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Post- und Kurierdienst

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Post- und Kurierdienst in Bürogebäuden

Post- und Kurierdienst in Bürogebäuden

In Bürogebäuden ist ein effizienter Post- und Kurierdienst am Empfang unerlässlich, um den Betrieb der Mietparteien zu unterstützen, Dokumente nachverfolgbar zu halten und zeitkritische Sendungen zuverlässig zuzustellen. Ob es um tägliche Paketmengen oder die interne Verteilung von Hauspost zwischen Etagen geht – die Postlogistik muss vom Empfang bis zur endgültigen Zustellung strukturiert, sicher und vollkommen transparent ablaufen. In der Praxis übernehmen in Multi-Tenant-Gebäuden mit gemeinsamer Lobby häufig der zentrale Empfang oder die Poststelle die Aufgabe, alle eingehenden und ausgehenden Sendungen zu koordinieren. Sobald externe Sendungen das Gebäude erreichen (Briefe, Pakete etc.), müssen sie dort sicher entgegengenommen, zügig intern weitergeleitet und bei Bedarf wieder professionell versandt werden. Eine gut organisierte Poststelle stellt damit sicher, dass keine Sendung verspätet, verloren oder fehlgeleitet wird. Das Ergebnis: zufriedene Mieter, transparente Prozesse und operativer Spitzenservice am Empfang.

Effiziente Post- und Kurierlogistik

Eingang von Post & Paketen (Inbound)

  • Annahme externer Lieferungen: Wenn externe Post oder Pakete im Gebäude ankommen, werden sie zunächst am Empfang oder in der Poststelle entgegengenommen. Mitarbeiter am Empfang unterschreiben für eingeschriebene Briefe und Pakete beim Zusteller, um den Erhalt zu quittieren – hierbei dürfen nur autorisierte Personen für Sendungen unterschreiben, um die Sicherheit der Zustellung zu gewährleisten. Anschließend werden alle Sendungen sofort erfasst: Barcodes auf Paketen werden mit einem Handscanner eingelesen, oder die Sendungsdaten werden manuell in ein digitales Logbuch eingetragen. Auf diese Weise werden Ankunftszeit, Absender, Empfänger (Mieter/Firma) und Zustelldienst pro Sendung dokumentiert. Dieses Einscannen und Protokollieren jeder eingehenden Sendung schafft eine lückenlose digitale Nachverfolgung und minimiert Fehler, wodurch die Datenintegrität erhöht wird. Sollte es besondere Hinweise geben (z.B. „vertraulich“ oder „zerbrechlich“), werden diese ebenfalls im System vermerkt.

  • Sicherheitsaspekte: Gleichzeitig achten Empfangs- oder Sicherheitsmitarbeiter auf verdächtige Merkmale (beschädigte Verpackung, unbekannter Absender etc.). Große Bürogebäude haben unter Umständen Richtlinien zur Sicherheitsprüfung eingehender Post – beispielsweise könnten verdächtige Sendungen isoliert und vom Sicherheitsdienst geprüft werden. In der Regel wird aber normale Eingangspost nach der Erfassung sortiert und für die interne Verteilung vorbereitet.

Beispielhafter Eingangsbuch-Auszug: (Alle eingehenden Sendungen werden mit wichtigen Details und Zuständigkeiten erfasst)

Sendungsart

Erfasste Informationen

Bearbeitet durch

Brief (Einschreiben)

Zeitpunkt, Absender, Name des Mieters

Empfangsmitarbeiter

Paket (Kurier)

Barcode, Gewicht, Lieferhinweise

Sicherheitsdienst/Poststelle

Expresssendung

Eilsendung-Markierung, ID-Bestätigung des Boten

Empfangsleitung

  • Digitale Erfassung & Tracking: Immer mehr Gebäude nutzen spezialisierte Software für die Postverwaltung. Sobald ein Paket am Empfang gescannt wird, erzeugt das System einen Datensatz und oft auch eine automatische Benachrichtigung an den Empfänger. Beispielsweise kann ein Mieter per E-Mail informiert werden: „Ihre Sendung von Absender X wurde um 09:30 Uhr im Empfang angenommen.“ Damit wissen die Mieter sofort Bescheid, dass etwas angekommen ist. Für die Poststelle selbst ergibt sich der Vorteil, dass sie den Status jeder Sendung in Echtzeit verfolgen kann – von „angekommen“ über „in interner Zustellung“ bis „ausgeliefert“. Jede Empfangsbestätigung wird mit Zeitstempel im System gespeichert, was die Zustellung nachvollziehbar macht und bei Rückfragen Klarheit schafft.

  • Sichere Lagerung: Nach der Erfassung lagern eingeschriebene Briefe und Pakete in einem gesicherten Bereich der Poststelle, bis sie weiterverteilt werden. Üblicherweise gibt es abschließbare Schränke oder Regale, sortiert nach Etage oder Mieter. So wird sichergestellt, dass niemand Unbefugtes Zugriff auf die Sendungen hat. Insbesondere für hochwertige oder vertrauliche Sendungen (z.B. Gerichtspost) gelten strenge Regeln: Sie bleiben unter Verschluss, und die interne Zustellung erfolgt direkt an den Empfänger mit Unterschrift.

Durch diesen klar strukturierten Prozess am Eingang – Annahme mit Unterschrift, digitales Loggen aller Daten und sichere Zwischenlagerung – wird der Grundstein für eine reibungslose Zustellung im Gebäude gelegt. Jeder Schritt ist dokumentiert und nur geschultes Personal hat die Sendungen in der Hand. Das Gebäude fungiert hier als verlässlicher Treuhänder zwischen externem Zusteller und internem Empfänger.

Sortierung & interne Verteilung

  • Interne Postrouten planen: Nach der Erfassung aller eintreffenden Sendungen beginnt die Sortierung für die interne Zustellung. In einem großen Bürogebäude mit mehreren Mietern sortiert das Poststellen-Team die Sendungen meist nach Mieter, Abteilung oder Etage. Jede Sendung wird dem entsprechenden Zustelllauf zugeordnet. Häufig gibt es festgelegte Zustellzeiten im Tagesablauf: etwa eine erste Verteilrunde am Vormittag und eine zweite Runde am frühen Nachmittag. So bekommen alle Büros ihre Post zeitnah und können auch später am Tag angekommene Eilsendungen noch erhalten.

Beispiel: Interner Zustellplan (Werkspostlauf):

  • 09:00 Uhr: Abschluss der morgendlichen Sortierung – alle bis dahin eingegangenen Sendungen sind nach Etagen/Mietern geordnet.

  • 10:00 Uhr: Erste Auslieferungsrunde – Ein Postwagen (“Hauspost-Wagen”) fährt durch das Gebäude. Die Poststelle liefert auf dieser Tour an jede Firma/jeden Mieter die bis 9 Uhr eingegangene Post aus.

  • 13:00 Uhr: Zweite Runde – Zustellung von hochpriordentlichen Sendungen oder spät eingetroffenen Paketen. Alles, was z.B. bis Mittag noch mit Kurier kam, wird jetzt verteilt. Gleichzeitig können hierbei interne Hauspost und ggf. ausgehende Sendungen mitgenommen werden.

  • Verteilmethoden: Die Zustellung innerhalb des Gebäudes erfolgt je nach Absprache mit den Mietern. Klassisch ist die direkte Zustellung ins Büro bzw. an den Empfang des Mieters: Der Poststellen-Mitarbeiter bringt die Sendungen persönlich zur Suite oder dem Büro der Firma und übergibt sie dort, oft gegen Unterschrift oder an den dortigen Empfangssekretär. Alternativ oder ergänzend setzen viele Gebäude auf zentrale Abholstationen oder Schließfachsysteme. In der Lobby oder einem Postraum können etwa Paket-Schließfächer installiert sein, die jeder Mieter rund um die Uhr nutzen kann. Die Poststelle legt dabei Pakete in ein Fach und informiert den Empfänger mit einem Code. Mit diesem PIN- oder QR-Code kann der Empfänger das Fach selbstständig öffnen – eine sichere Lösung, die nur Berechtigten Zugang gibt. Solche Smart Locker Systeme bieten zwei große Vorteile: Zum einen müssen Lieferungen nicht persönlich übergeben werden, was zeitliche Flexibilität schafft (der Empfänger holt es, wann er will), zum anderen erhöht es die Sicherheit, da Pakete nicht offen herumliegen und jeder Zugriff protokolliert wird. Der Einsatz von Schließfächern ist in deutschen Büroimmobilien auf dem Vormarsch, da er den Prozess für Empfangspersonal und Mieter gleichermaßen effizienter gestaltet.

Tabelle – Vergleich Zustelloptionen intern:

Zustellmethode

Ort der Übergabe

Zugangskontrolle

Hauspost-Botenlauf (persönlich)

Direkt ins Büro / in die Mieteinheit des Empfängers

Abgabe am Empfang des Mieters oder persönlich an den Mitarbeiter (mit Unterschrift oder Namensnotiz)

Schließfachsystem (self-service)

Zentral in Lobby oder Postraum (Paketstation)

PIN-/QR-Code für autorisierten Zugriff auf das jeweilige Fach

In vielen Gebäuden werden beide Methoden kombiniert angeboten, je nach Sendungsart. Beispielsweise bringt die Poststelle normale Briefpost direkt ins Büro des Mieters (weil das meist geringe Mengen und vertraute Wege sind), während größere Pakete in ein Schließfach gelegt werden, um dem Empfänger die zeitliche Flexibilität zu geben und dem Boten das Tragen schwerer Lasten durch lange Flure zu ersparen. Wichtig: In jedem Fall erfolgt die interne Zustellung auf gesichertem Wege. Die Postmitarbeiter nutzen abschließbare Wagen oder Taschen für den Transport durchs Gebäude, sodass unterwegs nichts entnommen werden kann. Sie dürfen interne Sendungen nur autorisierten Personen übergeben – entweder dem namentlich genannten Empfänger selbst oder einem befugten Mitarbeiter der jeweiligen Firma (z.B. der Sekretärin am Empfang der Kanzlei auf Etage 5). Unautorisierte Personen bekommen keine Post ausgehändigt, und unzustellbare Sendungen (wenn z.B. niemand im Büro anzutreffen ist) werden wieder zurück in die Poststelle gebracht.

  • Dokumentation der Übergabe: Häufig lässt sich der Empfang interner Post durch eine Unterschrift bestätigen. Klassisch geschieht dies auf einer Laufkarte oder Liste – modern zunehmend per elektronischem Scan: Der Postbote scannt den Barcode der Sendung beim Übergeben an den Empfänger, wodurch im System gespeichert wird: „Zugestellt um 10:05 an Frau Müller (Empfang Etage 3)“. Damit ist die Sendung auch intern nachvollzogen.

Durch diese täglichen, planmäßigen Zustellrouten wird sichergestellt, dass die interne Postverteilung pünktlich und zuverlässig abläuft. Eilige Sendungen kommen schnell an – oft innerhalb einer Stunde im Haus – und keine Lieferung bleibt liegen. Die Mitarbeiter der Mieter wissen genau, dass z.B. um 10 Uhr die Post kommt, was den Bürobetrieb berechenbar macht. Insgesamt schafft ein gut organisiertes Verteilwesen Vertrauen: Die Mieter können sich darauf verlassen, dass alles, was ins Gebäude kommt, rasch auf ihren Schreibtischen landet, ohne dass sie selbst ständig beim Empfang nachfragen müssen.

Koordination von Kurier-Versand & Abholung (Outbound)

Neben dem Eingang von Post ist auch der ausgehende Versand per Kurier ein wichtiger Service in großen Büroimmobilien. Unternehmen im Gebäude müssen häufig Dokumente oder Pakete versenden – sei es via Kurierdienst (DHL, UPS, FedEx/TNT etc.) oder über die normale Post.

Hier fungiert die zentrale Poststelle oft als Sammel- und Koordinationsstelle, um den Prozess effizient zu gestalten und den Mietern Arbeit abzunehmen:

  • Vorbereitung von Ausgangssendungen: Die Mieter können ihre ausgehende Post an festgelegten Stellen im Gebäude abgeben, typischerweise an der Poststelle oder am Empfang. Einige Gebäude richten eigene Outgoing Mail Behälter ein – z.B. eine Box für interne Abholung der frankierten Post. Viele bieten auch an, dass die Poststelle das Frankieren und Labeln übernimmt. Das bedeutet: Ein Mieter übergibt z.B. ein Päckchen unfrei (ohne Marke), und die Poststelle erstellt das Paketlabel (ggf. über ein zentrales Kundenkonto des Gebäudemanagements bei DHL etc.), versieht das Paket mit dem Label und berechnet die Portokosten weiter. So müssen sich die Mieter nicht selbst um jeden Kurier kümmern, sondern der Empfang erledigt die Versandanmeldung.

  • Buchung von Abholungen: In einem großen Gebäude fallen oft Sendungen für verschiedene Kurierdienste an. Die Poststelle behält den Überblick, welcher Dienst wann abholt. Oft bestehen Abholverträge mit den wichtigsten Dienstleistern: z.B. holt DHL Express jeden Tag um 15:30 alle bereitstehenden Sendungen ab, UPS um 16:00, während die Deutsche Post (Briefkastenleerung) um 17:00 erfolgt. Der Facility Manager legt meist einen Annahmeschluss (Cut-off) für tägliche Abholungen fest – beispielsweise 15:00 Uhr für Kurierpakete am selben Tag. Bis dahin eingereichte Pakete werden noch am selben Tag versendet, später eingehende gehen erst am nächsten Werktag raus. Diese Information wird an alle Mieter kommuniziert („Bitte Kurieraufträge bis 15 Uhr beim Empfang abgeben, um taggleich versendet zu werden.“). Intern sorgt das dafür, dass das Personal genug Zeit hat, die Abholung zu organisieren: Labels drucken, Online-Abholaufträge erstellen etc.

Ablauf – Kurierabwicklung im Tagesverlauf:

  • bis 15:00 Uhr (Annahmeschluss): Empfang/Poststelle sammelt alle ausgehenden Sendungen der Mieter ein. Mitarbeiter prüfen die Sendungen, helfen ggf. beim Adressieren und verpacken, und sortieren sie nach Dienstleister.

  • 15:00–15:30 Uhr: Die Mitarbeiter buchen die Abholungstermine der Kuriere (sofern nicht Standardzeiten hinterlegt sind). Oft geschieht dies elektronisch: Über das DHL-Portal wird die Anzahl Pakete angemeldet, UPS erhält einen Abholauftrag etc. Jedes Paket erhält jetzt sein Versandlabel, falls nicht schon vorhanden. Das Label mit Sendungsnummer wird aufgeklebt und im internen System vermerkt, sodass auch Ausgangssendungen nachverfolgt werden können.

  • 15:30–17:00 Uhr (Abholzeitfenster): Die verschiedenen Kuriere treffen am Gebäude ein – meist nutzen sie den Lieferanteneingang oder die Anfahrt zur Laderampe. Die Poststellen-Mitarbeiter übergeben dem jeweiligen Fahrer die für ihn bestimmten Sendungen. Dabei lassen sie sich die Übergabe quittieren, entweder elektronisch (der Fahrer scannt jedes Paket und es erscheint als „Abgeholt“ in dessen System) oder schriftlich auf einem Lieferschein. Beispielsweise unterschreibt der DHL-Kurier für den Empfang von 5 Paketen um 15:40 Uhr. Die Poststelle notiert diese Abholung im hauseigenen Logbuch. Anschließend ist die Sendung offiziell unterwegs im externen System.

  • Übergabeprotokoll und Sicherheit: Gerade bei wertvollen oder vertraulichen Sendungen achtet man streng auf die Übergabe. Der Empfangsmitarbeiter zählt die Pakete zusammen mit dem Kurier durch und vergleicht mit seiner Liste. Jede Diskrepanz würde sofort auffallen. An manchen Gebäuden trägt sich der Kurier in ein Kurierbuch ein – mit Namen, Uhrzeit und Anzahl übernommener Sendungen – zusätzlich zu seiner Unterschrift. Das schafft zusätzliche Transparenz.

  • Sammelstelle und Lagerung: Bis zur Abholung werden ausgehende Sendungen in der Poststelle separat aufbewahrt – z.B. in Fächern nach Kurierdienst sortiert. Kein Unbefugter hat Zugang dazu. Größere Bürokomplexe verfügen oft über einen zentralen Lade-/Lieferbereich, wo sowohl eingehende als auch ausgehende Lieferungen gehandhabt werden. Ein Vorteil: Die Kuriere müssen nicht durch die Lobby laufen und stören nicht den Publikumsverkehr. Die Poststelle bringt die Pakete kurz vor der Abholzeit zur Laderampe.
    Wenn alle Pakete abgeholt sind, aktualisiert der Poststellenleiter ggf. das interne System: Alle an diesem Tag rausgegangenen Sendungen werden als „versandt“ markiert. Manche Softwarelösungen versenden dann automatisch eine Benachrichtigung an den Absender (Mieter), dass sein Paket jetzt auf dem Weg ist und z.B. die Trackingnummer lautet XYZ. So wissen die Mieter auch hier genau Bescheid.

  • Mehrere Kurierdienste managen: Da verschiedene Mieter verschiedene Präferenzen haben (die eine Firma nutzt z.B. DHL Express, die nächste lieber UPS), muss die Poststelle flexibel mit mehreren Anbietern umgehen können. Größere Facility-Management-Teams schulen ihr Personal daher auf den Umgang mit den Online-Systemen aller großen KEP-Dienstleister (Kurier-, Express- und Paketdienste). Außerdem werden evtl. Leistungsverträge überwacht: Wenn ein Dienst öfter unpünktlich ist oder Sendungen verloren gehen, dokumentiert die Poststelle dies. Moderne Systeme erlauben sogar eine Leistungsanalyse pro Kurierdienst – z.B. wie oft Abhol-SLAs verletzt wurden. So kann das Gebäudemanagement gegenüber den Dienstleistern nachverhandeln oder alternative Anbieter empfehlen.

In Summe bietet die koordinierte Kurierabwicklung über den Gebäuderezeption einen enormen Mehrwert für Mieter: Sie sparen Zeit, da sie sich nicht selbst um Abholungen kümmern müssen. Gleichzeitig gewährleistet das Gebäude durch Standards (wie den Annahmeschluss 15 Uhr und feste Abholrouten) einen reibungslosen, planbaren Versand. Jede ausgehende Sendung ist protokolliert und wird sicher dem Kurier übergeben – inklusive Unterschrift des Fahrers als Nachweis. Sollte es dennoch einmal ein Problem geben (z.B. ein Paket wird vom Kurier nicht gefunden), kann die Poststelle anhand ihrer Aufzeichnungen genau belegen, wann und an wen die Sendung übergeben wurde. Dieser professionelle Umgang mit ausgehender Post rundet den ganzheitlichen Postservice im Gebäude ab.

Hausinterne Postverwaltung (In-House Mail)

Neben dem externen Postverkehr spielt in vielen großen Büros auch die hausinterne Post eine wichtige Rolle – also die Verteilung von Dokumenten innerhalb des Gebäudes oder Firmen-Campus, ohne Einschaltung externer Dienste. Beispiele sind Verträge, die von einer Abteilung zur anderen geschickt werden, Umlaufschreiben, unterschriebene Formulare, Rechnungen zur internen Freigabe usw.

Ein effizienter interner Postlauf hält den Informationsfluss aufrecht, ohne Zeitverlust durch die normale Post:

  • Verwendung von Hauspost-Umschlägen: In deutschen Unternehmen sind wiederverwendbare Hauspost-Kuverts üblich – meist braune oder farbige Versandtaschen mit vorgedruckten Spalten für Datum, Empfänger, Abteilung, Absender. Dort trägt man die Infos ein, und der Umschlag kann immer wieder benutzt werden (alte Einträge werden einfach durchgestrichen). Einige Unternehmen nutzen verschiedene Farben für unterschiedliche Dringlichkeiten oder Gebäude, um die interne Zustellung zu beschleunigen. Zum Beispiel könnten rote Hauspost-Umschläge für eilige Dokumente stehen. Diese Farbcodierung hilft den Poststellen-Mitarbeitern, auf einen Blick Prioritäten zu erkennen – „farbige Umschläge zur Kennzeichnung für spezielle eilige interne Sendungen verbessern die Effizienz der internen Kommunikation“. Ebenso gibt es hausinterne Kurierbeutel (manchmal abschließbar), etwa für vertrauliche Personalakten, die von Personalabteilung zu Personalabteilung zwischen Standorten transportiert werden.

  • Geplanter Transport im Campus: Befindet sich das Bürogebäude in einem Unternehmenscampus mit mehreren Gebäuden, wird oft ein fester Fahrplan für interne Post eingerichtet. Beispiel: In einem großen Technologiepark in München mit 3 Bürohäusern übernimmt ein hauseigener Kurier zweimal täglich die interne Postzustellung zwischen den Gebäuden. Morgens um 11 Uhr holt er die internen Sendungen aus Gebäude A ab und bringt sie zu B und C, nachmittags um 15 Uhr erfolgt eine zweite Runde. Solche Shuttle-Läufe sind abgestimmt, damit Dokumente spätestens am nächsten Tag im richtigen Haus ankommen. Die Facility-Abteilung koordiniert dies und informiert alle Nutzer über Abfahrtszeiten, Annahmeschluss etc.

  • Interne Verteilrouten innerhalb des Gebäudes: Auch innerhalb eines großen Gebäudes kann es interne Postverteilung geben, besonders wenn eine Firma mehrere Etagen belegt. Dann werden z.B. täglich Hauspost-Sammelstellen auf jeder Etage geleert. Manche Unternehmen haben Postfächer/Pigeon-Holes je Abteilung in der zentralen Poststelle. Die Mitarbeiter legen ihre ausgehende Hauspost dort hinein, und die Poststelle verteilt entsprechend. Alternativ gibt es Fachablagen auf den Etagen, wo der interne Postbote Umschläge ablegt und mitnimmt. Häufig ist dies ähnlich organisiert wie die externe Post: morgens und nachmittags eine Runde.

Hauspost-Beispiele:

  • Zwischen Mietern/Firmen: Obwohl jeder Mieter eigenständig ist, kommt es vor, dass Firmen im selben Gebäude miteinander kommunizieren. Zum Beispiel betreut eine Anwaltskanzlei (Mieter im 4. OG) einen anderen Mieter (im 8. OG). Anstatt einen Kurier zu schicken, kann der Anwalt der Firma Dokumente per Hauspost zukommen lassen – die Poststelle übernimmt die Zustellung von 4. zu 8. Stock innerhalb weniger Stunden.

  • Gebäudemanagement an Mieter: Das Property Management verteilt Mitteilungen (etwa Infos zur Brandschutzübung oder Nebenkostenabrechnungen) über die interne Post. Jeder Mieter bekommt einen Hauspost-Umschlag mit den Unterlagen an seinen Büroempfang geliefert. So spart man Porto und erreicht alle zuverlässig.

  • Firmeninterne Kommunikation: In großen Firmen im Gebäude (z.B. Konzern mit 300 Mitarbeitern über 5 Etagen) wird ein Großteil der Dokumente intern versandt. Verträge, die von der Rechtsabteilung gegengezeichnet werden müssen, laufen per Hauspost, Personalunterlagen zur Unterschrift ins HR-Büro, IT-Equipment und Zubehör ebenso. Hier sorgt die interne Post für Geschwindigkeit und Kosteneinsparung: sie ist oft schneller und günstiger als externe Postwege, da kein Porto benötigt wird und die Zustellung praktisch am selben Tag erfolgt.

  • Vorteile und Sicherheit: Hauspost hat den Vorteil, dass wichtige Unterlagen nicht das Gebäude verlassen – das erhöht die Sicherheit und Vertraulichkeit. Es wird nichts vom externen Postdienst „durch die Gegend geschickt“. Auch gehen keine Briefe im externen Postlauf verloren oder brauchen Tage. Interoffice Mail ist eine private, interne Postlösung, die für große Organisationen ideal ist, da Dokumente so sicherer und schneller transportiert werden und weniger verloren gehen oder sich verzögern. Die Firmen können sensitive Dokumente (Verträge, vertrauliche Pläne) per interner Botenpost versenden, was gegenüber E-Mail auch rechtliche Vorteile haben kann (Originale auf Papier).

  • Verfolgung: Während interne Post meist ohne formelles Tracking auskommt, setzen einige Unternehmen dennoch auf Empfangsbestätigungen. So kann beispielsweise bei Übergabe wichtiger Hauspost ein kurzer Eintrag im System erfolgen oder der Empfänger unterschreibt auf dem Hauspost-Kuvert (das dann zurück an den Absender geht). In Gebäuden mit digitaler Postsoftware lässt sich auch Hauspost als eigene Kategorie abbilden, sodass der Status „intern zugestellt“ erfasst wird.

Im Großen und Ganzen ergänzt die hausinterne Postverwaltung den externen Postservice nahtlos. Die Poststelle fungiert als Allround-Drehscheibe: was von außen kommt, wird verteilt, und was innen zirkuliert, wird ebenso zuverlässig weitergeleitet. Durch definierte Laufwege, die Nutzung von deutlichen Kennzeichnungen (farbige Umschläge, Aufdrucke) und zeitliche Planung stellt das Facility Management sicher, dass innerbetriebliche Kommunikation auf Papier nicht ins Stocken gerät. Dies trägt maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf bei – oft unbemerkt im Hintergrund, aber unverzichtbar im täglichen Bürobetrieb.

Sendungsverfolgungs- & Empfangsbestätigungs-Systeme

Um den Post- und Kurierdienst auf einem professionellen Niveau zu halten, setzen moderne Bürogebäude digitale Nachverfolgungs- und Quittierungs-Systeme ein. Jede Sendung – ob externes Paket oder interne Hauspost – kann so entlang ihres Weges im Gebäude verfolgt werden. Bei jedem Transfer wird idealerweise ein „Proof of Delivery“ (Zustellnachweis) erzeugt, meist in Form einer digitalen Unterschrift oder eines Scan-Eintrags mit Zeitstempel.

Solche Systeme erhöhen die Transparenz enorm und sind heute ein wesentlicher Bestandteil von Qualitätssicherung im Postdienst:

  • Digitales Tracking: Bereits beim Empfang wird, wie beschrieben, jede Lieferung ins System eingegeben. Dieses System erzeugt einen Datensatz, der sich mit Statusinformationen anreichern lässt. Wenn die Sendung z.B. ins Schließfach gelegt wird, scannt der Mitarbeiter einen Code am Fach – das System weiß dann „liegt im Fach, wartet auf Abholung“. Holt der Empfänger später das Paket heraus, kann er am Fach einen Code scannen oder eingeben, wodurch im System steht „abgeholt von Empfänger um 14:05 Uhr“. Zeitstempel und Empfangsbestätigungen gewährleisten eine sichere Verteilung und Nachvollziehbarkeit. Auch bei persönlicher Übergabe nutzt man mobile Geräte: Der interne Postbote hat vielleicht ein Tablet oder Smartphone mit Empfängerlisten; der Empfänger unterschreibt mit dem Finger auf dem Touchscreen, wodurch sein Name, Unterschrift und die Zeit als Empfangsbeleg gespeichert werden. So entsteht eine digitale Quittung für jede übergebene Sendung.

  • Echtzeit-Benachrichtigungen: Die Tracking-Systeme bieten zumeist automatisierte Benachrichtigungsfunktionen. Sobald eine Sendung einen bestimmten Status erreicht, geht eine Nachricht raus. Beispielsweise: „Ihre Sendung wurde im Empfang übernommen und wird Ihnen um ca. 10:30 zugestellt.“ Oder „Ihr Paket liegt zur Abholung bereit. PIN: 1234.“ Diese sofortigen Benachrichtigungen per E-Mail/SMS halten die Empfänger auf dem Laufenden und reduzieren Rückfragen und Wartezeiten. Ein Mitarbeiter muss nicht mehr anrufen, um zu fragen, ob etwas angekommen ist – er hat die Info bereits in seinem Posteingang. Gerade in Zeiten, wo viele mal im Homeoffice sind, ist das nützlich: Man kann sehen, ob am Büro-Standort Post für einen liegt (und ggf. Abholung delegieren). Im Tracking-Portal können berechtigte Nutzer zudem den Status ihrer Sendungen einsehen – ähnlich wie bei DHL-Tracking, nur innerhalb des Gebäudes.

  • Elektronische Empfangsbestätigung: Ein wesentlicher Teil des POD-Systems (Proof of Delivery) ist die digitale Signatur beim Empfang. Das heißt, das System verlangt eine Aktion vom Empfänger: entweder Unterschrift oder Scan eines persönlichen Badges/QRs. Dadurch wird festgehalten, dass die Person X die Sendung erhalten hat. Dieses Verfahren wird nicht nur bei externen Paketen angewandt, sondern gern auch bei internen wichtigen Dokumenten. So kann man intern z.B. nachvollziehen, ob ein bestimmter Vertrag schon tatsächlich im Vorstandsbüro angekommen ist. Ohne Bestätigung würde die Poststelle nach einigen Stunden/Tagen Alarm schlagen und nachhaken. In Zahlen ausgedrückt versuchen Facility Manager, „Lost Item Incidents“ (Verlustfälle) gegen Null zu bringen – weniger als eine verlorene Sendung pro Monat ist oft das interne Ziel. Und wenn mal etwas verlegt wurde, hilft die digitale Spur bei der Untersuchung: Man sieht z.B., dass der Empfang um 11:00 an Herr Meier übergeben wurde; dann liegt die Verantwortung dort. Jeder Vorgang ist auditierbar, was die Sicherheit immens steigert.

  • Kennzahlen-Monitoring: Mithilfe der Tracking-Daten kann das Gebäudemanagement seine Service-Level überwachen.

Typische Kennzahlen und automatische Funktionen der Systeme sind etwa:

Kennzahl (Metric)

Zielvorgabe

Systemunterstützung und Funktionalität

Zeit bis Zustellnachweis (Zeit von Eingang bis Zustellung beim Endempfänger)

≤ 1 Stunde bei prioritärer Post

Das System meldet sofort neuen Eingang und priorisiert eilige Sendungen; Boten erhalten Aufgaben auf Handhelds. Nach Zustellung wird automatisch eine E-Mail als Zustellbestätigung an den Empfänger gesendet.

Aufbewahrungsdauer nicht abgeholter Post (im Schließfach/Empfang)

Max. 3 Tage

Das System sendet Erinnerungsbenachrichtigungen an Empfänger: z.B. nach 24h und 48h. Nach 3 Tagen informiert es zusätzlich die Poststelle zur Nachverfolgung. Keine Sendung bleibt unbeachtet liegen.

Verlorene Sendungen pro Monat

< 1/Monat

Lückenlose Audit-Trail: Jedes Scan-Event dokumentiert den Weg. Im seltenen Verlustfall kann die letzte Station ermittelt werden (z.B. „zuletzt gescannt im 5. OG“), wodurch gezielt gesucht wird. Zudem Auswertungen, ob bestimmte Prozesse anfällig sind (Continuous Improvement).

Diese Tabellenwerte sind beispielhaft – sie zeigen, dass der Postservice ähnlich wie ein Logistikprozess mit Service Levels geführt wird. Besonders in Bürocampus großer Unternehmen wird das Post-Management so professionalisiert, dass es internen oder externen Audits standhält (z.B. ISO-Zertifizierungen im Facility-Bereich, wo Nachverfolgung und Sicherheit Kriterien sind).

  • Integrationen und Datenschutz: Oft sind die Tracking-Systeme in andere Systeme integriert – etwa ins Zutrittskontrollsystem (Badge-Scan als Empfangsbestätigung) oder ins Helpdesk-System (Mitarbeiter können über ein Portal Nachforschungsaufträge stellen, falls etwas fehlt). Wichtig in Deutschland/EU: die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das bedeutet, dass personenbezogene Daten (wie Empfängernamen, Unterschriften) nur zweckgebunden verwendet und sicher gespeichert werden. Seriöse Postmanagement-Lösungen werben damit, GDPR-konform (DSGVO-konform) zu sein, z.B. durch Speicherung in einem geschützten Rechenzentrum.

  • Ausfallsicherheit: Ein guter Trackingprozess umfasst auch, wie man bei Systemausfall vorgeht – etwa auf manuelle Quittungsblöcke zurückfällt, um später im System nachzutragen. Doch im Normalfall laufen die Systeme stabil und ersparen viel Papierkram.

Zusammengefasst sorgen Tracking- und POD-Systeme dafür, dass jede Sendung im Gebäude unter Kontrolle bleibt. Die Mieter erleben dadurch einen transparenten, verlässlichen Service: Sie wissen, wann etwas ankommt, können dessen Verbleib jederzeit nachverfolgen, und erhalten bei Auslieferung einen eindeutigen Nachweis. Das Vertrauen in den Post- und Kurierdienst steigt dadurch erheblich. Für das Facility Management liefern die Systeme zugleich wertvolle Daten, um Prozesse weiter zu optimieren und gegebenenfalls Kapazitäten anzupassen (z.B. mehr Personal in Stoßzeiten wie Weihnachten mit hohem Paketaufkommen). Letztlich wird durch Tracking-Technologie die alte Hauspost in das digitale Zeitalter gehoben – effizient, sicher und nachvollziehbar, was dem Anspruch moderner Bürogebäude gerecht wird.