Teilnahmevoraussetzungen Vergabeprozess

Zweck: Sicherstellen, dass jeder Bieter finanziell in der Lage ist, den Auftrag auszuführen, ohne Risiko von Zahlungsausfällen oder Insolvenz. Anforderungen zur finanziellen Leistungsfähigkeit schützen den Auftraggeber vor der Gefahr, dass ein Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit zahlungsunfähig wird oder seinen Verpflichtungen finanziell nicht nachkommen kann.

• Geprüfte Jahresabschlüsse: Kopien der testierten Jahresabschlüsse oder Bilanzen der letzten zwei Geschäftsjahre. Diese Unterlagen (in der Regel Gewinn- und Verlustrechnung sowie Bilanz, geprüft von einem Wirtschaftsprüfer oder vereidigten Buchprüfer) geben Aufschluss über Umsatz, Ertragslage und Eigenkapitalquote des Unternehmens. Sie ermöglichen dem Auftraggeber, die finanzielle Leistungsfähigkeit des Bieters im Verhältnis zur Auftragsgröße einzuschätzen. Eine stabile Vermögens- und Ertragslage zeigt, dass der Bieter in der Lage ist, die erforderlichen Vorleistungen (z. B. Löhne, Ausrüstung) zu erbringen und eventuelle unvorhergesehene Kosten während der Leistungserbringung zu tragen.

• Erklärung zum Insolvenzstatus: Eine formelle Erklärung, dass innerhalb der letzten fünf Jahre kein Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet wurde und sich der Bieter nicht in Liquidation befindet. Der Bieter muss bestätigen, dass weder das Unternehmen noch Mitglieder der Geschäftsführung derzeit in ein Insolvenz- oder vergleichbares Verfahren involviert sind. Diese Erklärung dient als Nachweis dafür, dass sich der Bieter in geordneten finanziellen Verhältnissen befindet. In vielen Vergabeverfahren erfolgt dies mittels einer Eigenerklärung im Teilnahmeantrag oder durch Vorlage eines Auszugs aus dem Insolvenzregister (falls verfügbar). Ein Bieter, der aktuell zahlungsunfähig ist oder in den letzten Jahren Insolvenz anmelden musste, wird von der Teilnahme ausgeschlossen, da die Gefahr eines Vertragsausfalls zu hoch wäre.

• Liquiditätsnachweis (auf Anforderung): Gegebenenfalls kann der Auftraggeber zusätzliche Sicherheiten bezüglich der Liquidität verlangen, etwa eine Bankauskunft oder Bürgschaft. Dies könnte ein Schreiben der Bank des Bieters sein, das die Kreditwürdigkeit oder vorhandene Kreditlinien bestätigt, oder eine Bestätigung eines unabhängigen Wirtschaftsprüfers über bestimmte Finanzkennzahlen (z. B. Eigenkapitalquote, Liquiditätsgrad). In manchen Fällen – insbesondere bei größeren Auftragsvolumina – kann auch eine Bereitschaftserklärung zur Stellung einer Vertragserfüllungsbürgschaft gefordert sein. Obwohl diese Nachweise nicht immer standardmäßig verlangt werden, können sie das Angebot stärken, indem sie dem Auftraggeber zusätzliche Sicherheit geben, dass der Bieter über ausreichend flüssige Mittel verfügt, um den Dienst kontinuierlich zu erbringen.

Alle finanziellen Unterlagen sind in nachvollziehbarer Form einzureichen; falls sie nicht in deutscher Sprache vorliegen, ist eine Übersetzung beizulegen. Das Bewertungsteam des Auftraggebers wird diese Informationen daraufhin prüfen, ob der Bieter wirtschaftlich tragfähig ist. Durch diese Kriterien wird sichergestellt, dass nur Bieter mit solider finanzieller Basis – die sich die Vorhaltekosten für Personal, Ausbildung und Betriebsführung leisten können – in die engere Wahl kommen.

• Zweck: Schutz sensibler Informationen des Auftraggebers und dessen Betriebs. Empfangs- und Pfortendienste haben Zugang zu vertraulichen Daten (wie Besucherdaten, Sicherheitsprotokollen, internen Abläufen). Bieter müssen sich verpflichten, diese Informationen streng vertraulich zu behandeln und geeignete Datenschutzmaßnahmen zu ergreifen.

• Anforderungen: Bieter werden verpflichtet, bereits mit Angebotsabgabe eine Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement, NDA) zu unterzeichnen, in der sie strenge Vertraulichkeit hinsichtlich aller im Rahmen der Ausschreibung und Auftragserfüllung erlangten Informationen zusichern.

• Unterzeichnung durch Unternehmen und Personal: Der bevollmächtigte Vertreter des Bieters muss die NDA für das Unternehmen unterzeichnen. Zudem muss der Bieter zusichern, dass sämtliche Mitarbeiter, die für die Ausführung des Empfangs-/Pfortendienstes vorgesehen sind, ebenfalls individuell auf Vertraulichkeit verpflichtet werden (sei es durch Unterschrift unter die gleiche NDA oder durch arbeitsvertragliche Klauseln). So wird sichergestellt, dass vom Projektleiter bis zur Empfangskraft jeder Einzelne persönlich der Geheimhaltung unterliegt.

• Umfang der Vertraulichkeit: Die NDA definiert, welche Informationen als vertraulich gelten. Typischerweise umfasst dies: personenbezogene Daten von Besuchern und Mitarbeitern (z. B. Besuchernamen, Ausweisdaten, Besuchszeiten), Sicherheits- und Zugangsprotokolle des Gebäudes, interne Sicherheitsmaßnahmen (wie Alarmpläne, Notfallkontakte), Zugangscodes oder Schlüsselverwaltung, sowie alle betrieblichen Abläufe, die der Dienstleister im Zuge seiner Tätigkeit erfährt. Kurz gesagt: Alle Informationen, die nicht öffentlich bekannt sind und die der Auftraggeber dem Dienstleister anvertraut oder die der Dienstleister bei der Arbeit einsieht, müssen vertraulich behandelt werden.

• Daten- und Materialschutz: Der Bieter verpflichtet sich, vertrauliche Unterlagen oder Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. So müssen z. B. Besucherlisten oder Zutrittsdokumentationen sicher aufbewahrt (verschlossener Aktenschrank bzw. geschützte IT-Systeme) und nach definierten Aufbewahrungsfristen entweder dem Auftraggeber zurückgegeben oder datenschutzgerecht vernichtet werden. Elektronische Daten sind zu verschlüsseln oder passwortzuschützen. Nur Personal, das die Informationen zur Aufgabenerfüllung benötigt, darf Zugriff erhalten („Need-to-know-Prinzip“).

• Vertragsstrafe und Kündigung bei Verstoß: Die Geheimhaltungsvereinbarung legt ausdrücklich fest, dass ein Verstoß gegen die Vertraulichkeit eine wesentliche Vertragsverletzung darstellt. Sollte der Auftragnehmer oder dessen Personal vertrauliche Informationen unbefugt weitergeben oder nutzen, ist der Auftraggeber berechtigt, harte Maßnahmen zu ergreifen – bis hin zur fristlosen Kündigung des Dienstleistungsvertrages aus wichtigem Grund. Zudem können Schadensersatzansprüche geltend gemacht werden. Durch diese Klausel wird unterstrichen, wie kritisch die Wahrung der Vertraulichkeit für den Auftraggeber ist, und sie soll potentielle Verstöße abschrecken. Bieter müssen sich dieses Risikos bewusst sein und geeignete interne Kontrollmechanismen haben, um Datenschutzverletzungen zu verhindern.

Indem bereits im Ausschreibungsstadium auf einer NDA bestanden wird, filtert der Auftraggeber solche Bieter heraus, die nicht bereit wären, strenge Vertraulichkeitsauflagen zu akzeptieren. Gleichzeitig wird den Bietern verdeutlicht, welche Sensibilität die Tätigkeit im Empfangsbereich mit sich bringt. Letztendlich trägt diese Anforderung dazu bei, dass der letztlich beauftragte Dienstleister alle kundeninternen Informationen mit höchster Sorgfalt behandelt und somit die Sicherheit der Einrichtung und die Privatsphäre von Besuchern und Mitarbeitern gewahrt bleibt.

• Zweck: Sicherstellen, dass der Bieter über ausreichenden Versicherungsschutz verfügt, um potenzielle Haftungsfälle abzudecken, und dass sowohl der Auftraggeber als auch die Mitarbeiter des Auftragnehmers im Schadensfall geschützt sind. Ein angemessener Versicherungsschutz dient als finanzielles Auffangnetz für Personen- und Sachschäden, die während der Leistungserbringung im Empfangsbereich auftreten könnten.

• Betriebshaftpflichtversicherung: Ein Nachweis über eine gültige Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden, die im Rahmen des Empfangs- und Pfortendienstes auftreten können. Die Police sollte ausdrücklich die Tätigkeiten im Eingangs- und Empfangsbereich bzw. Sicherheitsdienst abdecken. Der Auftraggeber legt die Mindestdeckungssummen fest – beispielsweise oft mindestens 2 Mio. EUR pauschal für Personenschäden und für Sachschäden je Schadensfall. Der Bieter muss eine Versicherungsbestätigung vorlegen, aus der die Deckungssummen hervorgehen und die zeigt, dass der Versicherungsschutz für die Laufzeit des geplanten Vertrags besteht (bzw. ohne Unterbrechung verlängert wird). Diese Haftpflichtversicherung stellt sicher, dass im Falle eines Schadensereignisses – etwa ein Besucher verunglückt im Eingangsbereich aufgrund Verschulden des Empfangspersonals, oder Eigentum des Auftraggebers wird durch den Dienstleister beschädigt – die daraus resultierenden Kosten (z. B. für Behandlung, Schadensersatz, Reparaturen) vom Versicherer des Auftragnehmers übernommen werden.

• Unfallversicherung / Arbeitnehmerversicherung: Ein Nachweis darüber, dass für die Mitarbeiter des Bieters ein ausreichender Unfallschutz besteht. In Deutschland bedeutet dies in der Regel, dass das Unternehmen Mitglied der zuständigen Berufsgenossenschaft ist und damit die gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) für alle Beschäftigten greift. Der Bieter sollte bestätigen, dass alle dem Auftrag zugeordneten Mitarbeiter bei der Berufsgenossenschaft angemeldet sind und somit im Falle eines Arbeitsunfalls (z. B. ein Mitarbeiter erleidet einen Unfall beim Ausüben seiner Empfangsdienst-Tätigkeit) Ansprüche auf Heilbehandlung und Verletztengeld etc. bestehen. Zusätzlich kann der Bieter auch eine Kopie der aktuellen Beitragszahlungsbestätigung der Berufsgenossenschaft vorlegen, um zu belegen, dass keine Beitragsrückstände bestehen. Die Einhaltung der DGUV-Vorschriften zeigt, dass der Bieter seine Pflichten als Arbeitgeber ernst nimmt und für den Arbeitsschutz seiner Mitarbeiter sorgt.

• Sonstige Versicherungen (falls verlangt): Je nach spezifischer Ausschreibung könnten weitere Versicherungen gefordert werden, etwa eine Vermögensschadenhaftpflicht (wenn der Dienst auch mit Schlüsseln, Alarmanlagen oder sensiblen Daten umgeht und im Falle eines Fehlers rein finanzielle Schäden entstehen könnten) oder eine Vertrauensschadenversicherung (gegen eventuelle kriminelle Handlungen von Mitarbeitern, z. B. Diebstahl von Kundeneigentum). In den meisten Fällen reichen jedoch die Betriebshaftpflicht und die Unfallversicherung aus. Sollte der Auftraggeber zusätzliche Versicherungen verlangen, müssen Bieter auch hierfür entsprechende Nachweise beibringen.

Die eingereichten Versicherungsnachweise müssen von einem seriösen Versicherungsunternehmen ausgestellt sein. Idealerweise benennt die Police den Auftraggeber zumindest als mitversicherte oder begünstigte Partei (zumindest in Form einer Benachrichtigungsklausel im Schadenfall). Der Auftraggeber kann die Gültigkeit der Versicherungen durch direkte Rückfrage beim Versicherer überprüfen. Durch die Verpflichtung zu umfassendem Versicherungsschutz stellt der Auftraggeber sicher, dass unvorhergesehene Ereignisse nicht zu finanziellen Lasten des Auftraggebers gehen und dass Betroffene im Schadenfall angemessen entschädigt werden. Zugleich zeigt ein Bieter mit solidem Versicherungsschutz, dass er Risikomanagement betreibt und die Verantwortung für seine Dienstleistungen übernimmt.

• Zweck: Verankerung der Teilnahmebedingungen im geltenden Rechtsrahmen und Sicherstellung, dass Bieter alle relevanten deutschen und EU-Gesetze im Zusammenhang mit dem Auftrag einhalten. Dieser Abschnitt garantiert, dass Bieter die Vorschriften des deutschen Vergaberechts (sofern anwendbar) beachten und in Bereichen Arbeitsrecht, Steuerrecht, Sozialversicherung und Datenschutz regelkonform handeln.

• Einhaltung des Vergaberechts: Handelt es sich um einen öffentlichen Auftrag, dürfen nur Bieter teilnehmen, die nicht aufgrund gesetzlicher Ausschlussgründe vom Vergabeverfahren auszuschließen sind. Der Bieter muss erklären, dass keine zwingenden Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Das beinhaltet u. a., dass weder das Unternehmen selbst noch dessen Führungskräfte rechtskräftig wegen schwerwiegender Delikte (wie Bestechung, Betrug, Geldwäsche, Bildung krimineller Vereinigungen, Terrorismusfinanzierung, Kinderarbeit etc.) verurteilt wurden. Des Weiteren muss der Bieter bestätigen, dass er seine Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Sozialabgaben ordnungsgemäß erfüllt hat (siehe nächster Punkt) und sich nicht in einer mit einer Insolvenz vergleichbaren Situation befindet. Üblicherweise wird hierzu ein Formblatt Eigenerklärung ausgefüllt, das alle Ausschlussgründe abdeckt. Die Einhaltung des Vergaberechts stellt sicher, dass nur zuverlässige und gesetzestreue Unternehmen öffentliche Aufträge erhalten.

• Arbeitsrechtliche Vorschriften: Der Bieter muss die gültigen Arbeits- und Arbeitsschutzgesetze einhalten. Insbesondere ist die Beachtung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) relevant: Empfangs- und Sicherheitsmitarbeiter müssen mindestens den gesetzlichen oder – falls ein anwendbarer Tarifvertrag besteht – tariflichen Mindestlohn erhalten. Der Bieter soll erklären, dass er die Arbeitsbedingungen nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz einhält (sofern zutreffend) und z. B. Urlaubsansprüche sowie Arbeitszeitgesetze beachtet (Arbeitszeitgesetz hinsichtlich Schicht-/Pausenregelungen). Zudem muss der Bieter sämtliche notwendigen Unterweisungen und Qualifikationen für sein Personal sicherstellen (z. B. Unterweisung in Arbeitssicherheit, gegebenenfalls Erste-Hilfe-Schulung für Empfangskräfte, etc.). Falls einschlägige behördliche Vorgaben existieren (zum Beispiel Zuverlässigkeitsüberprüfungen nach dem Hessischen Sicherheitsüberprüfungsgesetz bei Pfortendiensten in sicherheitssensiblen Bereichen – dies kann je nach Auftrag gefordert werden), ist deren Einhaltung ebenfalls Pflicht. Letztlich soll der Bieter als Arbeitgeber einwandfrei handeln, um Risiken durch Rechtsverstöße (etwa Bußgelder oder Streiks) während der Vertragslaufzeit zu minimieren.

• Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Compliance: Der Bieter muss bestätigen, dass er seine steuerlichen Pflichten und Sozialabgabenpflichten erfüllt hat und weiterhin erfüllt. Oft fordert der öffentliche Auftraggeber hier Nachweise wie eine aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (Steuerbescheinigung) und der Sozialversicherungsträger (Krankenkassen oder Rentenversicherung) bzw. der Berufsgenossenschaft. Diese Bescheinigungen zeigen, dass der Bieter keine Rückstände bei Lohnsteuer, Umsatzsteuer oder Sozialversicherungsbeiträgen hat. Alternativ wird dies über eine Eigenerklärung im Teilnahmeantrag abgefragt, die lauten kann: „Das Unternehmen hat alle Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt.“ Die Einhaltung dieser Pflichten ist nicht nur gesetzlich geboten, sondern spricht auch für eine solide und seriöse Geschäftsführung des Bieters.

• DSGVO-Konformität (Datenschutz): Da beim Empfangsdienst personenbezogene Daten (z. B. Namen und Kontaktinformationen von Besuchern, Fahrzeugkennzeichen, Uhrzeiten des Betretens/Verlassens etc.) verarbeitet werden, muss der Bieter den Vorschriften der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) entsprechen. Der Bieter sollte darlegen, dass er ein Datenschutzkonzept hat, inklusive technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten (z. B. Zugriffsbeschränkungen auf digitale Besucherlogs, verschlossene Aufbewahrung von physischen Gästelisten, etc.). Gegebenenfalls ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten nachzuweisen, sofern das Unternehmen der Benennungspflicht unterliegt. Ferner wird erwartet, dass der Bieter bereit ist, mit dem Auftraggeber einen Auftragsverarbeitungsvertrag (gemäß Art. 28 DSGVO) abzuschließen, da er im Auftrag des Auftraggebers personenbezogene Daten verarbeiten wird. Die Bestätigung der DSGVO-Compliance seitens des Bieters stellt sicher, dass die sensiblen Informationen von Besuchern und Mitarbeitern mit gesetzlich vorgeschriebenem Schutz behandelt werden und minimiert das Risiko von Datenschutzverletzungen und Bußgeldern.

Es fungieren diese rechtlichen und Compliance-Anforderungen als Ausschlusskriterien: Kann ein Bieter sie nicht erfüllen oder scheut er sich davor, die entsprechenden Erklärungen abzugeben, ist er vom Verfahren auszuschließen. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass nur solche Unternehmen in Betracht kommen, die eine einwandfreie rechtliche Geschäftsführung vorweisen können und deren Geschäftspraktiken im Einklang mit den in Deutschland geltenden Gesetzen stehen.

• Zweck: Gewährleisten, dass alle erforderlichen Nachweise und Erklärungen im Angebot enthalten und vom Auftraggeber verifizierbar sind. Dieser Abschnitt dient dazu, die Transparenz zu erhöhen und dem Auftraggeber das Recht einzuräumen, die Angaben der Bieter auf Richtigkeit zu prüfen.

• Anforderungen: Bei der Angebotsabgabe müssen Bieter ein vollständiges Unterlagenpaket vorlegen, das sämtliche geforderten Nachweise zur Erfüllung der Teilnahmebedingungen enthält.

• Vollständige Einreichung aller Nachweise: Alle in den Abschnitten 2–6 genannten Dokumente und Erklärungen sind dem Angebot beizufügen. Das umfasst z. B. Gewerbeanmeldung, Zertifikate (ISO, DIN etc.), Versicherungsnachweise, Finanzunterlagen (Bilanzen), unterschriebene NDAs sowie alle geforderten Eigenerklärungen (zu Insolvenzfreiheit, Zuverlässigkeit, Gesetzeseinhaltung etc.). Die Ausschreibungsunterlagen werden normalerweise genau auflisten, welche Unterlagen einzureichen sind (teilweise sind Musterformulare hierfür beigefügt, wie z. B. die „Eigenerklärung zur Eignung“). Bieter sollten diese Liste nutzen, um eine Checkliste zu erstellen und sicherzustellen, dass keine geforderten Dokumente fehlen. Unvollständige Angebote – also Angebote, denen geforderte Unterlagen oder Nachweise fehlen – werden in der Regel vom Vergabeverfahren ausgeschlossen. Es liegt in der Verantwortung des Bieters, die Vollständigkeit sicherzustellen.

• Form und Authentizität: Die Unterlagen sind in der geforderten Form einzureichen. Falls im Vergabeverfahren elektronische Angebote vorgesehen sind (was heute üblich ist), müssen die Dokumente als eingescannte PDFs hochgeladen werden, oft mit qualifizierter elektronischer Signatur für offizielle Erklärungen. Falls Papierform verlangt wird, sind Originaldokumente bzw. beglaubigte Kopien einzureichen, je nach Vorgabe. Wichtig ist, dass sämtliche Nachweise echt und gültig sind. Zum Beispiel sollten Unterschriften im Original vorhanden sein, Stempel oder Siegel nicht manipuliert, Datumsangaben aktuell. Die Verwendung gefälschter oder verfälschter Nachweise ist streng untersagt und würde nicht nur zum sofortigen Ausschluss führen, sondern könnte auch strafrechtliche Konsequenzen für den Bieter haben. Gegebenenfalls kann der Auftraggeber verlangen, dass bestimmte Nachweise im Erfolgsfall vor Zuschlagserteilung im Original vorgelegt werden (z. B. Führungszeugnisse, Versicherungszertifikate oder Gewerbeanmeldungen). Der Bieter muss dem zustimmen.

• Überprüfungsrecht des Auftraggebers: Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich das Recht vor, die Echtheit und Gültigkeit aller eingereichten Nachweise zu überprüfen. Dies kann verschiedene Formen annehmen: Der Auftraggeber kann öffentliche Register heranziehen (z. B. Einsicht ins Handelsregister nehmen, um die Gewerberegistrierung zu verifizieren), Bestätigungen einholen (etwa bei der ausstellenden Kammer, ob eine ISO-Zertifizierung tatsächlich besteht), oder Dritte einschalten (z. B. einen Wirtschaftsprüfer mit der Überprüfung der Bilanzen beauftragen). Auch Vor-Ort-Besichtigungen oder Audits sind im Ausnahmefall denkbar, um z. B. die Umsetzung von Qualitätsmanagement vor Ort zu sehen – was jedoch meist erst in der Vertragsphase relevant wird. Bieter müssen sich im Klaren sein, dass jegliche Angaben nachgeprüft werden können. Im Zuge der EU-Vergabe gibt es zudem das Prinzip, dass Bieter auf Verlangen Urkunden im Original nachreichen müssen (z. B. ein polizeiliches Führungszeugnis oder Unbedenklichkeitsbescheinigungen), selbst wenn zunächst nur Eigenerklärungen abgegeben wurden. Der Bieter erklärt sich mit Abgabe des Angebots bereit, an solchen Überprüfungen mitzuwirken.

• Automatischer Ausschluss bei Mängeln: Bereits in den Ausschreibungsbedingungen wird üblicherweise festgelegt, dass unvollständige, falsch ausgefüllte oder falsche Unterlagen zum Ausschluss führen. Das bedeutet: Fehlt auch nur ein wesentliches Dokument oder wird eine geforderte Erklärung nicht abgegeben, kann das Angebot aus formalen Gründen aus dem Wettbewerb genommen werden. Ebenso führt eine nachgewiesene Falschangabe (z. B. ein erfundenes Zertifikat oder eine falsche Behauptung „keine Steuerrückstände“ entgegen der Wahrheit) zum sofortigen Ausschluss. Öffentliche Auftraggeber haben zwar gemäß § 56 VgV die Möglichkeit, fehlende unternehmensbezogene Nachweise nachzufordern, aber darauf sollten Bieter nicht setzen – viele Vergabestellen üben Zurückhaltung bei Nachforderungen oder behalten es sich nur vor. Daher betont diese Richtlinie die Eigenverantwortung des Bieters: Die Anforderungen sind von Anfang an zu erfüllen. Ein Ausschluss wegen fehlender oder falscher Unterlagen bedeutet, dass das Angebot inhaltlich gar nicht weiter geprüft wird. Der Bieter hätte dann keine Chance mehr auf den Zuschlag, selbst wenn seine Leistungsangebot und Preis attraktiv gewesen wären.

Durch die strikte Handhabung der Einreichungs- und Überprüfungspflichten stellt der Auftraggeber Fairness und Transparenz sicher. Alle Bieter wissen, dass sie dieselben Bedingungen erfüllen müssen, und es erhält nur derjenige den Zuschlag, der seine Eignung vollständig und wahrheitsgemäß nachgewiesen hat. Für den Auftraggeber ergibt sich daraus die Sicherheit, dass der letztlich beauftragte Dienstleister vorab gründlich geprüft wurde und alle Aussagen zu seiner Qualifikation belastbar sind.

• Zweck: Darlegen, wie die Teilnahmebedingungen im Rahmen der Angebotsbewertung und Auftragsvergabe berücksichtigt werden.

• K.-o.-Kriterien (Muss-Kriterien): Sämtliche Teilnahmebedingungen aus den vorigen Abschnitten sind zwingende Voraussetzungen. Im Wertungsablauf einer Ausschreibung bedeutet dies, dass zunächst eine Eignungsprüfung erfolgt. Bieter, die auch nur ein Teilnahme-Kriterium nicht erfüllen, werden vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen, noch bevor ihre fachlichen Angebote oder Preise bewertet werden. In der Praxis wird das so umgesetzt, dass die Vergabestelle alle eingegangenen Angebote zunächst auf Vollständigkeit und Eignung prüft. Nur Angebote von Bietern, die die Eignungsprüfung bestehen (“fachkundig, leistungsfähig und zuverlässig” im Sinne des § 122 GWB), gelangen in die zweite Phase der inhaltlichen Angebotswertung (Qualitätskriterien, Konzeptbewertung und Preisverhandlung). Angebote ausgeschlossener Bieter bleiben unberücksichtigt. Dadurch ist gewährleistet, dass im weiteren Wettbewerb nur Anbieter verbleiben, die das erforderliche Mindestmaß an Qualifikation und Zuverlässigkeit garantieren. Für Bieter bedeutet dies: Die Erfüllung aller Teilnahmebedingungen ist die “Eintrittskarte” in die eigentliche Wertung; ohne diese Eintrittskarte nützt das beste Angebot nichts, da es gar nicht betrachtet wird.

• Gewichtung in der Wertung: Üblicherweise werden Teilnahmebedingungen als Eignungskriterien lediglich auf Erfüllen/Nichterfüllen geprüft und fließen nicht mit Punkten in die Zuschlagswertung ein – man spricht daher auch von Ausschlusskriterien. Die Vergabestelle legt fest, dass diese Kriterien vorab erfüllt sein müssen. Allerdings kann der Auftraggeber, insbesondere in komplexeren Vergabeverfahren, vorsehen, dass eine über die Mindestanforderungen hinausgehende Erfüllung positiv berücksichtigt wird. Zum Beispiel könnten in den Bewertungsmatrix Bonuspunkte oder qualitative Vorteile vergeben werden, wenn ein Bieter deutlich über die Anforderungen hinaus qualifiziert ist. Szenarien hierfür sind: Ein Bieter besitzt zusätzliche Zertifizierungen oder Auszeichnungen (z. B. ISO 27001 für Informationssicherheit, EMAS für Umweltmanagement), die zwar nicht gefordert waren, aber für den Auftrag vorteilhaft sein könnten. Oder ein Bieter weist eine außergewöhnlich hohe finanzielle Stabilität auf (z. B. Eigenkapitalquote von 50 %, keinerlei Schulden) oder hat eine Haftpflichtversicherung mit wesentlich höherer Deckungssumme abgeschlossen als gefordert. Solche Faktoren könnten im Rahmen einer ganzheitlichen Anbieterbewertung positiv einfließen, sofern sie transparent in den Ausschreibungsunterlagen angekündigt wurden. In einem Punktesystem könnte dies z. B. bedeuten, dass ein Bieter mit mehrjähriger einschlägiger Zertifizierung oder mit einer DIN 77200-Zertifizierung bei Sicherheitsdiensten einen kleinen Vorsprung in der Qualitätsbewertung erhält. Wichtig ist dabei die Transparenz: Die Vergabestelle muss in der Ausschreibung klar kommunizieren, ob und wie solche Mehrwerte bewertet werden. In vielen Fällen wird jedoch aus Gründen der Einfachheit und Rechtssicherheit darauf verzichtet, die Eignung mit Punkten zu bewerten – stattdessen trennt man Eignungsprüfung und Angebotswertung strikt.

• Keine Abstriche bei Eignung: Unabhängig von der gewählten Bewertungsmethode gilt: Kein Bieter kann mangelnde Eignung durch gute Angebotsinhalte ausgleichen. Die Teilnahmebedingungen müssen in jedem Fall erfüllt sein. Es gibt keinen Spielraum, eine fehlende Voraussetzung durch andere Vorteile wettzumachen. Beispielsweise: Selbst wenn ein Bieter das günstigste Angebot abgibt, kommt er nicht zum Zug, wenn er etwa keine gültige Haftpflichtversicherung nachweist oder insolvenzgefährdet ist. Diese strikte Haltung schützt den Auftraggeber vor der Versuchung, aus sachfremden Gründen ein Risiko bei der Eignung einzugehen. Bieter sollten daher ihre Priorität zuerst auf die Erfüllung aller Teilnahmebedingungen legen, bevor sie ihr Angebot ausarbeiten – denn nur so stellen sie sicher, dass ihr Angebot überhaupt in die engere Wahl kommt.

Durch die klare Kommunikation, welche Rolle die Teilnahmebedingungen in der Wertung spielen, schafft der Auftraggeber für alle Beteiligten Transparenz. Bieter wissen, dass sie ohne 100%ige Eignung keine Chance haben, und der Auftraggeber kann sicher sein, dass die spätere Zuschlagsentscheidung nur unter tatsächlich qualifizierten Unternehmen getroffen wird. Etwaige besondere Pluspunkte für übererfüllte Kriterien können Bieter zusätzlich motivieren, in Qualität und Sicherheit zu investieren, was dem Auftraggeber letztlich zugutekommt.

• Zweck: Festlegen, dass die Erfüllung der Teilnahmebedingungen nicht mit Zuschlagserteilung endet, sondern während der gesamten Vertragsdauer aufrechterhalten und nachgewiesen werden muss. Der Auftragnehmer soll verpflichtet sein, die zu Beginn zugesicherte Eignung und Compliance kontinuierlich zu gewährleisten, um Vertragstreue und Leistungsqualität langfristig sicherzustellen.

• Fortbestand von Lizenzen und Zertifikaten: Der Auftragnehmer muss alle erforderlichen Genehmigungen, Registrierungen und Zertifizierungen über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg gültig halten. Er muss proaktiv dafür sorgen, dass etwaige Fristen zur Verlängerung eingehalten werden. Konkret: Läuft eine Zertifizierung (z. B. ISO 9001) oder eine behördliche Erlaubnis (z. B. §34a GewO) während des Vertrags aus, hat der Auftragnehmer rechtzeitig die Rezertifizierung bzw. Verlängerung zu veranlassen. Zudem muss er dem Auftraggeber jährlich oder nach Aufforderung aktualisierte Nachweise vorlegen. Viele Verträge verlangen beispielsweise, dass der Auftragnehmer einmal jährlich aktuelle Kopien seiner Versicherungsnachweise, Gewerbegenehmigungen und Zertifikate einreicht. Auch neue Mitarbeiter, die im Laufe des Vertrags dazukommen, müssen die Qualifikationsanforderungen erfüllen (beispielsweise ebenfalls die NDA unterzeichnen und ggf. eine Unterrichtung nach §34a vorweisen). Damit wird sichergestellt, dass der Auftraggeber auch im fünften Vertragsjahr noch denselben Standard an Eignung vorfindet wie zum Vertragsbeginn.

• Aufrechterhaltung der finanziellen Leistungsfähigkeit: Der Auftragnehmer sollte während der Vertragslaufzeit einen stabilen finanziellen Zustand beibehalten. Natürlich unterliegt ein Unternehmen gewissen Marktrisiken, aber es wird erwartet, dass der Auftragnehmer verantwortungsbewusst wirtschaftet und keine leichtfertigen finanziellen Risiken eingeht, die zu einer Insolvenz führen könnten. Sollte sich dennoch abzeichnen, dass der Auftragnehmer in wirtschaftliche Schwierigkeiten gerät (z. B. Zahlungsstockungen, Vergleichsverfahren), ist er verpflichtet, den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren. Manche Verträge enthalten Klauseln, wonach der Auftragnehmer im Falle eines Insolvenzantrags oder -verfahrens in jedem Fall den Auftraggeber informieren muss – dies berechtigt den Auftraggeber in der Regel zur außerordentlichen Kündigung. Auch wesentliche Änderungen in der Gesellschaftsstruktur, die die finanzielle oder technische Leistungsfähigkeit beeinflussen könnten (z. B. Verkauf des Unternehmens, Zusammenschluss mit einer anderen Firma), sind dem Auftraggeber anzuzeigen. Der Auftraggeber kann gegebenenfalls einen Finanzcheck während der Laufzeit durchführen oder aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen anfordern, um sicherzustellen, dass der Dienst reibungslos weiterlaufen kann.

• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Vertragsklauseln: Der Auftragnehmer muss weiterhin alle relevanten Gesetze und Vorschriften einhalten, genau wie bei Vertragsbeginn zugesichert. Insbesondere arbeitsrechtliche und datenschutzrechtliche Pflichten setzen sich fort: So muss der Auftragnehmer z. B. auch neue Mitarbeiter ordnungsgemäß anmelden, versichern und fair entlohnen. Sollte sich die Gesetzeslage ändern (z. B. Erhöhung des Mindestlohns, Einführung neuer Sicherheitsauflagen für Bewachungspersonal), hat der Auftragnehmer diese Änderungen umzusetzen und dem Auftraggeber mitzuteilen, dass er weiterhin compliant ist. In vielen Verträgen wird der Auftragnehmer zudem vertraglich verpflichtet, bestimmte Compliance-Regeln des Auftraggebers zu befolgen (z. B. Code of Conduct, Hausordnung, Sicherheitsanweisungen). Diese müssen selbstverständlich kontinuierlich beachtet werden. Verstößt der Auftragnehmer oder dessen Personal gegen solche Regeln (etwa wiederholte Verstöße gegen Datenschutz am Empfang), muss der Auftragnehmer dies abstellen und dem Auftraggeber berichten.

• Meldepflicht bei Änderungen: Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber unverzüglich zu benachrichtigen, wenn Umstände eintreten, die die Erfüllung der Teilnahmebedingungen infrage stellen könnten. Beispiele: Ein wesentlicher Versicherungsfall, der die Deckungssumme der Haftpflicht aufzehrt oder gefährdet; der Entzug oder die Aussetzung einer behördlichen Genehmigung; erhebliche Wechsel im Schlüsselpersonal, falls im Vertrag bestimmte Qualifikationen von Personen gefordert waren. Eine typische Vertragsklausel könnte lauten: “Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber unverzüglich mit, wenn gegen ihn Ermittlungen wegen solcher Umstände eingeleitet werden, die nach § 123 GWB zum Ausschluss führen könnten, oder wenn sonstige erhebliche Veränderungen eintreten, welche die zuverlässige Vertragserfüllung gefährden könnten.” Diese Transparenzpflicht ermöglicht es dem Auftraggeber, frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen (z. B. Sicherheitsüberprüfung, Gespräche, Notfallpläne), falls ein Risiko für die Vertragserfüllung entsteht.

• Recht zur Vertragsauflösung bei Nichteinhaltung: Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Vertrag zu kündigen, falls der Auftragnehmer die oben genannten Verpflichtungen nicht einhält. Üblicherweise wird dies in Form eines außerordentlichen Kündigungsrechts bei wichtigem Grund festgehalten. Ein wichtiger Grund ist insbesondere gegeben, wenn sich nachträglich herausstellt, dass der Auftragnehmer nicht (mehr) die erforderliche Zuverlässigkeit oder Eignung besitzt – zum Beispiel wenn ein Nachweis als erschlichen erkannt wird oder der Versicherungsschutz erlischt und nicht umgehend erneuert wird. Ebenso kann eine Verletzung der NDA (Geheimhaltungsverstoß) oder ein gravierender Verstoß gegen Datenschutzauflagen eine sofortige Kündigung rechtfertigen. Durch diese vertragliche Handhabe wird der Auftragnehmer angehalten, die Teilnahmebedingungen ernst zu nehmen – auch nach Zuschlag. Dem Auftraggeber gibt es die nötige Flexibilität, sich von einem Vertragspartner zu trennen, der nachweislich die Versprechen hinsichtlich Eignung und Compliance nicht hält. Häufig wird zunächst eine Frist zur Abhilfe gesetzt, wenn der Mangel behebbar ist (z. B. Versicherung nachträglich abschließen oder Zertifikat erneuern). Bleibt dies erfolglos, folgt die Kündigung.

Es gelten Eignung und Compliance als dauerhafte Verpflichtung. Der Auftragnehmer muss über die gesamte Vertragsdauer so handeln, als müsste er jederzeit erneut eine Eignungsprüfung bestehen können. Der Auftraggeber wiederum erhält durch diese Regelungen die Gewissheit, dass die Servicequalität und Zuverlässigkeit, die in der Angebotsphase versprochen wurde, auch im täglichen Betrieb fortbesteht. Sollte der Dienstleister von diesen Standards abweichen, hat der Auftraggeber wirksame Mittel, um zu reagieren und notfalls den Dienst neu zu vergeben.