3E6 Ressourcen & Kapazitäten

Der Leistungsanbieter verfügt über einen festangestellten Stamm von derzeit __________________ Sicherheits- und Empfangskräften. Alle genannten Mitarbeiter haben die gesetzlich vorgeschriebene Bewachungsunterrichtung gemäß §34a GewO erfolgreich absolviert. Zudem liegen gültige Bescheinigungen in Erster Hilfe und Brandschutz vor. Das Team ist außerdem in den Bereichen Kundenservice, Kommunikation und Deeskalation geschult, um professionell mit Besuchern und Mitarbeitern agieren zu können. Ein detaillierter Nachweis der Qualifikationen und Zertifikate der Einsatzkräfte wird in einer separaten Übersicht beigefügt.

Die personelle Einsatzplanung orientiert sich an den konkreten Anforderungen des Projekts. Es ist vorgesehen, je nach Bedarf eine durchgehende Besetzung der Eingangspforte im Schichtbetrieb sicherzustellen. Im Beispiel eines 24/7-Betriebs würde dies etwa durch drei tägliche Schichten (Früh-, Spät- und Nachtschicht) mit jeweils zwei Empfangskräften erfolgen. Ein vorläufiger Einsatzplan demonstriert die geplante Abdeckung der Wochenarbeitszeiten einschließlich der Wochenend- und Feiertagsdienste.

Um kurzfristige Ausfälle oder zusätzliche Bedarfe flexibel auszugleichen, unterhält der Leistungsanbieter einen Pool an Ersatzkräften. Dieser Reservepool umfasst __________________ ausgebildete Sicherheitskräfte, die denselben Qualifikationsstandard wie das Stammpersonal erfüllen. Die Ersatzmitarbeiter sind regional breit gestreut verfügbar und können bei Bedarf innerhalb weniger Stunden zum Einsatzort anreisen. Auch sie verfügen über die erforderlichen Unterweisungen gemäß §34a GewO sowie über aktuelle Bescheinigungen in Erster Hilfe und Brandschutz. Durch regelmäßige Schulungsmaßnahmen bleibt auch ihre Fachkompetenz stets auf aktuellem Stand, sodass jederzeit adäquat qualifiziertes Personal einsatzbereit ist.

Ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild des Personals ist dem Leistungsanbieter ein besonderes Anliegen. Das Sicherheitspersonal trägt standardisierte Dienstkleidung, die in Farbe und Design an die Corporate Identity des Auftraggebers angepasst wird. Typischerweise besteht die Uniform aus einem Hemd oder einer Bluse, einem Sakko (bzw. einer Blazerjacke) und einer Stoffhose bzw. einem Rock, ergänzt durch passende Schuhe. Alle Kleidungsstücke sind mit einem deutlich sichtbaren Firmenlogo versehen. Namensschilder werden grundsätzlich getragen, und Wert wird auf ein gepflegtes, ordentliches Erscheinungsbild gelegt. Saisonal angepasste Varianten wie Winterjacken oder Regenbekleidung stehen ebenfalls zur Verfügung, um bei unterschiedlichen Witterungsbedingungen einen professionellen Auftritt zu gewährleisten.

• Funkgeräte: Alle Mitarbeiter erhalten verschlüsselte Handfunkgeräte für die Kommunikation im Team und mit der Einsatzleitung.

• Zugangs- und Kontrollwerkzeuge: Es stehen mobile Scanner zur Überprüfung von Zutrittsausweisen sowie tragbare Kartenlesegeräte zur Verwaltung von Besucherausweisen zur Verfügung. Gegebenenfalls werden auch Metalldetektoren für verstärkte Kontrolleinsätze eingesetzt.

• Rundgangssystem: Für Kontrollgänge innerhalb der Anlage nutzt das Personal ein elektronisches Rundgangskontrollsystem. Dieses System registriert die Durchführung der Rundgänge automatisch und stellt so die regelmäßige Kontrolle sicher.

• Zusätzliche Ausrüstung: Weiteres Equipment wie Taschenlampen, Verkehrsleitkegel und Dokumentenmappen ist vorhanden, um alle Eventualitäten abzudecken.

Der Leistungsanbieter betreibt einen Fuhrpark, der die Mobilitätsanforderungen des Projekts vollständig abdeckt.

• Personenkraftwagen (z.B. Kombi oder Limousine): Mindestens zwei Servicefahrzeuge stehen für die Begleitung von Besuchern, den Transport kleinerer Mengen und den Mobilitätseinsatz des Sicherheitspersonals zur Verfügung. Diese Fahrzeuge sind komfortabel ausgestattet und dienen auch repräsentativen Zwecken im Rahmen des Besuchermanagements.

• Transporter / Kleinlaster: Mindestens ein Transporter dient dem schnellen Material- und Geräteverkehr. Er ermöglicht es, Ersatzschlüssel, Werkzeugkoffer, Schutzvorrichtungen oder sonstige Ausrüstung rasch an die Einsatzorte zu bringen.

Alle Dienstfahrzeuge werden gemäß einem präventiven Wartungsplan regelmäßig inspiziert und gewartet. Dadurch ist jederzeitige Verfügbarkeit sichergestellt. Für den Fall kurzfristiger Bedarfsspitzen können zusätzlich private oder angemietete Fahrzeuge mobilisiert werden.

Für den Empfangs- und Zutrittsdienst setzt der Leistungsanbieter ein digitales Besuchermanagementsystem ein. Dieses System erfasst eingehende Gäste elektronisch: Besucher werden bei Ankunft registriert, erhalten Besucherausweise und werden automatisch dem jeweiligen Ansprechpartner im Unternehmen zugewiesen. Das System erstellt Protokolle über Ein- und Ausgangszeiten und gewährleistet eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Zutritte. Es ist kompatibel mit dem Zutrittskontrollsystem des Auftraggebers, sodass Besucherausweise bei Verlust sofort gesperrt werden können. Die elektronische Führung von Besuchslisten ermöglicht eine lückenlose Dokumentation aller Ein- und Ausgänge.

Zur internen Kommunikation der Sicherheitskräfte steht ein modernes, sicheres Funksystem zur Verfügung. Alle relevanten Mitarbeiter sind über digitale Funkgeräte oder eine vergleichbare Funklösung verbunden. Das Funksystem ist verschlüsselt und verfügt über eine Notruffunktion, sodass in Gefahrensituationen sofortige Alarmierungen an alle Einheiten möglich sind. Für den Austausch detaillierter Lageinformationen und Berichte werden außerdem mobile Endgeräte (Smartphones oder Tablets) genutzt, auf denen spezialisierte Einsatz- und Reporting-Apps installiert sind. Über diese Anwendungen können Vorfälle mit Standortangaben dokumentiert und unmittelbar an die zentrale Leitstelle gemeldet werden.

Der Schutz personenbezogener Daten hat höchste Priorität. Die IT-Systeme des Besuchermanagements und der Berichtserstellung erfüllen alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Es werden nur die notwendigen Daten erhoben, auf sicheren Servern gespeichert und nach Ablauf der gesetzlichen Fristen automatisch gelöscht. Zugriffe auf sensible Daten sind streng beschränkt und protokolliert. Sämtliche Mitarbeiter haben eine Vertraulichkeitserklärung unterzeichnet und werden regelmäßig in Datenschutz- und Datensicherheitsprozessen geschult. Der Leistungsanbieter stellt sicher, dass alle eingesetzten IT-Dienstleistungen als Auftragsverarbeitung im Sinne der DSGVO erfolgen und entsprechende Verträge gemäß Art. 28 DSGVO vorliegen.

Der Leistungsanbieter sorgt kontinuierlich für die fachliche und persönliche Weiterbildung seines Personals.

• Fachunterweisungen gemäß §34a GewO: Alle Mitarbeiter nehmen jährlich an Auffrischungskursen teil, um ihre Sachkunde auf dem aktuellen Stand zu halten.

• Ersthelfer- und Brandschutztrainings: Ersthelferausbildungen werden in vorgeschriebenen Intervallen aufgefrischt, ebenso die Ausbildung zum Brandschutzhelfer.

• Deeskalations- und Konfliktmanagement: Spezielle Seminare stärken das Personal in Gesprächsführung und Konfliktlösung, um Situationen bei der Empfangsarbeit professionell zu meistern.

• Technische Einweisungen: Bei der Einführung neuer Ausrüstung oder Softwaresysteme werden alle Mitarbeiter umfassend geschult.

• Sicherheitsübungen: Regelmäßige Simulationen (z. B. Evakuierungs- oder Alarmübungen) verbessern die Einsatzbereitschaft und das richtige Verhalten in Notfallsituationen.

So wird sichergestellt, dass das Team jederzeit über aktuelles Wissen verfügt und auf neue Herausforderungen flexibel reagieren kann.

• Der Leistungsanbieter bestätigt hiermit die Verfügbarkeit aller aufgeführten Ressourcen. Personal, Fahrzeuge und technische Ausstattung sind gewährleistet und können im Bedarfsfall unverzüglich bereitgestellt werden.

• Es wird zugesichert, dass die aufgeführte Anzahl von Mitarbeitern während der gesamten Vertragsdauer aufrechterhalten wird. Eventuelle Ausfälle werden umgehend durch reservierte Kräfte kompensiert.

• Alle gelieferten Ausrüstungsgegenstände und IT-Systeme entsprechen den Anforderungen der Ausschreibung. Anpassungen an die spezifischen Vorgaben des Auftraggebers können schnell erfolgen.

• Der Leistungsanbieter verpflichtet sich zur Einhaltung aller vertraglichen und gesetzlichen Vorgaben, insbesondere in Bezug auf Arbeitsrecht, Arbeitsschutz, Datenschutz und Sicherheitsvorschriften.

• Mit dieser Unterlage erklärt der Leistungsanbieter verbindlich, die beschriebenen Leistungen in der geforderten Qualität und Quantität erbringen zu können.

Mit den vorgenannten Angaben belegt der Leistungsanbieter seine volle Einsatzbereitschaft und Leistungsfähigkeit für den Empfangs- und Eingangsdienst. Alle erforderlichen Ressourcen sind vorbereitet, sodass der Service unmittelbar nach Vertragsbeginn startklar ist. Der Leistungsanbieter garantiert eine zuverlässige, flexible und qualitativ hochwertige Dienstleistung und steht für Fragen oder ergänzende Abstimmungen jederzeit zur Verfügung.

Leistungsanbieter (Bieter):

Firma: ___________________________

Autorisierter Vertreter: ___________________________

Position: ___________________________

Unterschrift: ___________________________

Datum: ___________________________