3H3 Erfahrung
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Erfahrung – Nachweis der Kompetenz und Qualifikation des Personals
Ausschreibungsreferenz-Nr.: ___________________________
Projekt / Standort: ___________________________
Auftraggeber (Vergabestelle): ___________________________
Dienstleister (Bieter): ___________________________
Datum der Einreichung: ___________________________
3H3 Erfahrung im Vergabeverfahren
- Einleitung
- Personal-Lebensläufe
- Relevante Erfahrungsbereiche
- Mitarbeiter-Erfahrungsmatrix
- Erklärungen
- Abschluss
- Unterschriften
Einleitung
Dieses Dokument dient dazu, die Erfahrung und Kompetenz des vom Dienstleister vorgesehenen Personals für den Empfangs- bzw. Eingangsservice in einem Industriegebäude nachzuweisen. Es bestätigt, dass alle eingesetzten Mitarbeiter über einschlägige Branchenerfahrung verfügen und den Anforderungen an Empfang, Besuchermanagement und Sicherheit in einer industriellen Einrichtung gewachsen sind. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere den professionellen Empfang von Besuchern, die Steuerung und Kontrolle des Zutritts sowie unterstützende Maßnahmen zur Sicherheit des Objekts.
Inhaltsanforderungen für jedes Profil - Für jede vorgeschlagene Fachkraft wird ein detailliertes Profil vorgelegt, das mindestens folgende Informationen enthält:
Vollständiger Name und vorgesehene Position im Einsatz
Bildungsabschlüsse und relevante Aus- oder Weiterbildungen
Berufliche Qualifikationen (z. B. Sachkundeprüfung gem. § 34a GewO, Erste-Hilfe-Nachweis, Brandschutzhelfer-Zertifikat)
Beruflicher Werdegang mit Schwerpunkt auf Erfahrungen im Empfangs-, Sicherheits- oder Pförtnerdienst
Besondere Kenntnisse und Fähigkeiten (z. B. Deeskalationstraining, professioneller Umgang mit Besuchern, mehrsprachige Kommunikation)
Format der Einreichung
Die Profile sind in einem einheitlichen, standardisierten Format gestaltet, um die Vergleichbarkeit sicherzustellen.
Die Form der Einreichung beinhaltet unter anderem:
Verwendung eines firmeneigenen Lebenslauf-Vorlagenformats oder eines standardisierten Unternehmensprofil-Layouts für alle Mitarbeiterprofile.
Beifügung von Kopien sämtlicher relevanter Zeugnisse, Zertifikate und Berechtigungsnachweise (als Anhang), soweit vorhanden und für die ausgeschriebene Dienstleistung von Bedeutung.
Empfangsdienste
Die für Empfangsdienstleistungen vorgesehenen Mitarbeiter verfügen nachweislich über umfassende Erfahrung am Front Desk bzw. an der Rezeption von Unternehmen. In früheren Positionen haben sie Besucher professionell begrüßt, in Besucherregistern (auch digital) erfasst und Besucherausweise ausgestellt. Sie waren zudem für die Annahme und Weiterleitung von eingehender Post sowie Paketen am Empfang verantwortlich. Ein höfliches, serviceorientiertes Auftreten und exzellente Kommunikationsfähigkeiten zeichnen das Personal aus, da der Empfang als Visitenkarte des Unternehmens gilt und ein positiver erster Eindruck oberste Priorität hat.
Besucher- und Fremdfirmenmanagement
Im Bereich Besuchermanagement und Fremdfirmenbetreuung weisen die Mitarbeiter fundierte Erfahrung auf. Sie sind vertraut mit der Durchführung von Zutrittskontrollen und Identitätsüberprüfungen am Werkstor oder Empfang. Externe Besucher, Lieferanten und Mitarbeiter von Fremdfirmen werden gemäß den geltenden Sicherheitsrichtlinien angemeldet und bei Bedarf innerhalb des Betriebs begleitet, um sicherzustellen, dass sie nur autorisierte Bereiche betreten. Die Mitarbeiter unterweisen betriebsfremde Personen zudem in die relevanten Sicherheits- und Verhaltensregeln des Standorts, soweit dies erforderlich ist. Sie kennen die einschlägigen Datenschutzbestimmungen, insbesondere die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), und gehen mit personenbezogenen Besucherdaten vertraulich sowie rechtskonform um. Beispielsweise wird ein Besucherregister (elektronisch oder in Papierform) geführt, wobei Daten ausschließlich zum Zweck der Besucherverwaltung erhoben und entsprechend den Vorgaben des Auftraggebers fristgerecht gelöscht werden.
Sicherheit in Industriegebäuden
Die vorgesehenen Mitarbeiter haben bereits in unterschiedlichen Industrieumgebungen (z. B. Produktionsanlagen, Logistikzentren oder großen Industriebetrieben) gearbeitet und sind mit den dort üblichen Sicherheitsanforderungen vertraut. Sie kennen die ablaufbedingten Besonderheiten solcher Objekte, wie etwa Schichtbetrieb, Werksausweis-Systeme sowie den Umgang mit Lieferverkehr am Werkstor. Alle Mitarbeiter sind in betrieblichen Notfall- und Alarmprozeduren geschult. Im Ereignisfall – beispielsweise bei einem Feueralarm oder einem medizinischen Notfall – können sie geordnet reagieren und unterstützen gegebenenfalls die Evakuierung des Gebäudes, indem sie Besucher und Mitarbeiter sicher zu Sammelplätzen führen. Mehrere der vorgeschlagenen Empfangskräfte sind als betriebliche Ersthelfer und Brandschutzhelfer ausgebildet, sodass in Notfallsituationen eine qualifizierte Erstreaktion (Erste Hilfe, Brandbekämpfung) sichergestellt ist. Darüber hinaus sind die Mitarbeiter erfahren im professionellen Umgang mit konfliktträchtigen oder verdächtigen Personen im Eingangsbereich. Sie beherrschen Deeskalationstechniken und wissen, wie in eskalierenden Situationen vorzugehen ist – bis hin zur sofortigen Alarmierung des Werksicherheitsdienstes oder der Polizei, sofern erforderlich.
Zur übersichtlichen Darstellung folgt nachstehend eine Matrix, welche die relevanten Erfahrungswerte und Qualifikationen der vorgesehenen Mitarbeiter zusammenfasst:
| Name | Position | Berufserfahrung (Jahre) | Empfang | Besuchermanagement | Industriesicherheit | Besondere Fähigkeiten / Zertifikate |
|---|---|---|---|---|---|---|
| John Doe | Empfangsleiter | 10+ | Ja | Ja | Ja | § 34a GewO, Erste Hilfe, Englisch/Deutsch |
| Jane Smith | Sicherheitsmitarbeiterin | 7 | Begrenzt | Ja | Ja | Brandschutzhelferin, Konfliktmanagement |
Erklärungen
Es wird bestätigt, dass alle vorgelegten Lebensläufe und Mitarbeiterprofile sachlich richtig, vollständig und von den jeweiligen Personen autorisiert sind.
Der Dienstleister verpflichtet sich, auf Verlangen des Auftraggebers die Originale sämtlicher relevanter Zeugnisse, Zertifikate und Nachweise vorzulegen.
Im Falle einer Beauftragung wird zugesichert, dass ausschließlich qualifiziertes, erfahrenes und für die ausgeschriebene Tätigkeit geeignetes Personal vor Ort eingesetzt wird.
Abschluss
Abschließend versichert der Dienstleister, dass das vorgestellte Personal in der Lage ist, den Empfangs- und Eingangsservice auf dem geforderten professionellen Niveau zu erbringen. Sämtliche Anforderungen der Ausschreibung bezüglich Erfahrung, Qualifikation und Zuverlässigkeit des Personals werden erfüllt. Der Dienstleister bestätigt hiermit die Einsatzbereitschaft aller benannten Mitarbeiter sowie die uneingeschränkte Einhaltung der Vorgaben des Auftraggebers.