3E5 Zertifizierungen & Standards

Der Bieter besitzt eine gültige Zertifizierung nach DIN 77200 (Sicherungsdienstleistungen). Eine Kopie des aktuellen Zertifikats (DIN 77200-1:2017 oder aktuell gültige Fassung) ist diesem Nachweis beigefügt. Der Geltungsbereich dieser Zertifizierung umfasst insbesondere den Empfangs- und Pförtnerdienst, die Zutrittskontrolle sowie die Planung und Durchführung von Kontrollgängen.

Die DIN 77200 legt verbindliche Anforderungen an die Organisation, die Qualifikation des Personals und die strukturierte Arbeitsweise von Sicherheits- und Empfangsdienstleistungen fest. Durch diese Norm wird sichergestellt, dass alle angebotenen Empfangs- und Sicherheitsprozesse einheitlich und nachprüfbar erbracht werden. Ein benannter, zertifizierter Ansprechpartner (z.B. ein Objektleiter) steht jederzeit als qualifizierte Entscheidungsebene zur Verfügung. Die regelmäßige Überprüfung durch akkreditierte Auditoren bestätigt die dauerhafte Einhaltung der Normanforderungen. Dieses Zertifikat gibt dem Auftraggeber die Sicherheit, dass die erbrachten Leistungen dauerhaft den Vorgaben eines zertifizierten Sicherheitsdienstes entsprechen.

Der Bieter verfügt über ein nach ISO 9001:2015 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem. Das gültige Zertifikat wird diesem Nachweis beigelegt. Der Anwendungsbereich der Zertifizierung umfasst sämtliche geschäftsrelevanten Prozesse im Rahmen der Empfangs- und Besucherbetreuung, einschließlich Prozessplanung, Personalmanagement, Kundenbetreuung und Leistungsüberwachung.

Das Qualitätsmanagementsystem stellt sicher, dass alle Prozesse systematisch dokumentiert und kontrolliert werden. Durch interne und externe Audits, Managementbewertungen und Auswertung von Kennzahlen (z.B. Reaktionszeiten, Fehlerraten und Kundenzufriedenheit) werden kontinuierlich Verbesserungsmöglichkeiten ermittelt. Auf diese Weise wird die Qualität der Dienstleistungen ständig optimiert und an sich ändernde Anforderungen angepasst. Die Zertifizierungsstelle (z.B. eine akkreditierte Institution wie DEKRA oder TÜV) bestätigt die vollständige Konformität des Qualitätsmanagementsystems mit den Anforderungen der ISO 9001. Das Zertifikat ist bis zum __________________ gültig und wird regelmäßig erneuert, um dauerhaft eine hohe Servicequalität zu gewährleisten.

Der Bieter ist nach ISO 14001:2015 zertifiziert. Eine Kopie des aktuellen Umweltmanagement-Zertifikats ist beigefügt. Der Geltungsbereich dieser Zertifizierung umfasst alle wesentlichen Geschäftsprozesse, die ökologische Auswirkungen haben. Dies beinhaltet Maßnahmen zur Abfallvermeidung und -reduzierung, energiesparende Arbeitsabläufe sowie den Einsatz umweltgerechter Materialien und Reinigungsmittel im Bereich Empfangs- und Eingangsservice.

Das Umweltmanagementsystem zielt darauf ab, Emissionen, Abfallmengen und den Energieverbrauch kontinuierlich zu senken. Regelmäßige Umweltprüfungen und -audits sowie Umweltberichte dokumentieren die Einhaltung umweltrechtlicher Vorgaben und fördern nachhaltige Praktiken im Unternehmen. Beispielsweise sind systematische Abfalltrennung, der Einsatz energieeffizienter Beleuchtung und Schulungen der Mitarbeiter zu umweltfreundlichem Verhalten Bestandteil des Managementsystems. Die DIN EN ISO 14001-Zertifizierung bestätigt, dass der Anbieter alle gesetzlichen Umweltschutzanforderungen erfüllt und darüber hinaus nachhaltige Unternehmenspraktiken etabliert hat. Das Zertifikat ist bis zum __________________ gültig und wird rechtzeitig rezertifiziert.

Ein gültiges ISO 45001:2018-Zertifikat (Arbeitsschutzmanagement) wird diesem Nachweis beigefügt. Der Geltungsbereich umfasst alle sicherheitsrelevanten Arbeitsabläufe und Prozesse im Empfangs- und Eingangsdienst. Hierzu zählen unter anderem die Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen, die Festlegung von Schutzmaßnahmen, regelmäßige Unterweisungen in Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz (z.B. Brandschutz, Erste Hilfe) sowie die Ausstattung der Mitarbeiter mit persönlicher Schutzausrüstung.

Die ISO 45001-Zertifizierung belegt, dass der Bieter ein systematisches Arbeitsschutzmanagement etabliert hat. Regelmäßige Schulungen und Unterweisungen, Notfall- und Evakuierungspläne sowie Maßnahmen zur Unfallverhütung und Gefährdungsprävention sind integraler Bestandteil des Managementsystems. Durch kontinuierliche interne Audits und Gefährdungsanalysen wird die Sicherheit der Mitarbeiter laufend verbessert. Die Zertifizierungsstelle bestätigt die Konformität mit allen relevanten Arbeitsschutzvorgaben. Das Zertifikat ist bis zum __________________ gültig und wird regelmäßig erneuert, um die kontinuierliche Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

• Datenschutz und Informationssicherheit: Der Anbieter erfüllt die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und betreibt ein Informationssicherheits-Managementsystem (z.B. nach ISO/IEC 27001), das den Schutz personenbezogener Daten und IT-Ressourcen gewährleistet.

• Nachhaltigkeit / CSR: Falls vorhanden, werden Nachweise über freiwillige Initiativen oder Zertifizierungen im Bereich Nachhaltigkeit vorgelegt, wie beispielsweise EMAS-Registrierung oder Eco-Label. Diese unterstreichen das Engagement des Anbieters für ökologische Verantwortung und gesellschaftliche Verantwortung (Corporate Social Responsibility).

• Branchen- und Qualitätsauszeichnungen: Der Anbieter weist ggf. branchenspezifische Anerkennungen, Qualitäts- oder Ausbildungszertifikate nach (z.B. anerkannter Ausbildungsbetrieb gemäß IHK-Standards), die die Qualität seiner Dienstleistungen zusätzlich dokumentieren.

Der Bieter versichert, dass alle in diesem Dokument genannten Zertifikate und Nachweise gültig, aktuell und echt sind. Es werden keine abgelaufenen, widerrufenen oder gefälschten Zertifikate eingereicht. Dem Bieter ist bekannt, dass ungültige oder unzulässige Zertifikate zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen können.

Der Bieter verpflichtet sich, alle genannten Zertifizierungen während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten. Er wird notwendige Rezertifizierungen fristgerecht durchführen und dem Auftraggeber auf Verlangen jederzeit Nachweise hierüber vorlegen.

Der Bieter sichert zu, die angebotenen Empfangs- und Eingangsservices unter Berücksichtigung aller genannten Normen und Zertifizierungen bereitzustellen. Die Kombination aus Qualitätsmanagement, Umweltverantwortung und Arbeitsschutz gewährleistet eine nachhaltige, sichere und kundenorientierte Dienstleistungserbringung. Der Anbieter bekennt sich zur kontinuierlichen Verbesserung seiner Prozesse und zur strikten Einhaltung aller gesetzlichen sowie vertraglichen Anforderungen während der Vertragsdurchführung.

Für den Dienstleister (Bieter):

Firma / Dienstleister (Anbieter): ___________________________

Name des Bevollmächtigten (Unterzeichner): ___________________________

Position / Funktion im Unternehmen: ___________________________

Datum: ___________________________

Unterschrift: ___________________________