3A5 Anti-Korruptionsrichtlinie

Diese Anti‑Korruptionsrichtlinie definiert den Anspruch des Auftraggebers, sämtliche Tätigkeiten im Empfangsbereich frei von Bestechung, Vorteilsgewährung, Interessenkonflikten sowie jeglichem unethischen Verhalten zu halten. Besucher empfangen und Lieferanten abfertigen bedeutet eine Schlüsselfunktion für die Gesamtwahrnehmung des Standortes; eine vertrauensvolle und rechtssichere Abwicklung ist daher unerlässlich.

• Verpflichtung zu Integrität und Transparenz: Alle Mitarbeitenden des Dienstleisters sollen jederzeit gesetzeskonform handeln, vertrauliche Informationen schützen und Geschäftspartner fair behandeln. Die Haltung „Null‑Toleranz gegenüber Korruption“ gilt als Leitmotiv.

• Prävention von Korruption und Betrug: Durch klare Regeln sollen Bestechung, Annahme von unangemessenen Vorteilen, Manipulationen bei der Besuchererfassung, falsche Rechnungsstellung sowie das Verschweigen wesentlicher Informationen verhindert werden. Insbesondere sind unzulässige Vorteile im Rahmen der Erteilung von Zugangskarten, der Bewirtung von Besuchern und der Interaktion mit Zulieferern auszuschließen.

• Schaffung von Verfahrenssicherheit: Die Richtlinie beschreibt meldepflichtige Sachverhalte, Verantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen. So werden sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte befähigt, Risiken zu erkennen und entsprechend zu handeln. Interne Abläufe wie das Vier‑Augen‑Prinzip, die regelmäßige Dokumentation und die systematische Prüfung von Besucherdaten unterstützen dies.

Die Richtlinie gilt für sämtliche Personen, die direkt oder indirekt an den ausgeschriebenen Leistungen beteiligt sind.

• Eigenes Personal: alle Beschäftigten des Dienstleisters, unabhängig von Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses (Vollzeit, Teilzeit, Aushilfen, Zeitarbeit etc.).

• Unterauftragnehmer und temporäres Personal: Unternehmen oder Personen, die vom Dienstleister zur Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen eingeschaltet werden, sowie Leiharbeitnehmer. Sie sind vertraglich zur Einhaltung der Richtlinie zu verpflichten.

• Drittanbieter und externe Partner: Sicherheitsdienste, Empfangssystem‑Hersteller, IT‑Dienstleister oder Cateringfirmen, sofern sie im Empfangs‑ und Servicebereich tätig werden.

Der sachliche Anwendungsbereich erstreckt sich auf alle Tätigkeiten im Rahmen der Empfangs‑ und Eingangsserviceleistungen.

• Besuchermanagement: Registrierung, Identitätskontrolle, Ausgabe von Besucherausweisen, Ausstellung von Parkberechtigungen, Einweisung in Sicherheits‑ und Hygienemaßnahmen sowie Rücknahme und Entwertung der Ausweise.

• Zugangssteuerung: Überwachung von Drehkreuzen, Toren und Schranken, Prüfung von Lieferpapieren, Kontrolle von Fahrzeugen und Frachtstücken, Begleitung von Besuchern oder Lieferanten zu den vorgesehenen Bereichen und Zusammenarbeit mit dem Werkschutz.

• Interaktion mit Lieferanten und Dienstleistern: Koordination von Anlieferungen, Überprüfung von Lieferscheinen, Abgleich von Bestellnummern, Dokumentation von Wareneingängen, Zuordnung zu Lagerbereichen sowie Koordination mit den internen Bereichen wie Logistik und Einkauf.

• Administrative und kommunikative Tätigkeiten: Führung von Besucherlisten, Bearbeitung von Telefongesprächen, Post‑ und Paketannahme, Erteilen von Auskünften, Verwaltung von digitalen Zutritts‑ oder Zeiterfassungssystemen sowie unterstützende Tätigkeiten wie Terminabstimmungen.

• Korruption: Jeder Missbrauch anvertrauter Macht oder Stellung zum persönlichen Vorteil oder zum Vorteil Dritter. Dazu zählen jede Form von Bestechung, Vorteilsgewährung, Veruntreuung, illegale Provisionszahlungen und Nepotismus.

• Bestechung/Bestechlichkeit: Das direkte oder indirekte Anbieten, Gewähren, Versprechen, Fordern oder Annehmen eines Vorteils (z. B. Geld, Sachgeschenke, Reisen, Einladungen, Rabatte) mit dem Ziel, eine Entscheidung oder Handlung ungebührlich zu beeinflussen. Die deutsche Strafgesetzgebung (StGB § 299 ff.) stellt sowohl das Geben als auch das Nehmen von Vorteilen in der Wirtschaft und im öffentlichen Dienst unter Strafe.

• Interessenkonflikt: Eine Situation, in der persönliche, familiäre oder wirtschaftliche Interessen eines Mitarbeiters mit seinen Pflichten gegenüber dem Auftraggeber kollidieren oder den Anschein einer Beeinflussung erwecken. Dazu zählen Beziehungen zu Lieferanten oder potenziellen Subunternehmern, aus denen ein Vorteil entstehen könnte.

• Geschenke und Einladungen: Alle geldwerten Vorteile, Dienstleistungen oder Bewirtungen, die einem Beschäftigten oder einem Dritten gewährt werden. Als sozial angemessen gelten im Geschäftsleben in Deutschland geringfügige Aufmerksamkeiten im Wert von etwa 40 bis 60 EUR für private Unternehmen und 20 bis 30 EUR für Amtsträger. Die Gewährung höherer Beträge ist untersagt oder bedarf der vorherigen Genehmigung des Auftraggebers.

• Kickback: Geheime Rückvergütung, Provision oder finanzielle Zuwendung, die in Zusammenhang mit der Vergabe von Aufträgen oder der Begünstigung bestimmter Lieferanten steht. Kickbacks sind gemäß StGB verboten und stellen einen schweren Verstoß dar.

• Facilitation Payments (Beschleunigungszahlungen): Kleine Zahlungen an Amtsträger oder Privatpersonen zur Beschleunigung routinemäßiger Verwaltungsakte. Solche Zahlungen sind nach deutschem Recht unzulässig und gelten als Bestechung.

• Dienstleister: Das Unternehmen, das den Auftrag ausführt, sowie seine gesetzlichen Vertreter, Führungskräfte, Mitarbeiter und von ihm beauftragte Subunternehmer.

• Auftraggeber: Die natürliche oder juristische Person, die die Dienstleistung ausschreibt, beauftragt und deren Compliance‑Regeln maßgeblich sind.

• Deutsches Strafgesetzbuch (StGB): Die relevanten §§ 299–302 StGB untersagen das Anbieten, Versprechen, Gewähren oder Annehmen von Vorteilen im geschäftlichen Verkehr und im öffentlichen Dienst. Auch die unzulässige Interessenvertretung (§ 108f StGB) ist strafbar. Verstöße können zu Freiheitsstrafen und erheblichen Geldbußen führen.

• Gesetz über Ordnungswidrigkeiten (OWiG): Unternehmen können bei Bestechungsdelikten mit Geldbußen bis zu 10 Millionen EUR belegt und der wirtschaftliche Vorteil abgeschöpft werden.

• UN‑Konvention gegen Korruption und OECD‑Leitsätze: Der Dienstleister bekennt sich zu den internationalen Standards zur Korruptionsbekämpfung und verpflichtet sich, diese umzusetzen.

• Deutsches Datenschutzrecht (GDPR/BDSG): Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Besuchern, Lieferanten und Beschäftigten erfolgt nach den Grundsätzen Rechtmäßigkeit, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit. Besucher dürfen nur die Daten angeben, die zur Sicherheit und Auftragsabwicklung notwendig sind. Es werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherung der Daten ergriffen. Betroffene werden über die Verarbeitung informiert und können der Nutzung widersprechen oder die Löschung verlangen.

• Arbeitsschutz‑ und Arbeitssicherheitsgesetze: Der Dienstleister sorgt für sichere Arbeitsbedingungen gemäß Arbeitsschutzgesetz und Unfallverhütungsvorschriften. Arbeitgeber müssen Gefährdungen ermitteln, Schutzmaßnahmen treffen, persönlicher Schutzausrüstung bereitstellen und Beschäftigte regelmäßig unterweisen. Gleiches gilt für die Einhaltung der Arbeitszeit‑ und Jugendarbeitsschutzgesetze.

• Vergaberecht und Gleichbehandlung: Bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für den Empfang gelten die Grundsätze des deutschen Vergaberechts wie Wettbewerb, Gleichbehandlung und Transparenz (§ 97 GWB). Entscheidungen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.

• Spezifische Compliance‑Regeln des Auftraggebers: Sofern der Auftraggeber eigene Richtlinien zu Verhaltensstandards, Nachhaltigkeit oder Lieferkettensorgfaltspflichten vorgibt, erkennt der Dienstleister diese an und integriert sie in seine Prozesse.

Die nachstehenden Handlungen sind ausdrücklich untersagt.

• Entgegennahme oder Gewährung unzulässiger Vorteile: Kein Mitarbeiter darf Geschenke, Einladungen oder sonstige Zuwendungen annehmen oder anbieten, die den sozial angemessenen Rahmen überschreiten oder geeignet sind, Entscheidungen zu beeinflussen. Auch Spenden oder Sponsoringaktivitäten dürfen nicht zur Umgehung dieser Regelungen genutzt werden. Die Gewährung geringfügiger Aufmerksamkeiten ist nur nach vorheriger schriftlicher Genehmigung des Auftraggebers zulässig.

• Kickbacks und verdeckte Provisionen: Rückvergütungen oder geheime Zahlungen im Zusammenhang mit der Vermittlung oder bevorzugten Behandlung von Lieferanten, Dienstleistern oder Besuchern sind streng verboten. Alle Provisionen müssen vertraglich vereinbart, offengelegt und ordnungsgemäß fakturiert werden.

• Facilitation Payments: Alle Zahlungen zur Beschleunigung oder Erleichterung administrativer Vorgänge sind unzulässig. Bei erkennbaren Forderungen dieser Art ist der Vorfall unverzüglich dem Compliance‑Beauftragten und dem Auftraggeber zu melden.

• Manipulation von Daten und Unterlagen: Es ist untersagt, Besucher‑ oder Lieferantendaten zu fälschen, zu verändern oder zu verschleiern, Rechnungen zu manipulieren, Arbeitszeiten falsch zu dokumentieren oder sonstige Aufzeichnungen zu verfälschen. Dokumente sind vollständig, zeitnah und wahrheitsgemäß zu führen.

• Bevorzugung wegen persönlicher Beziehungen: Die Beauftragung von Unternehmen, an denen Beschäftigte beteiligt sind oder zu denen verwandtschaftliche Beziehungen bestehen, bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers. Interessenkonflikte müssen offengelegt und dürfen keine Auswirkung auf die Auswahlentscheidung haben.

• Verschweigen relevanter Informationen: Das Zurückhalten von Tatsachen, die für den Auftraggeber von wesentlicher Bedeutung sind, wie etwa frühere Korruptionsfälle, anhängige Ermittlungen oder finanzielle Schwierigkeiten, ist untersagt. Transparenz ist jederzeit sicherzustellen.

• Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber: Es ist strengstens verboten, Mitarbeitende zu benachteiligen, die Verstöße melden oder in gutem Glauben Fragen stellen. Einschüchterungen oder Repressalien führen zu sofortigen arbeitsrechtlichen Maßnahmen bis hin zur fristlosen Kündigung.

Um die Verbindlichkeit der Richtlinie zu gewährleisten, sind schriftliche Erklärungen aller am Projekt beteiligten Personen erforderlich.

• Initiale Unterzeichnung: Vor Aufnahme der Tätigkeit legt der Dienstleister dem Auftraggeber für alle eingesetzten Mitarbeitenden eine unterzeichnete Erklärung vor, in der diese die Anti‑Korruptionsrichtlinie anerkennen und sich zu ihrer Einhaltung verpflichten. Darin bestätigen sie, keine Vorstrafen wegen Korruption oder Wirtschaftsstraftaten zu haben und keinerlei Interessenkonflikte zu verschweigen.

• Jährliche Aktualisierung: Die Erklärungen werden mindestens einmal pro Jahr aktualisiert und dem Auftraggeber unaufgefordert vorgelegt. Mitarbeitende sind verpflichtet, Änderungen ihrer persönlichen Umstände (z. B. Beteiligung an Lieferanten, neue Familienbindungen zu Geschäftspartnern) umgehend mitzuteilen.

• Offenlegung von Interessenkonflikten: Liegen potenzielle Konflikte vor, ist unverzüglich der Compliance‑Beauftragte zu informieren. Dieser entscheidet gemeinsam mit dem Auftraggeber über geeignete Maßnahmen (z. B. Umbesetzung, Ausschluss von bestimmten Tätigkeiten).

• Vertraulichkeit und Datenschutz: Die Erklärungen werden vertraulich behandelt und nur für den Zweck der Compliance genutzt. Die Datenverarbeitung erfolgt gemäß GDPR/BDSG.

Regelmäßige Schulungen bilden das Fundament zur Prävention von Korruption.

• Grundschulung vor Einsatzbeginn: Alle Mitarbeitenden im Empfang und Eingangsservice absolvieren vor Arbeitsantritt eine Grundschulung, die die Inhalte der Anti‑Korruptionsrichtlinie, einschlägige gesetzliche Vorschriften, Datenschutzregeln und die unternehmensspezifischen Compliance‑Anforderungen vermittelt. Schulungen enthalten Praxisbeispiele zur Erkennung und Vermeidung von Korruptionsrisiken, zum Umgang mit Geschenken sowie zur korrekten Besuchererfassung.

• Fortlaufende Schulungen: Mindestens einmal jährlich werden Auffrischungskurse durchgeführt. Bei Gesetzesänderungen, erkannten Risikoschwerpunkten oder nach Vorfällen sind zusätzliche Schulungen vorgesehen. Die Teilnahme wird dokumentiert; Mitarbeitende, die Schulungen versäumen, dürfen nicht eingesetzt werden.

• Sensibilisierungskampagnen: Aushänge, Intranet‑Beiträge, E‑Mail‑Newsletter und Workshops informieren regelmäßig über aktuelle Risiken, typische Verhaltensmuster korrupter Akteure und die Richtlinien des Auftraggebers. Dabei werden betriebliche Leitsätze wie „Null‑Toleranz“ und „Speak‑Up‑Kultur“ hervorgehoben.

• Eskalationswege: Schulungen müssen klar darlegen, an wen sich Mitarbeitende bei Fragen oder Verdachtsmomenten wenden können. Neben den unmittelbaren Vorgesetzten stehen Compliance‑Officer und Vertrauenspersonen zur Verfügung. Die Mitarbeitenden sollen Befürchtungen ohne Angst vor Repressalien vortragen können.

Um Verdachtsfälle wirksam aufklären zu können, implementiert der Dienstleister ein mehrstufiges Hinweisgebersystem

• Vertrauliche Meldestellen: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können Verdachtsmomente vertraulich über verschiedene Kanäle melden (z. B. spezielle E‑Mail‑Adresse, anonymisierte Online‑Formulare, Telefon‑Hotline oder Briefkasten vor Ort). Die Zugänge zu diesen Kanälen werden in der Schulung erläutert und sind in den Arbeitsbereichen ausgehängt.

• Anonymität und Schutz vor Vergeltung: Hinweisgebende dürfen entscheiden, ob sie anonym bleiben oder ihre Identität offenlegen möchten. Der Dienstleister verpflichtet sich, den Schutz der Identität zu gewährleisten und keinerlei Vergeltungsmaßnahmen zu tolerieren. Gesetzliche Vorgaben zum Hinweisgeberschutz (Hinweisgeberschutzgesetz) sind einzuhalten.

• Prüfung und Kommunikation: Jeder Hinweis wird zeitnah durch den Compliance‑Beauftragten geprüft. Bei begründetem Verdacht informiert der Dienstleister den Auftraggeber und – falls erforderlich – unverzüglich die zuständigen Behörden. Die Hinweisgebenden werden, soweit möglich und gesetzlich zulässig, über den Fortgang der Prüfung informiert.

• Dokumentation: Alle Meldungen, Untersuchungsergebnisse und ergriffenen Maßnahmen werden dokumentiert und für Audit‑Zwecke bereitgehalten. Die Speicherung erfolgt in Übereinstimmung mit Datenschutzanforderungen.

• Compliance‑Beauftragter: Der Dienstleister benennt einen qualifizierten Compliance‑Beauftragten, der als zentrale Ansprechperson fungiert, Schulungen koordiniert, Verdachtsmeldungen entgegennimmt, Kontrollmaßnahmen plant und Umsetzungsberichte erstellt. Der Beauftragte berichtet direkt an die Geschäftsführung des Dienstleisters und in relevanten Fällen an den Auftraggeber.

• Interne Kontrollen: Es werden Stichproben und Audits durchgeführt, um die Einhaltung der Prozesse im Empfang zu überprüfen. Dazu gehören Kontrollen der Besucher‑ und Lieferantenregistrierung, Prüfungen von Rechnungen, Überwachung von elektronischen Zutrittssystemen und Abgleiche von Dienstplänen. Abweichungen werden dokumentiert und unverzüglich korrigiert.

• Auditrecht des Auftraggebers: Der Auftraggeber ist berechtigt, angekündigte und unangekündigte Überprüfungen in den Räumlichkeiten des Dienstleisters durchzuführen, Unterlagen einzusehen und Interviews mit Mitarbeitern zu führen. Der Dienstleister wird diese Maßnahmen unterstützen und dem Auftraggeber Zugang gewähren.

• Berichterstattung: Der Dienstleister erstellt in vereinbarten Intervallen (mindestens quartalsweise) einen schriftlichen Bericht über die Einhaltung der Richtlinie. Der Bericht enthält u. a. Schulungsstatistiken, Anzahl und Art eingegangener Hinweise, Ergebnisse von Audits und Verbesserungsvorschläge.

• Durchsetzung und Konsequenzen: Bei festgestellten Verstößen setzt der Dienstleister Korrektur‑ und Disziplinarmaßnahmen um, die von einer Ermahnung über Schulungsauflagen bis hin zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen (Abmahnung, Versetzung, Kündigung) reichen können. Schwere Fälle werden den Strafverfolgungsbehörden gemeldet. Wiederholte oder systematische Verstöße können eine fristlose Kündigung des Dienstleistungsvertrages durch den Auftraggeber nach sich ziehen.

Korruptionsverstöße schaden nicht nur dem Vertrauen, sondern können auch erhebliche rechtliche und finanzielle Folgen nach sich ziehen.

• Vertragliche Sanktionen: Der Auftraggeber kann bei Verstößen gegen die Richtlinie den Vertrag ganz oder teilweise fristlos kündigen. Daneben können Vertragsstrafen vereinbart werden, deren Höhe sich an der Schwere des Verstoßes orientiert. Bereits erbrachte Leistungen können ganz oder teilweise zurückbehalten werden.

• Schadensersatz und Kostenerstattung: Der Dienstleister haftet für alle Schäden, die dem Auftraggeber aufgrund von Korruptionshandlungen oder Verstößen seiner Mitarbeiter und Subunternehmer entstehen. Hierzu gehören unmittelbare finanzielle Schäden, entgangene Gewinne, Reputationsschäden sowie Kosten der Rechtsverfolgung. Der Auftraggeber behält sich vor, Schadensersatzansprüche gerichtlich geltend zu machen.

• Haftung der Mitarbeitenden: Beschäftigte, die gegen die Richtlinie verstoßen, können zivil‑ und strafrechtlich in Anspruch genommen werden. Zusätzlich drohen arbeitsrechtliche Maßnahmen bis hin zur fristlosen Kündigung.

• Versicherung: Der Dienstleister ist verpflichtet, eine angemessene Berufs‑ und Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abzuschließen, die Schäden aus Korruptionsdelikten abdeckt. Auf Verlangen des Auftraggebers sind entsprechende Nachweise vorzulegen.

• Rückforderung unrechtmäßig erlangter Vorteile: Alle im Zusammenhang mit unzulässigen Vorteilen erhaltenen Gelder oder Sachleistungen sind an den Auftraggeber oder die Geschädigten zurückzuführen. Darüber hinausgehende strafrechtliche Geldbußen werden nicht vom Auftraggeber übernommen.

Die vorliegende Richtlinie unterliegt ausschließlich dem Recht der Bundesrepublik Deutschland. Für Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dieser Richtlinie wird, sofern gesetzlich zulässig, der Gerichtsstand am Sitz des Auftraggebers vereinbart. Änderungen oder Ergänzungen der Richtlinie bedürfen der Schriftform. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Regelung tritt eine solche, die dem wirtschaftlichen Zweck möglichst nahekommt.

Der Dienstleister bestätigt durch die nachstehenden Unterschriften die Kenntnisnahme und Umsetzung dieser Anti‑Korruptionsrichtlinie. Die Personen, die am Empfangs‑ und Eingangsservice tätig werden, unterzeichnen zusätzlich individuelle Mitarbeitererklärungen (siehe Abschnitt 6). Die unterzeichneten Erklärungen werden aufbewahrt und dem Auftraggeber auf Anfrage vorgelegt.

Bevollmächtigter Vertreter: ___________________________

Funktion / Titel: ___________________________

Unterschrift: ___________________________

Datum: ___________________________

Bevollmächtigter Vertreter: ___________________________

Funktion / Titel: ___________________________

Unterschrift: ___________________________

Datum: ___________________________

Jeder eingesetzte Mitarbeiter im Empfangs‑ und Eingangsservice bestätigt mit seiner Unterschrift, die vorstehenden Bestimmungen zu kennen, zu verstehen und strikt einzuhalten. Musterformulare werden vom Dienstleister bereitgestellt und vor Einsatzbeginn durch die Mitarbeitenden unterzeichnet. Diese Erklärungen enthalten u. a. die Verpflichtung zur Offenlegung von Interessenkonflikten, zur Meldung von Verdachtsfällen sowie zur Teilnahme an Schulungen. Die Erklärungen sind einmal jährlich zu erneuern.