Zutrittskontrollen und Gebäudesicherheit

Das Empfangspersonal in einem Industriebetrieb arbeitet nicht isoliert – es bildet eine wesentliche Einheit mit dem Werkschutz-Team des Standorts, um Risiken gemeinsam zu managen. Sobald am Empfang etwas Ungewöhnliches vorfällt – sei es ein verdächtiger Besucher, der Versuch eines „Trittbrettfahrers“ (eine Person, die unbemerkt hinter einer berechtigten Person mit hineinläuft), oder ein Ausweisproblem – setzt der Empfang umgehend das Sicherheitspersonal vor Ort in Kenntnis, um Unterstützung oder eine Lagebeurteilung zu erhalten. In modernen Betrieben wird diese Zusammenarbeit durch Echtzeit-Kommunikationsmittel erleichtert: Dedizierte Funkgeräte, Direktwahltasten am Telefon oder sichere Instant-Messaging-Systeme vernetzen den Empfang mit der Sicherheitsleitstelle und den Streifenposten. So verfügen viele deutsche Werke am Empfang über ein festes Betriebsfunkgerät, das eine direkte Sprechverbindung zur Sicherheitszentrale (Leitstelle) ermöglicht. Auch über ein sicheres Chat- oder Vorfallsmanagement-Tool kann Kommunikation laufen – sobald der Empfang einen Vorfall einträgt (z.B. „Ausweis von Besucher Müller ungültig – Zutritt verweigert“), sieht das Sicherheits-Team diese Information in Echtzeit auf ihrem Dashboard. Durch dieses vernetzte System ist gewährleistet, dass alle Beteiligten denselben Informationsstand haben, während sich eine Situation entwickelt.

Klare Eskalationsrichtlinien legen fest, wie Empfang und Werkschutz in den verschiedenen Alarmstufen handeln. Unternehmen definieren unterschiedliche “Alarmtypen” oder Szenarien mit vordefinierten Reaktionen beider Seiten. Ein geringfügiges Unregelmäßigkeit-Ereignis (z.B. ein Besucher kommt außerhalb des vereinbarten Zeitfensters oder ein Mitarbeiter ohne Ausweis) erfordert vielleicht nur, dass der Empfang den Vorgang notiert und den Werkschutz über das System informiert, woraufhin die Sicherheitskräfte den Fall lediglich im Auge behalten. Ein verdächtiger Zutrittsversuch – beispielsweise jemand mit Ausweisdaten, die nicht übereinstimmen – veranlasst den Empfang, sofort über Funk/Telefon Unterstützung anzufordern. Gleichzeitig wird ein Sicherheitsbediensteter direkt zum Empfang geschickt, während die Leitstelle die betreffende Person über Kameras beobachtet und eventuelle weitere Maßnahmen vorbereitet. Bei einem Sicherheitsverstoß (z.B. gewaltsames Eindringen) wiederum liegt ein festgelegtes Notfallprotokoll vor: Der Empfang betätigt etwa einen Notfallknopf für eine Teil- oder Vollschließung (Lockdown) der Zugänge, und der Werkschutz übernimmt in Abstimmung mit der Unternehmensleitung die Kontrolle über die Lage. Durch diese im Voraus abgestuften Pläne ist eine schnelle, koordinierte Reaktion möglich, bei der jeder seine Rolle kennt.

Um diese Teamarbeit zu unterstützen, führen viele Industriefirmen gemeinsame Ereignisprotokolle und Übersichtsplattformen ein. Empfangsmitarbeiter und Sicherheitsdienst tragen Informationen in ein zentrales System ein, das in Echtzeit aktualisiert wird. Beispielsweise ist für alle ersichtlich, wenn der Empfang vermerkt: „Besucher X mit abgelaufenem Ausweis abgewiesen – Gastgeber informiert“. Solche integrierten digitalen Systeme verhindern, dass Informationen verloren gehen, und schaffen zudem eine Datengrundlage für spätere Analysen und Berichte. Darüber hinaus finden regelmäßige Lagebesprechungen zwischen Empfangs- und Sicherheitsmitarbeitern statt. Zu Schichtbeginn oder wöchentlich werden Sicherheitsmitteilungen durchgesprochen (etwa Personen auf einer Watchlist, anstehende Arbeiten, die Zugänge betreffen, etc.) und Notfallverfahren aufgefrischt. Diese Kultur offener Kommunikation und des gegenseitigen Vertrauens zahlt sich aus: Wenn tatsächlich ein Zwischenfall auftritt, agieren beide Teams wie eine Einheit, wobei jeder seinen Part erfüllt. Die Empfangskraft bleibt ruhig, führt Sofortmaßnahmen durch (z.B. verweigert Zutritt oder löst Alarm aus) und hält die Informationskette aufrecht, während die Werkschutz-Mitarbeiter direkt eingreifen und die Gesamtlage managen. Diese enge Verzahnung von “Front Office” und “Security-Back-End” ist für die Sicherheit am Industrie-Empfang unerlässlich – hier können die Risiken hoch sein, und nur durch ein abgestimmtes, schnelles Handeln lässt sich verhindern, dass aus kleinen Auffälligkeiten ernste Zwischenfälle werden.

Das Besuchermanagement am Empfang eines Industrie-HQs muss besonders strikt sein, da betriebsfremde Personen (etwa Kunden, Lieferanten, Wartungstechniker oder Auditoren) die Arbeits- und Sicherheitsabläufe nicht kennen. Moderne Prozesse zur Ausgabe von Besucherausweisen in deutschen Industriebetrieben stellen sicher, dass jeder Gast eindeutig identifiziert, autorisiert und nur für die passenden Bereiche freigeschaltet wird. Idealerweise beginnt das schon vorab mit einer Voranmeldung: Besucher werden vom internen Gastgeber im System angekündigt oder per E-Mail an den Empfang gemeldet, inklusive Name, Firma, Besuchsgrund und Zeitraum. Bei Ankunft am Empfang meldet sich der Besucher mit einem amtlichen Lichtbildausweis (Personalausweis, Führerschein o.ä.), der vom Empfangspersonal geprüft wird. Parallel wird verifiziert, ob der Besucher einen berechtigten Anlass hat und von einer zuständigen Person erwartet wird. Oft genügt ein kurzer Anruf beim internen Gastgeber oder ein Abgleich mit der Liste vorangemeldeter Besucher, um dies zu bestätigen. Ist die Identität festgestellt und der Zweck legitimiert, erfasst der/die Empfangsmitarbeiter(in) die Besucherdaten (Name, Firma, mitgebrachte Gegenstände, Kfz-Kennzeichen etc.) im Besuchermanagement-System und hinterlegt, welcher Mitarbeiter als Host fungiert, welche Bereiche betreten werden dürfen und ob besondere Auflagen gelten (z.B. Sicherheitsunterweisung erforderlich, Begleitungspflicht).

Danach wird ein Besucherausweis gedruckt und zugeteilt. Industriestandorte verwenden farbkodierte, zeitlich begrenzte Besucherausweise, um Besucher auf den ersten Blick von Mitarbeitern unterscheiden zu können und die Gültigkeit klar zu befristen. Beispielsweise erhält ein Tagesbesucher ein Badge mit rotem Rand und groß aufgedrucktem Datum, während ein Lieferant vielleicht einen gelben Besucherausweis bekommt. Viele Firmen setzen selbstablaufende Ausweise ein, bei denen nach Ablauf einer gewissen Zeitspanne (etwa nach 8 oder 24 Stunden) ein sichtbares Merkmal erscheint – z.B. ein diagonaler roter Streifen oder das Wort “Ungültig” – sodass ein abgelaufener Ausweis sofort erkennbar ist. Der Empfang druckt den personalisierten Ausweis (oft mit Namen, Foto, Besucherfirma und Besuchsbereich) aus und überreicht ihn zusammen mit eventuell benötigten Sicherheitsinformationen. Häufig muss der Besucher etwa eine kurze Sicherheitsunterweisung am Terminal absolvieren oder per Unterschrift bestätigen, dass er die Verhaltensregeln (z.B. PSA tragen, Rauchverbot, Begleitungspflicht in der Produktion) erhalten hat. Technisch gesehen ist der Besucherausweis meistens mit einem Chip oder Barcode ausgestattet, der im Zugangssystem hinterlegt wird. So kann der Besucher an Drehkreuzen oder Türlesern ähnlich wie ein Mitarbeiter passieren, jedoch nur in die freigegebenen Zonen und innerhalb des vorgegebenen Zeitfensters. In besonders sensiblen Bereichen wird oft festgelegt, dass Besucher nur gemeinsam mit einem Mitarbeiter Türen öffnen können – das System erzwingt also, dass erst ein Mitarbeiter-Ausweis + der Besucher-Ausweis zusammen den Zutritt gewähren (Zwei-Personen-Regel). Dadurch behält das Unternehmen jederzeit Kontrolle darüber, wo sich Besucher aufhalten.

Ist der Termin oder Rundgang beendet, muss der Besucherausweis entzogen bzw. zurückgegeben werden. Besucher werden angehalten, ihren temporären Ausweis beim Verlassen am Empfang wieder abzugeben. Die Empfangskraft führt dann einen Check-out im System durch – oft indem der Ausweis ein letztes Mal gescannt wird, um die Uhrzeit des Verlassens zu protokollieren. Viele Systeme deaktivieren Besucherausweise automatisch nach dem Checkout oder spätestens mit Ablauf der vorgesehenen Besuchszeit, sodass ein nicht zurückgegebener Ausweis am nächsten Tag keine Funktion mehr hätte. Sollte ein Besucher seinen Ausweis verlieren oder vergessen abzugeben, wird dies vom System vermerkt; der Werkschutz kann dann sofort informiert werden, um gegebenenfalls Ausschau zu halten oder den Ausweis manuell zu sperren. Ebenso kann der Empfang oder die Sicherheitszentrale jederzeit einen aktiven Besucherausweis vorzeitig sperren – zum Beispiel wenn ein Besucher gegen Regeln verstößt oder der Besuch abrupt beendet wird, wird dessen Ausweis umgehend im System deaktiviert, womit ihm jeder weitere Zugang verwehrt wird.

Diese Schritte verdeutlichen das Prinzip von Nachvollziehbarkeit und Kontrolle. Jede betriebsfremde Person auf dem Gelände ist dokumentiert und anhand ihres Ausweises deutlich erkennbar. Im Kontext der Sicherheit (und auch aus Haftungsgründen) ist das essenziell – im Ernstfall, etwa bei einer Evakuierung, weiß man genau, wie viele Besucher sich wo aufhalten sollten. Viele deutsche Standorte unterscheiden auch Besuchertypen durch Farbcodes: Techniker mit längerfristigen Projekten erhalten z.B. andersfarbige Ausweise als einmalige Tagesgäste; externe Dienstleister, die alleine arbeiten dürfen (nachdem sie eine Sicherheitsunterweisung erhalten haben), bekommen eventuell einen Ausweis mit besonderem Kennzeichen im Vergleich zu jenen, die ständig begleitet werden müssen. Mitunter werden auch Wochentage oder Besucherkategorien farblich gekennzeichnet, damit Mitarbeiter oder Sicherheitskräfte aus der Entfernung erkennen können, ob jemand z.B. einen heutigen gültigen Besucherausweis trägt. Das Empfangspersonal erklärt dem Besucher üblicherweise die Bedeutung seines Ausweises (z.B. “Der grüne Rahmen zeigt, dass Sie sich nur im Bürotrakt und mit Begleitung bewegen dürfen”). Durch diese Kombination aus Technik (Ausweissystem) und Verfahren (Registrierung und Einweisung) behält der Empfang die Besucherströme fest im Griff. “Jede Person auf dem Gelände wird erfasst”, wie es in Leitfäden heißt, was die allgemeine Sicherheit und Professionalität erhöht. Zugleich vermittelt ein gut organisiertes Besuchermanagement den Gästen, dass Sicherheit und Ordnung auf diesem Industriegelände ernst genommen werden – vom Empfang bis zum Verlassen des Standorts.

Der Empfangsbereich in einer Industriezentrale wird durch ein leistungsfähiges Videoüberwachungssystem (CCTV) abgedeckt, das Teil des umfassenden Sicherheitskameranetzes der Anlage ist. Strategisch platzierte Kameras gewährleisten, dass der Empfang aus mehreren Blickwinkeln beobachtet wird: Eingangsbereiche, die Rezeption selbst, Wartezonen und Drehkreuze/Schleusen werden lückenlos erfasst. Diese Kameras erfüllen zwei Hauptfunktionen: Abschreckung und Live-Monitoring. Schon die sichtbare Präsenz von Kameras wirkt abschreckend – das Bewusstsein, im Eingangsbereich gefilmt zu werden, hält potentielle Eindringlinge oder Störenfriede oft von Fehlverhalten ab. Vor allem aber ermöglichen die Live-Bilder den Sicherheitsverantwortlichen, den Eingangsbereich permanent im Blick zu haben, entweder von einer Sicherheitsleitstelle auf dem Gelände oder von einer rund um die Uhr besetzten externen Leitstelle aus. In vielen deutschen Betrieben zeigt der Werkschutz im Kontrollraum auf einem oder mehreren Monitoren ständig die Kamerabilder des Empfangs an, sodass Wachleute in Echtzeit mitverfolgen können, was im Eingangsbereich geschieht und bei Auffälligkeiten sofort reagieren können. Entwickelt sich eine Situation am Empfang (z.B. ein Besucher wird unvermittelt laut oder versucht unbefugt hindurchzugehen), sieht das Sicherheitsteam dies direkt und kann unverzüglich intervenieren oder dem Empfangspersonal über Funk Rückendeckung geben. Die Reaktionsgeschwindigkeit wird durch moderne Technik mit KI-gestützter Video-Analyse weiter erhöht: Diese kann Sicherheitsmitarbeiter automatisch alarmieren, wenn die Kameras verdächtiges Verhalten registrieren – etwa unerlaubtes Herumlungern im Eingangsbereich, schnelles Überklettern einer Zugangssperre oder das Ablegen eines Gegenstands, der wie ein unbeaufsichtigtes Gepäckstück wirkt.

Um eine vollständige Abdeckung zu erzielen, kommen verschiedene Kameratypen für die spezifischen Zonen rund um den Empfang zum Einsatz. Eine Dome-Kamera (Kuppelkamera) ist in der Regel am Lobby-Eingang installiert – entweder an der Decke im Innenbereich oder wettergeschützt am Außenportal. Dome-Kameras haben ein halbrundes, vandalensicheres Gehäuse und ein breites Sichtfeld, was sie ideal für Eingangsbereiche macht. Sie liefern klare Aufnahmen der Gesichter aller Eintretenden und können dank Weitwinkel mehrere Bereiche gleichzeitig erfassen, ohne dabei aufdringlich zu wirken. Ihre gewölbte Form erschwert es zudem, die Ausrichtung der Linse zu erkennen, was Manipulation vorbeugt. In der Besucherwartezone – also Sitzgruppen oder Foyers – wird häufig eine Schwenk-Neige-Zoom-Kamera (PTZ) eingesetzt. PTZ-Kameras lassen sich ferngesteuert schwenken, neigen und zoomen, was in einem großen Empfangsfoyer hilfreich ist. Das Sicherheitspersonal kann so den Bereich abfahren oder bei Bedarf auf einzelne Personen heranzoomen und Details erkennen. Eine PTZ-Kamera kann beispielsweise einer verdächtigen Person, die sich im Wartebereich ungewöhnlich verhält, nachführen oder nahe genug heranzoomen, um etwa einen Ausweis oder Gesichtsausdruck zu prüfen. Ergänzend dazu deckt eine Fixkamera im Bullet-Format (wegen ihrer zylindrischen Form so genannt) die Ausweis-Schranke bzw. den Scan-Bereich am Empfang ab. Bullet-Kameras sind bekannt für ihre robuste Bauart und liefern gestochen scharfe Bilder aus einer festen Perspektive. Platziert oberhalb des Empfangstresens oder der Zugangssperren in Augenhöhe kann eine solche Kamera jede Person beim Ausweisvorzeigen frontal aufnehmen – wertvolles Material, falls im Nachhinein eine Identifikation oder Beweissicherung notwendig wird. Diese Kameras verfügen meist über HD- oder 4K-Auflösung und auch Nachtsichtmodi, um unabhängig von den Lichtverhältnissen (Tageslicht durch Fenster, abends gedimmte Lobby) zuverlässige Aufnahmen zu gewährleisten. Alle Videostreams werden auf Netzwerkrekordern mit ausreichender Speicherkapazität archiviert (üblich sind 30 bis 90 Tage Aufbewahrung, je nach interner Richtlinie und DSGVO-Vorgaben) – selbstverständlich in einem abgesicherten System mit Zugriffsbeschränkungen, um Datenschutzauflagen zu erfüllen.

All diese Überwachungsmaßnahmen sind integriert. Oft ist das Zugangskontrollsystem mit der Videoanlage gekoppelt, sodass beim Ausweisscan automatisch das zugehörige Kamerabild markiert oder angezeigt wird. Dies ist extrem hilfreich für Auswertungen – z.B. kann das Security-Team bei einer Zutrittswarnung sofort den entsprechenden Videoclip abrufen, um zu sehen, wer es versucht hat und was genau passiert ist. Zudem sind die verwendeten Kameras sabotagegeschützt (z.B. IK10-Klassifizierung für Resistenz gegen Schläge), damit sie auch in rauen Industrieumgebungen oder bei mutwilligen Angriffen funktionsfähig bleiben.

Die Einbindung in die Sicherheits-Managementsoftware der Anlage erlaubt außerdem ereignisbasierte Überwachung: Löst der Empfang etwa einen stillen Alarm aus, kann das System automatisch das Livebild der Lobby-Kamera prominent auf allen Sicherheitsmonitoren anzeigen. Oder wenn eine Tür gewaltsam geöffnet wird, erscheint parallel zum Alarm das zugehörige Videobild als Pop-up. Viele deutsche Betriebe achten bei alledem auf die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Hinweisschilder informieren am Eingang über die Videoüberwachung, und die Aufzeichnungen werden verschlüsselt gespeichert und nach Fristende gelöscht, sofern kein sicherheitsrelevanter Anlass zur Aufbewahrung besteht. Innerhalb dieses Rahmens ist CCTV am Empfang jedoch ein überaus wirkungsvolles Werkzeug, das “die Augen des Sicherheitsteams” an den Gebäudeeingang verlagert. Nichts, was im Hauptzugang geschieht, bleibt unbemerkt oder undokumentiert – und genau diese lückenlose Kontrolle trägt wesentlich dazu bei, Bedrohungen abzuwehren, bevor sie eskalieren, und im Nachgang alles lückenlos aufzuklären.

So sehr der Fokus am Empfang auch auf Prävention und höflicher Intervention liegt, muss das Personal auf Situationen vorbereitet sein, in denen ein Besucher oder Eindringling eine direkte Gefahr darstellt. Für solche Fälle verfügen deutsche Industrieempfänge über stille Alarmknöpfe und festgelegte Überfallprotokolle, um unauffällig Hilfe herbeizurufen. Unter dem Empfangstresen ist in der Regel ein stiller Alarmknopf installiert – ein diskreter Schalter oder Taster, den die Empfangskraft mit einer Handbewegung auslösen kann, ohne Aufmerksamkeit zu erregen. Das Betätigen dieses stillen Alarms sendet augenblicklich einen Notruf an die Sicherheitsverantwortlichen (oft an die Leitstelle und ggf. an externe Sicherheitsdienste oder direkt die Polizei), ohne dass im Empfangsbereich ein Signal sichtbar oder hörbar wird. So kann der/die Empfangsmitarbeiter(in) im Bedarfsfall Verstärkung rufen – etwa wenn eine Person aggressiv wird, Drohungen ausspricht oder versucht, mit Gewalt einzudringen – ohne die Situation durch offensichtliches Alarmieren weiter anzuheizen. In modernen Systemen sind diese stillen Alarmierungen in das Gefahrenmanagement integriert, sodass bei Knopfdruck Sicherheitsdisponenten und ggf. Einsatzkräfte sofort benachrichtigt werden, inklusive genauer Standortangabe (z.B. „Alarmknopf Empfang vorne Ost“). Im Ernstfall, etwa bei einem Amokläufer oder einem bewaffneten Eindringling, kann das Empfangspersonal auf diese Weise die Interventionskräfte bzw. die Polizei alarmieren und eine Standortabsperrung einleiten – ohne dass der Täter merkt, dass Alarm geschlagen wurde.

Neben fest verbauten Alarmknöpfen gibt es in vielen Unternehmen mobile Alarmlösungen für das Empfangspersonal. Dieses erhält beispielsweise einen tragbaren, per Funk mit dem System verbundenen Alarm-Pager oder Funksender, der am Gürtel oder als Armband getragen wird. Ein Druck darauf hat die gleiche Wirkung wie der stationäre Knopf – hilfreich, wenn sich der/die Empfangsmitarbeiter(in) ein paar Schritte vom Platz entfernen muss oder z.B. Besucher in die Wartezone begleitet. Eine weitere Variante ist eine App auf dem Diensthandy, die als Notfall-App mit Panikknopf fungiert. Sollte die Situation es erfordern, den Bereich zu verlassen (z.B. wegen unmittelbarer Gefahr), kann das Empfangspersonal über eine solche App auch unterwegs Alarm schlagen. Ein Beispiel sind WiFi-basierte Panikknöpfe, die es ermöglichen, beim Flüchten den Alarm aufrecht zu erhalten und gleichzeitig den genauen Aufenthaltsort (innerhalb des Werksgeländes) an die Rettungskräfte zu übermitteln. Einige Unternehmen programmieren diese tragbaren Knöpfe so, dass sie den gesamten Betrieb alarmieren – also z.B. einen internen Sirenenton auslösen oder Notfallanzeigen aktivieren – und dabei auch gleich die entsprechende Meldung an die Notrufleitstelle absetzen. Zusätzlich sind am Empfang oft Notfalltelefone (VoIP) vorhanden, bei denen ein bestimmter Knopf oder Code gewählt werden kann, um einen Alarm abzusetzen oder Durchsagen zu machen.

Neben der technischen Alarmierung sind auch Geheimsignale und Codewörter Teil der Überfallprotokolle. Für Situationen, die sich langsam zuspitzen oder bei denen unklar ist, ob ein sofortiger Notruf nötig ist, kann das Empfangspersonal verabredete Codewörter verwenden. Ein klassisches Beispiel: Ruft der/die Empfangsmitarbeiter(in) beim Sicherheitsdienst oder einer Kollegin an und bittet scheinbar beiläufig um etwas wie “Bringen Sie mir doch bitte die rote Akte vorbei”, so ist dies ein verdeckter Hilferuf. Alle Eingeweihten wissen, dass dieses Codewort bedeutet, dass der Empfang Unterstützung benötigt, ohne dass der potentielle Störer es merkt. Solche Codes können auch über Funk oder Pager abgesetzt werden – etwa eine bestimmte Phrase im laufenden Funkverkehr, die anzeigt, dass Sicherheitskräfte unauffällig zum Empfang kommen sollen. In deutschen Unternehmen werden solche Codewörter natürlich in die jeweiligen Verhältnisse übersetzt und trainiert, erfüllen aber stets den Zweck, diskret Alarm zu schlagen.

Die Schulung des Personals ist für solche Stresssituationen absolut zentral. Empfangsmitarbeiter werden in Deeskalationstechniken unterrichtet, um aggressive Personen verbal zu beruhigen und Zeit zu gewinnen, bis Hilfe eintrifft. Dazu gehört, ruhig und respektvoll zu sprechen, auf Forderungen zunächst einzugehen (sofern sie niemanden akut gefährden), keine plötzlichen Bewegungen zu machen und stets ausreichend Abstand oder eine Barriere (z.B. den Tresen) zwischen sich und dem Gegenüber zu halten. Das Ziel ist, die Lage nicht weiter eskalieren zu lassen. Gleichzeitig wissen die Empfangskräfte, dass ihre Sicherheit Vorrang hat: Sie sind angewiesen, sich im Zweifel zurückzuziehen, falls die eigene Unversehrtheit auf dem Spiel steht – Eigentum und Zugangstore sind ersetzbar, Menschenleben nicht. Während also z.B. bei einem bewaffneten Raub oder einer extremen Gewaltsituation das Empfangspersonal versucht, ruhig zu bleiben und ggf. dem Täter nicht im Weg zu stehen, ist der Notruf längst ausgelöst – die Polizei und der Werkschutz sind unterwegs.

In allen Fällen gilt: Diskretion und Ruhe bewahren hat höchste Priorität. Der Empfang hat in der Regel klare Handlungsanweisungen, wie er im jeweiligen Szenario vorzugehen hat: Zum Beispiel bei einem Überfall ruhig die Kasse/Schlüssel aushändigen, keine riskanten Eigenaktionen, während der stille Alarm längst läuft. Viele Empfänge – speziell in Finanzbereichen eines Industrieparks oder in Forschungseinrichtungen – sind auch baulich so gestaltet, dass ein Rückzug möglich ist (etwa ein hinterer Ausgang vom Empfangsbereich, durch den sich Mitarbeiter ins sichere Hinterzimmer retten können). Darüber hinaus wird regelmäßig geprobt: Alarmknöpfe testen (oft wöchentlich, dokumentiert vom Sicherheitsdienst) und Notfallübungen (z.B. Amok-Übungen oder Evakuierungsübungen) unter Einbeziehung des Empfangs sorgen dafür, dass die Mitarbeiter mit den Abläufen vertraut bleiben. Die Gewissheit, im Ernstfall nur einen Knopfdruck von Hilfe entfernt zu sein, gibt dem Empfangspersonal ein Stück Sicherheit in ihrem oft exponierten Job. Aus Unternehmenssicht wiederum ist durch solche Vorkehrungen nachweisbar, dass man seiner Sorgfaltspflicht nachkommt und die Mitarbeitersicherheit – auch am oft vergessenen Empfang – mit technischen und organisatorischen Maßnahmen bestmöglich gewährleistet.

Industriebetriebe müssen eine ganze Bandbreite von Notfällen einkalkulieren – von Bränden über Unfälle mit Gefahrstoffen bis hin zu Sicherheitsvorfällen oder medizinischen Notfällen – und der Empfang ist in all diesen Szenarien eingebunden. In deutschen Industriezentralen ist das Empfangspersonal Teil des allgemeinen Notfall- und Evakuierungskonzepts und hat definierte Aufgaben und Hilfsmittel, um den Lobby-Bereich im Krisenfall zu managen. Schon präventiv hängen standortspezifische Evakuierungspläne und Notfallhinweise gut sichtbar im Empfangsbereich aus (manchmal zusätzlich als mehrsprachige Aushänge oder per QR-Code abrufbar). Darauf sind z.B. Gebäudepläne mit Fluchtwegen, Standorten von Feuerlöschern und Erste-Hilfe-Ausrüstung, Notausgängen sowie Sammelplätzen im Freien abgebildet. Somit kann der Empfang im Alarmfall Besucher und betriebsfremde Personen rasch instruieren – etwa: “Bitte folgen Sie mir, wir nutzen diesen Notausgang und gehen zum Sammelplatz auf Parkplatz B”. Manche Unternehmen geben Besuchern beim Check-in sogar Notfall-Faltblätter mit oder weisen sie kurz auf Verhaltensregeln hin (“Im Alarmfall bleiben Sie bitte bei Ihrem Gastgeber oder dem Empfangspersonal”). Der Empfangstresen selbst ist häufig mit einem Notfallordner oder einer Alarmschautafel ausgestattet, die für verschiedene Szenarien (Feuer, chemischer Alarm, Bombendrohung, etc.) Schritt-für-Schritt-Anleitungen bereit hält. Dies hilft dem Personal, in der Stresssituation nichts Wichtiges zu vergessen, da es in Form einer Checkliste abarbeiten kann, wer zu alarmieren ist und welche Erstmaßnahmen zu treffen sind.

Besonders entscheidend ist die Schulung und Einbindung in die EHS-Notfallpläne (EHS = Environment, Health & Safety, d.h. Arbeitssicherheit/Arbeitsschutz). Empfangsmitarbeiter üben zusammen mit dem Werkschutz und dem Betriebsarzt/den Ersthelfern in regelmäßigen Abständen die Notfallroutinen. Sie lernen z.B., wie man einen Feueralarm manuell auslöst, falls sie als erste einen Brand bemerken (Handdruckmelder betätigen), und wie sie eine geordnete Räumung des Eingangsbereichs sicherstellen. Sie wissen auch, wann und wie externe Hilfsdienste zu alarmieren sind – in vielen Fällen übernimmt dies zwar die Sicherheitszentrale automatisch, sobald ein Brandmelder anspricht, doch es gibt Situationen, wo der Empfang eigenständig den Notruf (112) absetzen muss, z.B. bei einem medizinischen Notfall ohne sonstigen Alarm. Eine zentrale Aufgabe des Empfangs bei Evakuierungen ist es, die Besucher- und Fremdpersonendaten mitzuführen, um nach der Räumung die Vollständigkeit prüfen zu können. Weil im Besucherregister erfasst ist, wer sich auf dem Gelände befindet, kann das Empfangspersonal am Sammelplatz die anwesenden Besucher abhaken und schnell feststellen, ob jemand fehlt. Diese Information wird dann an den Einsatzleiter weitergegeben – so geht keiner verloren. Daher gehört es zum Notfallprotokoll: “Besucherbuch schnappen und mitnehmen.” Moderne elektronische Besuchersysteme bieten hierfür sogar einen Evakuierungsbericht in Echtzeit an, z.B. auf einem Tablet, auf dem live abgelesen werden kann, welche Besucher eingecheckt sind.

• Bei einer Feueralarm/Evakuierung hilft der Empfang – sofern gefahrlos möglich – dabei, Personen aus dem Lobby-Bereich ins Freie zu leiten. Oft hat der/die Empfangsmitarbeiter(in) die Funktion eines Evakuierungshelfers oder Sammelplatz-Koordinators. Er/Sie verlässt als letzte den Bereich, nachdem überprüft wurde, dass keine Hilfsbedürftigen zurückgeblieben sind, und begibt sich zum definierten Sammelpunkt. Dort wird dann die Anwesenheitskontrolle durchgeführt: Der Empfang hat die Liste aller an diesem Tag eingelassenen Besucher und oft auch der anwesenden Mitarbeiter (über Schnittstellen zum Zeiterfassungssystem), um gemeinsam mit den Evakuierungshelfern abzuhaken, wer alles draußen ist. In vielen deutschen Betrieben tragen die Evakuierungshelfer (inkl. Empfang) Warnwesten und nutzen Handscanner oder Papierlisten, um diese Aufgabe systematisch zu erledigen. Zudem empfängt der/die Empfangsmitarbeiter(in) am Sammelplatz unter Umständen die Feuerwehr und informiert sie, ob noch Personen vermisst werden oder wo im Gebäude der Brand vermutet wird.

• Bei einer chemischen Freisetzung oder Gasalarm (denkbar z.B. auf einem Chemie- oder Pharma-Gelände, aber auch in einer Industrieküche bei Gasleck) ist der Empfang angewiesen, sofort die Werkfeuerwehr/Einsatzleitung zu verständigen und den Eingangsbereich abzuriegeln. Das bedeutet, keine weiteren Personen hinein- oder herauslassen, um Kontamination zu vermeiden, und Belüftung schließen (manche Empfänge haben dafür Notknöpfe, um Lüftungsanlagen zu steuern). Je nach Anweisung kann es sicherer sein, im Gebäude Schutz zu suchen (Shelter-in-Place), als zu evakuieren – dann weist der Empfang Besucher an, sich ins Innere (weg von Türen/Fenstern) zu begeben, bis Entwarnung kommt. Der/die Empfangsmitarbeiter(in) selbst hat idealerweise Zugang zu einfacher Schutzausrüstung (z.B. Fluchthauben, um bei Gasalarm kurz durch kontaminierte Bereiche flüchten zu können). Diese Maßnahmen stimmen stets mit den EHS-Verantwortlichen überein, die etwa in regelmäßigen Sicherheitsübungen das Zusammenspiel proben.

• Im Falle einer Amok- oder Bedrohungslage (Einbrecher, Terrorwarnung, etc.) hat der Empfang wie in Abschnitt 5 beschrieben die Aufgabe, Lockdown-Maßnahmen für den Eingangsbereich umzusetzen. Auf deutschen Betriebsgeländen gibt es hierfür teils unterschiedliche Alarmsignale (ein “Lockdown”-Signal unterscheidet sich von einem Feueralarm). Das Empfangspersonal wird nach Protokoll handeln: eventuell eine verschlüsselte Durchsage machen, die alle Mitarbeiter warnt (“Achtung, es gibt eine interne Sicherheitslage, bleiben Sie an Ihrem Platz” o.ä.), dann selbst die Türen verriegeln und Deckung suchen. Wichtig ist hier, dass die Empfangskraft – sofern möglich – der Sicherheitszentrale Rückmeldung gibt, ob der Eingangsbereich frei von Unbeteiligten ist oder ob sich dort Personen in Sicherheit gebracht haben, die gerettet werden müssen. Falls der/die Empfangsmitarbeiter(in) sich in einem Büro einschließt, wird über Handy/Funk der Kontakt zur Leitstelle gehalten.

• Auch an medizinischen Notfällen kann der Empfang beteiligt sein. Ist etwa ein Besucher ohnmächtig geworden oder erleidet einen Herzinfarkt, so ruft der Empfang umgehend den betrieblichen Sanitäter oder den Rettungsdienst. In vielen Eingangsbereichen hängt ein Defibrillator (AED) und ein Erste-Hilfe-Kasten, die das Empfangspersonal holen und anwenden kann, sofern geschult. Zudem sperrt der Empfang den Bereich für Schaulustige und weist den alarmierten Rettungskräften bei deren Eintreffen den Weg. Tatsächlich sind Empfangsmitarbeiter oft unter den betrieblichen Ersthelfern, da sie schnell vor Ort sein können, wenn irgendwo im Verwaltungsbereich Hilfe gebraucht wird.

All diese Handlungen sind Teil des größeren Notfallmanagementsystems des Werks. Der Empfang kommuniziert während des Vorfalls meist über Funk mit der Einsatzleitung (dies kann der Sicherheitschef oder ein Mitglied des Krisenstabs sein). Zum Beispiel meldet der Empfang: „Empfangshalle vollständig geräumt – 2 Besucher evakuiert, stehen bei mir am Sammelplatz A“. Die Maßnahmen des Empfangs sind so ausgelegt, dass sie die Arbeit der professionellen Rettungsteams ergänzen, nicht behindern. Durch die enge Abstimmung mit den EHS-Protokollen des Werks ist gewährleistet, dass das, was am Empfang geschieht, synchronisiert ist mit dem, was etwa die Werksfeuerwehr oder der Sicherheitsingenieur tut. Beispielsweise hat der Empfang im Gefahrstoff-Alarmplan stehen, dass er Türen geschlossen halten soll, bis die Werksfeuerwehr Entwarnung gibt – so wird verhindert, dass giftige Gase nach außen dringen oder sich ausbreiten.

Empfangsmitarbeiter in Industriebetrieben nehmen regelmäßig an Übungen und Schulungen teil, um für solche Notfälle gewappnet zu sein. Gesetzliche Vorgaben und die Berufsgenossenschaften verlangen in vielen Bereichen jährliche Evakuierungsübungen – hierbei spielt der Empfang seine Rolle realistisch durch und macht anschließend mit dem Sicherheitsbeauftragten eine Nachbesprechung, was verbessert werden kann. Diese kontinuierliche Verbesserung stellt sicher, dass die Prozeduren aktuell und praktikabel bleiben (z.B. wenn bemerkt wird, dass der Besucherlisten-Ausdruck zu langsam geht, könnte man auf Tablets umstellen). Durch die konsequente Vorbereitung ist der Empfang in der Lage, im Krisenfall schnell und koordiniert zu handeln, was die Auswirkungen des Notfalls deutlich reduzieren kann. Gerade der Empfang, an dem alle Personen den Standort betreten und verlassen, hat eine Schlüsselstellung: Hier laufen im Ernstfall Informationen zusammen, hier entscheidet sich, ob zügig evakuiert wird oder ob wertvolle Minuten verloren gehen. Ein gut vorbereiteter Empfang erhöht somit die allgemeine Resilienz eines industriellen Standorts – die Fähigkeit, auf Notfälle kontrolliert und effektiv zu reagieren. Und das wiederum schützt Menschenleben, Umwelt und Sachwerte und sorgt dafür, dass der Betrieb nach einem Vorfall schneller wieder aufgenommen werden kann.