3G2 Personalabdeckung

Der vorliegende Personaleinsatzplan hat zum Ziel, die durchgehende Erbringung eines professionellen Empfangs- und Einlassdienstes während der vertraglich vereinbarten Betriebszeiten sicherzustellen. Er legt die Grundsätze der Dienstplanung und Besetzung fest, um eine lückenlose und qualitativ hochwertige Serviceleistung zu gewährleisten. Dabei wird sichergestellt, dass alle vertraglichen Anforderungen und Mindestbesetzungen permanent erfüllt werden. Der Dienstleister stellt mit diesem Konzept sicher, dass der Empfangsdienst kontinuierlich besetzt ist und den Bedürfnissen des Auftraggebers entspricht. Dieser Ansatz orientiert sich an den Vorgaben des Leistungsverzeichnisses sowie an geltenden arbeits- und arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften.

Der Empfangs- und Einlassdienst wird für die gesamte Betriebszeit des Objekts eingeplant. In der Regel umfasst dies einen kontinuierlichen Service von Montag bis Sonntag, rund um die Uhr. Die genauen Einsatzzeiten richten sich nach den betrieblichen Erfordernissen und den vertraglichen Vorgaben.

• Frühschicht: z. B. 06:00 – 14:00 Uhr, verantwortlich für den Arbeitsbeginn, erste Besucheranmeldungen und Öffnung der Empfangsbereiche.

• Spätschicht: z. B. 14:00 – 22:00 Uhr, Übernahme der laufenden Aufgaben und Vorbereitung des Schichtwechsels.

• Nachtschicht: z. B. 22:00 – 06:00 Uhr, Aufrechterhaltung des Dienstbetriebs außerhalb der regulären Geschäftszeiten.

• Wochenend- und Feiertagsdienst: Die Schichtstruktur am Wochenende und an Feiertagen wird entsprechend angepasst; hier kann ein abweichender Schichtrhythmus gelten.

Für jede Schicht wird eine ausreichende Anzahl an qualifizierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eingeplant, um die vereinbarte Mindestbesetzung zu erfüllen. Grundsätzlich werden neben mindestens zwei Empfangskräften auch Sicherheitskräfte bereitgestellt, sofern der Einlassdienst sicherheitsrelevante Aufgaben umfasst. Alle eingesetzten Mitarbeiter verfügen über die erforderlichen Qualifikationen und Schulungen.

• Abgeschlossene Ausbildung im Empfangs- oder Bürobereich bzw. langjährige Erfahrung im Servicebereich.

• Bei sicherheitsrelevanten Aufgaben: Unterrichtung nach §34a GewO oder Sachkundeprüfung nach §34a GewO.

• Regelmäßige Erste-Hilfe-Ausbildung und Sicherheitsunterweisung (z. B. Brandschutz, Evakuierungshelfer).

• Sprach- und Kommunikationsfähigkeit in Deutsch (und ggf. Englisch), um professionell mit Besuchern und Lieferanten zu interagieren.

Der Dienstleister gewährleistet, dass insbesondere in jeder Schicht die festgelegten Mindestqualifikationen eingehalten werden. Schulungen und Einweisungen finden kontinuierlich statt, um das Personal auf aktuelle betriebliche Anforderungen vorzubereiten.

Die Dienstpläne werden in einer klar strukturierten Tabellenform erstellt und dem Auftraggeber transparent bereitgestellt. Für eine frühzeitige Planung legt der Dienstleister monatliche Einsatzpläne vor, die alle Schichten, Einsatzzeiten und Personaleinteilungen enthalten. Diese Pläne werden dem Auftraggeber mindestens zwei Wochen vor Beginn des jeweiligen Planungszeitraums vorgelegt und bei Bedarf gemeinsam besprochen. Darüber hinaus garantiert der Dienstleister eine aktuelle Dokumentation: Änderungen und kurzfristige Anpassungen werden im Dienstplan vermerkt und sind jederzeit nachvollziehbar. Die Nutzung eines elektronischen Dienstplan-Systems ermöglicht dem Facility Management des Auftraggebers jederzeit Einsicht in die aktuelle Personaleinsatzplanung. Auf diese Weise wird eine hohe Transparenz erreicht und die Abstimmung mit dem Auftraggeber vereinfacht.

Der Dienstleister stellt sicher, dass zu jeder Zeit die vertraglich festgelegten Mindestbesetzungen pro Schicht eingehalten werden. Gemäß den Anforderungen im Leistungsverzeichnis kann dies beispielhaft bedeuten: mindestens zwei Empfangsmitarbeiter und eine Sicherheitskraft pro Schicht (abhängig von der konkreten Leistungsbeschreibung). Die Mindestbesetzung orientiert sich zudem an relevanten gesetzlichen Vorgaben, z. B. an den Arbeitsschutzbestimmungen und dem Arbeitszeitgesetz, um die Einhaltung von Ruhepausen und Höchstarbeitszeiten sicherzustellen.

Die tatsächlichen Personalstärken werden in jedem Dienstplan dokumentiert. Ein Überschreiten der Mindestbesetzung ist möglich, falls erhöhter Arbeitsaufwand oder ein hohes Besucheraufkommen dies erfordern. Der Dienstleister führt über den gesamten Einsatzzeitraum Anwesenheitslisten und Stundennachweise, die im Rahmen von Leistungsüberprüfungen vorgelegt werden können. Auf diese Weise wird nachgewiesen, dass die vereinbarten Besetzungskennzahlen kontinuierlich erfüllt werden.

Geplante Abwesenheiten (z. B. Jahresurlaub, Fortbildungen oder dienstlich veranlasste Einsätze an anderen Standorten) werden langfristig in der Dienstplanung berücksichtigt.

• Jahresurlaubszeiten der Mitarbeiter,

• Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen,

• Dienstreisen oder andere vorhersehbare Abwesenheiten.

Für jede geplante Abwesenheit werden rechtzeitig geeignete Ersatzkräfte eingeplant. Der Dienstleister unterhält dafür einen Pool an qualifizierten Aushilfen, auf die bei der Planung zurückgegriffen wird. Bereits bei der Monats- oder Jahresplanung werden bekannte Abwesenheiten berücksichtigt und entsprechende Vertretungen für die betroffenen Zeiträume festgelegt. So ist sichergestellt, dass der Dienstbetrieb trotz Abwesenheiten wie Urlaub oder Schulungen ungehindert weiterläuft. Alle Vertretungsregelungen werden dem Auftraggeber im Voraus mitgeteilt, um eine lückenlose Dienstabdeckung sicherzustellen.

Im Falle unvorhergesehener Abwesenheiten (z. B. Krankmeldungen oder plötzliche Notfälle) aktiviert der Dienstleister unverzüglich das vorbereitete Bereitschaftsteam.

• Sobald eine krankheits- oder einsatzbedingte Lücke erkennbar ist, informiert die Einsatzleitung umgehend die zuständigen Ersatzkräfte.

• Diese Ersatzkräfte halten sich in ständiger Rufbereitschaft und können kurzfristig (idealerweise innerhalb von maximal zwei Stunden) einspringen.

• Bei länger andauernden Ausfällen werden zusätzliche Ressourcen aus dem Reservepool mobilisiert, um eine dauerhafte Unterbesetzung zu vermeiden.

Die Reaktionszeiten und Alarmpläne für unvorhergesehene Ausfälle sind dokumentiert und werden regelmäßig überprüft. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass jede Schicht auch bei spontanen Änderungen unverzüglich nachbesetzt wird und ein reibungsloser Betriebsablauf erhalten bleibt.

Über alle Ersatzmaßnahmen wird das Facility Management des Auftraggebers umgehend informiert. Wenn ein Austausch oder eine Vertretung erforderlich ist, teilt der Dienstleister diese Änderungen schriftlich oder elektronisch mit. Jeder Schichtwechsel oder jede Vertretungsmaßnahme wird im Dienstplan festgehalten, und die aktuellen Tagespläne werden entsprechend aktualisiert.

• Elektronische und ausgedruckte Dienstpläne mit Nachträgen,

• Anwesenheitslisten und Vertretungsübersichten,

• eine schriftliche Benachrichtigung an den verantwortlichen Facility Manager.

Somit ist gewährleistet, dass der Auftraggeber jederzeit über den aktuellen Personalstand im Empfangsdienst informiert ist und die Nachvollziehbarkeit aller Änderungen gegeben ist.

Zusätzlich zur regulären Besetzung hält der Dienstleister ein Notfall- und Reservekonzept vor, um unvorhergesehene Personalknappheit abzufedern.

• Reservepool ausgebildeter Mitarbeiter: Aus dem festen Ersatzkräftepool können bei Bedarf kurzfristig weitere Kräfte mit den erforderlichen Qualifikationen herangezogen werden.

• Cross-Training und flexible Einsatzfähigkeit: Die Mitarbeiter werden so geschult, dass sie mehrere Aufgabenfelder abdecken können (z. B. Empfang und einfache Sicherheitsdienste). So kann bei kurzfristigem Bedarf schnell umdisponiert werden.

• Zusätzliche Kapazitäten für Spitzenzeiten: Bei besonderen Ereignissen, Messen oder saisonal hohem Besucheraufkommen kann der Dienstleister zusätzliches Personal einsetzen (z. B. in Form von Überstunden oder befristeten Aushilfen).

• Sicherheitsqualifikation: Der Reservepool umfasst auch Mitarbeiter mit gültiger Sachkunde gemäß §34a GewO, damit die Zugangskontrollen und sicherheitsrelevanten Aufgaben stets abgedeckt sind.

Das Notfallkonzept wird regelmäßig überprüft und an geänderte Anforderungen angepasst. Ziel ist es, jederzeit flexibel auf unvorhersehbare Situationen reagieren zu können, ohne dass es zu Leistungseinbußen im Empfangsdienst kommt.

Der Dienstleister stellt alle erforderlichen Unterlagen zur Überprüfung der Dienstplanung und Personalbesetzung bereit.

• Muster-Dienstplanvorlagen für den täglichen, wöchentlichen und monatlichen Einsatz (die bei Vertragsbeginn vorgelegt werden).

• Laufende Anwesenheitslisten und Arbeitszeitnachweise aller eingesetzten Mitarbeiter.

• Nachweise über Schulungen, Qualifikationen und Vertretungseinsätze.

• Protokolle und Berichte zu Dienstplanänderungen und Vertretungssituationen.

Die Unterlagen werden fortlaufend gepflegt und stehen dem Auftraggeber (z. B. bei Audits oder Begehungen) jederzeit zur Verfügung. So wird die Einhaltung der Mindestbesetzung und die ordnungsgemäße Dienstplanung nachvollziehbar dokumentiert. Alle Daten werden gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen behandelt, und der Zugriff ist nur befugtem Personal vorbehalten.

Der Dienstleister verpflichtet sich zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess bei der Personaleinsatzplanung.

• Regelmäßige Auswertung der Einsätze: Die Dienstpläne und Kennzahlen werden regelmäßig analysiert, um Optimierungspotenziale zu identifizieren (z. B. Schichtbesetzungen, Personalüberschüsse oder -engpässe).

• Feedback von Auftraggeber und Mitarbeitern: Rückmeldungen des Facility Managements sowie Vorschläge des Personals fließen in die Planung ein.

• Anpassung der Planung: Die Personaleinsatzplanung wird flexibel an veränderte Anforderungen angepasst, z. B. bei Projektänderungen oder geänderten Betriebszeiten.

• Mitarbeiterentwicklung: Durch kontinuierliche Schulungs- und Entwicklungsmaßnahmen werden die Qualifikationen des Personals weiter verbessert, was langfristig zu höherer Effizienz und Servicequalität führt.

Mit diesem Ansatz stellt der Dienstleister sicher, dass die Personalkonzepte stets aktuell sind und kontinuierlich an die Anforderungen der Anlage angepasst werden.

Mit dem vorliegenden Konzept garantiert der Dienstleister eine lückenlose Personaleinsatzplanung für den Empfangs- und Einlassdienst. Durch konsequente Einhaltung der Dienstpläne, Mindestbesetzungen und Vertretungsregelungen wird ein reibungsloser Betriebsablauf sichergestellt. Der Dienstleister verpflichtet sich, die vereinbarten Leistungsstandards jederzeit zu erfüllen und durch zuverlässige Personalvorhaltung die Zufriedenheit des Auftraggebers zu sichern. Die ständige Verfügbarkeit qualifizierter Mitarbeiter gewährleistet, dass auch in Ausnahmesituationen (z. B. bei spontanen Ausfällen) der Service ohne Unterbrechung erbracht wird.

Für den Dienstleister (Bieter):

| Firma: | ___________________________ |

| Vertreten durch: | ___________________________ |

| Position/Funktion: | ___________________________ |

| Unterschrift: | ___________________________ |

| Datum: | ___________________________ |