3G4 Reservepersonal

• Lückenlose Besetzung: Der Dienstleister ist verpflichtet, sämtliche Schichten im Empfangs- und Einlassdienst jederzeit voll zu besetzen.

• Aktivierungsbedingungen: Reservepersonal wird bei planmäßigen Abwesenheiten (Urlaub, Fortbildungen), krankheitsbedingten Ausfällen sowie in Notfallsituationen oder bei erhöhtem Personalbedarf (Spitzenzeiten) eingesetzt.

• Qualifikationsgleichheit: Ersatzkräfte verfügen über die gleichen fachlichen Qualifikationen, Schulungen und Einarbeitungen wie das reguläre Empfangspersonal, um einen nahtlosen Einsatz sicherzustellen.

• Sicherheitszertifikat (§34a GewO): Gültiger Sachkundenachweis nach § 34a GewO, sofern die Einsatzaufgaben kontrollierende oder sicherheitsrelevante Tätigkeiten beinhalten.

• Erste-Hilfe: Nachweis einer aktuellen Erste-Hilfe-Ausbildung (z.B. 9 Unterrichtseinheiten).

• Brandschutz: Regelmäßige Unterweisung im Brandschutz (z.B. Ausbildung als Brandschutzhelfer gemäß gesetzlicher Vorgaben).

• Kommunikation und Konfliktmanagement: Schulung in professioneller Gesprächsführung, Deeskalationstechniken und Konfliktlösung im Empfangsdienst.

• Besuchermanagement: Kenntnisse im Besucherverfahren, zur Besucherregistrierung und Gästebetreuung.

• Datenschutz (DSGVO): Schulung und Sensibilisierung für die Anforderungen der DSGVO; vertraulicher Umgang mit personenbezogenen Daten.

Obige Tabelle dient als Beispiel und soll die Struktur verdeutlichen. Genaue Angaben zu Namen, Qualifikationen und Verfügbarkeiten werden in der finalen Liste ergänzt.

• Frühzeitige Planung: Der Dienstplan wird rechtzeitig aktualisiert und alle geplanten Abwesenheiten (Urlaub, Schulungen etc.) werden erfasst.

• Proaktive Einteilung: Für jeden geplanten Ausfall wird im Voraus ein passender Ersatz aus der Reserve zugewiesen, um einen lückenlosen Dienst zu gewährleisten.

• Abstimmung: Der zuständige Facility Manager bzw. Ansprechpartner des Auftraggebers wird über anstehende Änderungen informiert, damit der interne Ablauf reibungslos bleibt.

• Schnelle Einsatzbereitschaft: Im Falle unerwarteter Ausfälle steht Reservepersonal bereit. Der Dienstleister stellt sicher, dass in der Regel innerhalb von maximal 2 Stunden eine Ersatzkraft am Einsatzort sein kann.

• Benachrichtigung: Der Dienstleister informiert umgehend sowohl den Facility Manager als auch den zuständigen Ansprechpartner des Auftraggebers über den Einsatz des Reservepersonals.

• Koordination: Die Zentrale (z.B. Personalabteilung oder Leitstelle) koordiniert zeitnah die Zuteilung von Reservekräften gemäß dem aktuellen Dienstplan. Dadurch wird eine lückenlose Personaldeckung sichergestellt.

• Schichtübergabebuch: Alle Einsätze des Reservepersonals sowie Änderungen im Dienstablauf werden zeitnah im Schichtübergabebuch dokumentiert.

• Personaldokumentation: Dienstpläne und Personaleinsatzprotokolle werden fortlaufend aktualisiert, um den aktuellen Besetzungsstatus jederzeit nachvollziehbar zu machen. Dies umfasst insbesondere die Einträge zu Vertretungen und Reserveeinsätzen.

• Identische Onboarding-Prozesse: Ersatzkräfte durchlaufen dieselben Einführungs- und Einarbeitungsprogramme wie das Stamm-Personal.

• Standortbezogene Unterweisung: Vor Einsatzbeginn erfolgt eine umfassende Einführung vor Ort (Gebäude, Räumlichkeiten, Abläufe, Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften).

• Notfall- und Sicherheitstrainings: Schulungen zu Notfallmaßnahmen (Evakuierung, Brandbekämpfung, Erste Hilfe) sind fester Bestandteil der Einarbeitung.

• Regelmäßige Auffrischungen: Durch fortlaufende Trainings und Unterweisungen (z.B. halbjährlich) wird die Einsatzbereitschaft und Qualifikation der Reservekräfte aufrechterhalten.

• Personalakten: Die Personalabteilung führt ein aktuelles Verzeichnis aller Qualifikationen, Schulungen und Zertifikate der Reservekräfte.

• Verfügbarkeits-Check: Die Einsatzbereitschaft und Verfügbarkeit jedes Reservestaffs wird regelmäßig erfasst und überprüft.

• Audits: In regelmäßigen Abständen führt der Facility Manager oder ein beauftragter Auditor Kontrollen durch, um die Einhaltung aller Qualifikations- und Schulungsanforderungen zu überprüfen.

• Zertifikatsmanagement: Abgelaufene oder ungültige Nachweise (z.B. Erste-Hilfe-Zertifikate) werden umgehend erneuert. Der Dienstleister sorgt für rechtzeitige Verlängerung aller erforderlichen Qualifikationsnachweise.

• Rekrutierung: Der Dienstleister sorgt fortlaufend für die Erweiterung des Reservepools, um auch bei Fluktuation stets ausreichend qualifiziertes Personal vorzuhalten.

• Leistungsbewertung: Die Leistungen des eingesetzten Ersatzpersonals werden nach jedem Einsatz beurteilt und dokumentiert. Dies dient der Qualitätssicherung und Identifikation von Verbesserungspotenzial.

• Kundenfeedback: Rückmeldungen des Auftraggebers und der Einsatzleitung zu den Leistungen der Reservekräfte werden systematisch gesammelt und fließen in Optimierungsmaßnahmen ein.

Der Dienstleister garantiert, dass stets genügend qualifiziertes Reservepersonal zur Verfügung steht, um kurzfristige Ausfälle zu kompensieren. Dadurch kann der Empfangs- und Einlassdienst auch bei unvorhergesehenen Personalausfällen ohne Unterbrechung weitergeführt werden. Alle eingesetzten Ersatzkräfte verfügen über dieselben Qualifikationen und Schulungen wie das Stammpersonal. Es ist sichergestellt, dass das Reservepersonal bei Bedarf kurzfristig einsatzbereit und vollumfänglich eingearbeitet ist.

Für den Dienstleister (Bieter):

Firmenname: ___________________________

Name des Vertreters: ___________________________

Position: ___________________________

Unterschrift: ___________________________

Datum: ___________________________