3F6 Gesundheits- & Infektionsschutz

Im Bereich des Empfangs- und Eingangsservices wird besonderes Augenmerk auf die konsequente Hand- und persönliche Hygiene gelegt. An allen relevanten Kontaktstellen, wie dem Empfangstresen und dem Haupteingang, stellt der Dienstleister Desinfektionsmittelspender (Händedesinfektionsmittel auf Alkoholbasis) in ausreichender Zahl zur Verfügung. Darüber hinaus sind in unmittelbarer Nähe Waschbecken mit flüssiger Seife, Papierhandtücher oder Händetrockner installiert. Besucher werden gebeten, beim Betreten des Gebäudes die Hände zu desinfizieren und ggf. einen verfügbaren Mund-Nasen-Schutz zu tragen.

Alle Empfangsmitarbeiter sind verpflichtet, vor und nach dem Umgang mit Besucherunterlagen, Lieferungen, Postsendungen oder gemeinsam benutzten Geräten (z. B. Stifte, Telefone) eine Händedesinfektion durchzuführen. Zur Information und Sensibilisierung der Mitarbeiter und Besucher werden regelmäßige Aushänge und Plakate im Eingangsbereich angebracht, die auf korrekte Hygienepraktiken hinweisen (richtiges Händewaschen, Desinfektionstechnik, Husten-Nies-Etikette, Abstand halten). Zudem erfolgen in regelmäßigen Abständen mündliche Unterweisungen oder kurze Briefings, die an aktuelle Hygienevorschriften erinnern. Beispielsweise wird das Personal darauf hingewiesen, sich nicht ins Gesicht zu fassen, bei Husten und Niesen in die Armbeuge zu husten und im Krankheitsfall eine Maske zu tragen. Die Wirksamkeit der Hygienemaßnahmen wird durch kontinuierliche Kontrollen (Prüfung der Funktionsfähigkeit der Spender und Beachtung der Maßnahmen durch das Personal) sichergestellt.

Der Dienstleister stellt sicher, dass alle im Empfangs- und Eingangsbereich tätigen Mitarbeiter mit geeigneter persönlicher Schutzausrüstung ausgestattet sind. Abhängig von den aktuellen Hygieneanforderungen und behördlichen Vorschriften sind dies insbesondere medizinische Einweg-Mund-Nasen-Masken oder, soweit gefordert, FFP2-/FFP3-Atemschutzmasken. Der Einsatz dieser Masken erfolgt vorrangig im Kontakt mit Besuchern oder Lieferanten sowie in Situationen, in denen der Mindestabstand nicht eingehalten werden kann.

Zusätzlich werden bei Tätigkeiten mit erhöhter Kontaminationsgefahr Einmalhandschuhe (z. B. Nitril- oder Latexhandschuhe) bereitgestellt, etwa beim Handling von Lieferungen, Paketen oder Gegenständen, die mehrfach berührt werden müssen. Die Handschuhe sind als Einmalprodukte vorgesehen und nach Gebrauch zu entsorgen.

In Eingangs- und Lieferzonen, in denen sich Lieferanten, Fahrer oder Montagepersonal bewegen, sorgt der Dienstleister für sichtbare Sicherheitskennzeichnung der Empfangsmitarbeiter. Hierzu gehören gut sichtbare Warnwesten (EN-Norm geprüft) oder Arbeitsschutzkleidung gemäß den Vorgaben der Berufsgenossenschaften. Falls erforderlich, können zusätzlich Schutzschuhe mit Zehenkappen (z. B. bei Be- und Entladetätigkeiten in Lagerbereichen) zum Einsatz kommen.

Die Bereitstellung, Lagerung und Entsorgung der persönlichen Schutzausrüstung erfolgt systematisch. Der Dienstleister hält einen ausreichenden Vorrat an Medizinbedarf (Masken, Handschuhe, Desinfektionsmittel) vor, der regelmäßig überprüft und bei Bedarf aufgefüllt wird. Bei Bestellung werden Mengenvorhersagen auf Grundlage der zu erwartenden Besucher- und Lieferfrequenz erstellt, um Engpässe zu vermeiden.

Benutzte Einmalhandschuhe, gebrauchte medizinische Masken und verschmutzte Reinigungsutensilien werden in geeigneten, gekennzeichneten Abfallbehältern gesammelt. Für infektiöse Abfälle stehen abschließbare Sammelbehälter zur Verfügung, die den geltenden Vorschriften entsprechen. Der Dienstleister sorgt für eine sachgerechte Entsorgung dieser Abfälle über die dafür vorgesehenen Entsorgungswege. Verwendete PSA, die keine Kontaminationsgefahr darstellt (z. B. unbenutzte Masken oder saubere Schutzkleidung), wird nach Gebrauch trocken und hygienisch gelagert oder sachgerecht entsorgt. Durch die Dokumentation aller Entsorgungsprozesse wird sichergestellt, dass die Entsorgung den rechtlichen Anforderungen (z. B. Abfallrecht, Arbeitsschutz) entspricht.

Eine effektive Reinigung und Desinfektion ist entscheidend zur Minimierung von Infektionsrisiken. Der Dienstleister garantiert eine tägliche gründliche Reinigung des Empfangs- und Eingangsbereichs. Dabei werden alle Oberflächen und Einrichtungsgegenstände, mit denen Mitarbeiter, Besucher oder Lieferanten in Berührung kommen, systematisch gereinigt und gegebenenfalls desinfiziert. Dies umfasst insbesondere den Empfangstresen, Schreibtische, Telefone, Tastaturen, Mäuse, Türgriffe, Lichtschalter, Zugangskartenleser, Briefkästen, Schreibutensilien, Thekendisplays und andere gemeinsam benutzte Geräte.

Für die Reinigung kommen ausschließlich von den zuständigen Behörden oder Fachgremien geprüfte Reinigungs- und Desinfektionsmittel zum Einsatz, die wirksam gegen Viren, Bakterien und Pilze sind. Reinigungsmittel werden entsprechend der Herstellerhinweise verwendet (Konzentration, Einwirkzeit) und sicher gelagert. Bei der täglichen Reinigung halten sich die Mitarbeiter an festgelegte Reinigungsroutinen und -pläne, die dokumentiert sind. Ein Reinigungsplan legt fest, welche Flächen in welchem Intervall bearbeitet werden. In stark frequentierten Bereichen finden Desinfektionsreinigungen mehrmals täglich statt, insbesondere in Stoßzeiten.

Neben der Routine-Reinigung wird mindestens einmal wöchentlich eine sogenannte Tiefenreinigung (Sonderreinigung) durchgeführt. Diese umfasst eine intensivere Desinfektion von schwer zugänglichen Flächen, die gelegentlich in Vergessenheit geraten können (z. B. Zwischenräume von Spalten, Waschbecken, Lüftungsgitter). Diese Sonderreinigung kann außerhalb der regulären Öffnungszeiten stattfinden, um den Betriebsablauf nicht zu stören.

Zusätzlich obliegt es den Mitarbeitern, Verschmutzungen oder Verunreinigungen unverzüglich zu melden, damit sofort eine Zwischenreinigung erfolgen kann. Reinigungs- und Hygienematerialien (z. B. Oberflächendesinfektionsmittel, Reinigungstücher) stehen jederzeit in ausreichender Menge bereit. Das Personal wird zu einem sachgemäßen Umgang mit Reinigungschemikalien unterwiesen und trägt bei der Anwendung (insbesondere bei Sprühdesinfektion) Handschuhe, wenn dies erforderlich ist.

Für den Fall, dass ein Mitarbeiter Krankheitssymptome aufweist oder eine ansteckende Erkrankung vermutet wird, sind klare Abläufe definiert. Alle Beschäftigten im Empfangsdienst sind verpflichtet, bereits beim Auftreten erster Symptome (z. B. Fieber, Husten, Halsschmerzen, Geschmacksverlust, Durchfall, Übelkeit) umgehend ihre Führungskraft bzw. den Betriebsarzt bzw. die Gesundheitsbeauftragten zu informieren. Bei Verdacht auf eine meldepflichtige Krankheit (beispielsweise COVID-19 oder andere meldepflichtige Infektionen) gelten die Melde- und Quarantänevorgaben des Infektionsschutzgesetzes.

Erkrankt eine Person während der Dienstzeit oder treten Symptome auf, wird sie sofort vom Empfangsdienst freigestellt. Der Mitarbeiter verlässt den Arbeitsplatz, um Ansteckungen zu vermeiden, und nimmt unverzüglich Kontakt zum Arzt oder Gesundheitsamt auf. Der Dienstleister sorgt dafür, dass betroffene Mitarbeiter umgehend eines Gesundheitschecks unterzogen werden, z. B. durch Fiebermessung oder ärztliche Untersuchung. Bis zur Klärung dürfen sie nicht in den Betriebsablauf zurückkehren.

Erst nach Vorlage eines ärztlichen Attestes, das die Arbeitsfähigkeit bestätigt, oder nach einer behördlichen Absonderung darf der Mitarbeiter wieder seine Tätigkeit aufnehmen. In begründeten Fällen führt der Betriebsarzt eine arbeitsmedizinische Untersuchung durch (z. B. im Rahmen der arbeitsmedizinischen Vorsorge nach ArbMedVV).

Gesundheitsdaten der Mitarbeiter werden streng vertraulich behandelt. Die Dokumentation von Krankmeldungen erfolgt unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Es werden nur jene Daten erhoben, die für den Gesundheitsschutz notwendig sind (z. B. Name, Datum, generische Ursache der Erkrankung). Zudem wird sichergestellt, dass Mitarbeiter in einem möglichen Erkrankungsfall Zugang zu arbeitsmedizinischer Beratung erhalten, ohne dass persönliche Gesundheitsinformationen in unbefugte Hände gelangen.

Der Dienstleister hält sich im Falle einer Pandemie oder eines außergewöhnlichen Infektionsausbruchs strikt an die gesetzlichen Vorgaben sowie an die speziellen Vorgaben und Pandemiepläne des Auftraggebers. Bei Auftreten einer gesundheitlichen Krisensituation, wie etwa einer Grippewelle oder einer Pandemie, werden die unternehmensinternen Notfall- und Pandemiepläne aktiviert und in enger Abstimmung mit den Behörden und dem Auftraggeber umgesetzt.

Zu den umgesetzten Maßnahmen gehören physische Distanzierungsregeln und barrierefreie Schutzvorkehrungen im Empfangsbereich. Beispielsweise werden Bodenklebemarkierungen angebracht, die den Mindestabstand von üblicherweise 1,5 Metern kennzeichnen. Ein Spuckschutz (Trennscheibe aus Plexiglas) am Empfangstresen schützt Mitarbeiter und Besucher vor direkter Tröpfchenübertragung. Die Anzahl gleichzeitig anwesender Besucher kann zeitweise begrenzt und das Besuchermanagement strenger geregelt werden, um Anhäufungen zu vermeiden.

Die Schichtorganisation wird so gestaltet, dass überlappende Übergaben minimiert werden. Dazu können separate Schichtgruppen gebildet werden (früh/mittel/spät) und es wird darauf geachtet, dass dieselben Mitarbeiter möglichst konstant in einem Team arbeiten. Für administrative Vorgänge, die im Empfangsbereich anfallen (z. B. Terminvereinbarungen, Telefonate, Datenpflege), können nach Absprache mit dem Auftraggeber vorübergehend Home-Office-Lösungen genutzt werden, um die Mitarbeiterzahl vor Ort zu reduzieren.

Sämtliche Schutzmaßnahmen werden an die aktuelle Infektionslage angepasst. Bestehende Betriebsabläufe werden flexibel überarbeitet, z. B. Tourenpläne für Schlüsselübergaben und Materiallieferungen oder Pausenregelungen, um Kontakte weiter zu reduzieren. Der Dienstleister sorgt für eine enge Kommunikation mit dem Auftraggeber, sodass neue behördliche Empfehlungen oder interne Richtlinien kurzfristig in das Konzept integriert werden. Sollte der Auftraggeber zusätzliche Maßnahmen vorgeben (etwa verpflichtende Fiebermessungen am Eingang, Einsatz von Luftreinigungsgeräten, geänderte Besucherlenkung), setzt der Dienstleister diese umgehend um.

Zum Schutz aller Anwesenden gelten für Besucher und externe Dienstleister am Eingang klare Gesundheits- und Hygieneregeln. Der Eingangstresen und die Zugänge sind mit gut sichtbaren Schildern und Aushängen ausgestattet, die über die aktuell geltenden Hygienevorgaben informieren (z.B. Handdesinfektion, Maskenpflicht, Mindestabstand). Besuchern werden gegebenenfalls medizinische Masken angeboten, falls diese für den Zutritt erforderlich sind. Im Bedarfsfall werden am Eingang Desinfektionsmittelspender für Besucher bereitgehalten.

Der Dienstleister kann, sofern es die Situation erfordert oder vom Auftraggeber gewünscht wird, ein freiwilliges Gesundheits-Screening für externe Besucher durchführen. Dies kann die Messung der Körpertemperatur und die Abfrage möglicher Erkältungs- oder Krankheitssymptome umfassen. Eine Zwangsuntersuchung erfolgt nicht; das Verfahren bleibt grundsätzlich freiwillig und datenschutzkonform. Messergebnisse werden nur pauschal dokumentiert (z.B. „Normaltemperatur festgestellt“) ohne Speicherung detaillierter Gesundheitsdaten. Im Falle erhöhter Temperatur oder auffälliger Symptome wird der Besucher höflich, aber bestimmt zurückgewiesen und gebeten, einen Arzt aufzusuchen.

Für alle Besucher und Fremdfirmen werden Besuchsprotokolle geführt. Diese erfassen mindestens Name, Unternehmen, Datum, Uhrzeit und Anlass des Besuchs. Die Protokolle werden ausschließlich zur Zutrittsdokumentation geführt und gegebenenfalls im Infektionsfall den zuständigen Gesundheitsbehörden übermittelt, soweit dies erforderlich ist (gemäß IfSG). Ein darüber hinausgehendes Festhalten gesundheitlicher Einzelheiten der Besucher findet nur statt, wenn es gesetzlich vorgeschrieben oder von der Betriebsleitung ausdrücklich angeordnet wurde. Sämtliche erfassten personenbezogenen Daten werden nach den Vorgaben der DSGVO geschützt und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht.

Regelmäßige Schulungen und klare Kommunikation sind entscheidend für die Wirksamkeit des Hygieneplans. Der Dienstleister sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter des Empfangsbereichs regelmäßig (mindestens einmal jährlich) an Unterweisungen zum Thema Arbeitsschutz, persönliche Schutzausrüstung und Infektionsprävention teilnehmen. Diese Unterweisungen orientieren sich an den Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) und den Technischen Regeln für Biologische Arbeitsstoffe (TRBA). Zusätzlich werden spezifische Hygieneschulungen durchgeführt, die auf die Anforderungen im Empfangsdienst abgestimmt sind. Die Teilnahme an Schulungen und Unterweisungen wird dokumentiert und die Inhalte können im Bedarfsfall (z.B. bei Einführung neuer Schutzmaßnahmen) jederzeit angepasst werden.

Schulungsthemen umfassen u. a. korrektes Händewaschen und Desinfizieren, den sachgerechten Einsatz von PSA, die Verhaltensregeln im Umgang mit erkälteten oder erkrankten Personen, sowie Notfallmaßnahmen bei Verdacht auf eine schwere Infektion (z. B. Herz-Lungen-Wiederbelebung, Erste-Hilfe-Koffer). Das Personal wird auch in datenschutzkonformen Dokumentationspflichten unterwiesen, etwa beim Führen von Besucherlisten oder Meldeketten im Krankheitsfall. Neue Mitarbeiter erhalten zudem in der Einarbeitungsphase eine Einweisung in das Hygienekonzept.

Die Dienstleistungsleitung kommuniziert alle relevanten Änderungen der Hygiene- und Pandemie-Vorgaben zeitnah an die Mitarbeiter. Bei wesentlichen Änderungen (z. B. neue Maskenpflicht, geänderte Quarantäne-Regeln, Einführung digitaler Nachverfolgungssysteme) werden kurzfristige Informationsveranstaltungen oder schriftliche Rundschreiben organisiert. Darüber hinaus werden Erfahrungen aus vergangenen Infektionsereignissen (z. B. aus der COVID-19-Pandemie) gemeinsam mit dem Team ausgewertet und festgehalten („Lessons Learned“), um das Infektionsschutzkonzept kontinuierlich zu verbessern.

Der Dienstleister verpflichtet sich zu einem permanenten Verbesserungsprozess hinsichtlich aller Hygienemaßnahmen. Das Gesundheitsschutz- und Infektionsschutzkonzept wird regelmäßig überprüft, beispielsweise im Rahmen von jährlichen internen Audits oder Sicherheitsbegehungen. Dabei erfolgt eine Abstimmung mit dem Arbeitsschutzausschuss des Auftraggebers beziehungsweise mit benannten Sicherheits- oder Gesundheitsbeauftragten, um eine einheitliche Umsetzung der Standards zu gewährleisten. Auf dieser Grundlage werden Schwachstellen identifiziert und korrigierende Maßnahmen eingeleitet.

Neueste Erkenntnisse aus Wissenschaft und Praxis sowie Rückmeldungen von Mitarbeitern und Auftraggeber fließen fortlaufend in die Anpassung des Konzepts ein. So werden etwa Empfehlungen der Fachkräfte für Arbeitssicherheit, der Betriebsärzte oder der Unfallversicherungsträger (z. B. Technische Regeln der DGUV) konsequent berücksichtigt. Bei Änderungen der gesetzlichen Lage (z. B. Überarbeitungen im Infektionsschutzgesetz oder neuen Verordnungen) werden die Konzepte unmittelbar aktualisiert und umgesetzt. Ein Dokumentationssystem stellt sicher, dass alle Revisionen nachvollziehbar sind.

Zusätzlich sammelt der Dienstleister regelmäßig Feedback von den Empfangsmitarbeitern, insbesondere nach besonderen Ereignissen (Infektionsfall, Besprechung mit Gesundheitsamt etc.), um praktische Verbesserungsansätze zu gewinnen. Diese Anregungen können organisatorische Änderungen, technische Nachrüstungen (wie zusätzliche Desinfektionsspender oder Belüftungssysteme) oder Anpassungen des Verhaltenskodex umfassen. Der Dienstleister informiert den Auftraggeber über alle wesentlichen Verbesserungsmaßnahmen und die Fortschritte im Hygienemanagement.

Der Dienstleister bekräftigt mit diesem Konzept sein Engagement für maximalen Gesundheits- und Infektionsschutz im Empfangsbereich. Alle beschriebenen Maßnahmen stellen verbindliche Bestandteile der vertraglich geschuldeten Leistungen dar. Der Empfangs- und Eingangsservice wird so ausgeführt, dass die Mitarbeiter des Dienstleisters, die Beschäftigten des Auftraggebers sowie alle Besucher und externen Dienstleister bestmöglich vor Infektionsrisiken geschützt werden.

Durch die systematische Anwendung dieses Konzepts gewährleistet der Dienstleister die Einhaltung aller gesetzlichen und behördlichen Vorschriften im Bereich Arbeitsschutz und Hygiene. Gleichzeitig wird damit den betriebsspezifischen Anforderungen des Auftraggebers Rechnung getragen. Der Dienstleister sichert zu, die beschriebenen Schutzmaßnahmen dauerhaft einzuhalten und stets für eine hohe Aufmerksamkeit gegenüber Fragen der Gesundheit und Sicherheit zu sorgen.

Für den Dienstleister (Anbieter):

Firma:

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Bevollmächtigter Vertreter:

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Position:

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Unterschrift:

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Datum:

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