Sicherheitsüberprüfungen

Zweck: Überprüfung des beruflichen Hintergrunds, der Erfahrung und der Zuverlässigkeit der Mitarbeiter. Die Überprüfung des beruflichen Werdegangs und der Referenzen trägt dazu bei, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über wahrheitsgetreue, konsistente Lebensläufe und ein gutes Führungsverhalten in ähnlichen Positionen verfügen. Dieser Schritt verhindert, dass Personen mit gefälschten Zeugnissen oder bedenklichem Verhalten in der Vergangenheit in sensiblen Empfangspositionen eingesetzt werden.

• Überprüfung des beruflichen Werdegangs: Bieter sollten den beruflichen Werdegang jedes Kandidaten gründlich prüfen und sich dabei auf Positionen im Empfangsbereich, im Gastgewerbe, im Sicherheitsbereich oder in verwandten Bereichen konzentrieren. Der Auftragnehmer muss die bisherigen Beschäftigungszeiten und Aufgaben überprüfen , um unerklärte Lücken oder falsche Angaben zu erkennen. In der Praxis bedeutet dies, ehemalige Arbeitgeber zu kontaktieren oder Überprüfungsdienste zu nutzen, um zu bestätigen, dass die Person tatsächlich die im Lebenslauf aufgeführten Positionen und Aufgaben innehatte. Jegliche Vorgeschichte von Fehlverhalten oder schlechter Leistung in diesen Rollen sollte sorgfältig geprüft werden.

• Überprüfung beruflicher Referenzen: Der Bieter wird gebeten, berufliche Referenzen (Vorgesetzte oder Kunden aus früheren Jobs) zu kontaktieren, um Einblick in die bisherige Leistung, Arbeitsmoral und das Verhalten des Kandidaten zu erhalten. Ehrliches Referenzfeedback kann die Zuverlässigkeit und Integrität eines Mitarbeiters bestätigen. Bei Empfangs-/Sicherheitsfunktionen können Referenzen die Vertrauenswürdigkeit, die Kundendienstfähigkeiten und die Einhaltung von Sicherheitsprotokollen belegen. Mitarbeiter mit ungeprüften, inkonsistenten oder gefälschten Beschäftigungsnachweisen sind von der Zuweisung auszuschließen. Sollten die Angaben eines Kandidaten nicht zutreffen – z. B. bei einer erfundenen Tätigkeit oder einer gefälschten Referenz –, sieht die Richtlinie vor, ihn von der Auswahl auszuschließen, da gefälschte Dokumente oder falsche Angaben zum Ausschluss führen können.

• Integrität und Hintergrundprüfungen: Über einfache Referenzanrufe hinaus sollte der Auftragnehmer eine umfassendere Hintergrundprüfung der Integrität und der Gewohnheiten jedes Bewerbers durchführen . Dies kann die Überprüfung aller verfügbaren Informationen zum Ruf der Person oder etwaiger früherer rechtlicher/disziplinarischer Probleme umfassen. Beispielsweise verpflichten einige Verträge den Sicherheitsdienstleister zu einer Bestätigung , dass er die Integrität, die persönlichen Gewohnheiten und die angegebene Erfahrung jedes Wachmanns vor dem Einsatz überprüft hat. Negative Befunde (z. B. Hinweise auf Unehrlichkeit oder schwerwiegende Verhaltensprobleme in früheren Beschäftigungsverhältnissen) sollten den Kandidaten ausschließen. Das übergeordnete Ziel besteht darin, sicherzustellen, dass an der Rezeption nur Personal mit nachgewiesener Zuverlässigkeit und Ehrlichkeit eingesetzt wird.

Zweck: Abstimmung der Personalüberprüfung mit den Sicherheitsanforderungen des jeweiligen Standorts oder der jeweiligen Einrichtung. Unterschiedliche Umgebungen weisen unterschiedliche Sensibilitätsstufen auf – beispielsweise können Unternehmenszentralen, Regierungsgebäude oder Hochsicherheitsbereiche (wie Rechenzentren oder Forschungslabors) jeweils unterschiedliche Sicherheitsanforderungen erfordern. Dieser Abschnitt stellt sicher, dass die Mitarbeiter über alle zusätzlichen Sicherheitsüberprüfungen verfügen, die für den jeweiligen Standort, an dem sie arbeiten, erforderlich sind.

• Einhaltung der Sicherheitsstufe des Auftraggebers: Der Auftraggeber sollte festlegen, ob für das Personal am Standort eine bestimmte Sicherheitsstufe gilt (z. B. erfordern einige Einrichtungen eine einfache Sicherheitsstufe , andere eine höhere). Der Bieter muss sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die standortspezifischen Sicherheitsanforderungen erfüllen, um den Einsatz zu ermöglichen. Wenn beispielsweise eine staatliche Einrichtung nach deutschem Recht eine einfache Sicherheitsstufe „Ü1“ (für den Zugriff auf vertrauliche Materialien) oder ähnliche Prüfungen verlangt, müssen die Mitarbeiter des Auftragnehmers diese Sicherheitsstufe durchlaufen und bestehen, bevor sie vor Ort arbeiten können. Dabei kann es sich um Hintergrundüberprüfungen durch nationale Behörden handeln, insbesondere bei Positionen mit Zugang zu Verschlusssachen oder kritischer Infrastruktur.

• Zusätzliche Überprüfungen nach Bedarf: Je nach Art des Standorts können zusätzliche Überprüfungen erforderlich sein . Bei risikoreichen Aufträgen kann dies Bonitätsprüfungen, die Überprüfung der finanziellen Verantwortung, Drogentests oder erweiterte Sicherheitsinterviews über die standardmäßige Überprüfung des Strafregisters hinaus umfassen. Beispielsweise können Positionen mit finanziellen Aufgaben oder Zugriff auf sensible Daten eine Bonitätsprüfung rechtfertigen, um finanzielle Schwierigkeiten zu erkennen, die ein Insiderrisiko darstellen könnten. In Branchen wie der Luftfahrt oder der Verteidigung können branchenspezifische Überprüfungen (wie z. B. eine Bewertung der Terrorgefahr oder eine Überprüfung der nationalen Sicherheit) gesetzlich vorgeschrieben sein. Bieter müssen bereit sein, diese zusätzlichen Überprüfungen gegebenenfalls durchzuführen und entsprechende Nachweise vorzulegen. Alle diese Überprüfungen sollten dem Risikoniveau der Rolle angemessen sein – sensiblere Rollen erfordern eine umfassendere Überprüfung.

• Verpflichtung zum Austausch nicht konformer Mitarbeiter: Erreicht oder behält eine Person die erforderliche Sicherheitsstufe nicht , ist der Auftragnehmer verpflichtet, diese Person unverzüglich vom Vertrag zu entbinden und durch eine Person zu ersetzen, die alle Kriterien erfüllt. Es sollte eine Vertragsklausel enthalten sein, die besagt, dass Mitarbeiter, die die vorgeschriebene Sicherheitsstufe nicht bestehen (oder deren Status entzogen wird), nicht am Standort des Kunden eingesetzt werden dürfen. Beispielsweise besagen US-amerikanische Bundesrichtlinien, dass ein Mitarbeiter eines Auftragnehmers, der bei einer Hintergrundüberprüfung ein negatives Urteil erhält, „nicht für oder im Auftrag der [Agentur] arbeiten darf und entlassen werden muss“. Ebenso muss der Anbieter gemäß dieser Richtlinie jeden Mitarbeiter, der die Sicherheitsüberprüfungsstandards nicht mehr erfüllt (z. B. aufgrund eines neuen strafrechtlichen Problems oder des Ablaufs der Sicherheitsüberprüfungsbescheinigung), unverzüglich entlassen und dem Kunden auf Anfrage kostenlos einen qualifizierten Ersatz zur Verfügung stellen.

Zweck: Standardisierung des Nachweises der Einhaltung von Hintergrund- und Sicherheitsüberprüfungen durch Bieter im Ausschreibungsverfahren. Durch die Definition von Verfahrensanforderungen stellt der Auftraggeber sicher, dass alle Angebote im Vorfeld einer Personalüberprüfung unterzogen werden und der erfolgreiche Auftragnehmer vertraglich zur Durchführung dieser Überprüfungen verpflichtet ist. Dies schafft Transparenz und Verantwortlichkeit von der Angebotsphase bis zur Vertragsabwicklung.

• Konformitätserklärung: Bieter müssen ihrem Angebot eine schriftliche Erklärung beifügen, in der sie bestätigen, dass sie alle in der Spezifikation aufgeführten Anforderungen an Hintergrund- und Sicherheitsüberprüfungen verstanden haben und sich zu deren Einhaltung verpflichten. Dies kann ein formelles Konformitätsschreiben oder eine unterzeichnete Checkliste in den Ausschreibungsunterlagen sein. Damit bestätigen die Bieter ausdrücklich, dass sie diese Verpflichtungen (polizeiliche Führungszeugnisse, Referenzprüfungen, Sicherheitsstufen usw.) anerkennen und sich zu deren Einhaltung verpflichten. Mit der Unterzeichnung einer solchen Erklärung bestätigen die Bieter rechtlich, dass sie ihr Personal gemäß den Richtlinien prüfen und verwalten werden, was später im Rahmen des Vertrags durchgesetzt werden kann.

• Vorlage von Nachweisen vor Vertragsbeginn: Der erfolgreiche Bieter muss in der Regel vor Beginn der Dienstleistungen aktuelle Sicherheitsdokumente und -aufzeichnungen zur Überprüfung vorlegen . Das bedeutet, dass der Auftragnehmer dem Kunden vor Arbeitsbeginn des Empfangspersonals vor Ort das polizeiliche Führungszeugnis jeder Person, Nachweise über die Überprüfung des Beschäftigungsverlaufs, Referenzkontaktergebnisse und alle standortspezifischen Freigaben vorlegen muss. Beispielsweise kann der Auftragnehmer für jeden Wachmann oder jede Empfangskraft eine Mappe mit dem sauberen polizeilichen Führungszeugnis, einem validierten Lebenslauf/Referenzen und Nachweisen über besondere Freigaben (wie einem Dienstausweis oder einer Vollmacht) vorlegen. In einer Ausschreibung für Sicherheitsdienste musste der Auftragnehmer vor dem Einsatz bestätigen, dass jeder Wachmann alle Kriterien (Interview, Hintergrundüberprüfung, medizinische Eignung usw.) erfüllte. Der Auftraggeber sollte diese Unterlagen prüfen und hat das Recht, den Einsatz von Personal abzulehnen, dem die erforderlichen Unterlagen fehlen.

• Recht auf Audit und laufende Überprüfung: Der Vertrag enthält eine Klausel zum „Recht auf Audit“, die den Auftraggeber ermächtigt, die Einhaltung der Personalüberprüfungspflichten jederzeit während der Vertragslaufzeit zu prüfen und zu überprüfen. Das bedeutet, dass der Kunde die Einsicht in die Aufzeichnungen oder Prozesse des Auftragnehmers in Bezug auf Hintergrundüberprüfungen verlangen kann – zum Beispiel eine Kontrolle, ob alle aktiven Mitarbeiter über aktuelle Sicherheitsüberprüfungen verfügen und ob der Auftragnehmer ordnungsgemäße Überprüfungsverfahren einhält. Solche Klauseln fördern Transparenz und Verantwortlichkeit und ermöglichen es dem Kunden sicherzustellen, dass der Auftragnehmer die vereinbarten Standards kontinuierlich einhält . Sollte eine Überprüfung eine Nichteinhaltung aufdecken (z. B. ein abgelaufenes Zertifikat oder ein Mitarbeiter, der nicht wie versprochen überprüft wurde), wäre der Auftragnehmer verpflichtet, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen und könnte in schwerwiegenden Fällen mit Strafen oder einer Vertragskündigung wegen Nichterfüllung rechnen. Der öffentliche Auftraggeber behält sich ausdrücklich das Recht vor, Mitarbeiter , die die Überprüfungskriterien nicht erfüllen, zu suspendieren oder zu entlassen, auch nach Auftragsvergabe. Diese Verfahrensgarantie motiviert Bieter, die Einhaltung der Vorschriften nicht nur in der Ausschreibungsphase zu versprechen, sondern sie während der gesamten Leistungserbringung aufrechtzuerhalten.

Zweck: Die Einhaltung von Überprüfungsstandards soll in den Bewertungs- und Bewertungsprozess der Angebote integriert werden, um höhere Standards und Transparenz zu fördern. Indem die Einhaltung der Hintergrundprüfungen als Kriterium (sowohl als obligatorische Voraussetzung als auch als gewichteter Faktor) verankert wird, können öffentliche Auftraggeber Bieter anhand der Qualität ihrer Personalüberprüfung differenzieren. Dies stellt sicher, dass der Auftrag an einen Anbieter vergeben wird, der nicht nur ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet, sondern sich auch nachweislich für eine vertrauenswürdige Personalbesetzung einsetzt.

• Obligatorische Voraussetzung (Bestanden/Nicht bestanden): Die Vorlage eines gültigen polizeilichen Führungszeugnisses für alle vorgeschlagenen Mitarbeiter ist zwingend erforderlich. Angebote, die die erforderlichen Führungszeugnisse nicht enthalten (oder einen gleichwertigen Nachweis, dass die Führungszeugnisse in Bearbeitung sind und bis Vertragsbeginn vorliegen), werden als nicht beantwortet und von der weiteren Prüfung ausgeschlossen. In der Praxis gilt: Kann ein Bieter kein polizeiliches Führungszeugnis vorlegen (oder weist ein solches auf disqualifizierende Verurteilungen hin), wird das Angebot wegen Nichterfüllung der Mindeststandards für die rechtliche Integrität disqualifiziert . Diese Voraussetzung schützt den Kunden, indem sie Bieter herausfiltert, die andernfalls möglicherweise ungeprüftes oder nicht geeignetes Personal einsetzen würden.

• Qualitätsbewertung für verbesserte Sicherheitsüberprüfungen: Über das Mindestmaß an Bestehen/Nichtbestehen hinaus können bei der Bewertung gewichtete Punkte für Bieter vergeben werden, die hervorragende Sicherheitsüberprüfungspraktiken oder Zertifizierungen nachweisen . Beispielsweise kann ein Sicherheitsanbieter zusätzliche Punkte erhalten, wenn er nach ISO 27001 zertifiziert ist und damit ein geprüftes Informationssicherheits-Managementsystem mit strengen Personalkontrollen einsetzt. Ebenso können Bieter eine höhere Punktzahl erzielen, wenn sie ein überdurchschnittliches Überprüfungsprogramm (z. B. psychologische Beurteilungen, häufigere Nachkontrollen, Schulungen zum Sicherheitsbewusstsein) anbieten. Die Ausschreibungsunterlagen sollten angeben, wie solche Faktoren bewertet werden – beispielsweise eine bestimmte Punktzahl in der technischen Bewertung für eine interne Überprüfungsrichtlinie, die über den Standardwert hinausgeht. Dies schafft einen Wettbewerbsanreiz für Unternehmen, in gründliche Hintergrundüberprüfungen und eine kontinuierliche Überwachung ihrer Mitarbeiter zu investieren.

• Disqualifikation bei Nichteinhaltung oder Fälschung: Im Bewertungsprozess muss zudem eine Null-Toleranz-Politik gegenüber unvollständigen, veralteten oder gefälschten Prüfinformationen gelten . Reicht ein Bieter Sicherheitszertifikate oder Referenzdokumente ein, die sich als gefälscht erweisen, oder lässt er erforderliche Angaben zum Hintergrund seiner Mitarbeiter weg, sollte sein Angebot abgelehnt werden. Falsche Angaben in einem Angebot führen in der Regel zur sofortigen Disqualifikation und können weitere Sanktionen nach sich ziehen (z. B. den Ausschluss von zukünftigen Aufträgen). Ebenso kann das Angebot als nicht konform eingestuft werden, wenn die Mitarbeiterliste eines Bieters bei der Bewertung Personen enthält, die die Freigabekriterien eindeutig nicht erfüllen (z. B. jemanden mit einer kürzlich erfolgten Vorstrafe für eine Position, für die ein sauberes Führungszeugnis erforderlich ist). Durch die strikte Anwendung dieser Regeln gewährleistet der öffentliche Auftraggeber Fairness und Integrität bei der Ausschreibung und schützt das Verfahren vor irreführenden Angeboten.

Zweck: Sicherstellen, dass die Überprüfung der Mitarbeiter nicht nur ein einmaliges Kontrollkästchen bei der Einstellung ist, sondern ein kontinuierlicher Prozess während der gesamten Vertragslaufzeit. Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit sind keine statischen Eigenschaften; die Umstände oder das Verhalten eines Mitarbeiters können sich im Laufe der Zeit ändern. Dieser Abschnitt legt fest, wie Auftragnehmer die fortlaufende Einhaltung der Vorschriften durch regelmäßige Aktualisierungen und sofortige Berichterstattung aufrechterhalten und nachweisen müssen, um die kontinuierliche Zuverlässigkeit der Mitarbeiter zu gewährleisten und auftretende Probleme nach dem Einsatz schnell zu beheben.

• Regelmäßige Überprüfungen: Der Auftragnehmer ist für die jährliche (oder anderweitig regelmäßige) Aktualisierung der Hintergrundüberprüfungen und Unbedenklichkeitsbescheinigungen für alle dem Empfangsvertrag zugewiesenen Mitarbeiter verantwortlich. Wichtige Überprüfungselemente wie die Überprüfung des Strafregisters sollten mindestens alle 12 Monate aktualisiert werden , um neue Straftaten oder Statusänderungen zu erfassen. Regelmäßige Überprüfungen gelten als bewährte Vorgehensweise im Bereich der Personalsicherheit. Laufende Überprüfungen (z. B. jährlich oder bei Vertragsverlängerung) tragen dazu bei, dass „alles korrekt und alle ehrlich“ sind, anstatt die Überprüfung als einmalige Aktion zu betrachten. Die Richtlinie kann vom Auftragnehmer verlangen, jedes Vertragsjahr ein aktualisiertes polizeiliches Führungszeugnis sowie eine Bestätigung vorzulegen, dass Beschäftigungsunterlagen und Referenzen erneut überprüft bzw. überwacht wurden. Dadurch wird sichergestellt, dass beispielsweise ein disqualifizierender Vorfall (z. B. eine Strafanzeige) eines Mitarbeiters nach der Einstellung gekennzeichnet und bearbeitet wird.

• Sofortige Meldung von Vorfällen: Der Auftragnehmer ist verpflichtet, rechtliche oder disziplinarische Vorfälle, an denen seine Mitarbeiter beteiligt sind, unverzüglich der Vergabestelle zu melden, sobald diese bekannt werden. Wird ein Mitarbeiter der Rezeption verhaftet, einer Straftat angeklagt, bei Fehlverhalten ertappt oder intern ernsthaften Disziplinarmaßnahmen unterworfen, muss der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich informieren. Eine frühzeitige Meldung ermöglicht ein kollaboratives Risikomanagement und erlaubt dem Auftraggeber, über geeignete Maßnahmen zu entscheiden (z. B. die Sperrung des Zugangs des Mitarbeiters bis zum Abschluss der Untersuchung). Vertragsklauseln regeln diese Pflicht häufig – beispielsweise verpflichten die US-amerikanischen Vorschriften zur Vertragsprüfung Auftragnehmer, „alle Informationen (z. B. persönliches Verhalten, kriminelles Verhalten, finanzielle Schwierigkeiten), die Zweifel an der Eignung eines Mitarbeiters aufkommen lassen“, dem Vertreter der Behörde zu melden. Gemäß dieser Richtlinie sollte eine solche Meldung unverzüglich erfolgen (bei schwerwiegenden Problemen innerhalb eines Werktages), was einen proaktiven Sicherheitsansatz widerspiegelt.

• Recht des Kunden auf Entlassung/Ersetzung: Der Auftraggeber behält sich das vertragliche Recht vor, Mitarbeiter zu entlassen, die die Sicherheits- oder Leistungsstandards nicht mehr erfüllen . Ergibt eine laufende Überwachung, dass eine Rezeptionistin ihre erforderliche Sicherheitsüberprüfung verloren hat, ihr Zertifikat nicht erneuert hat oder auf andere Weise gegen Sicherheitsprotokolle verstoßen hat, kann der Kunde die Entlassung dieser Person aus dem Auftrag verlangen. Der Auftragnehmer muss sie dann umgehend durch eine gleichwertig qualifizierte und überprüfte Person ersetzen, ohne zusätzliche Kosten oder Unterbrechung des Service. Dieses Recht wird in der Regel im Vertrag vorbehalten, um die Interessen des Kunden zu schützen. Ergibt beispielsweise die aktualisierte Hintergrundüberprüfung eines Mitarbeiters eine neue strafrechtliche Verurteilung, kann der Kunde auf dessen Ersetzung bestehen, um die Sicherheitsintegrität zu wahren. Ebenso kann Personal, das Unehrlichkeit oder unsicheres Verhalten an den Tag legt, nach Ermessen des Kunden vom Gelände ausgeschlossen werden. Letztendlich sind kontinuierliche Überprüfungen und schnelle Korrekturmaßnahmen (Entfernung/Ersetzung) unerlässlich, um die Sicherheitslage am Serviceeingang oder an der Rezeption während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten.