3H4 Uniformen & Ausrüstung

Die Dienstkleidung des Empfangs- und Sicherheitspersonals ist professionell gestaltet und orientiert sich an den Branding-Vorgaben des Auftraggebers. Sie trägt zu einem einheitlichen, formell-eleganten Erscheinungsbild bei. Wesentliche Merkmale sind dezente, neutrale Farben und qualitativ hochwertige Stoffe. Jedes Kleidungsstück weist gut sichtbar den Namen des Mitarbeiters und das Firmenlogo des Dienstleisters als Erkennungszeichen auf.

• Empfangsmitarbeiter: Dunkler Anzug oder Kostüm (Blazer und passende Hose/Rock), weißes Hemd bzw. Bluse, dezente Krawatte oder Halstuch in den Corporate-Farben des Auftraggebers. Namensschild mit Name und Firmenlogo ist auf Brusthöhe angebracht.

• Sicherheitsdienst: Basisbekleidung ähnlich dem Empfangspersonal, ergänzt um funktionale Elemente (z.B. reflektierende Streifen für bessere Sichtbarkeit bei Dunkelheit). Robuste Materialien (z.B. widerstandsfähige Stoffe) sorgen für Langlebigkeit. Namensschild und Firmenlogo sind auch hier gut erkennbar.

• Leitender Empfangsmitarbeiter (Schichtleiter): Einheitliche Grundbekleidung wie das Empfangsteam, ergänzt durch zusätzliche Rangabzeichen oder Aufnäher zur Kennzeichnung der Funktion. Identifikationsmerkmale (Name, Logo) sind auch bei leitenden Mitarbeitern klar ersichtlich.

Weiterhin sind fotografische Abbildungen der Standarduniformen diesem Angebot beigefügt. Die Bilder zeigen jeweils einen Empfangsmitarbeiter, ein Mitglied des Sicherheitsdienstes sowie einen leitenden Empfangsmitarbeiter in vollständiger Uniform. Damit werden Design, Farbschema und alle erforderlichen Kennzeichnungsmerkmale (Namensschilder, Logos) veranschaulicht.

Der Dienstleister sorgt für die regelmäßige Reinigung und Wartung der Dienstkleidung. Nach jedem Arbeitstag werden die Uniformen fachgerecht gereinigt, um stets ein gepflegtes Erscheinungsbild zu gewährleisten. Mindestens einmal pro Quartal wird jede Uniform auf Sauberkeit, Passform und Funktion geprüft; beschädigte oder abgenutzte Stücke werden umgehend ersetzt.

• Reinigung: Professionelle Textilpflege nach jeder Nutzung.

• Inspektion: Vierteljährliche Kontrolle durch das Qualitätsmanagement des Dienstleisters.

• Austausch: Defekte oder stark abgenutzte Uniformen werden sofort durch neue Exemplare ersetzt.

• Kostenverantwortung: Sämtliche Dienstkleidung wird dem Personal kostenlos zur Verfügung gestellt. Schutzkleidung (PSA) wird gemäß geltenden gesetzlichen Vorgaben vom Dienstleister finanziert.

• Sicherheitsschuhe (mit Stahlkappen): Schutz gegen Quetschungen und Stöße; ausgegeben an Mitarbeiter im Bereich Wareneingang, Lager und Verladung.

• Warnschutzwesten: Hohe Sichtbarkeit in Verkehrs- und Lieferzonen (EN ISO 20471, reflektierend); ausgegeben an alle Mitarbeiter in Verkehrsbereichen.

• Handschuhe: Verschiedene Typen je nach Aufgabe (z.B. robuste Arbeitshandschuhe für Transporte, schnittfeste Handschuhe für Materialhandling, Einweghandschuhe für Hygieneeinsätze).

• Atemschutzmasken: OP-Masken oder FFP2-Masken bei erhöhten Hygieneanforderungen oder behördlicher Vorgabe (z.B. im Rahmen von medizinischen Notfällen oder Pandemieschutz).

• Schutzhelme: Für Bereiche mit Gefahren durch herabfallende Gegenstände (z.B. Baustellen oder Wartungsbereiche auf dem Gelände).

• Augen- und Gehörschutz: Bedarfsgemäß, beispielsweise Schutzbrillen in staubigen Umgebungen und Ohrstöpsel in lärmintensiven Bereichen.

• Witterungsschutz: Regen- oder Wetterschutzkleidung für Außendienste bei ungünstigen Wetterbedingungen.

Die Ausgabe der PSA erfolgt dokumentiert und personalisiert. Jeder Mitarbeiter erhält bei Dienstbeginn oder bei Wechsel in einen PSA-relevanten Bereich die ihm zugewiesenen Schutzausrüstungen. Eine Übergabeliste mit Unterschrift dokumentiert die Ausgabe jedes Artikels. Der Dienstleister unterhält einen ausreichenden Reservebestand an PSA, sodass Ersatzartikel bei Bedarf sofort ausgegeben werden können.

• Dokumentation: Protokollierte Übergabe und Rücknahme jedes PSA-Artikels mit Datum und Unterschrift des Mitarbeiters.

• Bedarfsgerechte Zuteilung: PSA-Kits werden entsprechend den spezifischen Aufgaben und Gefährdungsbereichen der Mitarbeiter zusammengestellt.

• Reservehaltung: Gesicherter Lagerbestand an PSA für sofortigen Austausch bei Defekten oder zusätzlichem Bedarf.

• Inventur: Regelmäßige Bestandskontrollen, um Nachbestellungen rechtzeitig vorzunehmen.

Alle bereitgestellten PSA-Artikel unterliegen regelmäßigen Prüfungen. Mitarbeiter führen vor jeder Nutzung eine Sichtkontrolle auf Schäden oder Verschleiß durch. Darüber hinaus werden alle PSA-Artikel mindestens einmal jährlich durch geschultes Personal fachkundig überprüft. Verbrauchsmaterialien (z.B. Einweghandschuhe, Masken) werden laufend ergänzt. Defekte oder veraltete PSA-Teile (z.B. abgelaufene Atemschutzmasken) werden umgehend ausgetauscht.

• Tägliche Sichtprüfung: Mitarbeiter kontrollieren ihre PSA vor Arbeitsbeginn.

• Jährliche Inspektion: Fachliche Prüfung aller PSA-Komponenten durch Sicherheitsbeauftragte oder externes Fachpersonal.

• Austausch: Veraltete, beschädigte oder abgenutzte PSA-Artikel werden sofort ersetzt (z.B. Sicherheitsschuhe alle 2–3 Jahre oder bei Defekt).

• Dokumentation: Wartungs- und Prüfungsdaten werden schriftlich erfasst und aufbewahrt.

Für die interne Koordination stehen moderne Kommunikationsgeräte zur Verfügung. Empfangs- und Sicherheitspersonal sind mit digitalen Handfunkgeräten (mit Ladeeinheiten) ausgestattet, die eine lückenlose Funkabdeckung auf dem gesamten Gelände gewährleisten. Am Empfangstresen und in der Leitstelle sind fest installierte Telefone (VoIP-System) angeschlossen, um jederzeit verlässliche Kontaktmöglichkeiten sicherzustellen. Zusätzlich stellt der Dienstleister verschlüsselte Mobiltelefone oder dienstliche Tablets bereit, um bei Bedarf schnelle Rücksprachen und Datenübertragungen zu ermöglichen.

• Handfunkgeräte: Digitale Funkgeräte (UHF/VHF) mit großer Reichweite und Notruffunktion.

• Telefonanlage: VoIP-Telefone im Empfangs- und Leitstand mit direkter Verbindung zur Sicherheitsleitstelle und externen Notrufnummern.

• Mobile Endgeräte: Tablets oder Smartphones mit sicherer Kommunikations- und Chat-Software für Außendienst und Schichtdokumentation.

Zur Zugangskontrolle und Identifikation werden moderne Systeme verwendet. Dem Personal werden personifizierte RFID-Zutrittskarten mit Lichtbildausweis und Firmenlogo übergeben. Besucher erhalten am Empfang temporäre Besucherausweise; Ein- und Ausgangszeiten werden elektronisch erfasst. Für Wareneingänge und Lieferungen stehen Barcode- oder QR-Code-Scanner bereit, mit denen Sendungen schnell erfasst und im System dokumentiert werden.

• RFID-Ausweise: Elektronische Zutrittskarten mit Foto, Namensaufdruck und programmierten Zugangsbeschränkungen für bestimmte Bereiche.

• Besuchermanagement: Computerbasiertes System zum Drucken temporärer Besucherausweise mit Barcode/QR-Code und automatischer Erfassung der Besucherdaten.

• Barcode-/QR-Scanner: Handscanner zur schnellen Erfassung und Protokollierung eingehender Pakete und Lieferungen im Empfangsbereich.

Zur Überwachung von Kontrollgängen und zur Vorfallsdokumentation kommen elektronische Systeme zum Einsatz. Sicherheitskräfte tragen mobile Kontrollgeräte (Guard Tour), die festgelegte Checkpoints per RFID oder GPS erfassen, wodurch alle Rundgänge lückenlos protokolliert werden. Die Tätigkeiten am Empfang werden in digitalen Schichtübergabeprotokollen festgehalten, die von Dienst zu Dienst übergeben werden. Besondere Vorkommnisse oder Schäden werden umgehend in einem zentralen Berichtssystem erfasst und an die zuständigen Stellen (z.B. Facility Management, Sicherheitsleitung) gemeldet.

• Elektronische Kontrollrundgänge: Einsatz von RFID/GPS-gestützten Geräten zur vollständigen Dokumentation der Streifen- und Kontrollgänge.

• Digitale Schichtberichte: Online-Protokolle für Dienstübergaben mit Auflistung täglicher Aufgaben und besonderer Ereignisse.

• Zentrales Berichtswesen: Softwaregestützte Erfassung und Auswertung von Sicherheitsvorfällen, Wartungsanforderungen und Feedback.

Alle technischen Geräte und Systeme unterliegen einem festgelegten Wartungsplan. Funkgeräte, Telefone und Ladeeinheiten werden mindestens monatlich funktional geprüft; erforderliche Updates oder Reparaturen erfolgen umgehend. Zutrittslesegeräte, Scanner und Kontrollgeräte werden quartalsweise auf Hardware- und Softwareebene gewartet. Bei Störungen kommen Ersatzgeräte zum Einsatz, um Ausfallzeiten zu minimieren. Jede Wartungs- und Reparaturmaßnahme wird protokolliert, sodass eine lückenlose Dokumentation aller Instandhaltungsaktivitäten vorliegt.

• Monatliche Funktionsprüfung: Regelmäßige Tests aller Kommunikations- und Zugangssysteme.

• Softwarewartung: Zeitnahe Installation von Updates und Sicherheitspatches für alle Geräte.

• Ersatzgeräte: Reserve-Funkgeräte und -Scanner werden vorgehalten, um bei Ausfall schnell austauschen zu können.

• Dokumentation: Wartungs- und Reparaturberichte werden sorgfältig archiviert.

Für mobile Einsätze und logistische Aufgaben stehen firmeneigene Fahrzeuge zur Verfügung. Dazu gehören Transporter (z.B. 3,5-Tonnen-Transporter) für Material- und Personentransporte auf dem weitläufigen Firmengelände. Zusätzlich sind Dienst-Pkw (Kombi oder Van) für Einsatzleiter und Koordinatoren vorgesehen, damit kurze und mittlere Strecken flexibel zurückgelegt werden können. Um kurze Wegstrecken umweltfreundlich zu überbrücken, können auch Fahrräder oder Elektrokleinfahrzeuge eingesetzt werden. Alle Fahrzeuge sind deutlich mit dem Firmenlogo gekennzeichnet und mit notwendiger Sicherheitsausrüstung (Erste-Hilfe-Set, Feuerlöscher) ausgestattet.

• Transporter: Zwei 3,5-Tonnen-Fahrzeuge für Begleitdienste und logistische Transporte.

• Dienst-Pkw: Zwei Kombi-Fahrzeuge für Leitungs- und Sicherheitsrundfahrten.

• Fahrräder/E-Bikes: Zwei Fahrräder (optional E-Bikes) für schnelle, umweltfreundliche Wege auf dem Gelände.

• Ausstattung: Sichtbares Firmenlogo, Kontaktinformationen und erforderliche Sicherheitseinrichtungen an jedem Fahrzeug.

Die Fahrzeuge werden gemäß den gesetzlichen Vorschriften und Herstellervorgaben gewartet. Jede Flotteinheit durchläuft halbjährlich Inspektionen (inklusive HU/AU und Ölwechsel) in zertifizierten Werkstätten. Alle Wartungsintervalle werden strikt eingehalten; Verschleißteile (Reifen, Bremsen, Beleuchtung) werden rechtzeitig erneuert. Die Servicehistorie jedes Fahrzeugs wird in einem Serviceheft dokumentiert. Im Falle eines Ausfalls steht sofort ein Ersatzfahrzeug bereit, um die Einsatzfähigkeit jederzeit sicherzustellen.

• Regelinspektion: Halbjährliche Wartung einschließlich Hauptuntersuchung (HU) und Ölwechsel nach Herstellervorgaben.

• Verschleißkontrolle: Sichtprüfung von Reifenprofil und Bremsanlage vor Saisonwechsel; Austausch nach Bedarf.

• Pannenmanagement: 24/7-Pannenservice und kurzfristige Bereitstellung von Ersatzfahrzeugen bei Ausfällen.

• Fahrzeugzyklen: Erneuerung der Fahrzeuge nach etwa 5 Jahren, um aktuelle Sicherheits- und Umweltstandards zu erfüllen.

Der Dienstleister bestätigt hiermit, dass alle bereitgestellten Uniformen, PSA und Ausrüstungsgegenstände den gesetzlichen Sicherheits- und Arbeitsschutzvorschriften sowie den vertraglichen Anforderungen entsprechen.

• Beschädigte oder abgenutzte Artikel werden unverzüglich ersetzt, um eine durchgehende Einsatzbereitschaft sicherzustellen.

• Alle Dienstfahrzeuge werden regelmäßig gewartet und sind jederzeit verkehrssicher.

• Mit diesen Zusicherungen garantiert der Dienstleister die uneingeschränkte Erfüllung aller Ausschreibungsanforderungen.

Mit dieser Angebotsunterlage unterstreicht der Dienstleister sein Engagement für höchste Professionalität, Sicherheit und Zuverlässigkeit. Durch die umfassende Bereitstellung gepflegter Uniformen, geprüfter Schutzausrüstung sowie moderner technischer Ausstattung und Fahrzeuge wird sichergestellt, dass alle Anforderungen der Ausschreibung vollständig erfüllt werden. Diese Vorgehensweise gewährleistet einen lückenlosen, qualitativ hochwertigen Empfangs- und Eingangsservice. Der Dienstleister stellt damit seine Fachkompetenz unter Beweis und sichert dem Auftraggeber höchste Servicequalität zu.

Für den Dienstleister (Bieter):

Firma: ___________________________

Bevollmächtigter: ___________________________

Position: ___________________________

Unterschrift: ___________________________

Datum: ___________________________