3F1 Gefährdungsbeurteilungen

• Gefahrenidentifikation: Systematische Ermittlung möglicher Risiken durch Arbeitsplatzbegehungen, Beobachtungen, Befragung des Empfangspersonals und Auswertung von Unfall- und Beinaheunfall-Berichten.

• Risikobewertung: Einschätzung der Eintrittswahrscheinlichkeit eines Ereignisses und des Schweregrads möglicher Schäden (gesundheitlich oder betrieblich) sowie Berücksichtigung der Expositionshäufigkeit am jeweiligen Arbeitsplatz.

• Dokumentation: Feststellung aller identifizierten Gefahren und zugehöriger Schutzmaßnahmen in standardisierten Gefährdungsbeurteilungsbögen. Hierbei werden Verantwortlichkeiten und Fristen für die Umsetzung der Maßnahmen festgelegt.

• Aktualisierung: Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Gefährdungsbeurteilungen mindestens einmal jährlich oder bei wesentlichen Änderungen im Arbeitsablauf, den Arbeitsbedingungen oder nach sicherheitsrelevanten Vorfällen.

• Ergonomische Risiken: Langes Sitzen am Empfangstresen, überwiegend statische Körperhaltungen und Bildschirm- sowie Telefonarbeit können zu Muskel-Skelett-Belastungen (Rücken, Nacken, Augen) führen. Monotone Bewegungsabläufe und wiederholte Handhabungen (z. B. Sortieren von Unterlagen) erhöhen das Risiko von Überlastungsschäden.

• Psychosoziale Risiken: Hohe Besucherfrequenz, Dauerstress im Schichtbetrieb, wechselnde Arbeitszeiten und der Umgang mit unzufriedenen oder aufgebrachten Besuchern können zu erheblichem psychischem Stress führen. Konfliktsituationen, Drohungen oder verbale Aggressionen sind potenzielle Gefahrenquellen für die geistige Gesundheit des Personals.

• Sicherheitsrisiken: Unbefugte Zutrittsversuche durch Besucher oder Dritte, Diebstahl- oder Vandalismusversuche sowie körperliche Übergriffe auf das Empfangspersonal stellen bedeutende Gefahren dar. Der Empfangsbereich ist das zentrale Zugangstor, weshalb hier besondere Sorgfalt in der Überprüfung der Identität und Zutrittsberechtigung erforderlich ist.

• Brand- und Evakuierungsrisiken: Durch elektrische Geräte (Computer, Telefonanlage) und andere Betriebsmittel am Tresen besteht Brandrisiko. Hindernisse oder falsch abgestellte Gegenstände können Fluchtwege versperren. Im Notfall muss eine schnelle Evakuierung möglich sein, daher ist die Fluchtwegsicherung essentiell.

• Ergonomie am Arbeitsplatz: Bereitstellung höhenverstellbarer Bürodrehstühle und Tische sowie eines individuell einstellbaren Bildschirms. Ergonomisch gestaltete Eingabegeräte (Tastatur, Maus) verringern Belastungen. Hilfsmittel wie Fußstützen oder Dokumentenhalter unterstützen eine gesunde Körperhaltung. Regelmäßige, kurze Bildschirmpausen und Bewegungsübungen werden eingeführt, um Ermüdung und einseitige Belastungen zu reduzieren.

• Arbeitsorganisation: Klare Dienstpläne verhindern Überlastung; es werden feste Ruhezeiten und Pausen festgelegt. Eine ausreichende Personalausstattung im Schichtdienst stellt sicher, dass Aufgaben nicht übermäßig lange von einer Person allein wahrgenommen werden müssen. Wechselnde Tätigkeiten (Empfangstätigkeiten, Telefon- und Bildschirmarbeit) fördern die Abwechslung.

• Deeskalation und Konfliktmanagement: Spezielle Schulungen trainieren das Empfangspersonal im Umgang mit aggressiven oder verletzten Besuchern. Musterverfahren definieren das Verhalten in kritischen Situationen (z. B. Einforderung der Unterstützung durch Sicherheitskräfte). Ein sofort verfügbarer Alarmknopf oder eine Notruf-Taste ermöglicht es, schnell Hilfe anzufordern, falls es zu Bedrohungen kommt.

• Zugangskontrolle: Einführung eines sicheren Besuchermanagements: Jeder Besucher wird am Empfang registriert, erhält einen Besucherausweis und wird über die Verhaltensregeln informiert. Elektronische Zutrittskontrollen (Zutrittskarten, Lesegeräte) und ggf. Drehtüren/Türschleusen sorgen für kontrollierte Ein- und Ausgänge. Mitarbeiterzugang und Besucherverkehr werden getrennt, z. B. durch unterschiedliche Eingänge oder klare Kennzeichnungen.

• Brandschutz: Ein aktueller Flucht- und Rettungsplan ist im Empfangsbereich angebracht. Geeignete Feuerlöscher (z. B. Wasser- oder ABC-Feuerlöscher) befinden sich in Reichweite. Die Empfangsmitarbeitenden werden regelmäßig in der Nutzung von Feuerlöschern geschult. Fluchtwege und Notausgänge werden regelmäßig kontrolliert, um freie Passierbarkeit sicherzustellen.

• Alarm- und Notfallverfahren: Ein Notrufsystem ist am Empfang installiert (telefonisch oder per Gegensprechanlage) und verbindet direkt mit der internen Sicherheitszentrale sowie gegebenenfalls mit Feuerwehr/Polizei. Das Personal ist über die internen Alarmprozeduren (Brandalarm, medizinischer Notfall, Evakuierung) unterwiesen und weiß, wie in kritischen Situationen zu handeln ist.

Im normalen Empfangs- und Pfortendienst ist keine besondere persönliche Schutzausrüstung (PSA) erforderlich. Bei Sonderaufgaben oder Übungen kann das Tragen von PSA jedoch geboten sein: Beispielsweise können Mitarbeiter bei Evakuierungsübungen oder nächtlichen Kontrollgängen Warnwesten tragen. Bei Reinigungs- oder Wartungsarbeiten am Tresen kommen gegebenenfalls Schutzhandschuhe oder eine Schutzbrille zum Einsatz. Grundsätzlich besteht im Routinebetrieb keine Pflicht zum Tragen zusätzlicher PSA. Die Beschäftigten sind angewiesen, bei Bedarf (z.B. Reinigungs- oder Wartungsarbeiten) selbstständig geeignete PSA wie Schutzhandschuhe oder Schutzbrillen zu verwenden.

• Manuelle Lastenhandhabung: Häufiges Heben und Tragen von Postsendungen, Paketen oder Warenlieferungen kann zu Rückenschmerzen, Muskelzerrungen und anderen körperlichen Verletzungen führen. Unsachgemäßes Heben schwerer oder unhandlicher Lasten birgt ein hohes Verletzungsrisiko, insbesondere bei Drehbewegungen oder ungleich verteilten Gewichten.

• Verkehrsrisiken: Im Bereich des Versorgungseingangs sind regelmäßig Lieferfahrzeuge, Gabelstapler oder andere Flurförderfahrzeuge unterwegs. Kollisionen mit Personen, Umkippen von Fahrzeugen oder das Zufahren auf ungeschützte Mitarbeiter stellen erhebliche Gefahren dar. Engstellen oder unübersichtliche Kurven können die Unfallgefahr zusätzlich erhöhen.

• Kontakt mit Fremdfirmen: Externe Dienstleister und Lieferanten sind oft mit den betrieblichen Abläufen und Sicherheitsbestimmungen nicht vertraut. Fehlende Unterweisung und mangelnde Kenntnis über Gefahren (z. B. Verkehrsregeln, Ladungssicherung) können zu unsicheren Situationen und Unfällen führen.

• Gefährliche Sendungen: Verdächtige, beschädigte oder falsch deklarierte Pakete können chemische, biologische oder explosive Gefahren bergen. Das unbefugte Öffnen solcher Sendungen ohne Prüfung kann zu Gesundheitsgefahren (Dämpfe, Verschüttungen) oder Explosionen führen.

• Umweltbedingungen: Unwettereinflüsse (Regen, Schnee, Eis) oder schlechte Sicht im Außenbereich können zu Ausrutsch- und Sturzunfällen führen. Dunkelheit am frühen Morgen oder Abend erfordert zusätzliche Beleuchtung. Ungeschützte Areale sind besonders gefährdet.

• Technische Hilfsmittel: Einsatz ergonomischer Hebe- und Transportgeräte (Rollwagen, Hubwagen, Hubtische) zur Unterstützung beim Heben und Bewegen schwerer Lasten. Mitarbeiter werden in rückenschonenden Hebetechniken geschult (z. B. Kniebeuge statt Bücken, Last ans Körper heranziehen). Schwere oder unhandliche Güter werden möglichst mechanisch transportiert.

• Verkehrs- und Zugangsmanagement: Klare Trennung von Fahrzeug- und Fußgängerwegen durch Markierungen, Leitplanken oder Bodenmarkierungen. Beschilderung weist auf eingeschränkte Sicht und Vorrangregeln hin. Verkehrsflächen werden so gestaltet, dass möglichst eine Einbahnregelung für Lkw möglich ist. Geschwindigkeitsbegrenzungen und Poller/Schranken regeln den Fahrzeugzugang. Ladezonen sind ausgewiesen und nur während geplanter Anlieferungszeiten geöffnet.

• Absicherung und Beleuchtung: Einsatz von Bodenmarkierungen und Absperrungen (Leitkegel, Absperrband) in sicherheitskritischen Bereichen. Spiegel an unübersichtlichen Kreuzungen oder Einfahrten verbessern die Sicht. Flutlicht und Beleuchtungskörper stellen auch nachts eine gute Ausleuchtung sicher. Regelmäßige Kontrolle von Fahrbahnoberflächen vermeidet Schlaglöcher und Stolperfallen. Bei Nässe oder Glätte wird Streugut bereitgestellt.

• Fremdfirmenkontrolle: Pflicht zur Anmeldung und Sicherheitsunterweisung aller Fremdmitarbeiter am Empfang. Einweisung über Verkehrswege, Schutzregeln und Meldewege erfolgt vor Ort. Bei Bedarf wird Fremdpersonal durch eigenes Personal begleitet (Begleitpflicht) oder erhält Begleitkarten. Lieferpläne minimieren Überschneidungen verschiedener Fremdfirmen gleichzeitig.

• Paket- und Sendungskontrolle: Optische Kontrolle jeder Eingangssendung auf Beschädigungen oder verdächtige Merkmale (z. B. Gerüche, austretende Flüssigkeiten). Fallen Verdachtsmomente auf, wird das Paket separiert und gesichert. Enger Austausch mit Sicherheitsdienst und ggf. Alarmierung von Gefahrgutspezialisten oder Polizei. Die Postannahme findet bevorzugt in einem abgegrenzten Bereich statt.

• Notfallmaßnahmen: Vorgehensweise für Gefahrstoff- oder Paketvorfälle ist definiert (Räumung des Bereichs, Information entsprechender Stellen, Sperrung des Zugangs). Es existieren bestimmte Sammelbehälter für ausgesonderte chemische Abfälle. Spezielle Feuerlöscher (z. B. für Öle oder Chemikalien) sind am Versorgungseingang verfügbar. Die Mitarbeiter wissen, wie sie im Fall einer Undichtigkeit oder Verschüttung reagieren (Notdusche, Absperren, Kontakt zu Spezialkräften).

• Sicherheitsschuhe: Pflicht in allen Bereichen, in denen schwere Lasten gehoben werden oder Gabelstapler verkehren, um Fußverletzungen durch herabfallende Gegenstände zu vermeiden. Die Schuhe entsprechen den Anforderungen der Norm EN ISO 20345 (stabile Kappen).

• Arbeitshandschuhe: Robuste Handschuhe sind beim Umgang mit Kartons, Paletten und beim Sortieren von Post zu tragen. Für besonders scharfe oder verschmutzte Güter (Holzspäne, Abfälle) werden geeignete Schnittschutz- oder Schutzhandschuhe bereitgestellt.

• Warnkleidung: Tragen von Warnwesten im gesamten Anlieferbereich und bei Fahrzeugverkehr. Dies erhöht die Sichtbarkeit der Mitarbeitenden. Bei Arbeiten im Freien oder bei Dunkelheit sorgen zusätzlich reflektierende Streifen für Sicherheit.

• Atem- und Augenschutz: Bei Verdacht auf Gesundheitsgefährdung durch Stäube, Dämpfe oder Sporen (z. B. bei undichten Paketen) stehen Atemschutzmasken (mindestens Filterklasse FFP2) und Schutzbrillen zur Verfügung. Bei starkem Lärm (z. B. Motorsägen beim Winterdienst) erhalten Mitarbeitende Gehörschutz (Kapselgehörschützer oder Ohrstöpsel).

• Schutzhelm: Wird getragen, wenn Arbeiten über Kopf oder in Bereichen mit Staplern/Hubarbeitsbühnen stattfinden. Dies betrifft z. B. Reparaturarbeiten an Toreinrichtungen oder Be- und Entladevorgänge mit potenziell herabfallenden Gegenständen.

• Allgemeine Arbeitskleidung: Witterungsangepasste Arbeitsbekleidung (z. B. Thermojacke, rutschfeste Winterstiefel, Kopfbedeckung). Die Beschäftigten sind angewiesen, Arbeitskleidung regelmäßig auf Schäden zu prüfen (z. B. abgelöste Sohlen, defekter Reißverschluss an Schutzstiefeln).

• Flucht- und Rettungswege: Sämtliche Fluchtwege und Notausgänge sind klar beschildert und müssen jederzeit freigehalten werden. Fluchtpläne sind im Empfangsbereich sowie bei den Haupteingängen angebracht. Monatliche Kontrollen überprüfen, ob Türen, Treppen und Gänge unbehindert passierbar sind und alle Notausgänge einwandfrei öffnen.

• Sammelplätze: Eindeutig ausgewiesene Sammelplätze in sicherer Entfernung zum Gebäude sind definiert. Die Standorte sind allen Mitarbeitenden bekannt. Diese Versammlungsorte ermöglichen eine schnelle Überprüfung der Anwesenheit, nachdem Evakuierungsmaßnahmen eingeleitet wurden. Das Empfangspersonal weist bei Alarm alle Anwesenden (z. B. Besucher) in die Sammelplätze ein.

• Feuerlöscheinrichtungen: Im Empfangs- und Anlieferbereich stehen ausreichend Feuerlöscher mit geeigneten Löschmitteln (Wasser-/Schaum-, CO₂- oder Pulverlöscher) zur Verfügung. Die Geräte sind gemäß Vorschrift gewartet und haben Prüfplaketten. Zusätzlich sind Feuerlöschdecken vorhanden, um kleinere Brände (z. B. Papierkorbbrand) schnell zu ersticken. Im Rahmen der Unterweisungen werden alle Mitarbeitenden mit dem Standort und der Handhabung vertraut gemacht.

• Brandmeldeanlage: Der Empfang ist an die zentrale Brandmeldeanlage angebunden. Manuelle Druckknopfmelder sind im Eingangsbereich installiert. Rauchmelder überwachen Flure und Treppenhäuser. Bei Brandalarm wird automatisch die Feuerwehr informiert. Ein akustisches Warnsignal erreicht auch bei geschlossenen Türen das Empfangspersonal, um sofortige Evakuierungsmaßnahmen einzuleiten.

• Erste Hilfe: Ein vollständig ausgestatteter Erste-Hilfe-Kasten befindet sich am Empfangstresen. Mindestens ein Mitarbeitender des Empfangs- oder Logistikpersonals ist als Ersthelfer ausgebildet. Zusätzliche Verbandkästen sind in Technik- und Lagerbereichen vorhanden. Rettungsdecken und Beatmungsmasken sind Bestandteil der Notfallausrüstung. Anweisungen zu Basismaßnahmen (Herz-Lungen-Wiederbelebung, Wundversorgung) hängen in jedem Versorgungsraum aus.

• Notfallkommunikation: Listen mit Notrufnummern (Feuerwehr, Rettungsdienst, Polizei, interne Sicherheitszentrale) sind am Empfang und in den Sicherheitsbereichen hinterlegt. Funk- oder Mobilfunkgeräte ermöglichen ständigen Kontakt zum Sicherheitspersonal. Verhaltensanweisungen für Brandschutz, Evakuierung und medizinische Notfälle sind allen Mitarbeitern bekannt.

• Evakuierungsübungen: Der Dienstleister führt mindestens einmal jährlich kombinierte Notfall- und Evakuierungsübungen durch. Szenarien umfassen Feueralarm, medizinische Notfälle und Gefahrstoffalarme. Die Übungsergebnisse werden dokumentiert, die Evakuierungsdauer gemessen und Schwachstellen in den Abläufen ermittelt. Die gewonnenen Erkenntnisse fließen in Optimierungsmaßnahmen ein.

• Einführungsunterweisung: Jeder neue Mitarbeiter, auch Aushilfen und Zeitarbeitskräfte, erhält vor Arbeitsaufnahme eine umfassende Sicherheitseinweisung. Themen sind unter anderem Gefahrenquellen am Arbeitsplatz (Empfang, Eingang), Nutzung von Arbeitsmitteln, Brandschutz und Verhalten im Notfall. Die Unterweisung wird schriftlich bestätigt.

• Regelmäßige Unterweisungen: Das gesamte Empfangs- und Service-Eingangspersonal wird mindestens einmal jährlich sowie anlassbezogen (z. B. nach einem Unfall oder bei Änderungen an der Arbeitsumgebung) unterwiesen. Inhalte sind Arbeitsschutzthemen, spezifische Gefährdungen (z. B. beim Umgang mit Gefahrgütern) sowie persönliche Schutzausrüstung.

• Szenariotraining: Praktische Übungen (Rollenspiele, Simulationen) schulen das Personal. Beispielsweise werden ein Feueralarm mit Evakuierung geprobt, das Erkennen und Melden verdächtiger Pakete trainiert sowie Deeskalations- und Konfliktsituationen nachgestellt. Nach jedem Szenario findet eine Auswertung statt, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

• Dokumentation: Alle Schulungen und Übungen werden mit Teilnehmerlisten und Inhalten dokumentiert. Jeder Teilnehmer bestätigt schriftlich seine Teilnahme. Zusätzlich werden Ersthelfer-, Brandschutz- und andere Zertifikate erfasst. Die Unterweisungsdokumentation ist Grundlage für Audits und wird regelmäßig aktualisiert.

• Gefährdungsbeurteilungsdokumente: Für den Empfangs- und Versorgungseingangsdienst existieren standardisierte Formulare, in denen alle ermittelten Gefährdungen, Bewertungsansätze und zugehörigen Maßnahmen festgehalten werden. Diese Dokumente werden zentral archiviert und sind für interne und externe Prüfungen verfügbar. Verantwortliche Personen und Fristen für die Umsetzung der Maßnahmen werden in einem Maßnahmenplan vermerkt.

• Unfall- und Vorfallberichte: Alle Arbeitsunfälle, Beinaheunfälle und sicherheitsrelevanten Ereignisse werden zeitnah dokumentiert. Die Berichte enthalten eine detaillierte Ereignisbeschreibung, Analyse der Ursache sowie die ergriffenen Sofortmaßnahmen. Bei meldepflichtigen Unfällen erfolgt die Anzeige an die zuständige Berufsgenossenschaft gemäß DGUV Vorschrift 1.

• Berichtswesen: Der Dienstleister erstellt regelmäßige Sicherheitsberichte für den Auftraggeber und die internen Arbeitsschutzverantwortlichen. Quartalsweise Berichte umfassen den aktuellen Status der Gefährdungsbeurteilungen, die Umsetzung offener Maßnahmen sowie eine Statistik zu Unfällen und Beinaheunfällen. Kritische Vorfälle (Personenschäden, Brandereignisse) werden unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden, an die Projektleitung gemeldet.

• Prüfung und Audit: Regelmäßige interne Audits (z. B. durch Sicherheitsfachkräfte oder interne Auditoren) überprüfen die Einhaltung der Arbeits- und Brandschutzanforderungen. Alle Abweichungen und Mängel werden dokumentiert; die Korrekturmaßnahmen und deren Fristen werden nachverfolgt. Der Sicherheitsverantwortliche berichtet dem Management über den Prüfstatus.

• Mitarbeiterfeedback: Es wird ein strukturiertes Meldesystem für Beobachtungen und Verbesserungsvorschläge eingeführt (z. B. Beobachtungsbogen, digitales Reporting). Meldungen zu Gefährdungen oder Optimierungsideen werden geprüft und fließen in die Weiterentwicklung der Gefährdungsbeurteilung ein.

• Regelmäßige Überprüfung: Die Gefährdungsbeurteilungen werden mindestens einmal jährlich in Zusammenarbeit mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit und ggf. dem Betriebsarzt überprüft. Dabei wird die Wirksamkeit der bestehenden Maßnahmen bewertet. Bei Bedarf werden Anpassungen der Risikobewertung oder neue Schutzmaßnahmen festgelegt.

• Aktualisierung nach Änderungen: Bei baulichen Veränderungen (z. B. Umbau am Empfang), Einführung neuer Arbeitsmittel (z. B. Scanner, vollautomatische Türen) oder neuen Arbeitsabläufen erfolgt eine sofortige Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung. Auch veränderte gesetzliche Vorgaben oder neue Erkenntnisse aus der Unfallstatistik werden berücksichtigt.

• Lernende Organisation: Erkenntnisse aus Unfällen, Beinaheunfällen, Übungen und Audits werden systematisch ausgewertet. Aus den Ergebnissen werden konkrete Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet (z. B. Anpassung der Arbeitsprozesse, Anschaffung neuer Sicherheitstechnik, zusätzliche Schulungsthemen). Ein Maßnahmenplan mit Verantwortlichkeiten und Fristen stellt die zeitnahe Umsetzung sicher.

• Einbindung der Mitarbeiter: Feedback und Vorschläge des Empfangspersonals werden in regelmäßigen Arbeitsschutzausschusssitzungen besprochen. Mitarbeitende werden ermutigt, beobachtete Gefährdungen zu melden. Durch die Beteiligung der Beschäftigten steigt das Bewusstsein für Sicherheitsthemen und die Maßnahmen können praxisnah optimiert werden.

• Fachliche Aktualisierung: Der Dienstleister überwacht Änderungen in der Arbeitsschutzgesetzgebung (z. B. neue DGUV-Regeln) sowie Standards der Branche. Neue technische Lösungen (Zutrittskontrollsysteme, modernere Hebegeräte) werden geprüft und bei Verbesserungspotenzial in die Abläufe integriert. So bleibt das Sicherheitskonzept stets auf dem neuesten Stand.

Mit dem vorliegenden Konzept sichert der Anbieter zu, dass alle notwendigen Maßnahmen im Sinne des Arbeitsschutzes systematisch umgesetzt werden. Die beschriebenen Gefährdungsbeurteilungen und Schutzmaßnahmen entsprechen den Anforderungen der DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ sowie weiterer einschlägiger Vorschriften (ArbSchG, ArbStättV, BetrSichV usw.). Damit wird gewährleistet, dass Arbeitsunfälle und Gesundheitsgefahren am Empfangsbereich und am Versorgungseingang weitestgehend vermieden werden. Der Dienstleister verpflichtet sich zur fortlaufenden Überprüfung und Optimierung der Arbeitsschutzmaßnahmen und zur Erfüllung aller vertraglichen sowie gesetzlichen Vorgaben.

Für den Auftragnehmer (Bieter):

Firma: _________________________________________________

Name des gesetzlichen Vertreters: ________________________

Position/Funktion: _____________________________________

Unterschrift: ___________________________________________

Ort, Datum: ____________________________________________