3D4 Auswahl- und Zuschlagskriterien

Der Dienstleister legt mit dieser Zusammenstellung aller erforderlichen Unterlagen dar, dass er die vom Auftraggeber definierten Auswahl- und Zuschlagskriterien vollumfänglich erfüllt. Ziel dieser Einreichung ist es, Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei der Bewertung sicherzustellen.

Der vorliegende Nachweisbericht umfasst sämtliche Nachweise in den Bereichen technische Qualifikationen, Kundenreferenzen, Kalkulationen, Preisgestaltung sowie rechtliche und regulatorische Dokumente. Durch eine klare Gliederung und Zuordnung zu den entsprechenden Kriterien wird ein umfassendes Bild der Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Dienstleisters vermittelt.

• Fachliche Zertifikate: Der Dienstleister legt Kopien relevanter Zertifikate und Nachweise vor, beispielsweise Sachkundenachweise nach § 34a GewO (bei sicherheitsrelevanten Empfangstätigkeiten), Erste-Hilfe-Ausbildungen und Nachweise über Brandschutzunterweisungen. Diese belegen, dass das eingesetzte Personal fachlich qualifiziert und geschult ist.

• Mitarbeiter-Lebensläufe: Den Lebensläufen der zum Einsatz vorgesehenen Mitarbeiter sind Erfahrungsschwerpunkte im Bereich Empfangsdienst und Besucher- bzw. Sicherheitsmanagement zu entnehmen. Dadurch wird ersichtlich, dass die Mitarbeiter über mehrjährige Erfahrung in vergleichbaren Einsatzbereichen verfügen.

• Sprach- und Kommunikationsfähigkeiten: Nachweis über Deutschkenntnisse auf hohem Niveau sowie gegebenenfalls weitere Sprachkenntnisse sind enthalten, um einen professionellen Empfang ausländischer Gäste und eine effektive Telefonkommunikation sicherzustellen.

• Qualitätsmanagement: Der Dienstleister verfügt über ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem (z. B. ISO 9001) mit dokumentierten Prozessen zur kontinuierlichen Qualitätsüberwachung und -verbesserung im Serviceablauf.

• Umwelt- und Arbeitsschutz: Zertifikate im Bereich Umweltmanagement (ISO 14001) und Arbeitsschutz (ISO 45001) beziehungsweise vergleichbare Nachweise sind vorhanden. Diese belegen, dass der Dienstleister umweltfreundliche Abläufe und hohe Sicherheitsstandards in seinem Betrieb umsetzt.

• Interne Kontroll- und Berichtswesen: Organigramme und Beschreibungen der internen Prozessabläufe zeigen, wie Verantwortlichkeiten und Berichtslinien im Empfangsdienst geregelt sind. Regelmäßige Management-Meetings und Audits zur Qualitätssicherung sind etabliert, um eine verlässliche Leistungserbringung zu gewährleisten.

• Datenschutz und Datenmanagement: Nachweis, dass bei der Erfassung und Verwaltung personenbezogener Daten alle geltenden Datenschutzvorgaben, insbesondere der EU-DSGVO, eingehalten werden.

• Zutritts- und Sicherheitssysteme: Der Dienstleister dokumentiert den Einsatz moderner Zutrittskontrollsysteme, digitaler Besuchermanagement-Software sowie Alarm- und Kommunikationssysteme. Diese technischen Ressourcen gewährleisten eine kontrollierte Besucherregistrierung und schnelle Alarmweiterleitung bei Notfällen.

• Arbeitsmittel und Ausstattung: Nachweis über die Ausstattung des Empfangsbereichs, etwa elektronische Namensschilder, Gegensprechanlagen, Schlüsselausgabeschränke und Büroausstattung. Dies unterstreicht, dass der Dienstleister über die notwendigen Mittel für einen reibungslosen Empfangsbetrieb verfügt.

• Fortbildungskonzept: Beschreibungen laufender Schulungsprogramme und Weiterbildungskurse belegen, dass das Personal kontinuierlich geschult wird. Themen sind beispielsweise Kundenorientierung, Konfliktmanagement und technische Updates zu Sicherheitsvorschriften.

Der Dienstleister weist nach, dass er in vergleichbaren Projekten erfolgreich tätig war. Es werden mindestens drei Referenzobjekte aus Industrie- oder Büroumfeldern vorgelegt, die analog zum Auftrag den Empfangs- oder Sicherheitsservice umfassen.

• Kunde/Branche: Angabe des Firmen- bzw. Institutsnamens (gegebenenfalls anonymisiert) und des Tätigkeitsbereichs.

• Leistungsumfang: Beschreibung der ausgeführten Empfangs- und/oder Sicherheitsdienstleistungen sowie zusätzlicher Services (z. B. Telefonvermittlung, Postdienst, Gebäudesicherung).

• Vertragslaufzeit: Angabe des Zeitraums, über den die Leistungen erbracht wurden.

• Ansprechpartner: Name und Position der zuständigen Kontaktperson für Rückfragen.

• Alpha Industrie GmbH (Fertigungsindustrie) – Laufender Rahmenvertrag seit 2019 über Empfangs- und Sicherheitsdienste an mehreren Standorten, inklusive täglicher Besucherregistrierung. Ansprechpartner: Frau Dr. Martina Beispiel, Leiterin Facility Management.

• Beta Chemie AG (Chemiebranche) – Projektauftrag 2016–2019 zur Bewachung und zum Empfang an der Hauptverwaltung. Enthalten waren 24/7-Überwachung, Einlasskontrolle und Notrufbereitschaft. Ansprechpartner: Herr Klaus Muster, Technischer Leiter.

• Gamma IT Services GmbH (IT-Dienstleister) – Laufender Vertrag seit 2020 über Empfangsmanagement und Kommunikationssupport. Leistungen umfassten Empfangspersonal, Postservice und erste Ansprechpartner für Gäste. Ansprechpartner: Frau Eva Mustermann, Facility Koordinatorin.

Die vollständige Referenzliste ist als Anhang B beigefügt, inklusive einer tabellarischen Übersicht (Referenzmatrix).

• Stundensätze: Aufschlüsselung der Stundensätze für alle Personalarten (Empfangsmitarbeiter, Sicherheitskräfte, Schichtleiter) unter Berücksichtigung von Tag-, Nacht-, Wochenend- und Feiertagszuschlägen.

• Pauschal- und Monatspreise: Darstellung aller monatlichen Festpreise und Pauschalen einschließlich Verwaltungskosten, Versicherungspauschalen und regelmäßigen Wartungskosten.

• Zuschläge und Zusatzleistungen: Angaben zu möglichen Zuschlägen für Überstunden, kurzfristige Personalausstattung oder Sonderdienste (beispielsweise während Veranstaltungen oder bei erhöhtem Besucheraufkommen).

• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Offenlegung der Kalkulationsgrundlagen für Löhne und Gehälter inklusive Sozialabgaben, Unfallversicherung und gesetzlicher Zuschläge.

• Nebenkosten und Gemeinkosten: Darstellung der Anteile von Aus- und Fortbildung, Dienstkleidung, Verwaltung sowie weiterer Gemeinkosten an den Gesamtpreisen.

• Nachvollziehbarkeit: Alle Kostenpositionen sind prüfbar belegt (z. B. durch Musterabrechnungen und Belege) und werden nachvollziehbar erklärt.

• Budgetplanung: Prognose der entstehenden Kosten über die Vertragslaufzeit unter Berücksichtigung erwarteter Lohnsteigerungen und Inflation.

• Indexklauseln und Anpassungen: Erläuterung, auf welcher Basis Preisänderungen vorgenommen werden (z. B. Lohnindex, Verbraucherpreisindex) und in welchem Rhythmus Anpassungen erfolgen.

• Wirtschaftlichkeitsverbesserung: Vorschläge zur langfristigen Optimierung (bspw. durch Digitalisierung oder Prozessoptimierung), um Kostensteigerungen zu minimieren.

• Gewerbeanmeldung und Registrierung: Einsicht in die aktuelle Gewerbeanmeldung sowie den Handelsregisterauszug belegen, dass das Unternehmen ordnungsgemäß registriert ist und die gesetzlichen Geschäftszwecke beinhaltet.

• Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung: Nachweis einer aktuellen Bescheinigung des Finanzamtes, dass keine Steuerverbindlichkeiten bestehen.

• Sozialversicherungs- und Berufsgenossenschaftsnachweise: Bestätigung der zuständigen Sozialversicherungsträger über Beitragspflicht und Einhaltung der Meldepflichten sowie ein aktueller Bescheid der Berufsgenossenschaft, dass sämtliche betrieblichen Auflagen erfüllt sind.

• Tarif- und Arbeitsrecht: Erklärung zur Einhaltung einschlägiger Tarifverträge oder zur Anwendung branchenüblicher Vergütung. Dies schließt die Zusicherung pünktlicher Lohnzahlungen, Zahlung der Sozialabgaben und ordnungsgemäßer Personalaktenführung ein.

• Datenschutz: Nachweis, dass alle gesetzlichen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten und umgesetzt werden. Dies umfasst beispielsweise die sichere Aufbewahrung von Besucherdaten, Verschwiegenheitserklärungen für Mitarbeiter und regelmäßige Datenschutzschulungen.

Der Dienstleister strebt an, über die Mindestanforderungen hinaus einen Mehrwert zu schaffen.

• Innovative Technologien: Einsatz eines digitalen Besucher-Managementsystems (z. B. Tablet-gestützte Registrierung), um effiziente Abläufe am Empfang zu gewährleisten.

• Umwelt- und Sozialverantwortung (ESG): Umsetzung umweltfreundlicher Maßnahmen (papierlose Anmeldung, Abfalltrennung) sowie Einhaltung sozialer Standards (Tariftreue, faire Arbeitsbedingungen).

• Datenschutz und Compliance: Sichere Handhabung von Besucherdaten gemäß EU-DSGVO und kontinuierliche Überprüfung der Einhaltung relevanter Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien.

• Qualitätsmanagement und Feedback: Regelmäßige Kundenumfragen und monatliche Berichterstattung über Servicekennzahlen (KPIs) sind vorgesehen. Dies ermöglicht eine fortlaufende Anpassung und Optimierung des Empfangsdienstes.

• Serviceweiterentwicklung: Vorschläge für Prozessverbesserungen (z. B. automatisierte Benachrichtigungen bei Besucherankunft) und Schulungen für Mitarbeiter tragen zu einer steten Qualitätssteigerung bei.

Der Dienstleister bestätigt hiermit, dass alle in den Ausschreibungsunterlagen geforderten Nachweisdokumente vollständig und korrekt vorliegen. Er verpflichtet sich, den Empfangs- und Einlassdienst auf höchstem professionellen Niveau zu erbringen und die im Angebot aufgeführten Leistungen termingerecht sowie qualitätsgerecht umzusetzen.

Mit dieser Erklärung unterstreicht der Dienstleister seine Bereitschaft, die vereinbarten Leistungen zuverlässig und effizient über die Mindestanforderungen hinaus zu erbringen.

Für den Dienstleister (Bieter):

Unternehmensname

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Bevollmächtigte(r)

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Funktion

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Unterschrift

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Datum

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