3F2 Brandschutz

• Alarmüberwachung: Das Empfangspersonal überwacht die in Empfangsnähe installierten Alarmanlagen und Kommunikationssysteme auf eingehende Brandmeldungen oder andere sicherheitsrelevante Hinweise (z. B. automatische Brandmelder, Rauchwarnmelder, manuelle Brandmelder). Es ist mit den akustischen sowie optischen Alarmkennungen vertraut und reagiert sofort auf Alarme.

• Meldung im Alarmfall: Bei Feststellung eines Feuers, Rauchs oder Alarms informiert das Empfangspersonal umgehend die zuständige Leitstelle (z. B. Feuerwehrleitstelle oder zentrale Leitstelle des Gebäudes) sowie den Sicherheitsdienst oder die technische Gebäudeleitung des Auftraggebers. Die Meldung enthält Angaben zu Art und Ort des Vorfalls.

• Hinführung von Rettungskräften: Falls erforderlich, führt der Empfangsmitarbeiter eingetroffene Rettungskräfte (z. B. Feuerwehr oder Notfallteam) zum Einsatzort. Er begrüßt die Einsatzkräfte am Empfang, übergibt ihnen die relevanten Informationen aus dem Meldesystem und weist ihnen den schnellsten Weg zum Ort des Geschehens.

• Unterstützung der Evakuierung: Das Empfangspersonal weist Besucher, Auftragnehmer und interne Gäste bei Alarm auf die Flucht- und Rettungswege hin und leitet sie in geordneter Weise zu den ausgewiesenen Notausgängen. Dabei wird insbesondere auf Personen mit eingeschränkter Mobilität sowie Personen, die mit dem Gebäude nicht vertraut sind, besondere Aufmerksamkeit gerichtet.

• Freihaltung von Rettungswegen: Das Empfangspersonal sorgt dafür, dass Flucht- und Rettungswege sowie Notausgänge jederzeit freigehalten werden und nicht durch abgestellte Gegenstände oder mobile Empfangseinrichtungen blockiert werden. Bei Bedarf erinnert es Mitarbeiter und Besucher daran, keine Fahrzeuge oder Gegenstände in Rettungswege zu parken.

• Alarmierung bestätigen: Das Empfangspersonal nimmt den Alarm akustisch und/oder optisch wahr und bestätigt den Eingang der Meldung, sofern dies über das System möglich ist. Es überprüft kurz, ob es Anzeichen für einen tatsächlichen Brand (z. B. Rauchentwicklung, Feuergeruch) gibt.

• Notruf absetzen: Unmittelbar nach der Alarmbestätigung setzt der Empfangsmitarbeiter einen Notruf zur Leitstelle der Feuerwehr (Notruf 112) oder zur zuständigen internen Leitstelle ab. Dabei gibt er wichtige Informationen weiter, wie den genauen Ort (z. B. Gebäude, Stockwerk, Raum) und die vermutete Art des Brandes.

• Meldung an interne Stellen: Parallel dazu informiert das Empfangspersonal den Sicherheitsdienst und die technische Gebäudeleitung des Auftraggebers über den eingetretenen Alarm. Hierdurch kann zeitgleich die interne Reaktion (z. B. Auslösung weiterer Warnsysteme) eingeleitet werden.

• Information an Personen vor Ort: Nach Auslösung des Alarms erfolgt eine verständliche Ansage über die vorhandenen Lautsprecher im Empfangs- und Wartebereich. Das Personal informiert dabei über das Alarmereignis, die zu ergreifenden Maßnahmen (z. B. Evakuierung) und weist alle Anwesenden an, das Gebäude geordnet zu verlassen.

• Unterstützung der Beschilderung: Zusätzlich zur mündlichen Information nutzt das Empfangspersonal vorhandene Beschilderungen und Fluchtwegpläne, um Personen bei der Orientierung zu unterstützen.

• Koordination mit Sicherheitsdienst: Das Empfangspersonal hält ständigen Kontakt zum Sicherheitsdienst oder anderen zuständigen Stellen (Brandbeauftragte, Hausmeister etc.), um über den Verlauf der Evakuierung und spezielle Vorkommnisse (z. B. Personen in Gefahr) zu berichten.

• Alarmprotokoll: Das Empfangspersonal notiert Zeitpunkt und Art des Alarms sowie alle unmittelbar ergriffenen Maßnahmen. Dies umfasst auch, ob ein Fehlalarm vorlag oder ob tatsächlich ein Gefahrenereignis vorliegt.

• Personenliste: Es wird festgehalten, welche Personen sich im Empfangsbereich aufgehalten haben (Mitarbeiter, Besucher, Lieferanten), um später die Vollzähligkeit prüfen zu können.

• Bericht an Auftraggeber: Nach Bewältigung des Alarmereignisses erstellt das Empfangspersonal eine schriftliche Zusammenfassung und übermittelt diese an die technische Gebäudeleitung bzw. den Brandschutzbeauftragten des Auftraggebers. Der Bericht enthält alle wichtigen Fakten wie Zeitpunkt, Maßnahmen, Evakuierungsergebnisse und eventuelle Schäden.

• Evakuierungswege aufzeigen: Bei Aktivierung des Alarms begleitet das Empfangspersonal Besucher, Dienstleister und Lieferanten zu den nächstgelegenen Notausgängen. Dabei orientiert es sich an den vorgegebenen Flucht- und Rettungswegplänen.

• Sondermaßnahmen für eingeschränkte Personen: Das Empfangspersonal unterstützt Personen mit eingeschränkter Mobilität oder besonderen Bedürfnissen beim Verlassen des Gebäudes. Dies kann durch direktes Geleit, Betreuung an Sammelpunkten oder durch Bereitstellung von geeigneten Evakuierungshilfen geschehen.

• Ruhe bewahren und anleiten: Durch ein ruhiges Auftreten und klare Ansagen trägt das Empfangspersonal dazu bei, Panik zu vermeiden. Es leitet die Evakuierungsmaßnahmen, bis das Sicherheitspersonal oder die Einsatzkräfte vor Ort sind.

• Unterstützung der Brandschutzhelfer: Das Empfangspersonal steht in engem Kontakt mit den Brandschutzhelfern bzw. -beauftragten des Auftraggebers. Gemeinsam steuern sie den Personenstrom zu den Sammelpunkten und melden besondere Vorkommnisse (z. B. nicht im Besucherbuch verzeichnete Personen).

• Kommunikation mit Einsatzkräften: Während der Evakuierung hält der Empfangsmitarbeiter über Funkgerät oder Telefon Verbindung zur internen Leitstelle oder direkt zu Einsatzkräften. Er übermittelt Informationen über den Zustand im Empfangsbereich und möglichen Unterstützungsbedarf.

• Meldung nach Vollzähligkeitskontrolle: Nach Abschluss der Evakuierung bestätigt das Empfangspersonal zusammen mit den verantwortlichen Personen des Auftraggebers, dass alle im Logbuch erfassten Personen das Gebäude verlassen haben. Diese Rückmeldung wird an die interne Leitstelle weitergegeben.

• Standort der Feuerlöscher: Der Dienstleister stellt sicher, dass sich in Empfangs- und Eingangsbereich mindestens ein betriebsbereiter Feuerlöscher befindet. Die Standorte (z. B. am Empfangstresen oder am Hauptzugang) sind deutlich gekennzeichnet und dem Personal bekannt.

• Typen der Feuerlöscher: In der Regel stehen am Empfang CO₂-, Schaumlöscher oder Pulverlöscher zur Verfügung, um unterschiedliche Brandklassen abdecken zu können. Die Zuordnung der Brandklassen zu den jeweiligen Löschertypen ist dem Personal vermittelt.

• Verhalten im Löschversuch: Ein Löschversuch durch das Empfangspersonal wird nur unternommen, wenn eine vorherige Schulung vorliegt, der Brand noch in einem sehr frühen Stadium ist und die persönliche Sicherheit nicht gefährdet wird. In diesem Fall erfolgt die Bekämpfung des Brandes unter Beachtung des richtigen Anwendungsschemas (z. B. vorderen Teil des Strahlrohrs auf die Flammen richten, Ventil öffnen, Löschvorgang durchführen).

• Fokus auf Alarm und Evakuierung: Die Priorität des Empfangspersonals liegt auf der sofortigen Alarmierung und sicheren Evakuierung. Ein aktives Eingreifen mit Feuerlöschern ist nur eine sekundäre Maßnahme.

• Abbruch bei Gefahr: Sollte das Feuer sich ausbreiten, starker Rauch auftreten oder die Hitzeintensität zunehmen, beendet das Empfangspersonal sofort den Löschversuch und konzentriert sich erneut auf die Alarmmeldung und Evakuierung.

• Ausbildungspflicht: Nur Mitarbeiter mit entsprechender Brandschutzschulung dürfen Feuerlöscher eigenständig einsetzen. Alle anderen beobachten die Situation, halten Abstand und unterstützen bei der Absicherung des Bereichs.

• Brandschutzunterweisung: Der Dienstleister verpflichtet sich, alle Empfangsmitarbeiter mindestens einmal jährlich im sachgerechten Umgang mit Feuerlöschern zu unterweisen. Die Schulung umfasst sowohl theoretische Inhalte (Löschmittel, Brandklassen, Löschtechnik) als auch praktische Übungen.

• Dokumentation der Teilnahme: Die Teilnahme an Unterweisungen und Löschübungen wird für jeden Mitarbeiter dokumentiert. Zertifikate oder Teilnahmebestätigungen werden archiviert und können dem Auftraggeber vorgelegt werden.

• Fristgerechte Wiederholung: Wiederholungsunterweisungen finden spätestens nach Ablauf der Gültigkeitsdauer oder auf Anweisung des Auftraggebers statt.

• Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Jeder neue Empfangsmitarbeiter erhält eine umfassende Einführung in die Brandschutzverfahrensanweisungen und das Verhalten im Notfall, bevor er mit seiner Tätigkeit beginnt.

• Regelmäßige Fortbildungen: Darüber hinaus werden für das bestehende Personal regelmäßige Auffrischungsschulungen und Informationsrunden angeboten, um Kenntnisse aufzufrischen und neue Sicherheitsaspekte zu vermitteln.

• Evakuierungsübungen: Das Empfangspersonal nimmt an allen vom Auftraggeber organisierten Brandschutz- und Evakuierungsübungen teil. Im Anschluss an diese Übungen bespricht der Dienstleister mit dem Personal das Ergebnis und leitet eventuelle Verbesserungen ein.

• Sofortige Berichterstattung: Nach einem Alarm oder Zwischenfall berichtet das Empfangspersonal umgehend an seine Vorgesetzten beim Dienstleister. Auch ein nicht realisierter oder fehlerhafter Alarm wird gemeldet.

• Schriftliche Dokumentation: Der Dienstleister erstellt für jeden Zwischenfall einen detaillierten Bericht. Dieser enthält Datum, Uhrzeit, Auslöser des Alarms, ergriffene Maßnahmen, Evakuierungsergebnisse und gegebenenfalls entstandene Schäden.

• Auswertung und Nachbesprechung: Anschließend erfolgt eine Nachbesprechung mit dem Empfangspersonal und beteiligten Stellen (z. B. Sicherheitsdienst). Erfahrungen und Mängel werden dokumentiert und Maßnahmen zur Verbesserung festgelegt.

• Anpassung der Verfahren: Die Erkenntnisse aus Zwischenfällen und Übungen fließen kontinuierlich in die Aktualisierung der Brandschutz- und Evakuierungsverfahren ein. Der Dienstleister passt seine internen Anweisungen entsprechend an und informiert alle Mitarbeiter über Änderungen.

• Regelmäßige Überprüfung: Mindestens einmal jährlich führt der Dienstleister eine Überprüfung aller Brandschutzmaßnahmen im Empfangsbereich durch. Hierzu gehört die Kontrolle der Funktionstüchtigkeit von Alarmanlagen und Feuerlöschern sowie die Aktualisierung von Lageplänen.

• Reaktion auf Änderungen: Änderungen in den örtlichen Gegebenheiten oder aktualisierte Vorgaben des Auftraggebers werden zeitnah in die Abläufe aufgenommen. Beispielsweise können Umstrukturierungen im Gebäude oder neue Brandschutzvorschriften Anpassungen erforderlich machen.

• Mitarbeiterfeedback: Empfangsmitarbeiter werden ermutigt, Verbesserungsvorschläge oder beobachtete Mängel (z. B. defekte Lampen auf Fluchtwegen) umgehend zu melden. Der Dienstleister prüft diese Hinweise und setzt entsprechende Korrekturmaßnahmen um.

• Abstimmung mit Auftraggeber: In regelmäßigen Abständen findet ein Informationsaustausch mit der Gebäudeverwaltung und dem Brandschutzbeauftragten des Auftraggebers statt. Dabei werden gemeinsame Übungen ausgewertet und die aktuellen Verfahrensanweisungen abgestimmt.

Mit diesen Brandschutzverfahren bestätigt der Dienstleister sein Bekenntnis zu einem höchstmöglichen Schutzniveau im Empfangs- und Eingangsbereich. Er gewährleistet, dass das Personal optimal vorbereitet ist und die Vorgaben des Auftraggebers strikt eingehalten werden. Durch regelmäßige Schulungen sowie enge Abstimmung mit der Gebäudeverwaltung und den Sicherheitsverantwortlichen des Auftraggebers stellt der Dienstleister sicher, dass alle Alarm- und Evakuierungssituationen professionell und zuverlässig betreut werden. Der Dienstleister bekennt sich zur Einhaltung aller gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben im Brandschutz und garantiert dem Auftraggeber eine qualitativ hochwertige und vertrauensvolle Zusammenarbeit im Bereich des Brandschutzes während des gesamten Vertragszeitraums.

Für den Dienstleister (Bieter):

| Unternehmensname | ___________________________ |

| Vertretungsberechtigter | ___________________________ |

| Position | ___________________________ |

| Unterschrift | ___________________________ |

| Datum | ___________________________ |