3B4 Notfall- und Evakuierungsmanagement

• Brand- und Rauchausbreitung: Entstehungsbrände oder Rauchentwicklung im Empfangsbereich oder in angrenzenden Räumen (z.B. durch technische Defekte, Kurzschlüsse, Zigarettenkippen) sowie eine mögliche Ausbreitung von Feuer und Rauch in den Fluchtwegen.

• Sicherheitsbedrohungen: Unbefugtes Betreten des Geländes oder der Räume, gewalttätige Übergriffe auf Mitarbeiter oder Besucher, Vandalismus, Bombendrohungen oder der Fund verdächtiger Gegenstände und Pakete.

• Medizinische Notfälle: Akute Erkrankungen oder Unfälle von Mitarbeitern, Besuchern oder Lieferanten im Empfangs- oder Eingangsbereich (z.B. Herzinfarkte, Schlaganfälle, Verletzungen), bei denen sofortige Erste Hilfe oder Rettungsdienst-Einsatz erforderlich ist.

• Naturereignisse: Extreme Witterungsverhältnisse oder Naturkatastrophen (z.B. starke Stürme, Überschwemmungen, ungewöhnliche Temperaturschwankungen, Erdbeben) mit möglichen Auswirkungen auf das Gebäude und seine Zugänge.

• Technische Ausfälle: Störungen und Ausfälle technischer Systeme, die den Zugangsbereich betreffen (z.B. Stromausfall, Ausfall der Aufzugsanlage, Ausfall der Zutrittskontrolle oder IT-Systeme), sowie das Versagen von Sicherheitseinrichtungen (z.B. Brandmeldeanlage, Alarmanlagen).

Alle Flucht- und Rettungswege im Empfangs- und Eingangsbereich müssen dauerhaft frei und gut erkennbar sein. Der Dienstleister sorgt dafür, dass Haupt- und Notausgänge ausreichend dimensioniert sind und regelmäßig auf ihre Funktionsfähigkeit überprüft werden. Fluchtwege sind gemäß den geltenden Normen (z.B. DIN EN ISO 7010, DIN EN 1838) deutlich mit entsprechenden Notausgangsschildern gekennzeichnet und durch Notbeleuchtung ergänzt. Spezielle Beachtung gilt der Barrierefreiheit: Mindestens ein Fluchtweg muss für Personen mit eingeschränkter Mobilität passierbar sein (breit genug, stufenfrei oder mit Rampen versehen).

• Entfernung von Hindernissen und Prüfen auf Fluchtwegbeläge (rutschfest, frei von Öl und Schmutz).

• Überwachung der Funktionsbereitschaft von Brandschutztüren und -klappen (sie müssen geschlossen bleiben und sich öffnen lassen).

• Regelmäßige Wartung der Notbeleuchtung und Sicherstellung einer autarken Stromversorgung (z.B. Notstrombatterien).

• Aktualisierung von Flucht- und Rettungsplänen nach baulichen Änderungen oder Umstrukturierungen.

Alle Kontrollen und durchgeführten Wartungsarbeiten sind zu protokollieren und zu dokumentieren, um die fortlaufende Einsatzbereitschaft der Fluchtwege jederzeit nachweisen zu können.

Für den Fall einer Evakuierung sind geeignete Sammelstellen außerhalb des Gefahrenbereichs festgelegt. Diese Sammelstellen befinden sich in sicherer Entfernung vom Gebäude, bleiben dabei aber in Sichtweite der Evakuierten. Die Standorte der Sammelstellen sind in Fluchtwegplänen vermerkt und mit gut sichtbaren Schildern gekennzeichnet.

Bei einer Evakuierung weist der Dienstleister allen Personen (Mitarbeiter, Besucher, Fremdfirmen) den schnellsten Weg zu den Sammelstellen. Mitarbeiter des Empfangs- und Sicherheitsteams kontrollieren vor Ort die Anwesenheit an den Sammelstellen. Verantwortliche Personen führen Anwesenheitslisten oder digitale Abgleich-Tools, um sicherzustellen, dass alle anwesenden Personen registriert sind. Fehlende oder verletzte Personen sind umgehend an die Einsatzleitung zu melden.

Besondere Vorkehrungen gelten für Menschen mit Behinderungen: Sie erhalten Unterstützung durch geschultes Personal und werden nach Möglichkeit an barrierefreie Sammelplätze geführt. Die Zuordnung von Begleitpersonen für Hilfsbedürftige ist im Vorfeld festgelegt.

Die Koordination an den Sammelstellen erfolgt durch das Empfangs- und Sicherheitspersonal in enger Abstimmung mit den benannten Feuerwarten oder Brandschutzbeauftragten des Auftraggebers. Diese gewährleisten, dass bei Eintreffen der Rettungskräfte (Feuerwehr, Rettungsdienst) eine vollständige Übergabe der Personen durchgeführt werden kann.

Das Empfangspersonal ist erster Ansprechpartner bei Notfällen oder Verdachtsfällen. Es erkennt kritische Situationen (z.B. Brandgeruch, entdeckten Brand, Aggressionen, medizinische Notlage) und löst unmittelbar die Erste Alarmierung aus.

• Auslösen der Brandmeldeanlage (Feuermelder oder manuelle Auslöseknöpfe).

• Betätigen von Panik- oder Notfalltastern (soweit installiert).

• Telefonische interne Meldung an die Sicherheitszentrale oder den Schichtleiter (z.B. per Notrufnummer).

• Direkter Anruf des Rettungsdienstes (Notruf 112) bei akuten Verletzungen.

Sofort nach Erkennen eines Notfalls verständigt das Empfangspersonal den Sicherheitsdienst bzw. den zuständigen Sicherheitsbeauftragten innerhalb der Anlage und beginnt parallel mit der Information anderer Anwesender (z.B. per Durchsage).

• Empfangspersonal meldet Störung oder Gefahrensituation unverzüglich an den Sicherheitsdienstleiter.

• Sicherheitsdienstleiter/Objektleiter informiert umgehend den zuständigen Facility Manager oder technischen Verantwortlichen.

• Facility Manager benachrichtigt die Führungsspitze des Auftraggebers (z.B. den zuständigen Sicherheitsbeauftragten oder die Geschäftsführung) über den Vorfall.

• Alle relevanten Führungskräfte werden nach Bedarf zusätzlich per Telefon und SMS beziehungsweise durch Alarmeinrichtungen (z.B. Mobilsirene, E-Mail-Notfallalarm) informiert.

Jeder Beteiligte dokumentiert die eingegangenen Informationen und ergriffenen Maßnahmen zeitnah in einem Einsatzprotokoll.

• Feuerwehr (Notruf 112): Bei Brandausbruch oder Verdacht auf brennbare Gefahrenstoffe sowie bei technischen Gefährdungslagen.

• Polizei: Bei Gewalttaten, Bedrohungslagen, Bombendrohungen oder anderen sicherheitsrelevanten Ereignissen.

• Rettungsdienst/Notarzt: Bei schweren Verletzungen oder lebensbedrohlichen medizinischen Fällen.

• Sonstige Behörden: Nach Bedarf (z.B. Umweltbehörde, Katastrophenschutz) in Abstimmung mit der Leitstelle oder der Geschäftsführung.

Die Kontaktdaten und Notrufnummern aller relevanten Behörden und Rettungsdienste sind im Schichtplan und in den Alarmierungsunterlagen stets aktuell hinterlegt.

• Empfangspersonal: Die Mitarbeiter am Empfang sind für die sofortige Erkennung von Notfällen zuständig und fungieren als erste Anlaufstelle. Sie lösen Alarm aus, verständigen interne Stellen und leiten, wenn erforderlich, Besucher und Lieferanten sicher zum nächstgelegenen Fluchtweg. Im Notfall begleiten sie Rettungsdienste bei ihrer Ankunft in das Einsatzgebiet und unterstützen durch Informationen über aktuelle Situation und betroffene Personen.

• Facility Manager/Sicherheitsleiter: Der Facility Manager (bzw. technischer Leiter) bzw. der zuständige Sicherheitsdienstleiter überwacht die Umsetzung der Evakuierungsmaßnahmen und koordiniert die interne Einsatzführung. Er ist verantwortlich für die Abstimmung mit externen Einsatzkräften (Feuerwehr, Polizei, Rettungsdienst) und stellt alle notwendigen Informationen über das Gebäude (z.B. Feuerwehrplan, Zugangsinformationen) sowie vorhandene Gefahrenbereiche bereit.

• Vertreter des Auftraggebers: Die benannten Vertreter des Auftraggebers (z.B. Sicherheitsbeauftragter, Geschäftsführung) tragen letztendlich die Verantwortung für Entscheidungen in Krisensituationen. Sie werden über den Vorfall informiert und übernehmen gegebenenfalls strategische Entscheidungen (z.B. Evakuierung des gesamten Geländes, Information der Öffentlichkeit). Die Vertreter sorgen außerdem dafür, dass erforderliche personelle oder materielle Ressourcen zur Verfügung stehen.

• Externe Einsatzkräfte: Feuerwehr, Polizei und Rettungsdienst übernehmen die Gefahrenabwehr, Brandbekämpfung, medizinische Versorgung und Wiederherstellung der Sicherheit. Sie arbeiten nach eigenem Mandat, bleiben aber während des Einsatzes mit dem Facility Manager bzw. Sicherheitsleiter abgestimmt. Die Einsatzkräfte melden sich bei ihrer Ankunft an der Einsatzstelle beim Dienstleister und erhalten dort eine Lagemeldung.

• Festnetztelefone/Handys: Empfangspersonal und Sicherheitsdienst verfügen über ständig einsatzbereite Telefone. Interne Durchwahl und Notrufnummern (z.B. 112) sind bekannt und jederzeit erreichbar.

• Funkgeräte: Sicherheitsdienst und andere Einsatzverantwortliche nutzen Funkgeräte, um sich unabhängig von Telefonnetzen abzustimmen. Hierfür sind feste Funkkanäle und Lautstärke für Notfälle reserviert.

• Gegensprechanlagen: Wenn vorhanden, kann über Intercom- oder Gebäudefunk-System schnell Alarm gegeben und Anweisungen erteilt werden.

• Durchsageanlage (Lautsprecher): In Wartelounges und größeren Empfangsräumen steht eine Durchsageeinrichtung zur Verfügung, über die Besucher und Mitarbeiter zügig informiert und zu ihrem Verhalten angeleitet werden können.

• Backup-Kommunikation: Für den Fall des Ausfalls primärer Kommunikationsmittel (z.B. bei Stromausfall oder Netzausfall) sind alternative Verfahren definiert, etwa das Einschalten einer transportablen Sirene oder das Überbringen von Nachrichten durch Boten zu bestimmten Sammel- oder Kommunikationspunkten.

Kommunikationswege und Funkprotokolle werden regelmäßig überprüft und in Übungen erprobt, um im Ernstfall reibungslose Abläufe zu gewährleisten.

• Einführung und Unterweisung: Neue Mitarbeiter des Empfangs und Sicherheitsteams erhalten zu Dienstbeginn eine umfassende Einweisung in den Notfall- und Evakuierungsplan. Dies beinhaltet Kenntnisse zu Fluchtwegen, Sammelstellen, Alarmverfahren und Erste-Hilfe-Einrichtungen.

• Regelmäßige Schulungen: Mindestens einmal jährlich werden Auffrischungsschulungen durchgeführt. Dabei werden aktuelle Gefährdungsszenarien, Änderungen in der Gebäudesituation oder neue Vorschriften vermittelt.

• Evakuierungsübungen: Es finden mindestens einmal jährlich Evakuierungsübungen unter realistischen Bedingungen statt, an denen alle Mitarbeiter, Dienstleister und nach Möglichkeit auch anwesende Besucher teilnehmen. Verschiedene Szenarien (z.B. Feueralarm, medizinischer Notfall, verdächtiges Paket) werden geprobt.

• Szenarienbasierte Übungen: Zusätzlich können spezialisierte Übungen geplant werden, etwa zum Umgang mit Panikreaktionen oder gemeinsame Übungen mit Feuerwehr und Rettungsdienst.

• Nachbesprechung und Dokumentation: Nach jeder Übung erfolgt eine Nachbesprechung, in der Stärken und Schwächen analysiert werden. Verbesserungsvorschläge werden dokumentiert und in den Plan eingearbeitet.

Alle Schulungen und Übungen sind zu dokumentieren. Teilnehmerlisten, Trainingsunterlagen und Protokolle der Übungsdurchläufe werden archiviert und sind Teil des Qualitätsmanagements.

• Flucht- und Rettungspläne: Aktualisierte Lagepläne mit eingezeichneten Fluchtwegen und Sammelstellen sind an den Empfangspunkten und in den Haupterschließungsbereichen gut sichtbar ausgehängt.

• Protokolle und Logbücher: Eingesetztes Personal führt ein Einsatz-Logbuch für jede Übung oder jeden realen Einsatzfall. Darin werden Uhrzeiten, beteiligte Personen, erkannte Probleme und ergriffene Maßnahmen festgehalten.

• Vorfallberichte: Jeder tatsächliche Vorfall (z.B. Feueralarm, Verletzter) wird in einem standardisierten Bericht dokumentiert. Darin sind Ursachenanalyse, Reaktionszeiten, Kommunikation und Verbesserungsbedarf festzuhalten.

• Lernkurve und Korrekturmaßnahmen: Aus Übungsprotokollen und Vorfallberichten werden regelmäßig Lehren gezogen. Korrekturmaßnahmen (z.B. Anpassung des Plans, zusätzliche Schulung) werden definiert und nachverfolgt.

• Aktualisierung von Unterlagen: Sämtliche Planungsunterlagen, Kontaktdatenlisten, Übersichtspläne und Sicherheitsdokumente werden bei Änderungen sofort aktualisiert und erneut freigegeben.

• Jährliche Prüfung: Mindestens einmal jährlich wird der Notfall- und Evakuierungsplan gemeinsam mit dem Auftraggeber und dem Sicherheitsteam überprüft und auf Aktualität hin bewertet.

• Rückmeldungen aus Übungen und Einsätzen: Nach jeder Übung oder jedem realen Einsatz erfolgt eine kritische Auswertung. Sämtliche Erkenntnisse und Feedbacks werden in den Plan eingearbeitet.

• Änderungsmanagement: Bei baulichen Änderungen, geänderten Personenzahlen, neuen gesetzlichen Vorgaben oder geänderten Prozessen wird der Plan angepasst. Verantwortliche prüfen Änderungen auf Vollständigkeit und informieren alle Beteiligten.

• Schulungen und Audits: Externe Audits und interne Kontrollen stellen sicher, dass der Stand der Technik eingehalten wird. Die Ergebnisse fließen in Weiterbildungen und Plananpassungen ein.

Mit diesem kontinuierlichen Prozess stellt der Dienstleister sicher, dass der Notfall- und Evakuierungsplan stets den aktuellen Anforderungen entspricht und die Sicherheit im Empfangsbereich langfristig gewährleistet ist.

Der Dienstleister versichert mit der Abgabe dieses Angebots, dass er die genannten Maßnahmen vollständig umsetzen und die erforderlichen Ressourcen bereitstellen wird. Die beschriebenen Abläufe und Verantwortlichkeiten gewährleisten eine effektive Organisation von Alarmierung und Evakuierung im Empfangs- und Eingangsbereich.

Mit der Realisierung dieses Notfall- und Evakuierungsmanagementplans erfüllt der Dienstleister alle relevanten Sicherheitsvorgaben des Auftraggebers sowie die geltenden gesetzlichen Anforderungen. Die ständige Bereitschaft aller Beteiligten, schnelle Informationsweitergabe und klare Handlungsvorgaben gewährleisten, dass in einer Notfallsituation rasch und sicher reagiert wird.

Für den Dienstleister (Bieter):

Unternehmensname:

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Bevollmächtigter Vertreter:

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Position:

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Unterschrift:

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Datum:

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