3E2 Referenzen

Der Referenzkunde [Name des Referenzunternehmens] ist ein Industrieunternehmen am Standort [Ort]. Der Dienstleister wurde dort beauftragt, umfassende Empfangs- und Zutrittsdienste für die industrielle Anlage bereitzustellen. Die Liegenschaft umfasst ein Werkgelände mit mehreren Produktionshallen und Bürogebäuden und verzeichnet ein hohes Besucher- und Lieferverkehrsaufkommen.

Im Rahmen dieses Auftrags übernahm der Dienstleister die Betreuung des Hauptempfangs sowie des Pförtnerdienstes am Werkstor. Zu den Aufgaben gehörten die Anmeldung und Registrierung von Besuchern, die Ausgabe von Besucherausweisen, die Kontrolle ein- und ausgehender Personen und Fahrzeuge sowie die Überwachung des elektronischen Zutrittskontrollsystems. Der Dienstleister stellte sicher, dass nur autorisierte Personen Zutritt zu den Betriebsbereichen erhielten, und koordinierte bei Bedarf die Begleitung von Besuchern durch betriebsinterne Sicherheitsbeauftragte.

Darüber hinaus wurden eingehende Telefonanrufe an der Empfangszentrale entgegengenommen und die jeweiligen Ansprechpartner im Unternehmen informiert. Alle eingesetzten Empfangsmitarbeiter des Dienstleisters waren umfassend in den Sicherheits-, Verhaltens- und Datenschutzrichtlinien des Kunden geschult. Durch ihr professionelles Auftreten und effizientes Besuchermanagement trugen sie wesentlich zu einem reibungslosen Ablauf und einem positiven Eindruck bei Besuchern und Mitarbeitern bei.

Die genannten Leistungen wurden im Zeitraum von [Januar 2018] bis [Dezember 2021] erbracht. Als Ansprechpartner für diese Referenz steht [Herr Max Mustermann], [Leiter Werksicherheit] bei [Name des Referenzunternehmens], unter Tel. [] und E-Mail [] zur Verfügung.

Der Referenzkunde [Name des Referenzunternehmens] ist ein Finanzdienstleistungsunternehmen mit Hauptsitz in einem Bürohochhaus in [Ort]. Der Dienstleister wurde beauftragt, den Empfangsservice sowie die Zutrittskontrolle im repräsentativen Hauptfoyer des Firmengebäudes vollständig zu übernehmen.

Zum Leistungsumfang gehörten das professionelle Empfangen und Anmelden von Besuchern und Gästen des Unternehmens, einschließlich der Ausgabe personalisierter Besucherausweise und der Verwaltung des elektronischen Zugangssystems (Eingangs-Drehkreuze mit Mitarbeiter-Badges). Die Empfangsmitarbeiter des Dienstleisters begrüßten Besucher freundlich und in angemessener Kleidung, erfassten deren Besucherdaten in einem digitalen Besuchermanagement-System und informierten die zuständigen Mitarbeiter des Referenzkunden über das Eintreffen ihrer Gäste. Darüber hinaus übernahm der Dienstleister auch die Bedienung der zentralen Telefonzentrale des Unternehmens, um externe Anrufe entgegenzunehmen und intern weiterzuleiten.

Die eingesetzten Empfangsmitarbeiter waren mehrsprachig (Deutsch und Englisch), um auch internationale Gäste angemessen betreuen zu können. Sie trugen einheitliche Unternehmenskleidung und waren in den Verhaltensregeln, Sicherheits- und Notfallprozeduren des Kunden geschult, um in allen Situationen souverän zu agieren. Zusätzlich übernahm der Dienstleister am Empfang kleinere Concierge-Aufgaben, wie z.B. die Vorbereitung von Besucherausweisen im Voraus, die Betreuung eines Besucherwartbereichs und die Koordination mit dem Haustechniker bei etwaigen technischen Fragen im Empfangsbereich.

Der Dienstleister erbringt diese Empfangsdienstleistungen seit [Juli 2019] bis heute (laufender Vertrag). Als Ansprechpartner für diese Referenz steht [Frau Maria Beispiel], [Leiterin Facility Management] bei [Name des Referenzunternehmens], unter Tel. [] und E-Mail [] zur Verfügung.

Der Referenzkunde [Name des Referenzunternehmens] ist eine Immobilienverwaltungsgesellschaft, die einen Bürokomplex mit mehreren Mietern in [Ort] betreibt. Der Dienstleister wurde damit beauftragt, den zentralen Empfangs- und Auskunftsdienst für dieses Büroensemble zu stellen, um ein einheitliches Besucher- und Zutrittsmanagement für alle ansässigen Unternehmen zu gewährleisten.

Im Rahmen dieses Auftrags übernahm der Dienstleister die Besetzung des zentralen Empfangscounters im Lobbybereich, welcher als erste Anlaufstelle für Besucher aller Mietparteien dient. Die Aufgaben umfassten die Entgegennahme und Weiterleitung von Besucheranmeldungen für verschiedene Unternehmen im Gebäude, die Ausgabe von temporären Zutrittskarten je nach berechtigtem Zutrittsbereich sowie die Verwaltung eines Besucherkalenders in Abstimmung mit den jeweiligen Mietern. Der Dienstleister koordinierte zudem die Anmeldung von Handwerkern und Lieferanten mit den zuständigen Ansprechpartnern der Mieter und stellte sicher, dass auch zu Stoßzeiten ein geordneter Empfangsablauf eingehalten wurde.

Die Empfangstätigkeit wurde an Werktagen von früh morgens bis in die Abendstunden in zwei Schichten abgedeckt, um den unterschiedlichen Öffnungszeiten der Mieter Rechnung zu tragen. Alle vom Dienstleister eingesetzten Mitarbeiter waren mit den verschiedenen hausinternen Regelungen der Mietparteien vertraut und agierten stets neutral und serviceorientiert im Namen der Objektverwaltung.

Der Auftrag wurde im Zeitraum [April 2020] bis [März 2023] erfolgreich durchgeführt. Als Ansprechpartner für diese Referenz steht [Herr Michael Muster], [Objektleiter] bei [Name des Referenzunternehmens], unter Tel. [] und E-Mail [] zur Verfügung.

In Ergänzung zu den oben beschriebenen Projekten verfügt der Dienstleister über weitere Referenzen im Bereich Empfangs- und Zutrittsdienstleistungen. Dazu zählen beispielsweise Einsätze in Büro- und Verwaltungsgebäuden der öffentlichen Hand, in Technologieparks sowie in weiteren Industrieunternehmen.

Der Dienstleister kann insgesamt auf über [X] erfolgreich betreute Empfangsprojekte in verschiedenen Branchen verweisen und verfügt über [Y] Jahre Branchenerfahrung. Eine umfassende Liste weiterer Referenzprojekte kann dem Auftraggeber auf Wunsch jederzeit zur Verfügung gestellt werden.

Der Dienstleister bestätigt hiermit, dass alle in den vorstehenden Referenzangaben gemachten Aussagen wahrheitsgemäß und vollständig sind. Jedes genannte Referenzprojekt wurde vom Dienstleister in dem angegebenen Umfang durchgeführt und erfolgreich abgeschlossen bzw. wird bei laufenden Verträgen vertragsgerecht erfüllt.

Weiterhin wird versichert, dass die genannten Ansprechpartner der Referenzkunden mit der Angabe ihrer Kontaktdaten in diesem Dokument einverstanden sind und einer Kontaktaufnahme durch den Auftraggeber zu Verifizierungszwecken zustimmen. Der Dienstleister ist sich darüber bewusst, dass unwahre Angaben, unzulässige Änderungen oder das Verschweigen relevanter Tatsachen im Rahmen der Referenzeinreichung zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen können. Der Auftraggeber wird ausdrücklich ermächtigt, die Richtigkeit der Referenzangaben durch Kontaktaufnahme mit den genannten Referenzgebern zu überprüfen.

Die dargestellten Referenzprojekte belegen die umfangreiche Erfahrung und Leistungsfähigkeit des Dienstleisters im Bereich Empfangs- und Zutrittsdienstleistungen für Industrie- und Büroimmobilien. Sie demonstrieren, dass der Dienstleister in der Lage ist, anspruchsvolle Empfangsaufgaben unter unterschiedlichen Rahmenbedingungen erfolgreich zu bewältigen und dabei die hohen Erwartungen der Auftraggeber an Sicherheit, Professionalität und Servicequalität zu erfüllen.

Mit diesen Referenzen erbringt der Dienstleister den Nachweis, dass er die in der Ausschreibung geforderten Kriterien hinsichtlich Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit erfüllt. Dem Auftraggeber wird dadurch die Sicherheit gegeben, einen erfahrenen und bewährten Partner für den Empfangs- und Zutrittsservice auszuwählen.

Ort, Datum: ___________________________

Unterschrift (Dienstleister): ___________________________

Name des Unterzeichnenden: ___________________________

Position im Unternehmen: ___________________________