Empfangs- und Lieferantendienstvertrag

Auftraggeber (AG): [CLIENT_NAME], [CLIENT_ADDRESS], – nachfolgend "Auftraggeber (AG)" genannt.

Auftragnehmer (AN): [CONTRACTOR_NAME], [CONTRACTOR_ADDRESS], – nachfolgend "Auftragnehmer (AN)" genannt.

Der Auftragnehmer bestätigt, dass er das betreffende Objekt (insbesondere den Lieferanteneingang, Empfangsbereich, alle Zugänge und relevanten Einrichtungen) vor Abgabe seines Angebots besichtigt und sich mit den örtlichen Gegebenheiten vertraut gemacht hat.

Hintergrund des Auftraggebers: [BRIEF_DESCRIPTION_OF_CLIENT] (Unternehmensprofil des Auftraggebers einfügen).

Ziel des Vertrags: Mit diesem Vertrag soll eine langfristige (z. B. [CONTRACT_TERM] Jahre) und vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen den Vertragsparteien begründet werden, um die Sicherheit und professionelle Abwicklung am Lieferanteneingang und in den Empfangsbereichen des Objekts [OBJECT_NAME] sicherzustellen.

Das Erscheinungsbild, die Zugänglichkeit und die Sicherheit des Empfangs und Lieferanteneingangs müssen jederzeit gemäß den Vorgaben des Auftraggebers gewährleistet sein. Dabei liegt der Fokus insbesondere auf:

-Kontrolliertem und sicherem Zugang für Mitarbeiter, Besucher und externe Dienstleister,
-Professionellen und freundlichen Empfangsleistungen,
-Zuverlässiger Überwachung von Lieferungen und Gütern,
-Einhaltung aller Sicherheits- und Notfallverfahren an diesem sensiblen Zutrittspunkt.

Die Zufriedenheit des Auftraggebers wird erreicht durch zuverlässige und zuvorkommende Dienstleistungen, die Einhaltung deutscher Rechtsvorschriften und einschlägiger Facility-Management-Standards sowie durch einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung. Ein faires System von Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) und Service Level Agreements (SLAs) gemäß DIN EN 15221 ff. dient zur Messung und Bewertung der Servicequalität.

Vertragsbestandteile (Rangfolge): Dieser Vertrag besteht aus den folgenden Dokumenten, die als Vertragsbestandteile gelten. Im Falle von Widersprüchen gilt die nachstehende Rangfolge (von ranghöchstem zu rangniedrigstem Dokument):

1. Lizenzen und Zertifikate – Der Auftragnehmer hat Kopien seiner gültigen Gewerbeerlaubnis für Sicherheitsdienstleistungen (§34a GewO) sowie weiterer einschlägiger Zertifizierungen (z. B. DIN 77200, ISO 9001/14001/45001) vorzulegen.

2. Versicherungs- und Haftungsnachweise – Der Auftragnehmer hat gültige Versicherungsnachweise einer Betriebshaftpflicht vorzulegen, die Personen-, Sach- und Vermögensschäden mit einer Mindestdeckung von 5 Mio. EUR pro Schadensfall abdeckt. Zusätzlich ist eine Haftungsbestätigung einzureichen, die bescheinigt, dass keine einschränkenden Haftungsausschlüsse bestehen.

3. Datenschutz & DSGVO – Der Auftragnehmer hat ein Datenschutz- und IT-Sicherheitskonzept vorzulegen, das den Vorgaben der DSGVO entspricht und u. a. Besucherdaten, Videoüberwachung, Speicherfristen sowie technische und organisatorische Maßnahmen beschreibt.

4. Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA) – Der Auftragnehmer hat unterzeichnete Vertraulichkeitserklärungen aller eingesetzten Mitarbeiter vorzulegen.

5. Anti-Korruptionsrichtlinie – Der Auftragnehmer hat seine Compliance- und Antikorruptionsrichtlinie vorzulegen, ergänzt durch unterzeichnete Mitarbeitererklärungen gemäß EU-Richtlinie 2017/1371.

1. Besucher- und Lieferantenmanagement – Der Auftragnehmer hat dokumentierte Verfahren für Registrierung, Identitätsprüfung, Ausweisausgabe und Begleitung von Besuchern und Lieferanten vorzulegen.

2. Zutrittskontrolle & Sicherheitsprotokolle – Der Auftragnehmer hat objektspezifische Dienstanweisungen für Zutritts- und Kontrollprozesse vorzulegen, einschließlich Umgang mit verlorenen Ausweisen und Zutrittsverweigerungen.

3. Umgang mit konfliktträchtigen Personen – Der Auftragnehmer hat ein Konfliktmanagement-Handbuch vorzulegen, das Deeskalationsmethoden, Einbindung der Polizei und rechtliche Grundlagen (Notwehr nach §32 StGB) enthält.

4. Notfall- und Evakuierungsmanagement – Der Auftragnehmer hat ein umfassendes Notfallkonzept vorzulegen, das Evakuierungswege, Sammelpunkte, Alarmketten und Verantwortlichkeiten definiert.

5. Post- und Paketabwicklung – Der Auftragnehmer hat Prozessbeschreibungen für Annahme, Kontrolle, Dokumentation und Weiterleitung von Post- und Warensendungen vorzulegen.

6. Spezielle Dienstanweisungen – Der Auftragnehmer hat objektspezifische Posten- und Dienstanweisungen vorzulegen, die von allen eingesetzten Mitarbeitern gegengezeichnet werden.

7. Krisenkommunikationsplan – Der Auftragnehmer hat einen Kommunikations- und Eskalationsplan vorzulegen, der interne und externe Meldeketten sowie Notfallkontakte definiert.

1. Leistungskennzahlen (KPIs) – Der Auftragnehmer hat eine KPI-Matrix vorzulegen, die Ziele und Messmethoden für Reaktionszeiten, Anwesenheitsquoten, Besucherabfertigungszeiten und Berichtsgüte definiert.

2. Leistungsdokumentationssystem – Der Auftragnehmer hat Unterlagen und Screenshots des elektronischen Wächterkontroll- und Berichtssystems vorzulegen, mit dem Rundgänge, An- und Abwesenheiten sowie Vorfälle erfasst werden.

3. Auditprogramm – Der Auftragnehmer hat seinen internen Auditplan vorzulegen, einschließlich Turnus, Methoden und Beispielen von Audit- bzw. Mystery-Check-Berichten.

4. Berichtswesen – Der Auftragnehmer hat Muster für Tages-, Wochen- und Monatsberichte sowie Eskalationsmeldungen vorzulegen.

1. Aufforderung zur Angebotsabgabe – Der Auftragnehmer hat eine unterzeichnete Teilnahmebestätigung vorzulegen, die die Annahme der Ausschreibungsbedingungen bestätigt.

2. Verfahrensbedingungen – Der Auftragnehmer hat eine formelle Erklärung vorzulegen, mit der er alle Vergabebedingungen akzeptiert, einschließlich der Einhaltung von [§97 GWB].

3. Teilnahmevoraussetzungen – Der Auftragnehmer hat Nachweise der Eignung vorzulegen (Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug, Steuer- und Sozialversicherungsbescheinigungen).

4. Auswahl- und Zuschlagskriterien – Der Auftragnehmer hat Nachweise vorzulegen, die die Erfüllung der Zuschlagskriterien des Auftraggebers belegen (z. B. technische Qualifikationen, Referenzen, Kalkulationsunterlagen).

1. Unternehmerische Erfahrung – Der Auftragnehmer hat ein Firmenprofil mit Angaben zur Unternehmensgröße, regionaler Präsenz und Erfahrung im Bereich Empfangs- und Sicherheitsdienste vorzulegen.

2. Referenzen – Der Auftragnehmer hat mindestens drei Referenzen vergleichbarer Projekte vorzulegen.

3. Finanzielle Stabilität – Der Auftragnehmer hat geprüfte Jahresabschlüsse oder Bankbestätigungen vorzulegen.

4. Rechtliche & Compliance-Erklärung – Der Auftragnehmer hat eine Eigenerklärung vorzulegen, dass keine Ausschlussgründe gemäß [§§123–124 GWB] vorliegen.

5. Zertifizierungen & Standards – Der Auftragnehmer hat gültige DIN- und ISO-Zertifikate (77200, 9001, 14001, 45001) vorzulegen.

6. Ressourcen & Kapazitäten – Der Auftragnehmer hat Nachweise über verfügbares Personal, Reservekräfte, Uniformen, Geräte und Fahrzeuge vorzulegen.

1. Gefährdungsbeurteilungen – Der Auftragnehmer hat objektspezifische Gefährdungsbeurteilungen nach [DGUV Vorschrift 1] vorzulegen.

2. Brandschutz – Der Auftragnehmer hat Brandschutzanweisungen für Mitarbeiter am Empfang vorzulegen.

3. Notfallvorsorge – Der Auftragnehmer hat ein Notfallkonzept mit Alarmketten und Zuständigkeiten vorzulegen.

4. Objektspezifischer Notfallplan – Der Auftragnehmer hat einen auf das Gebäude zugeschnittenen Notfallplan vorzulegen.

5. Übungs- und Trainingsplan – Der Auftragnehmer hat einen jährlichen Übungsplan (Evakuierung, Brand, Überfall) vorzulegen.

6. Gesundheits- & Infektionsschutz – Der Auftragnehmer hat ein Hygienekonzept mit Maßnahmen gegen Infektionen vorzulegen.

7. Umweltmanagement – Der Auftragnehmer hat seine Umweltpolitik (gemäß [ISO 14001]) vorzulegen.

8. Inklusion im Sicherheitsdienst – Der Auftragnehmer hat Maßnahmen zur barrierefreien Umsetzung gemäß [DIN 18040] vorzulegen.

1. Prozessdokumentation – Der Auftragnehmer hat ein Prozesshandbuch vorzulegen.

2. Personalabdeckung – Der Auftragnehmer hat Dienstpläne vorzulegen, die die Einhaltung der Mindestbesetzung sicherstellen.

3. Koordination – Der Auftragnehmer hat Kommunikations- und Koordinationsprotokolle vorzulegen.

4. Reservepersonal – Der Auftragnehmer hat eine Liste qualifizierter Ersatzkräfte vorzulegen.

5. Schnittstellenmatrix – Der Auftragnehmer hat eine Übersicht der Ansprechpartner und Schnittstellen vorzulegen.

6. Operative Unterstützung & Vertretung – Der Auftragnehmer muss für kontinuierliche Unterstützung und flexible Vertretung sorgen.

1. Qualifikationen – Der Auftragnehmer hat Nachweise für alle vorgeschriebenen Qualifikationen vorzulegen (§34a GewO, Erste Hilfe, Brandschutzhelfer).

2. Sicherheitsüberprüfungen – Der Auftragnehmer hat Führungszeugnisse und Zuverlässigkeitsüberprüfungen vorzulegen.

3. Erfahrung – Der Auftragnehmer hat Mitarbeiterprofile mit relevanter Erfahrung vorzulegen.

4. Schulungen – Der Auftragnehmer hat ein Schulungskonzept (Einweisung, Fortbildungen, Spezialthemen) vorzulegen.

5. Uniformen & Ausrüstung – Der Auftragnehmer hat Kataloge und Listen von Uniformen, PSA und Einsatzmitteln vorzulegen.

6. Verhaltensrichtlinien – Der Auftragnehmer hat interne Dienst- und Verhaltensrichtlinien vorzulegen.

1. Begrüßungsdienste – Der Auftragnehmer hat Dienstanweisungen für den Erstkontakt mit Besuchern vorzulegen.

2. Komfortdienste – Der Auftragnehmer hat Checklisten für Wartebereiche und Besucherinformationen vorzulegen.

3. Begleitung & Unterstützung – Der Auftragnehmer hat Begleitregeln für Besucher und Lieferanten vorzulegen.

4. Barrierefreiheit – Der Auftragnehmer hat Nachweise zur Umsetzung von [DIN 18040] vorzulegen.

5. Professionelles Ambiente – Der Auftragnehmer hat Richtlinien zur Gewährleistung eines professionellen Empfangsambientes vorzulegen.

6. Besucherfeedback – Der Auftragnehmer hat Musterformulare oder digitale Tools für Feedback vorzulegen.

7. Standards & Professionelles Auftreten – Der Auftragnehmer muss jederzeit für professionelle Standards und ein repräsentatives Erscheinungsbild sorgen.

8. Konferenzservice & Inventar – Der Auftragnehmer muss einen strukturierten Inventar- und Serviceplan vorlegen und dessen Umsetzung sicherstellen.

9. Catering Service – Der Auftragnehmer muss für die Organisation und Durchführung von Catering-Dienstleistungen sorgen.

1. Preisstruktur – Der Auftragnehmer hat eine transparente Preisübersicht vorzulegen.

2. Abrechnungsrichtlinien – Der Auftragnehmer hat Abrechnungsrichtlinien vorzulegen.

3. Kostenstruktur – Der Auftragnehmer hat Kalkulationstabellen zu Löhnen und Nebenkosten vorzulegen.

4. Tariftreue & Sozialversicherung – Der Auftragnehmer hat Nachweise zur Einhaltung von Tarifverträgen und Sozialabgaben vorzulegen.

5. Rechnungsstellung – Der Auftragnehmer hat Musterrechnungen vorzulegen.

6. Budget & Prognose – Der Auftragnehmer hat eine Mehrjahresprognose vorzulegen.

7. Prüfrechte – Der Auftragnehmer hat eine Erklärung zur Anerkennung der Prüfrechte des Auftraggebers vorzulegen.

1. Zutrittskontrollsysteme – Der Auftragnehmer hat Bedienungsanleitungen und Nachweise der Einsatzbereitschaft vorzulegen.

2. Kommunikationsmittel – Der Auftragnehmer hat Listen der Kommunikationsmittel vorzulegen.

3. Überwachungssysteme – Der Auftragnehmer hat Dokumentationen zu CCTV, Alarmtechnik und Besuchersoftware vorzulegen.

4. Empfangstresen – Der Auftragnehmer hat Checklisten zur Organisation und Einsatzbereitschaft vorzulegen.

5. Beschilderung & Wegführung – Der Auftragnehmer hat Inspektionsprotokolle für Beschilderungen vorzulegen.

6. Betriebsprozesse – Der Auftragnehmer hat Tagesabläufe für den Betrieb und die Wartung vorzulegen.

7. Büro- und Ausstattungskonzept: Der Auftragnehmer muss einen Plan für die Versorgung und Instandhaltung der Büro- und Einrichtungsausstattung sicherstellen.

8. Konferenz- & Empfangsinfrastruktur Betrieb – Der Auftragnehmer muss für die Betriebsbereitschaft der Konferenz- und Empfangsinfrastruktur sorgen.

1. Allgemeine Sicherheitsmaßnahmen – Der Auftragnehmer hat ein Sicherheitsmanual vorzulegen.

2. Nachtdienste – Der Auftragnehmer hat spezielle Anweisungen für Nachtschichten vorzulegen.

3. Notfall- & Ereignisreaktionen – Der Auftragnehmer hat Ablaufpläne für Vorfälle (Einbruch, Überfall, Brand) vorzulegen.

4. Schichtübergabe – Der Auftragnehmer hat Übergabeprotokolle und Wachbuchmuster vorzulegen.

1. Change-Request-Verfahren – Der Auftragnehmer hat Formblätter und Prozessdarstellungen für Änderungsanträge vorzulegen, die Antragstellung, Prüfung, Genehmigung und Umsetzung dokumentieren.

2. Operative Flexibilität und Notfallkoordination – Der Auftragnehmer muss kurzfristige Anpassungen und Koordinationen gewährleisten.

Die Vertragsparteien verzichten auf eigene Definitionen einzelner Begriffe und beziehen sich ausdrücklich auf die Begriffsbestimmungen und Regelungen der einschlägigen Gesetze, Verordnungen und Normen (in ihrer jeweils gültigen Fassung), einschließlich insbesondere:

DIN EN 17483-1:2021-09: Private Sicherheitsdienstleistungen – Schutz kritischer Infrastrukturen – Teil 1: Allgemeine Anforderungen)

ISO 37000: Grundsätze der Unternehmensführung

ISO 37301: Compliance-Management-Systeme

ISO 37001: Anti-Korruptions-/Anti-Bestechungs-Managementsysteme

ISO 37002: Whistleblowing-Managementsysteme

ISO/IEC 38500: IT- und Data-Governance

SA8000: Sozialstandards und Arbeitsrechtsschutz

ISO 31000 : Risikomanagement

ISO/IEC 27000 ff: Informationssicherheit-Standards

BSI IT-Grundschutz: IT-Basissicherheitsstandards des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik

ISO 28000 : Sicherheitsmanagement in der Lieferkette

ISO 22301 : Business-Continuity-Management-Systeme

ISO 22316: Sicherheit und Resilienz / Organisatorische Resilienz

Sofern in diesem Vertrag Begriffe verwendet werden, die in den obigen Regelwerken definiert sind, gelten die dortigen Definitionen. Im Konfliktfall zwischen eigenen Definitionen der Parteien und den genannten Normen/Leyen haben die Bestimmungen der Normen und Gesetze Vorrang.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die vereinbarten Empfangs- und Lieferanteneingangsdienste (Sicherheits- und Empfangsdienstleistungen) nach bestem Wissen und Gewissen sowie mit einem hohen Qualitätsstandard zu erbringen. Die Dienstleistung wird im Schichtbetrieb (Tag- und Nachtschichten) erbracht, um eine lückenlose Überwachung und Betreuung des sensiblen Zugangsbereichs rund um die Uhr (24/7) sicherzustellen.

Kernaufgaben des Auftragnehmers sind unter anderem:

-Zugangskontrolle und Pförtnerdienst: Überwachung des Lieferanteneingangs und der angrenzenden Empfangsbereiche; Kontrolle und Verifizierung von Mitarbeitern, Besuchern, Lieferanten und Fremdfirmen beim Betreten und Verlassen des Geländes; Überprüfung von Fahrzeugen und Lieferungen gemäß den Zugangsberechtigungen des Auftraggebers.

-Besucher- und Fremdfirmenmanagement: Registrierung/Anmeldung von Besuchern und externen Dienstleistern, Ausgabe von Besucherausweisen, Prüfung von Identitätsdokumenten, Durchführung von Begleitprozessen für besonders gesicherte Bereiche sowie DSGVO-konformer Umgang mit personenbezogenen Besucherdaten.

-Empfangs- und Informationsdienst: Professioneller Empfang von Besuchern und Lieferanten mit freundlicher Begrüßung, Erteilung grundlegender Informationen, Annahme und Weiterleitung von Telefonanrufen an der Rezeption und Gewährleistung eines positiven und professionellen Erscheinungsbilds des Unternehmens nach außen.

-Koordination mit Werksicherheit und Leitstelle: Überwachung von Alarmmeldungen oder sicherheitsrelevanten Vorfällen, Einleitung von Eskalationsmaßnahmen bei Unregelmäßigkeiten und enge Zusammenarbeit mit dem Sicherheitsmanagement bzw. der Sicherheitsleitstelle des Auftraggebers.

-Notfallmaßnahmen: Einleitung von Erstmaßnahmen im Ereignisfall (z. B. Brand, Unfall, Aggression, Einbruch) gemäß den Notfall- und Alarmplänen des Auftraggebers, inklusive sofortiger Benachrichtigung der zuständigen Behörden (Polizei, Feuerwehr, Rettungsdienst).

Dokumentation und Berichterstattung: Führen eines Empfangs- und Zugangsprotokolls (möglichst elektronisch) mit Eintrag aller Besucher und Lieferanten, relevanter Vorkommnisse und sicherheitsrelevanter Beobachtungen. Regelmäßige Meldung besonderer Vorkommnisse an den Auftraggeber je nach Vereinbarung.

Der Auftragnehmer bestätigt, im Besitz aller für die Erbringung von Sicherheits- und Empfangsdienstleistungen am Lieferanteneingang gesetzlich erforderlichen Zulassungen und Befähigungen zu sein, insbesondere der Erlaubnis nach § 34a GewO (Gewerbeordnung). Sämtliches eingesetztes Sicherheitspersonal muss über die vorgeschriebenen Qualifikationen verfügen (z. B. bestandene IHK-Sachkundeprüfung gemäß § 34a GewO oder gleichwertige Qualifikation) sowie über objektspezifische Zusatzschulungen, beispielsweise:

-Ausbildung in Erster Hilfe (Ersthelfer-Zertifikat),

-Ausbildung zum Brandschutzhelfer,

-Schulung/Sensibilisierung im Bereich DSGVO und Datenschutz,

-Deeskalationstechniken im Umgang mit konfliktbereiten Personen.

Des Weiteren gewährleistet der Auftragnehmer, dass alle eingesetzten Mitarbeiter zuverlässig und geeignet sind. Jeder Mitarbeiter muss vor Dienstaufnahme eine Überprüfung der Zuverlässigkeit (z. B. Vorlage eines einwandfreien polizeilichen Führungszeugnisses) durchlaufen haben und wird mit den geltenden Hausordnungen, Sicherheits- und Verhaltensvorschriften des Auftraggebers vertraut gemacht.

Die eingesetzten Mitarbeiter tragen eine einheitliche Dienstkleidung, die vom Auftragnehmer bereitzustellen ist, mit sichtbarem Firmenlogo sowie einen personifizierten Dienstausweis, sodass sie jederzeit als Sicherheits- und Empfangspersonal erkennbar sind. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass das Personal ein gepflegtes und professionelles Auftreten gewährleistet.

Der Auftragnehmer stellt alle für die Aufgabenerfüllung notwendigen Arbeitsmittel und Ausrüstungen bereit, sofern nicht anders vereinbart. Dies umfasst insbesondere Kommunikationsmittel (Funkgeräte, Telefon), Zugangsmittel (Schlüssel, Zugangskarten), Taschenlampen sowie ggf. erforderliche Schutz- und Sicherheitsausrüstung. Vom Auftraggeber bereitgestellte technische Systeme (z. B. elektronische Zutrittskontrollanlagen, Alarmanlagen, Videoüberwachungssysteme) sind vom Auftragnehmer ordnungsgemäß zu bedienen; Störungen oder Defekte solcher Systeme sind dem Auftraggeber unverzüglich anzuzeigen.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle einschlägigen gesetzlichen und behördlichen Vorgaben für das Sicherheitsgewerbe einzuhalten, einschließlich der Bewachungsverordnung (BewachV) sowie relevanter Unfallverhütungsvorschriften. Ebenso sind die anerkannten Branchenstandards und die in Abschnitt 3 genannten Normen bei der Leistungserbringung zu berücksichtigen.

Alle eingesetzten Mitarbeiter müssen über ausreichende Deutschkenntnisse verfügen, um ihre Aufgaben (z. B. Kommunikation mit Mitarbeitern und Besuchern, Ausfüllen von Protokollen) sicher erfüllen zu können. Sofern ein internationaler Besucherverkehr zu erwarten ist, stellt der Auftragnehmer sicher, dass pro Schicht mindestens ein Mitarbeiter über grundlegende Englischkenntnisse verfügt, um ausländische Besucher betreuen zu können.

Das vereinbarte Pauschalentgelt beträgt [BASE_YEARLY_FEE] € netto pro Jahr (zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer) und deckt sämtliche Leistungen des Empfangs- und Lieferanteneingangs-Sicherheitsdienstes gemäß diesem Vertrag ab.

Dieses Pauschalentgelt umfasst alle Personal-, Sach- und Nebenkosten des Auftragnehmers, die zur Erfüllung der vertraglichen Leistungen erforderlich sind. Darin enthalten sind insbesondere Kosten für Dienstkleidung, Ausrüstung, An- und Abfahrt zum Einsatzort, Verwaltungsaufwand sowie etwaige Zuschläge für Nachtarbeit, Wochenend- und Feiertagsdienste, soweit der vertraglich vereinbarte Dienst solche Zeiten umfasst (24/7-Schichtbetrieb). Zusätzliche Kosten werden dem Auftraggeber nicht in Rechnung gestellt, sofern sie nicht ausdrücklich vertraglich vereinbart wurden.

Sofern nicht anders festgelegt, erfolgt die Abrechnung monatlich in zwölf gleichen Teilbeträgen zu je 1/12 des Jahrespauschalbetrags. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber jeweils zum Monatsende eine Rechnung; diese ist vom Auftraggeber innerhalb von [Zahlungsziel] Tagen nach Rechnungseingang ohne Abzug zur Zahlung fällig (vorbehaltlich anderweitiger schriftlicher Vereinbarung). Alle genannten Vergütungen verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

Erbringt der Auftragnehmer auf schriftliches Verlangen des Auftraggebers zusätzliche Leistungen außerhalb des vereinbarten Leistungsumfangs (beispielsweise Sondereinsätze bei Veranstaltungen, temporäre Verstärkung des Personals über das vertraglich vereinbarte Maß hinaus), so werden diese Zusatzleistungen gesondert vergütet. Hierfür ist vorab eine schriftliche Vereinbarung über Leistungsumfang und Vergütung zu treffen.

Das Pauschalentgelt ist für die anfängliche Vertragslaufzeit von [CONTRACT_TERM] Jahren fest vereinbart. Im Falle einer Vertragsverlängerung oder -erneuerung nach Ablauf der Grundlaufzeit werden beide Parteien rechtzeitig Verhandlungen über eine Anpassung der Vergütung führen. Maßgeblich können hierbei Veränderungen der Rahmenbedingungen sein, wie z. B. tarifliche Lohnerhöhungen im Bewachungsgewerbe, gesetzliche Mindestlohnerhöhungen oder geänderte Leistungsanforderungen. Anpassungen bedürfen der schriftlichen Vereinbarung beider Parteien.

Probe- und Einführungsphase: Zu Vertragsbeginn wird eine Probe- bzw. Einführungsphase vereinbart, in der die Abläufe am Lieferanteneingang und im Empfangsbereich beobachtet, evaluiert und optimiert werden. Diese Phase beträgt voraussichtlich etwa [X] Monate. Während der Einführungszeit finden regelmäßige Abstimmungsgespräche zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer statt, um etwaigen Anpassungsbedarf bei Prozessen oder Personaleinsatz frühzeitig zu erkennen und umzusetzen.

Regelbetrieb (Standarddienst): Nach Abschluss der Probezeit erfolgt der übergehende Regelbetrieb. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass der Empfangs-/Pförtnerdienst entsprechend der vereinbarten Servicezeiten durch qualifiziertes Personal abgedeckt wird (z. B. Montag bis Sonntag, 24 Stunden täglich in Tag- und Nachtschichten, oder gemäß individueller Absprache der Betriebszeiten). Es ist durchgängig für eine lückenlose Überwachung der Zugänge und der ein- und ausgehenden Waren zu sorgen. Der Lieferanteneingang ist entweder rund um die Uhr oder zu definierten Kernzeiten personell besetzt – je nach betrieblicher Erfordernis, wie in der Leistungsbeschreibung festgehalten.

Reaktionszeiten und Personalaufstockung: Bei unvorhergesehenem Mehrbedarf oder besonderen Anlässen – etwa erhöhtes Besucheraufkommen, Sonderlieferungen außerhalb der Normzeiten oder Personalausfall (z. B. durch Krankheit) – verpflichtet sich der Auftragnehmer, innerhalb der vereinbarten Fristen zusätzliche Mitarbeiter für Empfang und Sicherheit bereitzustellen. Die Vorlaufzeit und das Verfahren zur Anforderung von Verstärkungspersonal werden gemeinsam festgelegt (z. B. Bereitstellung innerhalb von 2 Stunden nach Anforderung) und im Servicekonzept dokumentiert. Der Auftragnehmer hält eine ausreichende Personalreserve oder Rufbereitschaft vor, um diese Anforderungen zu erfüllen.

Dokumentation und Berichtswesen: Der Auftragnehmer führt ein aktuelles Besucher- und Lieferantenregister sowie ein Zugangskontrollprotokoll (vorzugsweise elektronisch). Darin sind sämtliche relevanten Ereignisse festzuhalten, insbesondere Name/Firma der Besucher und Lieferanten, Zeitpunkt des Ein- und Austritts, Zweck des Besuchs/Lieferung sowie besondere Vorkommnisse oder festgestellte Unregelmäßigkeiten. Darüber hinaus erstellt der Auftragnehmer in regelmäßigen Abständen (z. B. monatlich oder quartalsweise) Leistungsberichte über die erbrachten Dienste. Diese Berichte enthalten unter anderem Kennzahlen wie Anzahl der Besucher, Lieferungen, festgestellte Sicherheitsvorfälle, und Maßnahmen der vergangenen Periode. Die Berichte werden dem Auftraggeber übergeben und gemeinsam erörtert. Schwerwiegende sicherheitsrelevante Zwischenfälle oder Notfälle sind vom Auftragnehmer unverzüglich außerhalb der Reihe dem Auftraggeber zu melden (z. B. telefonisch und schriftlich per Incident-Bericht).

Kontinuierliche Verbesserung: Der Auftragnehmer verpflichtet sich zu einer proaktiven Verbesserungskultur im Rahmen der Dienstleistung. Er wird dem Auftraggeber regelmäßig Vorschläge unterbreiten, wie Abläufe im Empfangs- und Zugangsmanagement effizienter oder sicherer gestaltet werden können. Dies kann Vorschläge zur Optimierung des Besuchermanagements, der Zugangskontrollprozesse oder den Einsatz neuer Technologien (etwa verbesserte Zutrittskontrollsysteme, elektronische Besucheranmeldung) umfassen. Mindestens einmal jährlich – etwa im Rahmen eines Qualitätsmeetings – sollen die erbrachten Leistungen sowie mögliche Verbesserungsmaßnahmen gemeinsam durchgesprochen werden. Die Parteien streben an, durch konstruktive Zusammenarbeit eine stetige Steigerung von Effizienz, Sicherheit und Servicequalität zu erreichen.

Kommunikation und Ansprechpartner: Der Auftragnehmer benennt einen festen Ansprechpartner / Objektleiter für diesen Auftrag. Dieser überwacht die Einsätze vor Ort, koordiniert die Dienstpläne der Mitarbeiter, stellt die Qualität der Leistung sicher und dient als primäre Schnittstelle zum Auftraggeber. Der Ansprechpartner des Auftragnehmers steht für Rückfragen, Abstimmungen und eventuelle Sonderanweisungen seitens des Auftraggebers zur Verfügung. Außerdem werden regelmäßige Statusgespräche (z. B. monatlich) zwischen Auftraggeber und Ansprechpartner des Auftragnehmers durchgeführt, um die Zusammenarbeit zu evaluieren und gegebenenfalls anzupassen.

Vertragsdauer und Kündigung: Die Vertragslaufzeit beträgt [CONTRACT_TERM] Jahre und beginnt am [Startdatum]. Der Vertrag verlängert sich nach Ablauf der Grundlaufzeit jeweils um [Verlängerungszeitraum, z. B. 1 Jahr], sofern nicht eine der Parteien den Vertrag mit einer Frist von [Kündigungsfrist, z. B. 3 Monate] vor Ablauf schriftlich kündigt. Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Kündigungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform (Einschreiben oder elektronisch signiertes Dokument, sofern zulässig).

Vertraulichkeit: Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle im Rahmen dieses Vertrags oder seiner Durchführung erlangten vertraulichen Informationen des Auftraggebers streng geheim zu halten. Dies umfasst insbesondere Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, sicherheitsrelevante Informationen (wie z. B. Zutrittscodes, Alarmpläne, interne Sicherheitsprotokolle) sowie personenbezogene Daten von Mitarbeitern, Besuchern oder Lieferanten. Eine Weitergabe solcher Informationen an Dritte ist dem Auftragnehmer nur mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers gestattet, sofern nicht eine gesetzliche Pflicht zur Offenlegung besteht. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass auch seine Mitarbeiter und ggf. eingeschaltete Subunternehmer schriftlich auf Vertraulichkeit verpflichtet werden. Diese Verschwiegenheitsverpflichtung bleibt über das Ende des Vertrags hinaus bestehen.

Datenschutz: Im Zuge der Leistungserbringung verarbeitet der Auftragnehmer personenbezogene Daten, insbesondere von Besuchern, Mitarbeitern und Lieferanten (z. B. Namen, Kontaktinformationen, Zeiten des Zutritts). Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur strikten Einhaltung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller weiteren anwendbaren Datenschutzgesetze. Personenbezogene Daten dürfen ausschließlich zum Zwecke der Zutrittskontrolle, Besucherverwaltung und Vertragserfüllung verwendet werden. Eine Weitergabe an unberechtigte Dritte ist untersagt. Nach Zweckfortfall und Ablauf etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen sind die erhobenen Daten entweder sicher zu löschen oder dem Auftraggeber auf dessen Wunsch auszuhändigen. Der Auftragnehmer hat angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zum Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu ergreifen und dem Auftraggeber auf Verlangen nachzuweisen. Im Falle eines sicherheitsrelevanten Datenschutzvorfalls (Data Breach) wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich informieren und bei der Klärung und Erfüllung etwaiger Meldepflichten unterstützen.

Haftung und Versicherung: Der Auftragnehmer haftet für alle Schäden, die er oder seine Erfüllungsgehilfen im Zusammenhang mit der Erfüllung dieses Vertrags schuldhaft verursachen. Er hat eine angemessene Betriebshaftpflichtversicherung abzuschließen und während der Vertragsdauer aufrechtzuerhalten, die Personen-, Sach- und Vermögensschäden abdeckt, mindestens jedoch in Höhe von € 5.000.000 pauschal je Schadensereignis. Ein Nachweis über den Bestehenschutz dieser Versicherung ist dem Auftraggeber auf Verlangen vorzulegen. Der Auftraggeber haftet gegenüber dem Auftragnehmer seinerseits nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit seiner gesetzlichen Vertreter oder leitenden Angestellten; eine weitergehende Haftung des Auftraggebers für einfache Fahrlässigkeit ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen.

Qualitätssicherung und Mängelbeseitigung: Der Auftragnehmer gewährleistet eine vertragsgemäße und qualitativ einwandfreie Leistungserbringung. Sollten während der Vertragslaufzeit Mängel oder Beanstandungen auftreten – etwa nicht eingehaltende Dienstpläne, unhöfliches Verhalten des Personals, Sicherheitslücken oder sonstige Abweichungen von den vertraglichen Vereinbarungen – wird der Auftragnehmer nach Erhalt einer Reklamation durch den Auftraggeber unverzüglich geeignete Maßnahmen zur Mängelbeseitigung einleiten. Der Auftraggeber wird dem Auftragnehmer eine angemessene Frist zur Nachbesserung setzen. Werden wesentliche Mängel nicht innerhalb der Frist behoben oder treten wiederholt ähnliche Pflichtverletzungen auf, so ist der Auftraggeber berechtigt, Minderungsrechte geltend zu machen (d. h. die Vergütung zeitanteilig angemessen zu kürzen) oder den Vertrag aus wichtigem Grund außerordentlich zu kündigen.

Einsatz von Subunternehmern: Der Auftragnehmer ist grundsätzlich verpflichtet, die vertraglich geschuldeten Leistungen mit eigenem Personal zu erbringen. Möchte der Auftragnehmer Subunternehmer einsetzen, so bedarf dies der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers. Der Auftragnehmer hat eventuelle Subunternehmer sorgfältig auszuwählen und sicherzustellen, dass diese alle vertraglichen und gesetzlichen Vorgaben gleichermaßen erfüllen. Der Auftragnehmer bleibt gegenüber dem Auftraggeber für die Erfüllung der Pflichten aus diesem Vertrag verantwortlich und haftet für das Verhalten und die Leistung eventuell beauftragter Subunternehmer wie für eigenes Handeln.

Abwerbeverbot: Beide Parteien verpflichten sich, während der Vertragslaufzeit und für einen Zeitraum von [X] Monaten nach Vertragsende keine Angestellten oder Erfüllungsgehilfen der jeweils anderen Partei, die im Rahmen dieses Vertrags eingesetzt wurden, aktiv abzuwerben oder ohne vorherige Zustimmung der anderen Partei anzustellen. Eine Einstellung aufgrund einer öffentlichen Stellenausschreibung, auf die sich der betreffende Mitarbeiter selbst bewirbt, bleibt hiervon ausgenommen. Im Falle eines Verstoßes gegen diese Klausel kann die benachteiligte Partei Schadensersatz verlangen.

Schriftformerfordernis: Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Auch eine Abänderung dieser Schriftformklausel bedarf der Schriftform.

Salvatorische Klausel: Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die unwirksame bzw. undurchführbare Bestimmung ist von den Vertragsparteien einvernehmlich durch eine solche gültige Bestimmung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglich gewollten Regelung am nächsten kommt. Entsprechendes gilt für etwaige Vertragslücken – anstelle einer fehlenden Bestimmung soll eine angemessene Regelung gelten, die dem entspricht, was die Parteien nach dem Sinn und Zweck des Vertrags vereinbart hätten, wenn sie den Punkt von vornherein bedacht hätten.

Anwendbares Recht und Gerichtsstand: Dieser Vertrag unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist – soweit gesetzlich zulässig – der Sitz des Auftraggebers. Zwingende gesetzliche Gerichtsstände bleiben unberührt.