3H2 Sicherheitsüberprüfungen
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Sicherheitsüberprüfungen – Nachweis der Zuverlässigkeit des Personals
Allgemeine Informationen
Ausschreibungsreferenz Nr.: ___________________________
Projekt / Standort: ___________________________
Auftraggeber (Ausschreibende Stelle): ___________________________
Dienstleister (Bieter): ___________________________
Datum der Einreichung: ___________________________
3H2 Sicherheitsüberprüfungen im Vergabeverfahren
- Einleitung
- Polizeiliche Führungszeugnisse
- Zuverlässigkeitsprüfungen
- Mitarbeiter-Zuverlässigkeitsmatrix
- Erklärungen
- Schlussfolgerung
- Unterschriften
Einleitung
Dieses Dokument dient dazu, die vom Dienstleister durchgeführten Sicherheitsüberprüfungen des Personals darzustellen, insbesondere die Vorlage polizeilicher Führungszeugnisse und die Durchführung von Zuverlässigkeitsüberprüfungen. Damit wird nachgewiesen, dass alle gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen in Bezug auf die Vertrauenswürdigkeit des im Empfangs- und Eingangsbereich eingesetzten Personals erfüllt werden.
Der Dienstleister bestätigt hiermit die Einhaltung aller einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen und vertraglichen Vorgaben im Rahmen dieser Ausschreibung. Sämtliche für den Empfangs- oder Pfortendienst vorgesehenen Mitarbeiter werden vor ihrem Einsatz auf Zuverlässigkeit überprüft. Dies umfasst insbesondere die Vorlage aktueller polizeilicher Führungszeugnisse sowie ergänzende Hintergrundprüfungen. Alle Überprüfungen erfolgen unter Beachtung der geltenden Datenschutzbestimmungen und werden vertraulich behandelt.
Durch diese Maßnahmen stellt der Dienstleister sicher, dass ausschließlich zuvor ordnungsgemäß überprüftes und als zuverlässig eingestuftes Personal im Empfangs- und Eingangsdienst des Auftraggebers eingesetzt wird. Dies gibt dem Auftraggeber die Gewissheit, dass das eingesetzte Personal keine relevanten Vorstrafen aufweist und den hohen Anforderungen an Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit gerecht wird.
Vorlage der Führungszeugnisse
Der Dienstleister wird für jeden vorgesehenen Mitarbeiter im Empfangs- bzw. Eingangsservice ein individuelles polizeiliches Führungszeugnis vorlegen. Diese Führungszeugnisse werden von der zuständigen Behörde (Bundesamt für Justiz bzw. örtliche Meldebehörde) ausgestellt und dienen als offizieller Nachweis der Straffreiheit. Jedes Führungszeugnis darf zum Zeitpunkt der Vorlage nicht älter als drei Monate sein, um die Aktualität der Angaben sicherzustellen. Kopien der Führungszeugnisse werden diesem Dokument beigefügt; auf Wunsch des Auftraggebers können die Originale jederzeit zur Einsicht vorgelegt werden.
Überprüfung der Echtheit und Gültigkeit
Der Dienstleister bestätigt, dass alle vorgelegten Führungszeugnisse aktuell und echt sind. Vor dem Personaleinsatz prüft das Unternehmen jedes Führungszeugnis intern auf Echtheit (z.B. Vorhandensein amtlicher Siegel oder Stempel) und darauf, dass keine einschlägigen Einträge oder Vorstrafen enthalten sind. Sollte ein Führungszeugnis Unregelmäßigkeiten oder verbotene Einträge aufweisen, wird die betreffende Person nicht im Rahmen dieses Auftrags eingesetzt. Es wird gewährleistet, dass nur Personal mit einwandfreiem polizeilichem Führungszeugnis zum Dienst zugelassen wird.
Hintergrundüberprüfung
Zusätzlich zum Führungszeugnis führt der Dienstleister für jeden Mitarbeiter eine umfassende Hintergrundüberprüfung durch. Dies umfasst die Verifizierung des Beschäftigungsverlaufs und die Einholung von Arbeitszeugnissen oder Referenzen früherer Arbeitgeber, um die berufliche Zuverlässigkeit und Integrität des Mitarbeiters zu bestätigen. Ebenso wird kontrolliert, ob alle erforderlichen Qualifikationen und Schulungen – etwa Unterrichtungen oder Sachkundenachweise (z.B. nach § 34a GewO für Sicherheitspersonal) – vorhanden und gültig sind. Durch diese Maßnahmen stellt der Dienstleister sicher, dass jeder Mitarbeiter sowohl fachlich geeignet als auch persönlich zuverlässig ist, bevor er im Empfangs- oder Eingangsdienst des Auftraggebers eingesetzt wird.
Finanzielle Zuverlässigkeit (falls zutreffend)
Soweit für die auszuführende Tätigkeit relevant, berücksichtigt der Dienstleister auch die finanzielle Zuverlässigkeit der vorgesehenen Mitarbeiter. Es wird bestätigt, dass keine der einzusetzenden Personen sich in einem laufenden Insolvenzverfahren befindet oder erhebliche unbereinigte Schulden aufweist, die Zweifel an ihrer Vertrauenswürdigkeit begründen könnten. Etwaige finanzielle Hintergrundprüfungen dieser Art werden nur im zulässigen gesetzlichen Rahmen und unter Wahrung der Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter durchgeführt. Sollten derartige Überprüfungen erforderlich sein, werden sie transparent und im Einvernehmen mit den betroffenen Mitarbeitern vorgenommen.
Kontinuierliche Überwachung
Der Dienstleister verpflichtet sich, die Zuverlässigkeit des Personals während der gesamten Vertragslaufzeit fortlaufend sicherzustellen. Es werden regelmäßige Nachprüfungen gemäß den Vorgaben des Auftraggebers oder gesetzlichen Anforderungen durchgeführt. Insbesondere wird in vereinbarten Abständen (beispielsweise jährlich) ein aktuelles polizeiliches Führungszeugnis von jedem Mitarbeiter eingeholt, um die fortwährende Straffreiheit zu bestätigen.
Falls während der Vertragsdauer sicherheitsrelevante Vorfälle auftreten oder ein Mitarbeiter beispielsweise durch einen neuen Eintrag im Führungszeugnis auffällig wird, informiert der Dienstleister den Auftraggeber unverzüglich. In einem solchen Fall werden umgehend geeignete Maßnahmen ergriffen, zum Beispiel der sofortige Austausch der betreffenden Person. Der Dienstleister führt zudem intern ein Überwachungsregister, in dem die Gültigkeitsfristen von Führungszeugnissen und anderen Überprüfungen festgehalten sind, um fällige Aktualisierungen rechtzeitig vorzunehmen.
Mitarbeiter-Zuverlässigkeitsmatrix (Muster)
Nachstehend ist eine Muster-Tabelle aufgeführt, die einen Überblick über die eingesetzten Mitarbeiter und den Status ihrer Sicherheitsüberprüfungen bietet. Diese Matrix dient als Vorlage und wird – falls vom Auftraggeber gefordert – mit den tatsächlichen Personaldaten ausgefüllt und dem Angebot beigefügt.
Sie enthält für jede Person den Namen, die Position sowie den Nachweis, ob ein Führungszeugnis vorliegt und die Zuverlässigkeitsprüfung abgeschlossen ist, einschließlich Angabe des Gültigkeitszeitraums und etwaiger Bemerkungen:
| Name des Mitarbeiters | Position | Polizeiliches Führungszeugnis | Zuverlässigkeitsprüfung abgeschlossen | Gültigkeitsdauer | Bemerkungen |
|---|---|---|---|---|---|
| Max Mustermann | Empfangsleiter | Ja (Kopie beigelegt) | Ja | bis 2026 | Keine Auffälligkeiten |
| Erika Beispiel | Sicherheitsmitarbeiterin | Ja (Kopie beigelegt) | Ja | bis 2025 | Keine Auffälligkeiten |
Erklärungen
Der Dienstleister versichert, dass alle eingereichten polizeilichen Führungszeugnisse und Ergebnisse der Zuverlässigkeitsprüfungen gültig, aktuell und wahrheitsgetreu sind.
Der Dienstleister verpflichtet sich, die Originale sämtlicher Nachweisdokumente (Führungszeugnisse, Prüfungsprotokolle etc.) auf Verlangen des Auftraggebers vorzulegen.
Dem Dienstleister ist bekannt, dass die Vorlage falscher, gefälschter oder abgelaufener Dokumente zum sofortigen Ausschluss vom Vergabeverfahren bzw. – sollte ein Vertrag bereits geschlossen sein – zu dessen fristloser Kündigung führen kann.
Schlussfolgerung
Der Dienstleister gibt hiermit die verbindliche Zusicherung, dass im Falle einer Beauftragung ausschließlich sorgfältig geprüfte und zuverlässige Mitarbeiter im Empfangs- und Eingangsdienst für den Auftraggeber eingesetzt werden. Alle in dieser Ausschreibung gestellten Anforderungen hinsichtlich der Sicherheit und Zuverlässigkeit des Personals werden vollumfänglich erfüllt.
Diese Erklärung zu den Personal-Sicherheitsüberprüfungen bildet einen integrierten Bestandteil des Angebots und der späteren Vertragsbeziehung. Der Dienstleister wird alle genannten Maßnahmen konsequent umsetzen und garantiert, dass die Qualität und Integrität der Dienstleistung durchgehend gewährleistet ist. Im Sinne einer vertrauensvollen Zusammenarbeit wird der Dienstleister den Auftraggeber unverzüglich informieren, falls sich während der Vertragslaufzeit Änderungen in der Zuverlässigkeit einzelner Mitarbeiter ergeben sollten.