörbehinderte Personen sowie Menschen mit kognitiven Einschränkungen freundlich und sachgerecht zu unterstützen. Zum Beispiel werden Mitarbeiter darin unterwiesen, sich vor Gesprächsbeginn vorzustellen (hilfreich für sehbehinderte Personen) und deutlich zu sprechen oder schriftlich zu kommunizieren (hilfreich für hörbehinderte Personen).

• Verhaltensregeln legen fest, dass keine bevormundenden oder abwertenden Äußerungen getätigt werden. Auf Anzeichen von Barrieren im Umgang wird aktiv reagiert.

• Das Personal erlernt deeskalierende Kommunikationstechniken, die auf die Situation von Menschen mit besonderen Bedürfnissen abgestimmt sind. Dies umfasst verständnisvolle Kommunikation, Ruhe und Geduld, insbesondere wenn kognitive Beeinträchtigungen vorliegen.

• In Trainings werden Beispiele vermittelt, wie Missverständnisse mit Menschen mit Sprach- oder Lernschwierigkeiten vermieden werden können (z. B. Verwendung einfacher Sprache, unterstützende Gestik oder Piktogramme).

• Ein standardisiertes Konfliktmanagement-Protokoll gewährleistet, dass in Stresssituationen alle Besucher, auch solche mit besonderen Bedürfnissen, deeskaliert und professionell betreut werden.

• Schulungen zu Barrierefreiheit und inklusivem Verhalten finden mindestens einmal jährlich statt und werden bei Bedarf (z. B. neue Standards, Änderung der Gesetzeslage) aktualisiert.

• Das Personal wird über Änderungen in gesetzlichen Vorgaben (z. B. SGB IX, Behindertengleichstellungsgesetz) und Normen (Aktualisierung von DIN 18040) informiert.

• Zusätzlich werden Hospitationen oder Workshops zum Erfahrungsaustausch organisiert, um bewährte Verfahren der Inklusion im Empfangsbereich dauerhaft zu verankern.

• Sicherheitseinrichtungen wie Drehkreuze oder Zugangstüren bieten Alternativen für Rollstuhlnutzende (bspw. automatisierte Türen neben Drehkreuzen oder Kartenlesegeräte in Rollstuhlhöhe).

• Kartenleser und Klingeln an Eingängen sind in einer Höhe von etwa 90 cm angebracht, sodass sie von Personen im Rollstuhl bequem erreicht werden können.

• Eventuelle Zugangsschranken können manuell oder mit speziellen Ausweiscodes umgangen werden, um Gästen mit Mobilitätseinschränkungen einen ungehinderten Zutritt zu ermöglichen.

• Mobilitätshilfen (Rollator, Rollstuhl, Gehhilfen) werden im normalen Kontrollablauf toleriert. Diese Hilfsmittel werden nicht blockiert, sondern bei Bedarf behutsam überprüft, ohne die Sicherheit der Nutzer zu gefährden.

• Assistenzhunde und Begleithunde werden ausdrücklich in die Zutritts- und Sicherheitsprozesse einbezogen und dürfen ungehindert mitgeführt werden.

• Personen mit Hörbehinderungen können bei Kontrolle von Sicherheitspersonal schriftliche Anweisungen oder visuelle Signale erhalten. Besuchern mit Sprachbarrieren wird in Zusammenarbeit mit Dolmetschdiensten oder digitalen Übersetzungshilfen Unterstützung angeboten, wenn erforderlich.

• Körperkontrollen und Durchsuchungen erfolgen in Gegenwart speziell geschulter Mitarbeiter und werden sensibel durchgeführt. Als letzter Schritt wird ein abgeschirmter Raum für nötige Einzelkontrollen bereitgestellt.

• Der Evakuierungsplan enthält detaillierte Regelungen für Menschen mit eingeschränkter Mobilität (z. B. Rollstuhlnutzende, Personen mit Gehbehinderung). Evakuierungswege sind breit und frei von Hindernissen.

• Evakuierungsstühle sind in unmittelbarer Nähe des Empfangsbereichs positioniert (z. B. an einem Notausgang oder in einem Aufzugsschachtbereich). Die Standorte sind in den Notfallplänen vermerkt.

• Das Personal ist geschult, im Notfall Besucher mit Behinderungen sicher zu begleiten. Für hörbehinderte Gäste ist eine optische Alarminformation (Blitzlicht) installiert.

• Notfallbeschilderung folgt der DIN 4844/ISO 7010 und ist für alle Sinne zugänglich (Farbcodierung, Piktogramme und taktile Elemente).

• Der Dienstleister stellt mindestens einen Evakuierungsstuhl im Eingangsbereich bereit. Dieser wird regelmäßig gewartet und ist jederzeit einsatzbereit.

• Klare Kennzeichnung und Zugänglichkeit des Evakuierungsstuhls sind gewährleistet. Eine Anleitung für die Nutzung ist an oder neben dem Stuhl angebracht.

• Spezielle Schulungen für Evakuierungsmaßnahmen mit hilfsbedürftigen Personen werden durchgeführt. Die Mitarbeiter lernen, wie man Rollstuhlnutzende und gehbehinderte Personen sicher treppabwärts transportiert.

• Im Sicherheitskonzept sind zuständige Ansprechpartner benannt, die im Ernstfall die Evakuierung koordinieren und schnell reagieren.

• Übungsalarme beinhalten Szenarien, in denen Personen mit unterschiedlichen Einschränkungen (z. B. Teilnehmer in Rollstühlen oder sehbehinderte Personen) das Gebäude verlassen. Dadurch wird sichergestellt, dass Abläufe tatsächlich barrierefrei funktionieren.

• Jede Probeevakuierung wird nachbesprochen, um Erkenntnisse zu gewinnen und Abläufe weiter zu optimieren. Dokumentierte Lessons Learned werden zur stetigen Verbesserung des Sicherheitssystems genutzt.

• Regelmäßige Kontrollen der Empfangs- und Eingangsbereiche werden anhand von Audit-Checklisten durchgeführt, die sich an DIN 18040 orientieren. Dabei können interne oder externe Fachleute zum Einsatz kommen.

• Die Audit-Termine sind festgelegt (mindestens alle zwei Jahre) und werden in Abstimmung mit dem Auftraggeber terminiert.

• Die Ergebnisse der Audits werden schriftlich festgehalten. Alle relevanten Nachweise (z. B. Fotos, Zeichnungen, Prüfprotokolle) werden systematisch archiviert.

• Der Dienstleister dokumentiert nachweislich die Erfüllung der DIN-18040-Anforderungen für den betreffenden Bereich. Änderungen an baulichen oder technischen Ausstattungen werden fortlaufend in der Dokumentation ergänzt.

• Identifizierte Mängel oder Verbesserungspotenziale werden in einem Maßnahmenplan erfasst und fristgerecht abgearbeitet.

• Der Fortschritt der Maßnahmen wird regelmäßig dem Auftraggeber in Reports mitgeteilt. Abschließende Prüfberichte bestätigen die Umsetzung aller Korrekturmaßnahmen.

• Der Dienstleister prüft fortlaufend aktuelle Entwicklungen in Normen, Technik und Betriebsabläufen, die die Barrierefreiheit betreffen. Neue Erkenntnisse fließen zeitnah in die Planung und Organisation ein.

• Ein etabliertes Feedbacksystem ermöglicht es Besuchern mit Behinderungen, Anregungen oder Beschwerden direkt an den Dienstleister zu richten (z. B. Feedbackbogen im Empfangsbereich oder E-Mail-Kontakt).

• In Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber werden regelmäßig Maßnahmen zur Inklusion im gesamten Unternehmen entwickelt, z. B. Evaluierung neuer Technologien (digitale Assistenten, Sprachsteuerung) oder gemeinsame Workshops zum Thema Barrierefreiheit.

Der Dienstleister bekräftigt sein uneingeschränktes Engagement für einen barrierefreien und inklusiven Empfangsservice. Sämtliche genannten Maßnahmen garantieren die Einhaltung von DIN 18040 und weiterer relevanter Vorschriften. Mit der vorliegenden Leistungsbeschreibung sichert der Dienstleister zu, die vereinbarten Anforderungen in vollem Umfang zu erfüllen und das Empfangsumfeld kontinuierlich zu verbessern.

Für den Dienstleister (Bieter):

Firma: ___________________________

Bevollmächtigter: ___________________________

Position: ___________________________

Unterschrift: ___________________________

Datum: ___________________________