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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Planungsbegleitendes FM

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Schnittstellenklärung, Betriebsfunktionalität und Markenintegration im Neubau und Umbau

Schnittstellenklärung, Betriebsfunktionalität und Markenintegration im Neubau und Umbau

Der Empfangsbereich ist das sichtbare und funktionale Entrée jeder Liegenschaft – er dient als Sicherheitsfilter, Servicepunkt, Orientierungszone und Markenbotschafter. In Bauprojekten wird seine strategische Bedeutung jedoch häufig unterschätzt oder zu spät detailliert geplant. Ein planungs- und baubegleitendes Facility Management (bFM) stellt sicher, dass Nutzeranforderungen, Betriebssicherheit, IT- und Sicherheitsinfrastruktur sowie gestalterische Markenintegration von Beginn an in Planung, Ausschreibung und Umsetzung einfließen. So wird der Empfang nicht nur gebaut, sondern betreibbar gemacht.

Ein funktionierender Empfang ist keine Selbstverständlichkeit – er ist das Ergebnis präziser Planung, interdisziplinärer Abstimmung und FM-gestützter Umsetzungsbegleitung. Das planungs- und baubegleitende Facility Management sorgt dafür, dass Fläche, Funktion und Ausstattung miteinander harmonieren, alle Systeme anschlussfähig sind und der Empfang von Beginn an betriebsbereit, sicher und markenwirksam betrieben werden kann.

Zielsetzung des bFM im Empfangsbereich

  • Sicherstellung der durchgängigen Funktionsfähigkeit ab Inbetriebnahme

  • Vermeidung von Schnittstellenproblemen in Zutritt, Kommunikation, Logistik und Services

  • Integration von Sicherheits-, IT- und Markenanforderungen

  • Einbindung in Gebäudesteuerung, CAFM und Betreiberverantwortung

  • Betriebsfreundliches Design (Zugänglichkeit, Reinigung, Wartung, Diskretion)

Funktionen und Nutzergruppen

Funktion

Nutzergruppen

Zutrittskontrolle

Besucher, Lieferanten, Dienstleister

Anmeldung & Begrüßung

Kunden, Bewerbende, Geschäftspartner

Informationsweitergabe

Mitarbeitende, Öffentlichkeit

Sicherheitskoordination

Sicherheitsdienst, Feuerwehr, Notruf

Markenpräsenz

Externe Zielgruppen, Geschäftsleitung

Technische Anforderungen

  • Medienanschlüsse: Strom, Netzwerk, WLAN, Backup

  • Besucheranmeldungssystem (Self-Service / manuell)

  • Videotechnik, IP-Telefonie, digitale Leitsysteme

  • Ausweissystem / Zutrittskartenverwaltung

  • Sicherheitsperimeter: Schleusen, Sichtbeziehungen, Rückzugszonen

  • Barrierefreiheit: Kontraste, Höhen, Orientierungshilfen

Aufgaben des bFM in den Projektphasen - Vorplanung und Bedarfsklärung

  • Definition des Empfangsprofils (z. B. repräsentativ vs. rein funktional)

  • Einbindung von Kommunikation, HR, Sicherheit, IT

  • Flächenbedarf, Möblierung, Medienkonzept, Ausstattungswünsche

Entwurfs- und Ausführungsplanung

  • Platzierung von Technik, Möblierung, Verkehrswegen

  • Diskretionszonen, Wartebereiche, Wegeleitsysteme

  • Integration in Sicherheits- und Gebäudekonzept

  • Abgleich mit IT- und Medientechnikplanung

  • Abstimmung mit Corporate Design / Innenarchitektur

Bauüberwachung und Inbetriebnahme

  • Kontrolle auf wartungsfreundliche Ausführung

  • Prüfung von Stromversorgung, Netzwerkanschlüssen, Medienports

  • Übergabetests (z. B. Self-Check-In-Terminal, Besuchersystem)

  • Beauftragung und Schulung Empfangspersonal

  • Einbindung in CAFM (Raum, Ausstattung, Wartungspunkte)

Integration in Facility Management-Systeme

  • Ausstattungskatalog im CAFM (z. B. Theke, Technik, Möblierung, Systeme)

  • Reinigungszonen, Sicherheitsbereiche, Belegungssteuerung

  • Schnittstellen zu Zutrittssteuerung, GLT, Videoüberwachung

  • Prüfzyklen für Technik, Brandschutz, Reinigungsintervalle

  • Raumbuchungssysteme für angrenzende Besprechungsräume

Erfolgsfaktoren für den Empfang im Neubau/Umbau

Erfolgsfaktor

Wirkung

Frühzeitige FM-Einbindung

Sicherstellung der Betriebsfähigkeit und Schnittstellenklärung

Interdisziplinäre Planung

HR, IT, Kommunikation, Sicherheit mitdenken

Benutzerfreundlichkeit

Ergonomie, Orientierung, intuitive Abläufe

Technikintegration

Anschlussmöglichkeiten, Medientechnik, Zugangskontrolle

Betriebskonforme Materialien

Reinigbarkeit, Robustheit, Pflegeaufwand

Typische Fehler bei fehlender FM-Einbindung

  • Keine Sichtbeziehung zur Eingangstür

  • Empfangspersonal ohne Rückzugsfläche oder Technikplatz

  • Unzugängliche Kabelwege / keine Medienanschlüsse

  • Diskretionsprobleme durch offene Schalter

  • Fehlende Integration in Zutrittssystem oder CAFM