Elektronisches Besuchermanagement

• Initiierung durch den Gastgeber: Ein Mitarbeiter des Mieters (z.B. Team-Assistenz oder Sekretariat) gibt die Besucherdaten im Vorfeld in das Besuchermanagement-System ein – oft über ein Online-Portal oder eine Integration wie ein Outlook-Add-in im Kalender. Dabei werden Name des Besuchers, Firma, Datum/Uhrzeit des Termins, der empfangende Gastgeber und der Besuchszweck erfasst. Sobald diese Daten eingegeben sind, wird der Besucher automatisch auf die erwartete Besucherliste des Gebäudes gesetzt (am Empfang vorangemeldet).

• Digitale Einladung an den Besucher: Das System versendet anschließend eine Einladung per E-Mail an den Besucher. Diese enthält in der Regel einen Kalendereintrag mit Termindetails, die Adresse des Gebäudes, Anreise- und Check-in-Hinweise sowie einen individuellen QR-Code oder Link, der als “digitaler Besucherausweis” dient. Die E-Mail kann z.B. Informationen zur Anfahrt, Parkmöglichkeiten oder Sicherheitshinweise enthalten und zugleich einen QR-Code, den der Gast bei Ankunft vorzeigen bzw. scannen soll. Der Besucher kann diese Einladung seinem Smartphone-Kalender hinzufügen, damit der QR-Code beim Termin griffbereit ist. Diese digitale Vorinformation bereitet den Gast optimal auf den Besuch vor und beschleunigt den Check-in deutlich.

• Schneller Check-in bei Ankunft: Am Besuchstag meldet sich der Gast im Foyer an, ohne lange Schlange stehen oder Formulare ausfüllen zu müssen. Statt sich handschriftlich ins Besuchsbuch einzutragen und auf einen Ausweis zu warten, scannt der Besucher einfach den erhaltenen QR-Code am Self-Service-Kiosk. Das System erkennt daraufhin sofort die vorregistrierten Daten und checkt den Besucher in Sekundenschnelle ein. Dieser „Fast Track“-Vorgang erspart zeitraubende Schritte – die Empfangskraft (oder der Kiosk) muss nicht mehr mühsam nach dem Termin suchen oder den Namen buchstabieren, da der QR-Code die Anmeldung automatisch aufruft. In vielen Fällen wird direkt ein Besucherausweis gedruckt und der zuständige Gastgeber erhält eine Benachrichtigung über das Eintreffen seines Gasts (dazu gleich mehr). Die Kombination aus Voranmeldung und QR-Code-Express-Check-in eliminiert praktisch Wartezeiten am Empfang, vergleichbar mit dem schnellen Scan eines Boarding-Passes am Flughafen-Gate.

• Ein Assistent der Mietfirma meldet einen Gast im webbasierten Besuchersystem an (oder über ein Outlook-Plugin im Kalender) und trägt dessen Name, Besuchsdatum und Gastgeber ein.

• Der Besucher erhält daraufhin umgehend eine Bestätigungs-E-Mail mit Kalendereintrag. Diese E-Mail enthält einen QR-Code für den Gebäudezutritt und Ankunftshinweise (z.B. „Bitte scannen Sie diesen Code bei Ankunft am Self-Service-Terminal im Foyer“).

• Zum Termin erscheint der Besucher im Foyer und scannt den QR-Code am Check-in-Kiosk. Das System verifiziert seine Daten und druckt einen Ausweis; der Check-in ist in wenigen Augenblicken erledigt – ganz ohne Papierkram oder Verzögerung.

Die Voranmeldung beschleunigt nicht nur den Empfang, sondern verbessert auch die Datenqualität und Compliance. Da Besucher ihre Informationen bereits vorab selbst (oder vom Gastgeber) eingeben, liegen diese korrekt und gut lesbar vor – Fehler durch Hektik oder unleserliche Handschrift entfallen. Gegebenenfalls erforderliche Unterlagen (z.B. Geheimhaltungsvereinbarungen oder Sicherheitsunterweisungen) können ebenfalls vorab versendet oder für die digitale Unterschrift beim Check-in vorbereitet werden. Zudem ermöglicht das frühzeitige Erfassen der Besucherdaten zusätzliche Sicherheitsprüfungen: Das System könnte z.B. den Namen gegen interne Sperrlisten prüfen oder bestimmte Besucher für zusätzliche Kontrolle markieren, falls gewünscht. Insgesamt demonstriert der host-basierte Einladungsworkflow eine „smarte Besucherregistrierung“, die digitale Tools nutzt, um den Empfangsprozess effizienter und sicherer zu gestalten.

• Berührungslose oder unterstützte Identifikation: Der Gast tritt an den Kiosk und wird aufgefordert, sich zu identifizieren. Meist geschieht dies, indem er den QR-Code aus seiner Einladung vor den Scanner des Kiosks hält oder – falls vorhanden – eine RFID-Karte an ein Lesegerät hält. Besucher ohne Voranmeldung oder QR-Code können alternativ über den Touchscreen ihren Namen eingeben oder den gewünschten Ansprechpartner aus einem Verzeichnis auswählen. Die mehrsprachige Benutzeroberfläche (in der Regel auf Deutsch und Englisch voreingestellt) stellt sicher, dass auch internationale Gäste den Check-in problemlos durchlaufen können. Falls das System eine Kamera hat, kann es in diesem Schritt auch ein Foto des Besuchers aufnehmen, um es auf dem Ausweis abzudrucken oder für Sicherheitszwecke zu speichern.

• Echtzeit-Datenüberprüfung: Sobald der Besucher sich identifiziert hat (durch Code-Scan oder Dateneingabe), gleicht das System die Angaben in Echtzeit mit der erwarteten Besucherliste ab. Vorangemeldete Gäste erkennt es sofort und zeigt ihre Termin-Details auf dem Bildschirm an. Das System führt dann automatisch alle notwendigen Prüfungen durch – zum Beispiel: Stimmt das Besuchsdatum und die Uhrzeit? Sind alle erforderlichen Felder ausgefüllt (z.B. Firmenname des Gasts, Besuchsgrund)? Müssen noch Angaben ergänzt werden? Diese Überprüfung erfolgt in Sekundenbruchteilen dank der Kopplung des Kiosks mit der zentralen Software. In Gebäuden mit erhöhten Sicherheitsanforderungen können hier zusätzliche Authentifizierungen stattfinden: Manche Systeme fordern etwa einen Ausweis-Scan zur Identitätsbestätigung oder stellen Sicherheitsfragen, falls ein Besucher als besonders sensibel eingestuft ist. In den meisten Bürogebäuden genügen jedoch die Kernprüfungen – d.h. der Besucher ist erwartet, von wem und zu welchem Zweck – um den Check-in abzuschließen.

• Ausweiserstellung oder Zugangsfreigabe: Nach erfolgreicher Verifizierung erstellt das System den eigentlichen Besucherausweis bzw. aktiviert die Zutrittsberechtigung. In vielen deutschen Büros wird dem Gast unmittelbar ein vorläufiger Besucherausweis gedruckt, häufig ein Papierbadge (zum Anheften) oder ein Etikett zum Aufkleben. Dieser enthält den Namen des Besuchers, ggf. dessen Firma, den Namen des Gastgebers, das Datum sowie eine Uhrzeit, bis wann der Ausweis gültig ist. Meist ist auch ein QR-Code aufgedruckt, über den der Besucher z.B. ein Drehkreuz passieren oder sich beim Verlassen wieder auschecken kann. In moderneren Installationen kann der Check-in auch eine digitale Zutrittsberechtigung freischalten – so könnte der Besucher z.B. den QR-Code auf seinem Smartphone nutzen, um ein Türschloss oder Gate zu öffnen, anstatt einen Druckausweis zu erhalten. Für wiederkehrende Besucher, Auftragnehmer oder VIP-Gäste gibt es oft RFID-Karten: Das Empfangspersonal überreicht dann eine vorprogrammierte Besuchskarte anstelle eines Papierausweises, insbesondere wenn der Besucher sich im Gebäude bewegen muss (z.B. durch Drehkreuze in den Aufzug). Unabhängig vom Medium hat der Besucher nun ein gültiges „Ticket“ in der Hand, um ins Gebäude zu gelangen. (Der nächste Abschnitt geht detaillierter auf Ausweismedien ein.)

• Benachrichtigung des Gastgebers: Ein entscheidender Schritt ist die automatische Benachrichtigung des Mitarbeiters, den der Besucher aufsucht. Sobald ein Besucher eingecheckt ist, verschickt das System umgehend eine Meldung an den Gastgeber – sei es per E-Mail, SMS oder über Kollaborationstools wie Microsoft Teams oder Slack. Beispielsweise erhält der Gastgeber eine E-Mail à la „Ihr Besucher Frau Müller ist soeben um 10:00 Uhr eingetroffen“. Diese Echtzeit-Benachrichtigung erspart der Empfangskraft das telefonische Durchrufen und stellt sicher, dass der Besucher zeitnah abgeholt wird, was Wartezeiten im Empfangsbereich deutlich verkürzt. In einem Multi-Tenant-Gebäude geht die Benachrichtigung natürlich an den richtigen Mieter; das zentrale System weiß, zu welcher Firma der Gast will, und alarmiert gezielt den entsprechenden Ansprechpartner.

• Sicherheitshinweise und Zustimmung: In den Check-in-Ablauf am Kiosk können zusätzlich bestimmte Bildschirme eingebunden sein, um Sicherheits- oder rechtliche Anforderungen abzudecken. So zeigen viele Systeme den Besuchern beim Anmelden einen kurzen Datenschutzhinweis gemäß DSGVO und holen deren Einwilligung ein. Der Besucher sieht dann z.B. einen Text, der erklärt, warum seine Daten erfasst werden und wie lange sie gespeichert bleiben, und muss mit „Einverstanden“ bestätigen, bevor es weitergeht. Damit wird sichergestellt, dass die rechtlichen Vorgaben im Umgang mit personenbezogenen Daten erfüllt sind. Zusätzlich kann der Kiosk Sicherheitsrichtlinien des Gebäudes einblenden – etwa Hinweise zum Verhalten im Notfall, zu Rauchverboten oder eine Kurzfassung der Hausordnung – und vom Besucher eine Bestätigung verlangen, dass er diese zur Kenntnis genommen hat. In manchen Fällen sind Besucher verpflichtet, bestimmte Dokumente zu unterschreiben, zum Beispiel eine betriebsfremde Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) oder eine Sicherheitsunterweisung. Ein fortschrittliches System präsentiert solche Dokumente digital auf dem Bildschirm und lässt den Besucher per Fingerunterschrift oder Klick zustimmen. Sämtliche dieser Einwilligungen werden im System protokolliert. Dank Mehrsprachigkeit der Kiosk-Software können diese Hinweise oft in der Sprache des Besuchers angezeigt werden (Deutsch, Englisch usw.), was Verständnisproblemen vorbeugt.

Nach Abschluss des Self-Service-Check-ins gilt der Besucher als angemeldet und kann sich im Gebäude bewegen, soweit autorisiert. Der Kiosk bzw. das Ausgabedisplay informiert den Gast meist darüber, wie es weitergeht – zum Beispiel könnte auf dem Ausdruck oder Bildschirm stehen „Bitte begeben Sie sich mit dem Aufzug in den 5. Stock zur Empfangszone von [Firma]“. Insgesamt ermöglicht dieses Verfahren einen schnellen und intelligenten Check-in, der die Sicherheit wahrt, ohne aufwändig zu sein. Empfangsmitarbeiter – sofern überhaupt noch nötig – können sich auf die persönliche Begrüßung konzentrieren, statt Formulare auszufüllen. Theoretisch kann das System auch völlig ohne Personal laufen (etwa in Randzeiten oder bei kleineren Teams), ohne dass Gäste im Regen stehen. Besonders in multi-tenant Gebäuden zeigt sich der Vorteil eines einheitlichen Systems: Es verwaltet die Besucher aller ansässigen Firmen zentral und einheitlich, was Missverständnisse und redundante Prozesse (z.B. doppelte Anmeldungen) vermeidet.

Ein zentrales Ergebnis des Check-in-Prozesses ist die Bereitstellung eines Besucherausweises bzw. Zugangsmediums, das sowohl der Identifikation dient als auch dem Besucher bestimmte Zugangsrechte im Gebäude gewährt. In großen Bürogebäuden mit elektronischer Zutrittskontrolle ist der Besucherausweis das Tagesticket für den Gast – er zeigt für alle sichtbar, wer die Person ist und sorgt gleichzeitig dafür, dass sie nur dorthin gelangt, wo sie darf. Das elektronische Besuchermanagement verzahnt die Ausweisausgabe eng mit der Authentifizierung:

Inhalt und Format des Ausweises: Jeder Besucherausweis (ob physisch oder digital) ist in der Regel zeitlich befristet und personalisiert. Üblicherweise sind darauf der Name des Besuchers, sein Gastgeber bzw. die Firma, die er besucht, das Datum sowie eine Gültigkeitsdauer vermerkt. Ausweise, die von modernen Systemen gedruckt werden, enthalten oft einen QR-Code, der die Besuchs-ID oder Zugangstoken codiert. Dieser Code kann an Türen oder vom Sicherheitspersonal gescannt werden, um die Besucherdaten sofort aufzurufen. Wenn stattdessen RFID-Karten verwendet werden, ist der Chip mit einem temporären Zutrittsprofil programmiert, das dem Besucher genau die erlaubten Rechte gibt. Viele Badges zeigen auch ein Foto des Besuchers, falls beim Check-in ein Bild aufgenommen wurde – das erhöht die Sicherheit und hilft Mitarbeitern, fremde Personen zu erkennen. Die Kombination aus sichtbaren Informationen und maschinenlesbarem Code macht den Ausweis sowohl für Menschen (Empfang, Mitarbeiter) als auch für das elektronische System nützlich. Gute Praxis in Deutschland ist zudem, Besucherausweise deutlich zu kennzeichnen (z.B. farbiger Rand oder der Aufdruck „Besucher“), damit auf einen Blick erkennbar ist, dass es sich um einen externen Gast handelt.

Zugriffsbeschränkungen: Entscheidend ist, dass der Ausweis oder das digitale Ticket nur die nötigen Zugangsberechtigungen enthält. Durch die Integration mit der Zutrittskontrolle wird sichergestellt, dass die RFID-Karte oder der QR-Code eines Besuchers auch tatsächlich nur an bestimmten Lesern gültig ist. Wenn ein Besucher beispielsweise zu einem Meeting in den 10. Stock muss, kann dessen Ausweis so eingestellt sein, dass er zwar das Drehkreuz im Foyer öffnet und den Aufzug in den 10. Stock freischaltet, aber keine anderen Etagen oder Bereiche zugänglich macht. Ebenso kann, falls vorgeschrieben, die Begleitung durch einen Mitarbeiter erzwungen werden – manche Systeme unterstützen den Modus, dass eine Besuchskarte nur in Kombination mit einer Mitarbeiterkarte Türen öffnet (Stichwort: „nur in Begleitung gültig“). Ist der Termin vorbei und der Besucher checkt aus oder die Gültigkeitszeit läuft ab, wird die Berechtigung automatisch entzogen. Diese zeitlich und örtlich begrenzten Zugangsprofile sind ein großer Sicherheitsgewinn gegenüber früher, als Besucher sich oft frei mit einem allgemeinen Ausweis bewegen konnten. Das elektronische System stellt sicher, dass jeder Besucher nur das Minimum an Zugang erhält, das für seinen Besuch notwendig ist, und dass diese Zugangsrechte zum richtigen Zeitpunkt automatisch erlöschen.

Alle diese Methoden verfolgen dasselbe Ziel: Sie authentifizieren die Zutrittsberechtigung des Besuchers im Gebäude. So kann zum Beispiel ein Besucher mit QR-Ausweis diesen an einem QR-Leser im Aufzug scannen, welcher daraufhin automatisch die berechtigte Etage anwählt. Ein mobiler Pass könnte mit dem gebäudeeigenen Zugangssystem interagieren, um per Bluetooth Türen zu öffnen. Die Auswahl des Ausweistyps hängt oft von der vorhandenen Gebäudetechnik und dem Besucheraufkommen ab. Viele deutsche Bürozentren setzen weiterhin auf gedruckte Ausweise für einmalige Gäste, weil sie unkompliziert sind und klare visuelle Informationen bieten (Name, Unternehmen, usw.). RFID-Karten sieht man häufig dort, wo Drehkreuze und elektronische Schranken vorhanden sind – Besucher erhalten dann eine ähnliche Karte wie Mitarbeiter, um sich bequem durch das Gebäude zu bewegen. Diese Karten sind meist allgemeine Besucherkarte, die bei jedem neuen Besuch neu kodiert werden und am Ende wieder eingesammelt werden. Mobile Pässe gewinnen in sehr modernen, digitalisierten Gebäuden an Bedeutung, da sie ein vollkommen papierloses Erlebnis ermöglichen (was z.B. in Pandemiezeiten für kontaktlose Abläufe oder in High-Tech-Unternehmen als innovatives Gimmick geschätzt wird). Unabhängig vom Format werden alle diese Zugangsmedien zentral vom System verwaltet: Sobald ein Besuch eingecheckt ist, weiß das System, welche Ausweis-ID vergeben wurde, welche Türen damit geöffnet werden dürfen und wann die Gültigkeit erlischt. Diese strikte Kontrolle ist ein Quantensprung gegenüber früheren rein manuellen Besucherausweisen und erhöht die Sicherheit erheblich.

Es sei erwähnt, dass die Ausweisausgabe eng mit der Identitätsprüfung verknüpft ist – in einigen Gebäuden wird zur Sicherheit zusätzlich ein amtlicher Ausweis kontrolliert, bevor der Besucherausweis übergeben wird. Das Empfangs- oder Sicherheitspersonal kann also z.B. den Personalausweis des Besuchers prüfen, um sicherzustellen, dass die Person tatsächlich Frau/Herr X ist, der vorangemeldet wurde. Manche fortschrittlichen Systeme bieten auch hierfür Unterstützung, etwa indem sie Ausweise scannen oder Besucher mit Sanktionslisten abgleichen. Solche Maßnahmen sind vor allem in sicherheitssensiblen Bereichen üblich (z.B. Forschungszentren, Regierungsstellen). In den meisten regulären Büroumgebungen reichen jedoch die oben beschriebenen Methoden – eine erfolgte Einladung, der QR-Code-Check-in und ein personalisierter Ausweis mit Namen/Foto – um ein hohes Maß an Sicherheit und Transparenz zu gewährleisten.

• Automatische Aufzeichnung aller Besuchsdaten: Sobald ein Besucher vorangemeldet, eingecheckt oder ausgecheckt wird, speichert das System diese Ereignisse mit Zeitstempel. So entsteht eine lückenlose Chronologie des Besuchs – z.B. Besucher X wurde von Gastgeber Y eingeladen, um 09:14 eingecheckt, um 12:30 ausgecheckt. Jeder Eintrag verknüpft die Person mit ihrem Gastgeber und dem Besuchszweck (gemäß den bei Anmeldung gemachten Angaben). Falls das Zutrittssystem angebunden ist, fließen auch die Zutrittsereignisse ein (z.B. um 09:16 mit Karte durch Drehkreuz, Aufzug zu Etage 10 genutzt). Selbst unterschriebene Dokumente (NDA, Sicherheitsunterweisung) können dem Datensatz angehängt sein. Dank der digitalen Erfassung lässt sich all dies leicht durchsuchen und auswerten. Das Facility Management kann zum Beispiel mit wenigen Klicks ermitteln, „wer war am 5. März im Gebäude“ oder „wie viele Besucher hatte Firma Z diese Woche“. Zugleich sind sensible Daten vor unbefugten Blicken geschützt, im Gegensatz zu einem offen ausliegenden Besucherbuch, in dem jeder vorherige Einträge lesen könnte. Die Informationen liegen sicher in der Datenbank und sind nur für berechtigte Nutzer (Empfang, Sicherheit, Administratoren) einsehbar.

• Echtzeit-Übersicht über anwesende Besucher: Das System-Dashboard bietet jederzeit eine aktuelle Liste aller momentan im Haus befindlichen Besucher. In einer großen Liegenschaft ist diese Live-Übersicht für Sicherheit und Arbeitsschutz äußerst wertvoll. Das Empfangs- oder Security-Team sieht z.B. sofort: „Frau Müller (Besucherin) befindet sich im Gebäude, hat um 09:14 eingecheckt, derzeit zu Gast in Etage 10 bei Firma X.“ Sollte ein Besucher länger bleiben als geplant oder seine Auscheck-Zeit überschreiten, kann das System einen Alarm geben. Im Notfall (z.B. Feueralarm) kann anhand der Echtzeit-Liste aller anwesenden Fremdpersonen geprüft werden, ob noch Besucher im Gebäude sind. Moderne Cloud-basierte Systeme erlauben es sogar, diese Liste auf jedem berechtigten Gerät abzurufen, etwa mit dem Tablet auf dem Evakuierungspunkt draußen, sodass man auch ohne Zugriff auf den Hauptrechner weiß, welche Gäste möglicherweise noch im Gebäude fehlen. In multi-tenant Gebäuden kommt hinzu, dass dank eines zentralen Systems eine einzige, konsolidierte Evakuierungsliste geführt wird – anstatt im Ernstfall erst die Listen mehrerer Firmen zusammentragen zu müssen. Dies erhöht die Schnelligkeit und Genauigkeit bei Räumungen enorm.

• Audit-Trails und Berichte: Alle Besucherdaten lassen sich bei Bedarf zu detaillierten Berichten zusammenstellen. So kann das Facility Management etwa einen monatlichen Report erzeugen, der sämtliche Besuche auflistet, die jeweiligen Gastgeber und die Aufenthaltsdauer. Dies hilft bei der Überprüfung der Einhaltung von Sicherheitsregeln (z.B. ob immer ein Ansprechpartner hinterlegt war, ob Besucher sich nicht unautorisiert lange im Gebäude aufhielten) und liefert Nachweise für Audits. In manchen Branchen oder Behörden müssen solche Besuchsprotokolle auch extern vorgelegt werden, etwa um gegenüber Aufsichtsbehörden nachzuweisen, dass Zugangsregelungen befolgt werden. Dank der Automatisierung ist das Bereitstellen dieser Informationen eine Sache von Sekunden – im Gegensatz zum mühsamen Durchblättern von Papierbüchern nach dem einen relevanten Eintrag. Digitale Protokolle erfassen zudem alle zugehörigen Aktionen, wie die Zustimmung zu Richtlinien, die Unterschrift unter Formulare etc., sodass ein vollständiger Audit-Trail vorhanden ist. Viele Besuchermanagement-Systeme bieten out-of-the-box Analysen und Grafiken, die z.B. Stoßzeiten, häufige Besucher oder Besuchsdauer darstellen. Solche Daten geben dem Gebäudemanagement wertvolle Einblicke, um Personalplanung und Sicherheitskonzepte zu optimieren.

• Datenaufbewahrung und DSGVO-Konformität: Der Betrieb in Deutschland erfordert den verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten gemäß der EU-DSGVO. Elektronische Besuchersysteme sind in der Regel so konfiguriert, dass sie automatische Löschfristen einhalten. Das bedeutet, Besucherdaten werden nach einer festgelegten Frist von selbst gelöscht oder anonymisiert, damit keine personenbezogenen Informationen länger als nötig gespeichert bleiben. Beispielsweise könnte eingestellt sein, dass 30 Tage nach dem Besuch der Eintrag mitsamt Name und Kontakt des Besuchers aus der Datenbank entfernt wird, sofern keine gesetzliche oder organisatorische Notwendigkeit zur Aufbewahrung besteht. Damit wird dem Grundsatz der Datenminimierung Rechnung getragen. Das System protokolliert auch die Einwilligung der Besucher zur Datennutzung beim Check-in, sodass nachweisbar ist, dass der Besucher der Verarbeitung zugestimmt hat. Im Bedarfsfall (Stichwort „Recht auf Vergessenwerden“) kann eine Empfangskraft oder der Datenschutzbeauftragte zudem gezielt einen Datensatz löschen, wenn ein Besucher dies verlangt – digital eine weitaus leichtere Übung, als verstreute Papieraufzeichnungen einzusammeln. Insgesamt gewährleistet ein digitales Besuchermanagement, dass Daten sicher (passwortgeschützt, ggf. verschlüsselt) gespeichert und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sauber gelöscht werden, was im Vergleich zu früheren Verfahren ein hohes Maß an Datenschutz-Konformität garantiert.

• Integration in Notfall- und Sicherheitssysteme: Über die Standardfunktionen hinaus können digitale Besucherlogs auch in Notfallsysteme eingebunden werden. Manche Plattformen sind z.B. mit Brandmeldeanlagen gekoppelt, sodass im Alarmfall automatisch eine Evakuierungsliste gedruckt oder an die Einsatzleiter versandt wird. Da das Besuchersystem genau weiß, welche Gäste im Gebäude sind (und womöglich dank Zugangsdaten sogar, wann sie zuletzt wo gesehen wurden), trägt es entscheidend dazu bei, im Gefahrenfall alle Personen zu schützen. Wie erwähnt, ist bei einem zentral verwalteten System in einem Multi-Tenant-Gebäude die Evakuierung viel einfacher zu koordinieren, weil man eine Liste für das gesamte Objekt hat. Diese Geschwindigkeit und Vollständigkeit im Notfall ist ein wesentlicher Sicherheitsvorteil gegenüber analogen Methoden.

Es verwandelt die digitale Protokollierung und Nachverfolgbarkeit, die ein elektronisches Besuchermanagement bietet, eine frühere Schwachstelle (lückenhafte oder unübersichtliche Papieraufzeichnungen) in einen echten Mehrwert. Die Verantwortlichen im Gebäude haben volle Übersicht und Kontrolle. Sie können jederzeit die entscheidenden Fragen beantworten: Wer befindet sich aktuell im Gebäude? Wen besucht die Person? Wann ist sie angekommen und gegangen?. Und wenn diese Informationen nicht mehr benötigt werden, sorgt das System dafür, dass sie ordnungsgemäß gelöscht werden – ganz im Sinne des Datenschutzes. Diese Möglichkeiten zeigen, warum solche Systeme in modernen Bürogebäuden inzwischen als unerlässlich gelten – sie unterstützen sowohl den reibungslosen Betrieb als auch die Erfüllung von Sicherheits- und Compliance-Vorgaben.