3D2 Verfahrensbedingungen
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Ausschreibungsunterlage Empfangsdienst
Dokumenttitel: Erklärung zur Einhaltung der Verfahrensbedingungen
Vergabereferenz Nr.: ___________________________
Projekt / Standort: ___________________________
Auftraggeber (Vergabestelle): ___________________________
Dienstleister (Bieter): ___________________________
Einreichungsdatum: ___________________________
Einleitung
In der vorliegenden Erklärung bestätigt der unterzeichnende Dienstleister (nachfolgend "Bieter"), dass er alle im Rahmen dieser Ausschreibung festgelegten Verfahrensbedingungen und Anforderungen vollständig verstanden hat und diese uneingeschränkt akzeptiert. Diese Erklärung dient dem Zweck, die Konformität des Bieters mit den Verfahrensvorgaben der Ausschreibung formell zu dokumentieren. Gleichzeitig wird das Bewusstsein des Bieters für sämtliche Verpflichtungen und Bedingungen, die mit der Angebotsabgabe und einer potenziellen Auftragsdurchführung verbunden sind, zum Ausdruck gebracht.
Die vorliegende Erklärung bezieht sich auf das oben genannte Projekt bzw. den genannten Standort und die dort ausgeschriebene Dienstleistung (Empfangs-/Eingangsservice in einem industriellen Gebäudekomplex). Der Bieter versichert, dass er die spezifischen Anforderungen und Rahmenbedingungen dieses Projekts verstanden hat, ohne dass diese namentlich in diesem Dokument genannt werden. Er bestätigt, die Leistung im Falle einer Auftragserteilung gemäß den Vorgaben des Auftraggebers und unter Einhaltung aller genannten Bedingungen ordnungsgemäß erbringen zu können.
Einhaltung der Ausschreibungsbedingungen- Einreichungsanforderungen
Der Bieter bestätigt, dass er sämtliche geforderten Angebotsunterlagen vollständig sowie form- und fristgerecht eingereicht hat. Alle Dokumente wurden gemäß den in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Vorgaben erstellt und in der verlangten Sprache (Deutsch) vorgelegt. Der Bieter versichert, dass das Angebot alle geforderten Inhalte, Nachweise und Anlagen enthält, einschließlich gegebenenfalls verlangter Eigenerklärungen, Qualifikationsnachweise, Referenzen und Zertifikate. Die formalen Anforderungen an Formatierung, Gliederung und Art der Übermittlung des Angebots sind strikt eingehalten worden, um die Vergleichbarkeit aller Angebote zu gewährleisten.
Rechtliche und regulatorische Konformität
Der Bieter versichert, dass sämtliche anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen und behördlichen Vorschriften im Zusammenhang mit der angebotenen Leistung eingehalten werden. Dies umfasst unter anderem die Einhaltung arbeitsrechtlicher, sozialversicherungsrechtlicher und arbeitsschutzrechtlicher Vorgaben der Bundesrepublik Deutschland, einschließlich der Bestimmungen des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) und einschlägiger Unfallverhütungsvorschriften (DGUV-Regeln). Insbesondere bestätigt der Bieter, die Bestimmungen des Mindestlohngesetzes (MiLoG) strikt zu befolgen und seinen Mitarbeitern mindestens den gesetzlich vorgeschriebenen Mindestlohn bzw. gegebenenfalls höhere branchenübliche Tariflöhne zu zahlen. Alle im Empfangs- bzw. Eingangsservice eingesetzten Mitarbeiter werden ordnungsgemäß bei den zuständigen Sozialversicherungsträgern angemeldet und sozialversichert; die gesetzlichen Arbeitszeitregelungen, etwa gemäß Arbeitszeitgesetz (ArbZG), einschließlich vorgeschriebener Ruhezeiten und Pausen, werden vollumfänglich beachtet.
Sofern der Leistungsumfang sicherheitsrelevante Tätigkeiten (z.B. Objektschutz oder Zutrittskontrollen) umfasst, verfügt der Bieter über die dafür erforderlichen behördlichen Genehmigungen und Erlaubnisse, insbesondere – falls anwendbar – eine Bewachungserlaubnis gemäß § 34a Gewerbeordnung (GewO). Das eingesetzte Personal ist in diesem Fall mindestens gemäß den gesetzlichen Vorgaben (IHK-Unterrichtung oder Sachkundeprüfung nach § 34a GewO) geschult und für die übertragenen Aufgaben geeignet sowie zuverlässig. Unabhängig vom Sicherheitsaspekt stellt der Bieter sicher, dass sämtliches Personal, das im Rahmen des Empfangsdienstes eingesetzt wird, fachlich qualifiziert ist, über einwandfreie Zuverlässigkeit verfügt und regelmäßig geschult wird (einschließlich Schulungen zu Themen wie Kundendienst, Erste Hilfe, Brandschutz und ggf. standortspezifische Sicherheitsunterweisungen beim Auftraggeber).
Weiterhin verpflichtet sich der Bieter zur strikten Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Alle im Zuge der Leistungserbringung anfallenden personenbezogenen Daten (beispielsweise Besucherdaten, Mitarbeiter- oder Lieferantenausweise sowie Zutrittsprotokolle) werden vom Bieter absolut vertraulich behandelt und ausschließlich zweckgebunden verarbeitet. Der Bieter erklärt sich bereit, falls erforderlich mit dem Auftraggeber einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abzuschließen und alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten zu implementieren.
Servicestandards
Der Bieter verpflichtet sich, die in den Ausschreibungsunterlagen definierten Servicestandards und Qualitätsmaßstäbe für den Empfangs- bzw. Eingangsservice vollumfänglich zu erfüllen. Es wird zugesichert, dass ausreichend qualifiziertes Personal in der erforderlichen Anzahl zur Verfügung steht, um die vereinbarten Leistungen während der vorgegebenen Betriebszeiten lückenlos und zuverlässig zu erbringen. Das Personal wird sorgfältig ausgewählt und ist in der Lage, die Aufgaben am Empfang professionell, höflich und effizient auszuführen.
Der Bieter stellt sicher, dass das eingesetzte Personal über alle erforderlichen fachlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügt – hierzu zählen unter anderem eine ausgeprägte Serviceorientierung, angemessene Kommunikations- und Sprachkenntnisse sowie der routinierte Umgang mit den am Empfang eingesetzten technischen Systemen (z.B. digitale Besuchermanagement-Systeme, Telefonanlage, Zutrittskontrollsysteme). Notwendige Unterweisungen und Schulungen werden regelmäßig und anlassbezogen durchgeführt, um die Servicequalität kontinuierlich zu gewährleisten und an aktuelle Anforderungen anzupassen.
Zur Sicherstellung der Leistungsqualität implementiert der Bieter interne Maßnahmen der Qualitätssicherung. Es werden regelmäßige Kontrollen, Feedbackgespräche und – falls erforderlich – Korrekturmaßnahmen durchgeführt, um den in der Leistungsbeschreibung oder vertraglich definierten Leistungskennzahlen (Service Level Agreements) gerecht zu werden. Der Bieter garantiert zudem eine verlässliche Personaleinsatzplanung: Bei Ausfällen durch Krankheit, Urlaub oder andere unvorhergesehene Abwesenheiten wird durch geeignetes Ersatzpersonal sichergestellt, dass die Empfangsdienstleistung ohne Unterbrechung und in der vereinbarten Qualität fortgeführt wird.
Sofern in den Ausschreibungsunterlagen bestimmte branchenspezifische Normen, Richtlinien oder Qualitätsstandards (beispielsweise DIN-Normen, GEFMA-Richtlinien oder ISO-Zertifizierungen) vorausgesetzt oder empfohlen werden, verpflichtet sich der Bieter, diese Vorgaben zu beachten und in seinem Leistungsangebot umzusetzen. Damit wird gewährleistet, dass der Empfangsservice sich an bewährten Best Practices und Standards orientiert.
Anerkennung der Verfahrensregeln- Bewertungsverfahren
Der Bieter nimmt die im Rahmen der Ausschreibung festgelegten Zuschlags- und Bewertungskriterien sowie das vorgesehene Auswahlverfahren ausdrücklich zur Kenntnis. Er erkennt an, dass die Prüfung und Wertung der Angebote durch den Auftraggeber nach transparenten und sachgerechten Maßstäben erfolgt, wie sie in den Vergabeunterlagen und Verfahrensbedingungen beschrieben sind. Der Bieter akzeptiert, dass im Zuge der Angebotswertung alle vorgeschriebenen Kriterien – beispielsweise Eignung, Qualität des Konzeptes, Preis und etwaige weitere festgelegte Wertungskriterien – berücksichtigt werden.
Der Bieter erklärt, dass er keine Einwände gegen das Bewertungs- und Entscheidungsverfahren hat und dieses als verbindlich akzeptiert. Ihm ist bewusst, dass die Entscheidung über die Vergabe des Auftrags im pflichtgemäßen Ermessen des Auftraggebers erfolgt. Der Bieter verpflichtet sich, die Entscheidung des Auftraggebers, die auf Grundlage der bekanntgegebenen Kriterien getroffen wird, zu respektieren.
Vertraulichkeit
Der Bieter verpflichtet sich, alle im Zusammenhang mit der Ausschreibung übermittelten oder zugänglich gemachten Informationen streng vertraulich zu behandeln. Sämtliche Unterlagen, Kenntnisse und Daten, die der Bieter im Verlauf des Vergabeverfahrens vom Auftraggeber erhalten hat oder noch erhalten wird, werden ausschließlich zum Zweck der Angebotserstellung und -durchführung verwendet. Eine Weitergabe solcher Informationen an nicht autorisierte Dritte ist ausdrücklich untersagt.
Ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Auftraggebers wird der Bieter keine vertraulichen Informationen aus diesem Vergabeverfahren offenlegen oder für andere als die vorgesehenen Zwecke nutzen. Diese Vertraulichkeitsverpflichtung gilt sowohl während des laufenden Vergabeverfahrens als auch nach dessen Beendigung fort, unabhängig davon, ob der Bieter den Zuschlag erhält oder nicht. Der Bieter stellt sicher, dass auch seine Mitarbeiter und gegebenenfalls eingeschaltete Nachunternehmer entsprechend zur Vertraulichkeit verpflichtet werden.
Keine unzulässigen Absprachen
Der Bieter erklärt, dass das abgegebene Angebot in eigenständiger Vorbereitung und ohne unzulässige Absprachen mit Dritten erstellt wurde. Es wurden keine Vereinbarungen, Absprachen oder abgestimmten Verhaltensweisen mit anderen potentiellen Bietern oder Beteiligten getroffen, die eine unfaire Beeinflussung des Vergabeverfahrens oder eine Wettbewerbsverzerrung bewirken könnten.
Insbesondere hat der Bieter keine wettbewerbsbeschränkenden Abreden im Sinne des § 1 GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) getroffen. Es gab keinerlei Absprachen über Preise, Kosten, Gebührensätze, Geschäftsbedingungen oder die Aufteilung von Märkten oder Aufträgen mit Wettbewerbern. Der Bieter versichert zudem, dass keine Bestechungs- oder Bestechlichkeitshandlungen, Vorteilsgewährungen oder sonstigen unethischen Einwirkungen im Zusammenhang mit diesem Angebot oder dem Vergabeverfahren vorgenommen wurden.
Der Bieter verpflichtet sich, die Grundsätze des fairen und freien Wettbewerbs einzuhalten. Ihm sind keine Ausschlussgründe bekannt, die gemäß den geltenden Vergabebestimmungen (z.B. §§ 123, 124 GWB oder vergleichbare Regelungen) zu einem Ausschluss seines Unternehmens vom Verfahren führen würden. Sollte dem Bieter während des Verfahrens eine diesbezügliche relevante Änderung oder neue Information bekannt werden, wird er den Auftraggeber unverzüglich in Kenntnis setzen.
Erklärungen
Der Bieter bestätigt, dass alle im Rahmen des Angebots gemachten Angaben und eingereichten Unterlagen wahrheitsgemäß, aktuell und vollständig sind. Sämtliche Auskünfte, Nachweise und Dokumentationen, die der Bieter im Verlauf des Vergabeverfahrens vorgelegt hat, entsprechen nach bestem Wissen und Gewissen den Tatsachen. Sollte der Auftraggeber während der Angebotsprüfung oder im weiteren Verlauf des Verfahrens Klarstellungen, Erläuterungen oder zusätzliche Nachweise benötigen, sagt der Bieter eine unverzügliche und umfassende Mitwirkung sowie die fristgerechte Vorlage aller angeforderten Informationen zu.
Dem Bieter ist bekannt, dass vorsätzlich oder fahrlässig unrichtige, unvollständige oder irreführende Angaben in den Angebotsunterlagen zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen können. Der Bieter erkennt an, dass die vorliegende Erklärung Bestandteil seines Angebots ist und im Falle einer Auftragserteilung gegebenenfalls als Vertragsbestandteil gelten kann. Er versichert, dass er die in dieser Erklärung aufgeführten Verpflichtungen und Zusicherungen auch während der gesamten Dauer des Vergabeverfahrens und einer sich gegebenenfalls anschließenden Vertragsausführung einhalten wird.
Falls sich nach Abgabe des Angebots Änderungen bezüglich der hierin bestätigten Umstände oder Angaben ergeben, verpflichtet sich der Bieter, den Auftraggeber unverzüglich und unaufgefordert darüber zu informieren, um die Aktualität und Richtigkeit der eingereichten Informationen sicherzustellen.
Abschluss
Der Bieter erklärt hiermit abschließend die vollständige und bedingungslose Einhaltung sämtlicher Verfahrensbedingungen dieser Ausschreibung. Er versichert, dass er alle in den Vergabeunterlagen und in dieser Erklärung aufgeführten Regeln, Anforderungen und Verpflichtungen verstanden hat und ihnen uneingeschränkt zustimmt.
Der Bieter verpflichtet sich, die Grundsätze von Transparenz, Integrität und Verantwortlichkeit während des gesamten Vergabeverfahrens und – im Falle einer Auftragsvergabe – auch während der Vertragsdurchführung jederzeit zu wahren. Diese Erklärung wird vom Bieter in dem festen Willen unterzeichnet, ein ordnungsgemäßes, faires und erfolgreiches Vergabeverfahren zu unterstützen.
Mit Unterzeichnung dieser Erklärung bestätigt der Bieter verbindlich, dass er die oben genannten Punkte einhalten wird. Er betrachtet die Befolgung der Verfahrensregeln als selbstverständliche Grundlage für die Teilnahme an diesem Wettbewerb und für eine etwaige zukünftige Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber.