3I2 Komfortdienste

• Tägliche Reinigung: Der Wartebereich wird täglich gereinigt. Dies umfasst das Fegen/Staubsaugen oder Wischen der Böden sowie das Abstauben und Säubern der Sitzmöbel, Tische und Oberflächen. Bei Bedarf erfolgen Desinfektionsmaßnahmen an häufig berührten Stellen.

• Müllentsorgung: Papierkörbe und Abfallbehälter werden mindestens einmal täglich geleert. Defekte oder überfüllte Behälter werden umgehend ausgetauscht, um Sauberkeit und Hygiene zu gewährleisten.

• Entrümpelung: Unnötige Gegenstände und veraltetes Informationsmaterial (z. B. alte Broschüren, Magazine) werden regelmäßig aus dem Wartebereich entfernt. Auf diese Weise bleibt der Bereich übersichtlich und repräsentativ.

• Bestückung von Versorgungsstationen: Hygienestation, Wasserspender oder andere Serviceeinrichtungen werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf befüllt. Leere Behälter (z. B. Wasserflaschen, Papierhandtücher) werden zeitnah ersetzt.

• Freie Zugänge: Wege zu Ausgängen, Notausgängen und zum Empfangstresen werden stets frei von Hindernissen gehalten. Möbel und Einrichtungsgegenstände werden so angeordnet, dass der Personenfluss nicht beeinträchtigt wird.

• Barrierefreie Gestaltung: Der Wartebereich entspricht den Anforderungen einer barrierefreien Nutzung (gemäß DIN 18040). Dazu gehören ebenerdige Zugänge ohne Schwellen, ausreichend breite Durchgänge für Rollstuhlfahrer und keine Stolperfallen. Handläufe, taktile Elemente oder Rampen werden bei Bedarf bereitgestellt.

• Kennzeichnung von Rettungswegen: Flucht- und Rettungswege werden gemäß den gesetzlichen Vorgaben beschildert und freigehalten. Der Laufweg vom Wartebereich zu den Notausgängen ist deutlich gekennzeichnet.

• Beschilderung zum Empfang: Die Anordnung des Empfangsschalters oder der Rezeption ist offensichtlich. Besucher werden durch Wegweiser oder durch das Empfangspersonal direkt zum Empfang geführt.

• Ausreichende Beleuchtung: Der Wartebereich ist gut ausgeleuchtet, um sowohl die Sicherheit als auch den Komfort der Besucher zu gewährleisten. Die Beleuchtung ist blendfrei und ausreichend hell, damit Informationsmaterialien gut gelesen werden können.

• Wartung der Lichtquellen: Beleuchtungskörper und Lampen werden regelmäßig kontrolliert. Defekte Leuchtmittel werden umgehend ersetzt, damit keine dunklen Stellen entstehen. Energiesparende Lampentechnik (z. B. LED) wird bevorzugt eingesetzt.

• Angenehmes Klima: Eine gleichmäßige Raumtemperatur (in der Regel zwischen ca. 20 °C und 22 °C) wird durch Heizung, Lüftung oder Klimatisierung sichergestellt. Lüftungsanlagen werden regelmäßig gewartet und Filter getauscht, um eine gute Luftqualität zu gewährleisten.

• Belüftung: Bei geöffneter Außenluke oder Fenster wird auf ausreichende Frischluftzufuhr geachtet. Im Winter verhindert eine ordnungsgemäße Klimatisierung das Auskühlen, im Sommer sorgt sie für angenehme Temperaturen.

• Ausreichende Sitzplätze: Es stehen ausreichend Sitzgelegenheiten für die zu erwartende Besucherzahl zur Verfügung. Die Anzahl der Sitzplätze wird an wechselnde Besucherzahlen angepasst. Bei Spitzenzeiten (z. B. zum Beginn von Konferenzen) werden zusätzliche Stühle oder Bänke bereitgestellt.

• Flexibilität: Sitzmöbel sind modular und können je nach Bedarf umgestellt oder ergänzt werden. Klappstühle oder zusätzliche Sitzgelegenheiten werden für Sonderveranstaltungen vorgehalten.

• Ergonomie: Die Sitzmöbel im Wartebereich sind ergonomisch gestaltet und möglichst mit Rückenlehne und Armlehnen ausgestattet, um den Komfort der Besucher zu erhöhen. Härtegrad und Polsterung werden so gewählt, dass sie längeres Sitzen ohne Beschwerden ermöglichen.

• Material und Zustand: Alle Sitzmöbel sind sauber und frei von Verschleiß oder Beschädigungen. Bezugsstoffe und Polsterungen sind gepflegt und bei Flecken professionell gereinigt. Kratzer, Dellen oder andere Mängel werden durch Austausch oder Reparatur behoben.

• Wartung: Es gibt einen regelmäßigen Wartungsplan für die Möbel. Dieser umfasst Funktionsprüfungen (z. B. Standsicherheit, Festigkeit) sowie eine Inventur zur Nachbestückung defekter Teile.

• Barrierefreie Plätze: Mindestens einige Sitzplätze sind so angeordnet, dass sie auch für rollstuhlfahrende Besucher gut zugänglich sind (keine Hindernisse, breiter Zugang). Niedrigere Sitzgelegenheiten oder spezielle Rollstuhlstellplätze sind gekennzeichnet.

• Reservierte Plätze: Es werden besondere Sitzgelegenheiten für ältere Besucher oder Menschen mit eingeschränkter Mobilität bereitgehalten. Diese sind deutlich markiert (z. B. durch Beschilderung oder Symbole).

• Vielfältiges Angebot: Unterschiedliche Sitzoptionen (z. B. Stühle mit Armlehnen, ohne Armlehnen, Hocker) stehen zur Verfügung, um verschiedenen Bedürfnissen gerecht zu werden. Flexible Elemente wie modulare Sitzgruppen oder Hocker fördern die individuelle Nutzung.

• Wegweiser: Deutliche Richtungsbeschilderungen weisen Besuchern den Weg zu wichtigen Zielen (Konferenz- und Aufenthaltsräumen, Toiletten, Aufzügen, Notausgängen usw.). Alle Schilder folgen einem einheitlichen Design und sind gut lesbar platziert.

• Empfangskennzeichnung: Der Empfangstresen ist klar mit einem Hinweisschild versehen und leicht zu finden. Das Schild beinhaltet gegebenenfalls den Hinweis „Empfang“ oder „Anmeldung“ in einer gut sichtbaren Schriftgröße.

• Einheitliches Design: Die Beschilderung im gesamten Wartebereich verwendet ein konsistentes Farbschema und Schriftbild, um Verwirrung zu vermeiden. Piktogramme und Texte sind klar verständlich.

• Hoher Kontrast: Schilder und Beschriftungen verwenden kontrastreiche Farben (z. B. weiße Schrift auf dunklem Hintergrund) und ausreichend große Schriftarten, damit sie auch für sehbeeinträchtigte Personen gut erkennbar sind.

• Mehrsprachigkeit: Wo erforderlich, sind wichtige Hinweise und Wegweiser in den relevanten Sprachen (z. B. Deutsch und Englisch) angebracht, um internationalen Besuchern die Orientierung zu erleichtern.

• Taktil und Braille: An zentralen Punkten (z. B. vor Treppen, Aufzügen, Sanitärbereichen) befinden sich taktile Leitsysteme und Beschriftungen in Braille-Schrift. Damit wird blinden oder sehbehinderten Besuchern ein selbständiger Zugang ermöglicht.

• Audiosignale: Gegebenenfalls sind akustische Hinweise oder eine Gegensprechanlage am Empfang vorgesehen, um gehörlose und hörbehinderte Personen entsprechend abzuholen.

• Informationsbroschüren: Aktuelle Unternehmensbroschüren, Sicherheitsvorschriften und Besucherinformationen (z. B. Lagepläne) liegen in ausreichender Menge bereit. Diese Materialien sind aktuell und übersichtlich präsentiert (z. B. in einem Prospektständer).

• Magazinsortiment: Auf Wunsch des Auftraggebers werden zeitgemäße Zeitschriften oder regionale Tageszeitungen zur Verfügung gestellt. Diese werden regelmäßig erneuert, um veraltete Ausgaben zu vermeiden.

• Ordnung: Gedruckte Materialien sind auf Ablageflächen oder in Ständern ordentlich sortiert. Abgenutzte oder veraltete Hefte werden entfernt und fachgerecht entsorgt.

• Informationsbildschirme: Monitore oder digitale Anzeigetafeln im Wartebereich zeigen aktuelle Informationen (z. B. Tagesordnungspunkte von Meetings, Gebäudepläne, Veranstaltungshinweise). Die Inhalte werden vom Empfangspersonal gepflegt.

• Interaktive Terminals: Wenn verfügbar, stehen Touchscreen-Terminals oder Tablets für Besucher zur Verfügung, um beispielsweise auf digitale Lagepläne zuzugreifen oder sich zu Meetings an- und abzumelden.

• WLAN-Information: Besuchern werden auf Wunsch die Zugangsdaten für ein Gäste-WLAN mitgeteilt. Diese Informationen sind am Empfang hinterlegt oder über einen Aushang im Wartebereich einsehbar.

• Sicherheitspläne: Flucht- und Rettungswegpläne sind gut sichtbar im Wartebereich angebracht. Feuerlöscher, Notausgänge und Sammelplätze sind gekennzeichnet und jederzeit zugänglich.

• Verhaltensregeln: Hausordnung, Datenschutzrichtlinien oder Verhaltensregeln für Besucher (z. B. Rauchverbot, Sicherheitsbekleidungspflicht) sind deutlich ausgeschildert oder werden bei der Anmeldung mündlich kommuniziert.

• Hygienehinweise: Zur Wahrung der Gesundheit werden Hygieneregeln (z. B. Hinweisschilder für Händewaschen oder Handdesinfektion) ausgegeben. Handdesinfektionsspender sind gut zugänglich im Wartebereich montiert.

• Mitarbeiterschulung: Empfangs- und Reinigungspersonal erhält regelmäßige Schulungen zu Service- und Hospitality-Standards, angemessenem Verhalten gegenüber Besuchern sowie Sicherheits- und Hygienerichtlinien. Neue Mitarbeiter durchlaufen ein detailliertes Onboarding mit Schwerpunkt auf Besucherorientierung und Notfallmaßnahmen.

• Checklisten bei Schichtwechsel: Für die Übergabe von Schichten werden standardisierte Checklisten verwendet, um Informationen über den aktuellen Zustand des Wartebereichs und offene Aufgaben lückenlos weiterzugeben. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Anforderungen kontinuierlich eingehalten werden.

• Regelmäßige Inspektionen: Der Facility Manager oder ein beauftragter Qualitätsbeauftragter führt periodisch Kontrollen des Wartebereichs durch. Dabei wird überprüft, ob alle Reinigungs- und Instandhaltungsmaßnahmen durchgeführt wurden und ob die Beschilderung sowie Informationen aktuell sind. Abweichungen werden protokolliert und umgehend behoben.

• Audits durch den Auftraggeber: In festgelegten Abständen finden gemeinsame Audits oder Begehungen mit Vertretern des Auftraggebers statt. Die dabei erhobenen Ergebnisse fließen in die kontinuierliche Verbesserung der Serviceleistungen ein.

• Feedback-Erfassung: Ein System zur Sammlung von Besucherfeedback wird etabliert (z. B. digitale Umfrage am Empfangstresen oder Online-Formular). Gästekommentare und Anregungen zum Wartebereichsservice werden regelmäßig ausgewertet.

• Auswertung und Maßnahmen: Die Rückmeldungen werden analysiert, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Auf dieser Basis werden konkrete Maßnahmen abgeleitet, wie etwa Anpassungen der Sitzplatzanzahl, Aktualisierung von Informationsmaterial oder Optimierung der Abläufe.

• Anpassung an Kundenanforderungen: Das Leistungsangebot wird flexibel an die Wünsche des Auftraggebers und das Feedback der Besucher angepasst. Änderungen an Möbeln, Dekorationen oder Informationsinhalten erfolgen nach Absprache, um das Corporate Design und die Gästeerwartungen widerzuspiegeln.

• Nachhaltigkeit: Umweltaspekte und ESG-Prinzipien fließen in die Dienstleistung ein. Mögliche Maßnahmen sind die Verwendung langlebiger, recycelbarer Materialien, der Einsatz energiesparender Technik (LED-Beleuchtung, effiziente Klimatisierung) und die Reduzierung von Papierverbrauch durch digitale Alternativen.

• Innovationsbeobachtung: Der Dienstleister behält aktuelle Entwicklungen und Best Practices im Facility Management und Empfangsservice im Auge. Neue Technologien oder Servicekonzepte (z. B. digitale Zutrittssysteme, intelligente Raumbelüftung) werden geprüft und ggf. eingeführt, wenn sie den Komfort und die Sicherheit erhöhen.

Der Dienstleister bekräftigt sein Engagement, die beschriebenen Komfortdienstleistungen in höchster Qualität zu erbringen und dabei stets die Anforderungen des Auftraggebers zu erfüllen. Durch sorgfältige Planung, kontinuierliche Schulung des Personals und enge Abstimmung mit dem Auftraggeber wird sichergestellt, dass Besucher jederzeit einen professionellen und angenehmen Empfang erleben. Mit diesem Leistungsangebot bekennt sich der Dienstleister zu einer langfristigen Partnerschaft, bei der die Optimierung der Besucherzufriedenheit und die Einhaltung hoher Sicherheitsstandards im Vordergrund stehen.

Für den Dienstleister (Anbieter):

Unternehmensname: ___________________________

Bevollmächtigte(r) Vertreter(in): ___________________________

Position: ___________________________

Unterschrift: ___________________________

Datum: ___________________________