3F5 Übungs- und Trainingsplan
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Notfallübungs- und Ausbildungsplan – Empfangsdienstleistungen
Ausschreibungsnummer: ___________________________
Projekt/Standort: ___________________________
Auftraggeber (Vergabestelle): ___________________________
Dienstleister (Bieter): ___________________________
Datum der Einreichung: ___________________________
- Einleitung
- Jährlicher
- Ausbildungsinhalte
- Verantwortlichkeiten
- Dokumentation
- Nachweis
- Verbesserung
- Schluss
- Unterschriften
Einleitung
Der Notfallübungs- und Ausbildungsplan im Rahmen des Empfangs- und Eingangsdienstes dient der Sicherstellung eines strukturierten und regelmäßigen Trainings der Mitarbeiter. Ziel ist es, im Ernstfall einen geordneten und sicheren Ablauf zu gewährleisten, Panikreaktionen zu minimieren und die gesetzlichen Vorgaben umfassend zu erfüllen. Die Übungen decken folgende Bereiche ab: Brandschutz und Evakuierung, Umgang mit gewaltbereiten bzw. konfliktträchtigen Personen, Reaktion auf verdächtige Gegenstände/Bombendrohungen sowie medizinische Notfälle.
Der Dienstleister führt diese Maßnahmen in enger Abstimmung mit dem betrieblichen Alarm- und Gefahrenschutzkonzept des Auftraggebers durch. Dabei wird insbesondere auf klare Kommunikationswege und regelmäßige Absprachen Wert gelegt. Die einschlägigen Vorschriften des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG), der DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ sowie sonstige relevante Rechtsvorschriften werden eingehalten.
Jährlicher Ausbildungs- und Übungsplan
Der Dienstleister verpflichtet sich, jährlich einen umfassenden Schulungs- und Übungsplan umzusetzen. Dieser umfasst mindestens folgende Übungen:
Brandfall- und Evakuierungsübung
Häufigkeit: Mindestens einmal pro Kalenderjahr oder nach individueller Vorgabe des Auftraggebers. Bei baulichen Änderungen oder nach Bedarf werden zusätzliche Übungen durchgeführt.
Teilnehmer: Alle am Empfang eingesetzten Mitarbeiter, relevante Fremdfirmen (z. B. Techniker, Hausmeister), interne Brandschutzhelfer sowie ggf. externe Einsatzkräfte (z. B. Feuerwehr) bei Gemeinschaftsübungen. Ausgewählte Besuchergruppen können ebenfalls einbezogen werden.
Durchführung: Simulierte Brandszenarien unter Einsatz von Alarmeinrichtungen (Rauchmelder, Feuermelder) zur Auslösung des Alarms und anschließender Evakuierung des Gebäudes. Die Flucht- und Rettungswege werden gemäß den vorhandenen Evakuierungsplänen genutzt.
Ziel: Überprüfung der Alarmierungsprozesse, Evakuierungsabläufe und Zusammenarbeit aller Beteiligten.
Übung zum Umgang mit gewaltbereiten bzw. konfliktträchtigen Personen
Häufigkeit: Mindestens einmal jährlich.
Ziel: Schulung von Deeskalationstechniken und sicherem Rückzug für das Empfangspersonal im Falle einer aggressiven Person im Eingangsbereich.
Durchführung: Szenarien mit Rollenspielen oder Simulationen, in denen ein aggressiver Besucher oder Eindringling dargestellt wird. Dabei üben die Mitarbeiter Kommunikationsstrategien und Abstandswahrung.
Koordination: Die Übung erfolgt in Zusammenarbeit mit dem hausinternen Sicherheitsdienst. Gegebenenfalls wird die Einbindung lokaler Polizeikräfte simuliert (z. B. Auslösen eines stillen Alarms).
Übung zu verdächtigen Gegenständen / Bombendrohungen
Häufigkeit: Mindestens einmal pro Jahr.
Ziel: Erkennen und korrektes Reagieren auf verdächtige Pakete, Gepäckstücke oder Bombendrohungen.
Durchführung: Simulation des Fundes eines potenziell gefährlichen Gegenstands im Eingangsbereich. Schulung zur Absperrung und geordneten Evakuierung des betroffenen Bereichs.
Ablauf: Benachrichtigung der zuständigen Stellen (Sicherheitsdienst, Feuerwehr, Polizei) und Beachtung der definierten Alarm- und Meldeketten des Auftraggebers.
Übung medizinischer Notfall
Häufigkeit: Mindestens einmal jährlich, ergänzend zur regelmäßigen Erste-Hilfe-Ausbildung.
Ziel: Sicherstellung der Erstversorgung verletzter oder erkrankter Personen am Empfang.
Inhalte: Wiederholung und Anwendung von Erste-Hilfe-Maßnahmen (inklusive AED-Einsatz) durch geschultes Personal; Alarmierung des Rettungsdienstes gemäß Notfallplan des Auftraggebers.
Koordination: Abstimmung mit dem Betriebsarzt und externen Rettungsdiensten zur reibungslosen Notfallversorgung.
Ausbildungsinhalte und Methoden- Die Trainingsmaßnahmen kombinieren theoretische und praktische Elemente:
Theoretische Unterweisung: Vermittlung rechtlicher Grundlagen (Arbeitssicherheit, Brandschutzrichtlinien, interne Alarm- und Einsatzpläne) sowie Klärung von Rollen und Aufgaben.
Praktische Übungen: Realistische Simulationen der oben genannten Szenarien am Einsatzort, Einsatz von Flucht- und Rettungsausrüstung sowie Notfallgeräten; Verwendung von Übungsmaterialien (z. B. Rauchmaschinen, Übungspuppen) falls erforderlich.
Checklisten und Ablaufpläne: Einführung und Anwendung standardisierter Checklisten, Flussdiagramme und Alarmketten zur Orientierung aller Beteiligten im Ernstfall.
E-Learning-Module: Elektronische Trainings zur regelmäßigen Auffrischung oder Vorbereitung, zum Beispiel zu Brandschutzgrundlagen und Erster Hilfe.
Rollen und Verantwortlichkeiten bei Übungen
Empfangspersonal: Erster Ansprechpartner für Besucher und Mitarbeiter; Überprüfung von Alarm- und Notfallmeldungen; Einleitung der Erstmaßnahmen (z. B. Auslösen des Alarms, Begrenzung des Gefahrenbereichs und Sicherung der Zugänge, Anweisung der Personen in sichere Zonen).
Sicherheits- und Betriebspersonal: Koordination des Ablaufs, Unterstützung des Empfangs, Absicherung der Gefahrenstelle, Kommunikation mit externen Einsatzkräften.
Brandschutzhelfer/Ersthelfer: Führung der Evakuierung gemäß den Flucht- und Rettungsplänen, Anleitung von Personen aus den Gefahrenbereichen sowie Durchführung erster Lösch- und Hilfsmaßnahmen.
Vertreter des Auftraggebers (Facility Management): Überwachung und Bewertung der Übungen; Durchführung von Nachbesprechungen („Lessons Learned“) und Anpassung interner Notfallkonzepte bei Bedarf.
Externe Einsatzkräfte (Feuerwehr, Polizei, Rettungsdienst): Bei größeren Übungen oder zur Realitätsnähe im Szenario können sie hinzugezogen werden.
Dokumentation der Übungen
Teilnehmerlisten: Erfassung aller Übungsteilnehmer mit Name, Funktion, Datum und Unterschrift.
Übungsszenario und Ziele: Beschreibung des durchgeführten Szenarios sowie der zu erreichenden Übungsziele.
Übungsberichte: Ausführliche Protokolle über den Übungsverlauf, beobachtete Stärken und Schwächen sowie erzielte Ergebnisse.
Erkenntnisse und Verbesserungsmaßnahmen: Festhalten von Optimierungspotenzialen sowie konkreten Nachbesserungsmaßnahmen (z. B. zusätzlicher Schulungsbedarf, Anpassung von Alarmketten).
Verantwortlichkeiten: Zuweisung der Folgeaufgaben (wer behebt welche Mängel bis wann).
Nachweis vergangener Übungen (Anlage)
Teilnahmebestätigungen und Anwesenheitslisten: Kopien der Listen früherer Übungen, bestätigt durch den Dienstleister.
Übungsprotokolle und Evaluationen: Beispielhafte Berichte und Auswertungen vergangener Übungen.
Zertifikate und Schulungsnachweise: Kopien der Qualifikationsnachweise der Teilnehmer und Ausbilder (z. B. Erste-Hilfe-Kurs, Brandschutzhelfer-Ausbildung).
Sonstige Nachweise: Falls verfügbar, Fotos der Übungen oder Bestätigungen durch externe Einsatzkräfte.
Kontinuierliche Verbesserung
Branchenorientierung und Best Practices: Berücksichtigung neuer Erkenntnisse und Standards im Facility Management zur stetigen Weiterentwicklung des Plans.
Regelmäßige Auswertung: Analyse der Übungsergebnisse und Berichte nach jeder Durchführung.
Anpassung des Programms: Überarbeitung und Aktualisierung der Schulungs- und Übungsinhalte basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen.
Implementierung von Feedback: Berücksichtigung von Rückmeldungen der Teilnehmer und des Auftraggebers zur Optimierung des Übungsplans.
Rechtskonforme Aktualisierung: Sicherstellung, dass der Übungsplan stets den aktuellen gesetzlichen und internen Anforderungen entspricht.
Schluss
Der Dienstleister verpflichtet sich zur Umsetzung dieses strukturierten Notfallübungs- und Ausbildungsplans. Damit wird gewährleistet, dass sämtliche Anforderungen der Ausschreibung sowie geltender Sicherheitsvorschriften erfüllt werden. Der Dienstleister sichert zu, jederzeit auditbereit zu sein und bei Inspektionen oder Kontrollen die entsprechenden Unterlagen vorlegen zu können.