3A1 Lizenzen und Zertifikate

Der Betrieb des Bewachungsgewerbes erfordert gemäß § 34a GewO eine behördliche Erlaubnis. Wer gewerbsmäßig das Leben oder Eigentum anderer Personen schützen will, bedarf einer entsprechenden Erlaubnis. Diese Erlaubnis ist vor Aufnahme der Tätigkeit durch die zuständige Behörde zu erteilen; sie darf nur bei nachgewiesener Zuverlässigkeit und geordneten Vermögensverhältnissen ausgestellt werden. Der Dienstleister hat eine Kopie der gültigen Erlaubnis einzureichen. Zu den Zulassungsvoraussetzungen gehören u. a. die Vorlage von Auszügen aus dem Bundeszentral‑ und Gewerbezentralregister, eine steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung sowie der Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung.

Alle Mitarbeitenden im Bewachungsdienst müssen eine behördliche Unterrichtung oder die Sachkundeprüfung nach § 34a GewO bestanden haben. Für konfliktträchtige Tätigkeiten und öffentliche Bereiche (z. B. Eingangsbereich, Kontrollen) ist die Sachkundeprüfung erforderlich. Der Nachweis ist für jede eingesetzte Person zu erbringen. Die Unterrichtung umfasst mindestens 40 Unterrichtseinheiten und beinhaltet Rechtskunde (u. a. öffentliches Recht, Gewerberecht, Waffen‑ und Datenschutzrecht), Kommunikation und Sicherheitstechnik.

Der Dienstleister weist eine gültige Berufshaftpflichtversicherung nach. Diese muss Personenschäden in Höhe von mindestens 1.000.000 EUR, Sachschäden von 250.000 EUR sowie Vermögensschäden abdecken. Der Versicherungsschutz muss über die gesamte Vertragslaufzeit bestehen.

Die DIN 77200‑1 definiert Mindestanforderungen an Planung und Durchführung von Sicherheitsdienstleistungen hinsichtlich Organisation, Prozesse und Personal und unterscheidet zwischen stationären Sicherheitsdiensten wie Alarm‑, Empfangs‑ und Kontrolldienst sowie mobilen und Veranstaltungssicherheitsdiensten. Der Dienstleister weist die Zertifizierung gemäß DIN 77200 nach. Die Zertifizierung dient als Nachweis, dass er technisch qualifizierte Sicherheitsdienstleistungen erbringt und den Anforderungen der Norm entspricht.

ISO 14001 definiert ein international anerkanntes Rahmenwerk für Umweltmanagementsysteme, um Umweltauswirkungen zu reduzieren, Gesetzesanforderungen einzuhalten und eine fortlaufende Verbesserung der Umweltleistung zu erreichen. Die Norm verlangt ressourcenschonenden Umgang, effiziente Abfallbewirtschaftung und Einbindung der Stakeholder. Eine gültige ISO‑14001‑Zertifizierung des Dienstleisters ist erforderlich.

ISO 45001 liefert einen internationalen Rahmen für ein Arbeitsschutzmanagementsystem. Sie beschreibt Anforderungen zur Risikobeurteilung, Planung, Umsetzung, Kontrolle und kontinuierlichen Verbesserung. Die Norm sieht ein System nach der Plan‑Do‑Check‑Act‑Methodik vor und hilft, Gefährdungen zu identifizieren und zu minimieren. Vorteile sind u. a. die Reduzierung von Arbeitsunfällen, ein gestärktes Sicherheitsbewusstsein und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Eine entsprechende Zertifizierung wird erwartet.

Empfohlene, aber nicht zwingende Zertifikate: Auditierung nach ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagement), Nachhaltigkeitszertifikate (z. B. EMAS, ESG‑Ratings), VdS‑Zertifizierung, akkreditierte Schulungen im Brandschutz und in der Evakuierungsorganisation.

Der Dienstleister muss eine Eintragung bei der zuständigen IHK für Sicherheitsdienstleistungen nachweisen. Dies gilt für den Unternehmer sowie für seine gesetzlichen Vertreter. Änderungen der Eintragung sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.

Zusätzlich zur Berufshaftpflicht muss der Dienstleister über einen Nachweis der Zuverlässigkeit verfügen. Nach § 34a GewO ist eine Person unzuverlässig, wenn sie z. B. innerhalb der letzten fünf Jahre wegen einer Straftat verurteilt wurde oder einer verfassungsfeindlichen Organisation angehört. Der Dienstleister legt entsprechende Unbedenklichkeitsbescheinigungen vor.

Der Dienstleister verpflichtet sich zur Einhaltung der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes. Die Grundsätze der Datenverarbeitung umfassen Gesetzmäßigkeit, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität/Vertraulichkeit und Rechenschaftspflicht. Personenbezogene Daten (z. B. Besucher‑, Lieferanten‑ und Mitarbeiterdaten) dürfen nur zu legitimen Zwecken erhoben und gespeichert werden; die Daten müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Es ist ein Datenschutzkonzept zu erstellen, das die Prozesse der Datenerhebung, -speicherung, -weitergabe und ‑löschung beschreibt sowie technische und organisatorische Maßnahmen (z. B. Zugangsbeschränkungen, Verschlüsselung, Pseudonymisierung) aufführt. Ein externer oder interner Datenschutzbeauftragter ist zu benennen. Sensible Daten dürfen nur mit Einwilligung der Betroffenen verarbeitet werden.

Gemäß europäischem Arbeitsschutzrecht müssen Unternehmen geeignete Erste‑Hilfe‑, Brandbekämpfungs‑ und Evakuierungsmaßnahmen einrichten und Kontakt zu externen Rettungsdiensten herstellen. Der Dienstleister hat entsprechend ausgebildete Mitarbeitende vorzuweisen und regelmäßige Übungen mit dem Auftraggeber durchzuführen. Alle Beschäftigten sind auf Gefahrenquellen, Flucht‑ und Rettungswege sowie Evakuierungspläne zu unterweisen. Es sind mindestens zwei Ersthelfer pro Schicht einzuplanen; Nachweise über die absolvierte Erste‑Hilfe‑Schulung (Auffrischung alle zwei Jahre) sind zu erbringen.

Der Dienstleister verpflichtet sich zur Einhaltung des Arbeitsschutzgesetzes, der DGUV‑Vorschriften (insbesondere DGUV V1 „Grundsätze der Prävention“) und der branchenspezifischen Unfallverhütungsvorschriften. Risiken sind zu ermitteln, zu bewerten und zu dokumentieren. Mitarbeiter haben geeignete persönliche Schutzausrüstung (PSA) zu verwenden und sind über Gefahren unterwiesen. Der Dienstleister informiert den Auftraggeber jährlich über den Stand der Arbeitsschutzmaßnahmen.

Der Dienstleister garantiert die Einhaltung des gesetzlichen Mindestlohns gemäß MiLoG sowie des Arbeitszeitgesetzes. Überstunden, Sonn‑ und Feiertagsarbeit werden nach gesetzlichen Vorgaben vergütet bzw. durch Freizeitausgleich abgegolten. Die Einhaltung wird auf Anforderung durch Lohnabrechnungen und Arbeitszeitnachweise belegt.

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ist einzuhalten. Der Dienstleister stellt sicher, dass bei der Personalauswahl, -beschäftigung und -führung keine Benachteiligung aus Gründen der Rasse, ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität erfolgt.

• Zuverlässigkeitsprüfung: Für jede eingesetzte Person ist eine aktuelle Zuverlässigkeitsprüfung vorzulegen. Diese umfasst Auszüge aus dem Bundeszentralregister und dem Gewerbezentralregister, eine Abfrage der zuständigen Polizeibehörden sowie einen Eintrag im Bewacherregister mit Bewacherregister‑Identifikationsnummer.

• Sachkunde/Zertifikate: Nachweis der Unterrichtung oder Sachkundeprüfung nach § 34a GewO.

• Ersthelfernachweis: Vorlage von aktuellen Zertifikaten in Erste Hilfe (Grundkurs und Auffrischung).

• Brandschutz‑ und Evakuierungsausbildung: Zertifikate der brandschutztechnischen Unterweisung sowie der Schulung in der Evakuierung.

• Kommunikations‑ und Deeskalationsschulung: Nachweise über Schulungen in Konfliktmanagement, Serviceorientierung und interkultureller Kommunikation.

• Leumundszeugnisse: Unbedenklichkeitserklärungen hinsichtlich des schuldenfreien und ordentlichen finanziellen Verhaltens.

Der Dienstleister stellt dem Personal ordnungsgemäße Dienstkleidung und Ausrüstung zur Verfügung. Ein Dienstwagen oder Elektrotrolley ist bei Bedarf bereitzustellen. Die Ausstattung hat sich nach den betrieblichen Erfordernissen (z. B. Funkgeräte, Telefon, Taschenlampen, Besucherbadge‑Systeme) zu richten und entspricht den jeweiligen Sicherheitsanforderungen. Soweit Waffen oder Reizstoffe eingesetzt werden, gelten die strengen Vorschriften des deutschen Waffenrechts; die Bewachungsverordnung verlangt, dass das Personal keine polizeilichen Befugnisse hat und Waffen nur mit Zustimmung des Arbeitgebers führt.

Es sind ausreichend Kräfte einzuplanen, um einen kontinuierlichen Betrieb sicherzustellen. Eine Schichtbesetzung muss mindestens aus zwei Mitarbeitenden bestehen: einer Sicherheitskraft mit Sachkundeprüfung und einer Servicekraft mit Erfahrung im Empfangsdienst. Im Bedarfsfall werden Vertretungen gestellt. Der Dienstleister hält ein zuverlässiges Dienstplanungs‑ und Zeiterfassungssystem vor.

Der Dienstleister verpflichtet sich zu regelmäßiger Fortbildung des Personals. Dies umfasst jährliche Auffrischungen zu Rechtsänderungen, Datenschutz, Arbeits‑ und Gesundheitsschutz sowie Bedienung technischer Systeme. Interne Audits, Kundenfeedbacks und Qualitätszirkel werden durchgeführt, um kontinuierliche Verbesserungen zu gewährleisten. Die Ergebnisse werden dem Auftraggeber halbjährlich vorgelegt.

Der Auftraggeber stellt ein Sicherheitskonzept mit baulichen, organisatorischen und technischen Maßnahmen zur Verfügung. Der Dienstleister verpflichtet sich, diese Regeln einzuhalten und für jede Wachperson eine arbeitsplatzbezogene Unterweisung durchzuführen. Dazu gehören Hausrecht, Schlüssel‑ und Zutrittskontrollsystem, Alarm‑ und Videoüberwachung, Schutz von Betriebsgeheimnissen sowie Notfallprozesse.

Sofern der Auftraggeber zusätzliche Nachhaltigkeitsanforderungen definiert (z. B. CO₂‑Reduktionsziele, Energie‑ und Abfallmanagement, soziale Verantwortung), sind diese zu erfüllen. Der Dienstleister legt entsprechende Nachweise oder Zertifikate vor (z. B. EMAS‑Registrierung, ESG‑Ratings).

Der Empfangs‑/Serviceeingangsdienst kann in die IT‑Infrastruktur eingebunden sein (z. B. Besucher‑Management‑Software, Zutrittskontrollsysteme). Der Dienstleister stellt sicher, dass die eingesetzten Systeme den IT‑Sicherheitsstandards des Auftraggebers entsprechen (z. B. ISO 27001‑konformes Informationssicherheitskonzept) und führt regelmäßige Systemchecks sowie Anwenderschulungen durch.

Alle Mitarbeiter des Dienstleisters unterzeichnen eine Verschwiegenheitserklärung. Betriebs‑ und Geschäftsgeheimnisse, personenbezogene Daten sowie interne Prozesse dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Verstöße führen zu arbeitsrechtlichen Sanktionen und können Schadensersatzforderungen nach sich ziehen.

Alle eingereichten Dokumente müssen zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültig sein. Zertifikate, Genehmigungen und Versicherungen sind während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten. Der Dienstleister verpflichtet sich, ablaufende Nachweise rechtzeitig zu erneuern und dem Auftraggeber unaufgefordert vorzulegen.

Der Auftraggeber ist berechtigt, die Gültigkeit der vorgelegten Zertifikate und Genehmigungen bei den ausstellenden Stellen zu überprüfen. Dies kann durch Stichproben, Audits oder formelle Anfragen erfolgen. Der Dienstleister erklärt sich bereit, an diesen Prüfungen mitzuwirken und weitere Unterlagen zur Verfügung zu stellen.

Bei Verlust der Erlaubnis nach § 34a GewO, fehlenden Versicherungsnachweisen oder schwerwiegenden Verstößen gegen Datenschutz, Arbeitsschutz oder andere gesetzliche Verpflichtungen hat der Auftraggeber das Recht, den Vertrag fristlos zu kündigen. Bestehende Schadenersatzansprüche bleiben unberührt.

• Zutrittskontrolle: Überprüfung der Zutrittsberechtigung für Mitarbeiter, Besucher, Lieferanten und Handwerker; Ausgabe und Rücknahme von Besucherausweisen; Verwaltung von Schlüssel und elektronischen Zutrittsmedien; Durchsetzung des Hausrechts.

• Empfang und Information: Freundliche Begrüßung von Besuchern, telefonische Annahme und Weiterleitung, Erteilung von Auskünften, Koordination von Terminen und Besucherlotsen.

• Serviceeingang und Logistik: Entgegennahme und Kontrolle von Lieferungen, Wareneingangsdokumentation, Weiterleitung an die zuständigen Stellen, Kontrolle von Frachtpapieren und Einhaltung der Gefahrgut‑ und Sicherheitsvorschriften.

• Post‑ und Paketservice: Annahme und Verteilung von Postsendungen und Kurierdienstleistungen, Dokumentation eingehender Sendungen, Sicherstellung der Einhaltung von Zoll‑ und Exportkontrollbestimmungen.

• Telefondienst: Bedienung der Telefonanlage, Weitervermittlung von Gesprächen, Annahme von Störmeldungen und Notrufen.

• Überwachung und Kontrollgänge: Regelmäßige Rundgänge im Empfangsbereich, Kontrolle von Türen, Fenstern und sicherheitsrelevanten Anlagen; Überwachung von technischen Alarmen (z. B. Brandmeldesysteme), Einleitung von Maßnahmen bei Ausfällen.

• Erste Hilfe und Notfallmanagement: Sofortige Einleitung von Erste‑Hilfe‑Maßnahmen; Aktivierung von Rettungsketten; Unterstützung bei Evakuierungen; Mitwirkung an Gefahrenabwehrübungen.

• Berichterstattung und Dokumentation: Führung eines Wachbuchs bzw. elektronischer Protokolle; Erfassung von Vorkommnissen, Besucherzahlen und Lieferungen; Erstellung von Monatsberichten für den Auftraggeber; Meldung sicherheitsrelevanter Ereignisse.

• Der Dienstleister entwickelt ein betriebliches Konzept mit klar definierten Prozessen und Verantwortlichkeiten.

• Servicequalität: Wartezeit für Besucher, Zahl der Reklamationen, Freundlichkeit und Hilfsbereitschaft.

• Sicherheitskennzahlen: Anzahl der Zutrittsverstöße, ordnungsgemäße Schließungen, Anzahl der gemeldeten Zwischenfälle.

• Reaktionszeiten: Zeit bis zur Alarmierung von Einsatzkräften, Bearbeitung von Lieferungen und Post.

• Schulung und Zertifizierung: Anteil der Mitarbeitenden mit gültigen Zertifikaten, jährliche Schulungsstunden.

Die KPIs werden im Rahmen regelmäßiger Berichtserstattung an den Auftraggeber übermittelt und zur kontinuierlichen Verbesserung genutzt.

Der Dienstleister bestätigt, dass er alle in dieser Ausschreibung geforderten Nachweise und Zertifikate beigefügt hat und die Anforderungen erfüllt.