3I3 Begleitung & Unterstützung

• Besucher ohne festgelegten Termin oder Voranmeldung müssen von einer Empfangsperson begleitet werden.

• Besucher, die Zutritt zu gesicherten oder sensiblen Bereichen (z. B. Produktionsanlagen, IT-Serverräume) benötigen, erhalten nur in Begleitung Zugang.

• VIPs, Ehrengäste oder externe Prüfer (Auditoren) werden durch eine Empfangs- oder Servicekraft geführt, um einen reibungslosen Ablauf und angemessene Betreuung sicherzustellen.

• Das Empfangspersonal erfasst zu Beginn alle relevanten Besucherdaten (Name, Unternehmen, Besuchsgrund) und stellt einen Besucherausweis aus. Eine Überprüfung von Ausweisdokumenten kann erfolgen.

• Jedem Besucher wird ein Begleiter zugewiesen, der ihn während des gesamten Aufenthalts in nicht-öffentlichen Bereichen begleitet.

• Der Begleiter erklärt dem Besucher vorab kurz die geltenden Verhaltens- und Sicherheitsregeln, insbesondere Brandschutz- und Arbeitsschutzbestimmungen, und stellt sicher, dass der Besucherausweis (Badge) gut sichtbar getragen wird.

• Bei Bedarf weist die Begleitperson zudem auf besondere Verhaltensregeln hin, wie etwa das Fotografier- und Filmverbot in sensiblen Bereichen.

• Die Begleitperson bleibt während des gesamten Besuchs in der Nähe und achtet darauf, dass der Besucher keine vertraulichen oder betriebsspezifischen Informationen ohne Genehmigung einsehen und keine nicht autorisierten Bereiche betreten kann.

• Nach Abschluss des Besuchs gibt der Besucher den Besucherausweis am Empfang zurück, und das Verlassen wird dokumentiert.

• Fremdfirmen, die in sensiblen oder besonders gesicherten Bereichen tätig werden (z. B. IT-Räume, Produktions- oder Laborbereiche, Sicherheitstechnik), müssen grundsätzlich begleitet werden.

• Fremdfirmen, die erstmals am Standort eingesetzt werden oder mit den betrieblichen Regeln noch nicht vertraut sind, erhalten eine Begleitung, um sie über wichtige Abläufe und Vorschriften zu informieren.

• Fremdfirmen, die risikobehaftete Tätigkeiten ausführen (z. B. Elektroarbeiten, Umgang mit Gefahrstoffen, Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten in sicherheitstechnischen Bereichen), sind zwingend durch einen qualifizierten Begleiter zu betreuen.

• Beim Betreten des Geländes meldet sich der Dienstleister am Empfang und legt einen gültigen Ausweis sowie erforderliche Zulassungs- oder Genehmigungsdokumente vor. Relevante fachliche Nachweise (z. B. Qualifikationen, Arbeitserlaubnisse) können überprüft werden.

• Nach erfolgter Anmeldung erhält der Dienstleister einen Besucherausweis, der am Körper oder an der Arbeitskleidung gut sichtbar zu befestigen ist. Die Begleitperson weist auf das Tragen der vorgeschriebenen Persönlichen Schutzausrüstung (PSA) hin und überwacht deren ordnungsgemäße Verwendung.

• Der Begleiter erläutert relevante Sicherheitsbelehrungen, einschließlich Flucht- und Rettungswegen, Brandschutzmaßnahmen sowie Verhaltensregeln im Störfall oder bei Unfällen.

• Während der Arbeiten begleitet der Beauftragte des Dienstleisters die externen Mitarbeiter in den zugewiesenen Bereichen und stellt sicher, dass alle betrieblichen Vorschriften eingehalten werden (z. B. Bewegungsradien, Abfallentsorgung, Wahrung von Betriebsgeheimnissen).

• Die Begleitperson bleibt während des Einsatzes erreichbar (z. B. über Mobilfunkgerät) und dient im Notfall als Ansprechpartner für die Fremdfirmenmitarbeiter sowie für den Empfangsdienst.

• Vor Verlassen des Geländes melden sich die Fremdfirmenmitarbeiter erneut am Empfang ab und geben den Besucherausweis zurück. Die Ausstiegszeit und der verantwortliche Begleiter werden dokumentiert.

• Die Begleitperson empfängt den Besucher oder Fremdfirmenmitarbeiter am Empfang und leitet ihn an die zuständige Ansprechperson weiter, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.

• Die Begleitperson verbleibt während des Aufenthalts stets in unmittelbarer Nähe des Besuchers oder Fremdfirmenmitarbeiters, insbesondere in sensiblen oder nicht-öffentlichen Bereichen.

• Die Begleitperson sorgt dafür, dass der Besucher/Fremdfirmenmitarbeiter keine gesperrten oder nicht autorisierten Bereiche betritt und begleitet ihn auf dem vorab vereinbarten Weg.

• Beobachtete Vorfälle, ungewöhnliches Verhalten oder Sicherheitsverstöße werden der verantwortlichen Empfangskraft und dem Facility-Management umgehend gemeldet.

• Die Begleitperson achtet darauf, dass alle Sicherheits- und Brandschutzvorschriften eingehalten werden (z. B. Tragepflicht des Ausweises, Nutzung notwendiger Schutzausrüstung, freie Notausgänge).

• Nach Beendigung der Begleitung sorgt die Begleitperson für einen ordnungsgemäßen Abschluss, indem sie den Besucher/Fremdfirmenmitarbeiter bis zum Ausgang bzw. Empfangsbereich begleitet und den Besucherausweis entgegennimmt.

• Langfristig akkreditierte Fremdfirmen oder Dienstleister mit speziellen Zugangsgenehmigungen (z. B. Wartungsverträge mit vereinbarten Zutrittsrechten) können bei ausdrücklicher Genehmigung des Auftraggebers permanenten Zugang zu definierten Bereichen erhalten.

• Regelmäßig eingesetzte Service- oder Wartungsfirmen, die über eigene Zutrittsmittel (Schlüssel, Chipkarten) und entsprechende Unterweisungen verfügen, sind von der Begleitpflicht ausgenommen.

• Besucher, die ausschließlich öffentlich zugängliche Bereiche nutzen (z. B. Foyer, Besucherzentrum, Besprechungsräume), benötigen in der Regel keine Begleitung durch den Dienstleister, sofern die geltenden Sicherheitsbestimmungen eingehalten werden.

• Für jeden externen Besuch wird ein Eintrag im Besucher- bzw. Fremdfirmenprotokoll vorgenommen. Dieser umfasst Angaben wie Name, Firma, Anlass, Begleitperson sowie Ein- und Austrittszeiten.

• Der Prozess der Ausweis- oder Schlüsselübergabe wird dokumentiert, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

• Bei Abweichungen von den Regeln (z. B. unbegleiteter Zutritt, Verstöße gegen Vorschriften) fertigt die Begleitperson oder das Empfangspersonal einen schriftlichen Vorfallbericht an.

• Sämtliche Protokolle und Berichte werden gemäß den Vorgaben des Auftraggebers aufbewahrt.

• Empfangs- und Servicepersonal werden gezielt in den Abläufen der Besucher- und Fremdfirmenbetreuung geschult. Dazu gehören Kenntnisse der Gebäude- und Geländestruktur, der Sicherheits- und Zutrittsregelungen sowie der Notfallpläne.

• Begleitpersonen erhalten Einweisungen in relevante Sicherheits- und Arbeitsschutzvorschriften (z. B. Verwendung von PSA, Brandschutzmaßnahmen und Evakuierungsabläufe).

• Service- und Empfangspersonal wird in Kundenorientierung und Kommunikation geschult, um Besuchern und Dienstleistern einen professionellen und freundlichen Empfang zu bieten.

• Schulungen umfassen auch datenschutzrechtliche und vertragliche Aspekte, um die Vertraulichkeitspflichten gegenüber dem Auftraggeber zu gewährleisten.

• Mindestens einmal jährlich finden Auffrischungsschulungen statt, um Änderungen in Vorschriften oder betriebsspezifischen Abläufen zu berücksichtigen und vorhandenes Wissen aufzufrischen.

• Die Wirksamkeit der Begleit- und Empfangsprozesse wird regelmäßig im Rahmen interner Audits und externer Sicherheitsüberprüfungen bewertet.

• Feedback des Auftraggebers, der Besucher und Fremdfirmen wird ausgewertet und in die Weiterentwicklung der Abläufe integriert, um Effizienz und Sicherheit stetig zu erhöhen.

• Änderungen in gesetzlichen Anforderungen, Sicherheitsstandards oder internen Richtlinien werden zeitnah geprüft und, falls erforderlich, in die Prozessdokumentation aufgenommen.

• Der Dienstleister orientiert sich kontinuierlich an Best Practices im Facility Management und Sicherheitsbereich und passt die Begleitmaßnahmen bei Bedarf an, um höchste Sicherheits- und Qualitätsstandards zu gewährleisten.

Der Dienstleister sichert zu, dass sämtliche in diesem Dokument beschriebenen Regelungen zur Begleitung eingehalten werden. Die Durchführung der Begleit- und Empfangsleistungen erfolgt in Übereinstimmung mit allen vertraglichen sowie sicherheitstechnischen Vorgaben des Auftraggebers.

Die beschriebenen Maßnahmen gewährleisten einen geordneten und kontrollierten Zugang, wobei Sicherheits- und Qualitätsstandards strikt beachtet werden. Der Dienstleister bestätigt, alle erforderlichen Ressourcen bereitzustellen und sich stetig an aktuelle Bestimmungen und Verfahren anzupassen, um ein Höchstmaß an Sicherheit und Professionalität zu gewährleisten.

Für den Dienstleister (Bieter):

| Firma | ___________________________ |

| Name des Unterzeichners | ___________________________ |

| Position | ___________________________ |

| Unterschrift | ___________________________ |

| Datum | ___________________________ |