3F7 Umweltmanagement

Der Dienstleister verpflichtet sich zu einer kontinuierlichen Verbesserung seiner Umweltleistung und orientiert sich dabei an den anerkannten Prinzipien des Umweltschutzes. Alle angebotenen Leistungen entsprechen den gesetzlichen Umweltvorschriften und den vom Auftraggeber definierten Nachhaltigkeitsstandards. Nachhaltigkeit wird fest in den täglichen Arbeitsablauf integriert. Dazu gehört die Minimierung des Ressourcenverbrauchs und die Beachtung ökologischer Kriterien bei allen Entscheidungen, etwa bei der Materialbeschaffung oder der Auswahl von Lieferanten und Dienstleistern.

• Papierverbrauch minimieren: Besucherlisten und interne Protokolle werden bevorzugt digital geführt. Wo möglich, kommen elektronische Dokumente und Kommunikationswege anstelle von Papier zum Einsatz. Für notwendige Ausdrucke werden umweltzertifizierte oder recycelte Papiere verwendet.

• Wegwerfmaterialien reduzieren: Am Empfang werden wiederverwendbare oder recyclebare Materialien eingesetzt. Einwegprodukte wie Einweghandschuhe, Einwegbesteck oder -behälter werden vermieden oder auf ein Minimum beschränkt. Informationsmaterial für Besucher wird soweit möglich digital bereitgestellt.

• Verpackungen wiederverwenden: Anlieferungen von Büromaterial und Dienstleistungsmaterialien werden auf Wiederverwendbarkeit der Verpackung geprüft. Intakte Kartons und Verpackungsmaterialien werden mehrfach verwendet oder zur Weitergabe gesammelt, um Abfall zu minimieren.

• Sonstige Ressourcen schonen: Weitere Ressourcen wie Toner, Tintenpatronen, Büromaterial und Verpackungsfolien werden nach Möglichkeit mehrfach verwendet oder fachgerecht recycelt. Einsparpotenziale (z. B. Nachfüllsysteme) werden kontinuierlich evaluiert.

• Abfalltrennung: Abfälle werden systematisch getrennt in Papier, Kunststoff, Metall, Glas und Restmüll. Am Empfang und in den Personalbereichen stehen deutlich gekennzeichnete Behälter zur Verfügung, um die korrekte Entsorgung sicherzustellen.

• Kennzeichnung und Schulung: Alle Recyclingbehälter sind farblich markiert und mit Piktogrammen versehen. Das Personal erhält Anweisungen zur richtigen Abfalltrennung und wird regelmäßig darin geschult, die Trennvorgaben zu beachten.

• Zusammenarbeit mit Entsorgern: Der Dienstleister arbeitet mit zertifizierten Entsorgungs- und Recyclingunternehmen zusammen. Durch regelmäßige Absprachen wird sichergestellt, dass die Abfälle einer umweltgerechten Verwertung zugeführt werden.

• Erfassung von Kennzahlen: Recyclingquoten und Abfallmengen werden dokumentiert und ausgewertet. Die erzielten Einsparungen und Recyclingleistungen fließen in das interne Berichtswesen ein und dienen als Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen.

• Ressourcenrückgewinnung: Wo sinnvoll, werden Reststoffe oder Abfälle verwertet oder recycelt. Beispielsweise wird Papierabfall zu Kartonagen eingeschreddert oder als Wertstoff an Recyclinganlagen abgegeben.

• Energiesparende Geräte: Am Empfang und in den zugehörigen Büros kommen energiesparende Geräte und Leuchtmittel zum Einsatz. Dazu gehören LED-Beleuchtung, Bildschirme und IT-Systeme mit geringem Stromverbrauch sowie energiesparende Bürogeräte.

• Automatische Abschaltung: Die Arbeitsplätze am Empfang verfügen über Systeme zur automatischen Abschaltung von Computern, Bildschirmen und anderen elektronischen Geräten außerhalb der Betriebszeiten. Nach Feierabend und am Wochenende wird darauf geachtet, Stand-by-Verbräuche zu vermeiden.

• Nutzung natürlicher Ressourcen: Durch den gezielten Einsatz von Tageslicht und Belüftung wird der künstliche Energiebedarf reduziert. Beleuchtungs- und Klimatisierungssysteme werden so gesteuert, dass sie nur bei Bedarf aktiviert werden. Sonnenschutzvorrichtungen und sensorbasierte Steuerungen tragen zusätzlich zur Energieeinsparung bei.

• Energieeffizienz-Monitoring: Der Energieverbrauch am Empfang wird regelmäßig überwacht. Auffällige Verbräuche werden analysiert und führen zu gezielten Maßnahmen (z. B. Optimierung der Raumtemperatur, Austausch alter Geräte). Dadurch wird eine kontinuierliche Senkung des Energieverbrauchs angestrebt.

• Bewusstseinsbildung: Das Personal wird für energieeffizientes Verhalten sensibilisiert, etwa durch Schulungen oder Hinweise am Arbeitsplatz. Kleinverbraucher wie Ladegeräte und Mehrfachsteckdosen werden nach Gebrauch konsequent ausgeschaltet.

• Regelmäßige Schulungen: Die Mitarbeiter des Empfangs und des Service-Eingangs werden regelmäßig zu umweltbezogenen Themen geschult. Inhalte umfassen umweltschonende Verhaltensweisen, richtige Abfalltrennung sowie den sparsamen Umgang mit Ressourcen und Energie.

• Informationsmaterial: Handbücher, Richtliniendokumente oder Aushänge klären über die Umweltstandards des Dienstleisters auf. Alle Mitarbeiter erhalten Zugang zu aktuellen Informationen über gesetzliche Vorgaben und interne Umweltziele.

• Beteiligung der Mitarbeiter: Das Personal wird aktiv in Umweltinitiativen einbezogen. Vorschläge zur weiteren Abfallvermeidung, Energieeinsparung oder anderen Nachhaltigkeitsmaßnahmen werden gesammelt und auf ihre Umsetzbarkeit geprüft.

• Zuständigkeiten: Es werden klare Verantwortlichkeiten für die Einhaltung der Umweltrichtlinie festgelegt. Jeder Mitarbeiter kennt seine Rolle, etwa die korrekte Mülltrennung, das Abschalten von Geräten oder die Verwendung umweltfreundlicher Materialien.

• Motivation und Anreize: Der Dienstleister fördert umweltbewusstes Verhalten durch Anerkennung positiver Beiträge. Erfolge in der Abfallreduzierung oder im Energiesparen werden intern kommuniziert und dienen als Best-Practice-Beispiel.

• Regelmäßige Audits: Der Dienstleister führt periodisch interne Audits durch, um die Einhaltung der Umweltrichtlinie zu überprüfen. Gegebenenfalls werden externe Audits hinzugezogen. Dabei werden Prozesse, Geräteeinsatz und Verhaltensweisen auf Umweltkonformität untersucht.

• Kennzahlen (KPIs): Relevante Umweltkennzahlen wie Abfallmengen, Recyclingquoten, Papierverbrauch und Energieverbrauch werden systematisch erfasst und analysiert. Diese Daten werden in regelmäßigen Abständen ausgewertet und dienen der Erfolgsmessung.

• Berichterstattung: Die Ergebnisse der Umwelt-Performance werden dem Auftraggeber in Form von regelmäßigen Berichten zur Verfügung gestellt. Diese Berichte erfolgen in regelmäßigen Abständen (z. B. monatlich oder jährlich) und enthalten einen Statusbericht zur Zielerreichung sowie Vorschläge für Verbesserungsmaßnahmen.

• Dokumentation: Alle umweltrelevanten Aktivitäten und Messergebnisse werden dokumentiert. Änderungen an der Organisation oder neue gesetzliche Vorgaben werden zeitnah eingearbeitet.

• Transparenz: Der Dienstleister stellt sicher, dass der Auftraggeber jederzeit Einsicht in die Umweltdokumentation erhält und informiert ihn umgehend über Abweichungen oder besondere Vorkommnisse.

• Zielüberprüfung: Umweltziele und -maßnahmen werden mindestens einmal jährlich überprüft. In Folge der Auswertung der KPIs und Auditergebnisse werden neue Ziele definiert oder bestehende angepasst, um die Umweltleistung dauerhaft zu steigern.

• Korrekturmaßnahmen: Werden bei Audits oder im laufenden Betrieb Abweichungen oder Verbesserungspotenziale festgestellt, leitet der Dienstleister umgehend Korrekturmaßnahmen ein. Diese Maßnahmen werden dokumentiert und hinsichtlich ihrer Wirksamkeit geprüft.

• Einbeziehung von Feedback: Rückmeldungen des Auftraggebers oder anderer Stakeholder werden aktiv eingeholt und in die Umweltstrategie aufgenommen. Die Erfahrungen aus dem Tagesgeschäft fließen ebenfalls in die Weiterentwicklung der Umweltrichtlinie ein.

• Innovation und Technik: Der Dienstleister beobachtet kontinuierlich neue Technologien und Entwicklungen, um innovative Lösungen für Ressourcenschonung und Abfallreduktion zu integrieren. Gegebenenfalls werden Pilotprojekte umgesetzt, um neue Verfahren zu testen.

• Lernprozesse: Aus Erfolgen und Fehlern werden Lehren gezogen. Das Umweltmanagementsystem wird fortlaufend verbessert, sodass Umweltmaßnahmen effizienter und nachhaltiger werden.

Durch die Umsetzung dieser Umweltmanagement-Richtlinie zeigt der Dienstleister sein klares Engagement für einen nachhaltigen und umweltbewussten Betrieb des Empfangs und Service-Eingangs. Alle Maßnahmen und Prozesse orientieren sich an den Zielsetzungen der DIN EN ISO 14001 sowie an den Umweltvorgaben des Auftraggebers. Der Dienstleister strebt an, den ökologischen Fußabdruck seines Leistungsbereichs kontinuierlich zu reduzieren und mit allen Beteiligten vertrauensvoll zusammenzuarbeiten. Darüber hinaus wird eine enge Abstimmung mit dem Auftraggeber gepflegt, um gemeinsam festgelegte Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Mit dieser Richtlinie bekräftigt der Dienstleister seine Bereitschaft, die festgelegten Umweltstandards einzuhalten und kontinuierlich weiterzuentwickeln. Sie dient als verbindliche Grundlage für alle umweltbezogenen Aktivitäten im Rahmen der Vertragsleistungen.

Für den Dienstleister (Bieter):

Unternehmensname: ___________________________

Bevollmächtigte(r): __________________________

Position: _________________________________

Unterschrift: ______________________________

Ort, Datum: _______________________________