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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Relaunch

Facility Management: Empfangs- und Kontaktzentrum » Geschäftsprozesse » Relaunch

Strategische Neuausrichtung von Service, Sicherheit und Markenwirkung im First-Contact-Bereich

Strategische Neuausrichtung von Service, Sicherheit und Markenwirkung im First-Contact-Bereich

Das betriebliche Empfangs- und Kontaktzentrum ist der zentrale Anlaufpunkt für Besucher, Bewerber, Lieferanten, externe Partner und oft auch für Mitarbeitende. Es ist Schnittstelle zwischen Innen und Außen, zwischen Mensch und Gebäude – und damit ein entscheidender Touchpoint für Image, Servicequalität und Sicherheitsorganisation. Ein Relaunch dieses Bereichs – ob nach Umzug, Neustrukturierung, Digitalisierung oder strategischer Neuausrichtung – bietet die Chance, den Empfang zukunftsorientiert aufzustellen: prozessorientiert, markenwirksam, digital vernetzt und sicherheitstechnisch integriert.

Ein Relaunch des betrieblichen Empfangs- und Kontaktzentrums ist eine strategische Modernisierungsmaßnahme, die weit über eine Möblierungsfrage hinausgeht. Er verbindet Marke, Technik, Sicherheit, Service und Organisation – und erfordert entsprechend breite Abstimmung, Planung und Umsetzung. Facility Management trägt maßgeblich zur erfolgreichen Realisierung bei, indem es technische Machbarkeit, betriebliche Kontinuität und infrastrukturelle Integration sicherstellt. Das Ergebnis ist ein Empfang, der wirkungsvoll, wirksam und zukunftsfähig ist.

Zielsetzung eines Relaunchs im Empfangs- und Kontaktzentrum

  • Verbesserung der Servicequalität und Besuchersteuerung

  • Stärkung der Markenidentität und Außenwirkung

  • Anpassung an neue Sicherheits-, Datenschutz- und ESG-Anforderungen

  • Integration digitaler Lösungen für Anmeldung, Zutritt und Informationsbereitstellung

  • Neuorganisation von Personal, Flächen, Technik und Kommunikation

Analyse- und Konzeptionsphase - Bestandsaufnahme

  • Flächen und Raumstruktur

  • Prozessanalyse (Anmeldung, Zutritt, Wartezeiten, Eskalationen)

  • Technik: IT-Anbindung, Medien, Zutritt, Sicherheitsinfrastruktur

  • Personal: Rollen, Aufgaben, Schulungsstand, Erreichbarkeit

  • Besuchergruppen: extern, intern, mobilitätseingeschränkt, international

Zielbilddefinition

  • Art des Empfangs (Servicecenter, reiner Zutrittspunkt, Sicherheitszone, Hospitality)

  • Einbindung in Corporate Design und Markenwelt

  • Abgleich mit Sicherheits- und Datenschutzkonzept

  • Integration in bestehende Systeme: GLT, CAFM, ERP, HR-Systeme

Relaunch-Module und Gestaltungsfelder - Raum und Ausstattung

  • Umgestaltung von Empfangsdesk, Wartezonen, Sichtachsen, Rückzugsbereichen

  • Barrierefreiheit, Akustik, Beleuchtung, Möblierung, Wegeleitung

  • Corporate-Design-konforme Flächenidentität

  • Anbindung an Poststelle, Veranstaltungsmanagement, Gebäudesteuerung

Prozesse und Services

  • Besucheranmeldung (vor Ort, online, App-basiert)

  • Zutrittsberechtigung und Ausweiserstellung

  • Besuchererfassung nach DSGVO

  • Services: Weiterleitung, Ansprechpartner-Suche, Getränke, Wegführung

  • Notfallorganisation, Evakuierungsliste, Zugangsverweigerung

Technik und Digitalisierung

  • Besuchermanagementsysteme (z. B. mit Self-Service-Kiosk oder QR-Code-Check-In)

  • digitale Signage / Begrüßungsbildschirme

  • automatisierte Ausweiserstellung mit Kameraanbindung

  • Datenvernetzung mit HR, Sicherheit, IT

  • Echtzeit-Auslastungsanzeigen, Rückmeldungssysteme

Organisation und Personal

  • Rollenklarheit Empfangspersonal (Service, Sicherheit, Koordination)

  • Schulung zu Marke, Verhalten, IT-Systemen, Notfallsituationen

  • Eskalationsmatrix bei Störungen, Eskortpflichten, Zugangsproblemen

  • Vertretungsregelung, Mehrsprachigkeit, Soft-Skill-Training

Integration in Facility- und Sicherheitsmanagement

  • Zutrittszonensteuerung über GLT / Zutrittskontrollsystem

  • Einbindung in CAFM: Flächenmanagement, Ausstattung, Besucherauswertung

  • Verbindung zur Gebäudeleittechnik (z. B. für Licht, Klima, Notruf)

  • Anbindung an Sicherheitsdienste, Feuerwehrzufahrt, Alarmkette

  • Digitalisierung von Belegungs- und Besuchsstatistiken

Markenbildung und Kommunikationswirkung

  • Empfang als Teil der Corporate Architecture

  • Integration von Unternehmenswerten in Begrüßung, Verhalten, Raumgestaltung

  • Darstellung von ESG-Inhalten (z. B. Umwelt-Dashboard, Diversity-Kampagne)

  • Feedbackterminals, Besucherumfragen zur Qualitätskontrolle

  • Interaktive Willkommensmedien (z. B. Touchscreens mit Produktübersicht)

Erfolgsfaktoren für den Relaunch

Erfolgsfaktor

Bedeutung

Interdisziplinäre Planung

FM, Sicherheit, IT, HR, Kommunikation, Datenschutz

Benutzerzentrierung

Abläufe aus Sicht der Besucher denken

Schulungs- und Betriebskonzept

Nachhaltigkeit durch Regelbetrieb und kompetentes Personal

Digitale Systemintegration

Vermeidung von Medienbrüchen, bessere Steuerbarkeit

Repräsentation und Funktion

Gleichgewicht aus Marke, Service und Sicherheit