Besuchermanagement und Anmeldung

Große Bürogebäude – insbesondere in Ballungszentren – verzeichnen zu bestimmten Stoßzeiten ein hohes Besucheraufkommen: morgens zum Arbeitsbeginn, während der Mittagspause oder vor größeren Besprechungen und Veranstaltungen. In einem zentralen Empfang eines Multi-Tenant-Gebäudes treffen dann mitunter Dutzende Besucher gleichzeitig ein, was ohne geeignetes Management zu langen Schlangen führen kann. Um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen, sollten sowohl die Gestaltung des Empfangsbereichs als auch die eingesetzte Technik auf hohe Durchsatzraten optimiert sein:

Warteschlangen entzerren durch Self-Service-Kiosks: Eine wirkungsvolle Maßnahme ist der Einsatz von Check-in-Kiosken oder Touchscreen-Terminals, an denen Besucher sich bei Ankunft selbst anmelden können. Durch diese Möglichkeit, dass sich mehrere Gäste parallel anmelden (sogar kontaktlos), verkürzen Kioske die Wartezeiten erheblich und beseitigen Engpässe am Empfang. Anstatt dass jeder Besucher darauf wartet, dass eine Empfangskraft seine Daten aufnimmt, kann er an einem Tablet/Kiosk z.B. seinen QR-Code aus der Einladung scannen oder seinen Namen eingeben. Solch ein Self-Service-Check-in verkürzt nachweislich die Bearbeitungszeit pro Besucher deutlich und entlastet die Empfangsmitarbeiter, die sich dann um Ausnahmen oder eine persönlichere Begrüßung kümmern können. Darüber hinaus stehen digitale Kioske oft rund um die Uhr bereit und bieten mehrsprachige Benutzeroberflächen, sodass internationale Gäste den Anmeldevorgang in ihrer bevorzugten Sprache durchführen können.

Anzeigen und Wegweisung: In einer optimierten Smart-Lobby können digitale Anzeigetafeln dazu genutzt werden, Besucher zu leiten und zu informieren. Beispielsweise könnte ein Bildschirm ankommende Gäste mit ihrem Namen oder Termin aufführen und anzeigen, an welchen Schalter oder Kiosk sie sich wenden sollen – gegebenenfalls getrennt nach Unternehmen. Klare Wegweiser und mehrsprachige Hinweise dirigieren Besucher zur richtigen Aufzugsgruppe oder Wartezone, was Verwirrung vorbeugt. Dies ist besonders wichtig in großen Gebäuden, in denen mehrere Firmen sich eine Lobby teilen – Besucher sollen sofort erkennen, wo es für Firma A bzw. Firma B langgeht. Einige fortschrittliche Systeme umfassen auch ein Warteschlangen-Management, bei dem elektronische Tickets oder SMS-Benachrichtigungen vergeben werden: Besucher können in einer Wartezone Platz nehmen, bis sie aufgerufen werden, anstatt in einer Schlange stehen zu müssen. In Kombination mit einem gut strukturierten Empfangsbereich – etwa getrennten Schaltern für verschiedene Anliegen und Absperrbändern für Stoßzeiten – sorgen diese Maßnahmen für Ordnung und Effizienz in der Lobby.

Personaleinsatz und -entlastung: Ein smarter Empfangsbereich ermöglicht es zudem, dass Empfangsmitarbeiter sich auf die Begrüßung und Betreuung der Gäste konzentrieren können, anstatt auf repetitive Datenerfassung. Durch Self-Service-Check-ins und terminierte Besuchszeitfenster kann das Gebäude Besucheranstürme mit weniger Personal bewältigen bzw. das vorhandene Personal kann einen besseren Service bieten, da es nicht von Routineaufgaben überrollt wird. Zu den geschäftigsten Zeiten kann nach dem Prinzip „alle Mann an Deck“ verfahren werden – zusätzliches Concierge-Personal steht bereit, um Besucher bei der Kiosk-Anmeldung oder auf dem Weg zum Aufzug zu unterstützen. Außerhalb der Stoßzeiten übernimmt weitgehend das Selbstbedienungs-System die Besucherabfertigung, was einen effizienten Betrieb sicherstellt. Die folgende Tabelle vergleicht einen traditionellen Empfang mit einem modernen, digital optimierten Empfang in einem großen Bürogebäude:

Durch die Neugestaltung des Empfangs mit moderner Technik und einem durchdachten Layout können große Büros Besucherströme selbst zu Spitzenzeiten souverän lenken. Ein gut organisiertes Foyer, das Gäste zügig weiterleitet, verbessert nicht nur die Sicherheit (kein Chaos, keine unkontrollierten Personen), sondern hinterlässt auch bei Besuchern einen positiven Eindruck von der Professionalität des Gebäudemanagements und der ansässigen Unternehmen.

Die Gratwanderung zwischen Sicherheit und Privatsphäre ist im Besuchermanagement besonders wichtig – gerade in Deutschland, wo die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) strenge Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten vorgibt. Große Bürogebäude setzen daher auf umfassende Identitätskontrollen beim Check-in, achten aber gleichzeitig darauf, die Datenschutz-Prinzipien einzuhalten:

• Ausweiskontrolle und Verifizierung: Bei der Ankunft kann von Besuchern verlangt werden, einen amtlichen Lichtbildausweis vorzulegen (Personalausweis, Führerschein, Reisepass) oder – etwa bei Stammgästen – einen firmeneigenen Besucherausweis. Das Empfangspersonal oder ein Self-Service-Terminal scannt diesen Ausweis, um die Identität zu überprüfen und Name sowie Foto des Besuchers automatisch zu erfassen. Fortgeschrittene Besuchermanagement-Lösungen unterstützen sogar digitale Verifikationen wie Gesichtserkennung oder Abgleich mit Watchlists in sicherheitskritischen Bereichen. Die Verifizierung stellt sicher, dass die Person tatsächlich die ist, die sie vorgibt zu sein, und dass Unbefugte bereits am Empfang auffallen. Alle erfassten Ausweisdaten dürfen jedoch ausschließlich zu Sicherheitszwecken verwendet und nur im nötigen Umfang gespeichert werden – hier greift bereits das Prinzip der Datenminimierung nach DSGVO (also keine überflüssigen Daten erfassen).

• Besuchszweck und Gastgeber-Details: Es ist üblich, den Besuchszweck sowie den Namen des Ansprechpartners im Haus für jeden Besucher zu dokumentieren. Diese Angaben werden entweder schon bei der Vorab-Registrierung erfasst oder beim Check-in abgefragt. Zu wissen, wen ein Besucher trifft und warum, schafft Verantwortlichkeit und Transparenz – falls es später Fragen gibt, lässt sich nachvollziehen, welcher Mieter die Person eingeladen hat. In deutschen Bürogebäuden wird häufig verlangt, dass Gastgeber-Mitarbeiter ihre Besucher anmelden und begleiten, was darauf abzielt, dass keine ortsfremden Personen unbeaufsichtigt im Gebäude sind. Generell sollten nur notwendige Details wie Name, Firma, Ansprechpartner und Zweck erhoben werden, um dem Grundsatz der Datenminimierung (nur notwendige Daten erheben) zu genügen.

• Fotoaufnahme des Besuchers: Viele große Büros fertigen beim Check-in ein Foto jedes Besuchers an (z.B. mittels Webcam am Kiosk oder einer Kamera am Empfangsschalter). Dieses Besucherfoto wird auf einen temporären Ausweis gedruckt und im Besuchsprotokoll gespeichert. Ein Foto erhöht die Sicherheit zusätzlich – Mitarbeiter können so leicht überprüfen, ob sich eine Person in einem gesicherten Bereich tatsächlich als angemeldeter Besucher ausweisen kann (Abgleich von Gesicht und Ausweisfoto). Ob Fotos gemacht werden, hängt von der Gebäude-Policy und der DSGVO-Konformität ab; Besucher müssen darüber informiert werden (oft geschieht dies in einer Datenschutzerklärung am Terminal), dass ihr Bild zu Sicherheitszwecken aufgenommen wird. Wenn eine Foto-ID verwendet wird, erleichtert das den Sicherheitsleuten die visuelle Verifizierung und verhindert die Weitergabe oder Missbrauch von Besucherausweisen.

• Sichere Datenspeicherung & Aufbewahrungsfristen: Alle bei der Besucherregistrierung erfassten personenbezogenen Daten (Namen, Ausweisnummern, Fotos, Kontaktdaten, Check-in/out-Zeiten etc.) müssen sicher gespeichert und nur so lange aufbewahrt werden, wie es der Zweck erfordert. Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden dürfen. In der Praxis bedeutet das: Bürogebäude sollten eine klare Aufbewahrungsrichtlinie definieren – zum Beispiel eine automatische Löschung von Besucherdaten oder Fotos nach einer bestimmten Frist (etwa nach 30 Tagen oder 6 Monaten), sofern keine längere Speicherung für Sicherheitsvorfälle erforderlich ist. Moderne Visitor-Management-Software bietet oft Funktionen zum automatischen Löschen, um diese Vorgaben umzusetzen. Zudem müssen die Daten verschlüsselt und nur berechtigten Personen zugänglich sein, etwa dem Sicherheitsbeauftragten oder Datenschutzverantwortlichen. Regelmäßige Audits sind sinnvoll, um sicherzustellen, dass alte Besuchslisten tatsächlich gelöscht werden und sich keine vergessenen Papierlisten in irgendeiner Schublade stapeln.

DSGVO-Tipps für den Empfang: Beim Umgang mit Besucherdaten in Deutschland sollten folgende DSGVO-Grundsätze beachtet werden:

• Datenminimierung – Erheben Sie nur Informationen, die für Sicherheit und Zutrittskontrolle wirklich erforderlich sind (z.B. Name, Firma, Kontakt, Gastgeber). Vermeiden Sie die Abfrage unnötiger Daten.

• Transparente Einwilligung – Klären Sie Besucher über die Datenverarbeitung auf und holen Sie – wo nötig – ihre Zustimmung ein. Zum Beispiel durch eine digitale Datenschutzerklärung oder NDA am Check-in-Terminal, der der Gast zustimmen muss, und die erklärt, wie seine Daten verwendet werden.

• Zugriffsbeschränkung – Stellen Sie sicher, dass Besucherdaten nur von autorisiertem Personal eingesehen werden können (z.B. Empfangsleitung, Sicherheit) und technisch gegen unbefugten Zugriff geschützt sind. Arbeiten Sie mit rollenbasierten Berechtigungen im System.

• Fristgerechte Löschung – Implementieren Sie die automatische Löschung von Besucherdatensätzen nach Ablauf der definierten Aufbewahrungsfrist. Bewahren Sie personenbezogene Daten nicht „für alle Fälle“ unbegrenzt auf – das verstößt gegen die DSGVO.

Durch die Einhaltung dieser Punkte zeigen Betreiber großer Bürogebäude, dass Datenschutz-Compliance im Besucherempfang umgesetzt wird – ohne auf Sicherheit verzichten zu müssen. Besucher nehmen in der Regel positiv wahr, wenn sie beispielsweise um eine Einwilligung gebeten werden oder eine Datenschutzhinweismeldung sehen; es signalisiert, dass sorgfältig mit ihren persönlichen Informationen umgegangen wird. Gleichzeitig reduzieren Gebäudemanagement und Firmen ihr rechtliches Risiko, indem die Prozesse am Empfang an die geltenden Datenschutzvorschriften angepasst sind.

Sobald ein Besucher registriert und verifiziert ist, erhält er in der Regel einen Besucherausweis oder ein Zugangsmedium. In großen Multi-Tenant-Gebäuden sollte natürlich nicht jeder Besucher freien Zugang zu allen Bereichen haben; die Zutrittskontrolle wird so eingerichtet, dass Besucher nur dort hinkommen, wo sie auch wirklich hin dürfen. Eine effektive Ausweisvergabe und Berechtigungssteuerung umfasst:

• Temporäre Ausweise mit Ablauf: Besucher bekommen üblicherweise einen physischen Ausweis (oder in manchen Fällen einen mobilen NFC-Pass auf das Smartphone), der nur für den Tag des Besuchs gültig ist. Diese Badges werden oft direkt am Empfang mit Name, Besucherpseudonym (z.B. Firmenname oder Gastgeber) und Ablaufdatum/-zeit bedruckt. Ein Beispiel: Ein Ausweis trägt den Aufdruck „Gültig am 10.11.2025, Firma X, Ablauf 17:00 Uhr“. Dadurch ist sichergestellt, dass der Ausweis am nächsten Tag nicht mehr gültig ist – Security erkennt einen abgelaufenen Badge sofort und kann einschreiten. Moderne Systeme erlauben sogar, dass Ausweise sich elektronisch selbst deaktivieren, d.h. nach einer gewissen Zeit automatisch keine Türen oder Drehkreuze mehr öffnen. Oft enthält der Ausweis auch ein Foto des Besuchers (während des Check-ins aufgenommen), wodurch verhindert wird, dass er an eine andere Person weitergegeben wird. Besucher werden beim Verlassen des Gebäudes gebeten, den Ausweis zurückzugeben, oder es werden Einmal-Badges aus Papier verwendet, die nach 24 Stunden ihre Farbe ändern (was ebenfalls anzeigt, dass sie ungültig sind). Solche Maßnahmen stellen sicher, dass ein Besucherausweis nicht zum Schlupfloch für unbefugten Dauereintritt wird.

• Farbcodierung oder zonenspezifische Berechtigungen: In großen Bürogebäuden haben unterschiedliche Besucher verschiedene Zugangsbedürfnisse. Es ist bewährte Praxis, Ausweise mit klaren visuellen Kennzeichnungen (Farben, Aufdrucke) auszugeben, die deren Zugangslevel oder erlaubte Bereiche anzeigen. Beispielsweise könnte ein blauer Ausweis für einen allgemeinen Besucher stehen, der nur Zutritt zu öffentlichen Bereichen hat (Lobby, Kantine, Konferenzzentrum), während ein grüner Ausweis einen Gästebesuch für einen bestimmten Mieter kennzeichnet, mit Zugang zu dessen Etage, und ein roter Ausweis für externe Techniker, die nur zeitlich begrenzt und begleitet arbeiten dürfen. Die Farbcodierung ermöglicht es Sicherheits- und Empfangspersonal, auf einen Blick zu erkennen, ob sich jemand außerhalb seines erlaubten Bereichs bewegt – wenn z.B. jemand mit einem blauen „Nur Lobby“-Badge in den oberen Stockwerken angetroffen wird, schrillen sofort die Alarmglocken. Neben der visuellen Kennzeichnung werden im System auch die Berechtigungen entsprechend gesetzt: Jeder Besucherausweis wird so programmiert, dass er nur bestimmte Türen oder Aufzüge freischaltet. So könnte ein Besucher von Firma A ausschließlich den Aufzug zur 8. Etage (Rezeption von Firma A) aktivieren können, aber nicht zu anderen Stockwerken gelangen. Diese bereichsspezifischen Zugänge stellen sicher, dass Besucher sich nicht versehentlich oder absichtlich in fremde Zonen begeben können.

• Integration mit Drehkreuzen und Aufzügen: Die meisten großen Bürogebäude in Deutschland verfügen am Eingang über Sicherheits-Drehkreuze und nutzen moderne Aufzugsteuerungen (Destination Control). Ein intelligentes Besuchermanagement-System lässt sich in solche Zutrittskontrollsysteme integrieren. Der Besucher-Ausweis (oder ein QR-Code auf dem Smartphone) kann dann z.B. am Lobby-Drehkreuz verwendet werden, um Zutritt zu erhalten, und zugleich einen Aufzug zur autorisierten Etage zu rufen. In der Praxis bedeutet das: Sobald ein Besucher seinen Badge am Eingang vorzeigt, überprüft das System die Berechtigung und schickt dem Aufzugsystem die Info, zu welcher Etage der Besucher darf – häufig teilt ein Display dem Besucher dann einen Aufzug zu, oder der Aufzug wird automatisch so gesteuert, dass er die richtige Etage anfährt. Diese nahtlose Integration erspart dem Besucher komplizierte Bedienung und verhindert, dass er manuell unbefugte Stockwerke anwählt. Die Gebäudesicherheit ist so eingestellt, dass ein Besucher nur dorthin kommt, wo es sein Ausweis erlaubt. Zudem kann das System jeden Ausweisgebrauch protokollieren (z.B. wann der Besucher die Lobby passiert hat, welchen Aufzug er genommen hat), was eine lückenlose Audit-Spur ermöglicht.

Beispielhafte Ausweispolicy: Folgendes beispielhaftes Schema zeigt die Ausweiskategorien eines Multi-Tenant-Bürohauses mit Farbkennzeichnungen und abgestuften Berechtigungen:

• Blau – Allgemeiner Besucher: Zutritt nur zu Gemeinschaftsflächen (Lobby, Cafeteria, ggf. Konferenzbereiche). Kein Aufzugszugang zu Mietflächen ohne Begleitung.

• Grün – Gäste von Mietern: Zutritt gezielt zur Etage des einladenden Unternehmens (per Aufzug freigeschaltet), gültig nur am Besuchstag während der Geschäftszeiten.

• Rot – Auftragnehmer/Techniker: Zugang strikt auf den Einsatzort (Etage/Bereich) beschränkt; muss in der Regel von Personal begleitet werden; Ausweis verfällt nach Abschluss der Arbeiten bzw. Tagesende.

Ein solches System – kombiniert mit elektronischen Zutrittskontrollen – unterteilt das Gebäude effektiv in Sicherheitszonen. Besucher genießen einen flüssigen Zugang zu ihrem Ziel, werden jedoch von Abschweifungen in unautorisierte Bereiche abgehalten. Für das Gebäudemanagement bedeutet das, trotz vieler Besucher die Kontrolle zu behalten. Zusätzlich tragen individuell gestaltete Besucherausweise zur Professionalität bei – häufig sind Logos des Gebäudes oder der Firma aufgedruckt, was für Besucher ein einheitliches, hochwertiges Erscheinungsbild vermittelt.

Ein oft unterschätzter Aspekt des Besuchermanagements ist die Frage, was nach dem Check-in des Besuchers passiert. In einer großen Büroumgebung reicht es nicht immer, den Gast einfach ungeleitet zur gemieteten Fläche hochfahren zu lassen – besonders in sicherheitssensiblen Bereichen. Daher haben sich zwei wesentliche Prozeduren etabliert: die Benachrichtigung des Gastgebers und ggf. die Verpflichtung zur Besucherbegleitung in bestimmten Zonen.

• Automatische Benachrichtigung des Gastgebers: Sobald ein Besucher eingecheckt hat (sei es am Empfang oder eigenständig am Terminal), sollte das System umgehend den betreffenden Mitarbeiter über die Ankunft informieren. Üblich ist eine Benachrichtigung per E-Mail, SMS oder eine Nachricht in einer Mitarbeiter-App, die etwa lautet: „Ihr Besuch John Doe ist um 10:03 am Empfang eingetroffen.“ Dadurch ist sichergestellt, dass der Gastgeber den Gast zeitnah abholt und die Wartezeit in der Lobby gering bleibt. In Multi-Tenant-Gebäuden kann diese Info parallel auch an eine zentrale Stelle des Mieters gehen (z.B. an die Vorzimmerkraft oder den Sicherheitsdienst der Firma). Die Automatisierung ist hier entscheidend – sie erspart dem Empfang aufwändige Telefonate zu jeder einzelnen Firma und garantiert, dass kein Besucher „vergessen“ im Wartebereich sitzen bleibt. Viele Systeme protokollieren sogar, wie lange es dauert, bis der Gastgeber reagiert und den Besucher abholt, was für Service-Verbesserungen genutzt werden kann. Bei VIP-Besuchern oder falls der eigentliche Gastgeber verhindert ist, lassen sich Eskalationen einrichten: Die Nachricht geht dann z.B. an einen Stellvertreter oder an einen zentralen Concierge, der sich des Gastes annimmt. Das Prinzip der Gastgeber-Benachrichtigung steigert sowohl die Effizienz als auch die Höflichkeit – Besucher fühlen sich ernst genommen, wenn sie ohne zusätzliche Rückfragen zügig von der richtigen Person empfangen werden.

• Begleitung in vertraulichen Bereichen: In hochgesicherten Zonen oder Unternehmen mit sensiblen Informationen ist es üblich, dass Besucher während ihres Aufenthalts ständig von autorisiertem Personal begleitet werden müssen. Die Besucherrichtlinie eines solchen Hauses schreibt dann vor, dass bestimmte Besuchertypen (z.B. externe Techniker, Lieferanten oder generell alle betriebsfremden Personen) sich nicht unbeaufsichtigt außerhalb der Lobby bewegen dürfen – zumindest nicht in definierten Sensitiv-Bereichen des Gebäudes. Konkret bedeutet das: Nachdem der Gastgeber die Ankunftsbenachrichtigung erhalten hat und den Besucher begrüßt, begleitet er oder ein beauftragter Mitarbeiter den Gast durch alle Zugangskontrollen und bleibt in der Regel in dessen Nähe, solange der Besucher im nicht-öffentlichen Bereich ist. Oft sind Besucherausweise sogar so eingerichtet, dass sie einen Zutritt zu bestimmten Bereichen nur in Kombination mit dem Ausweis eines Mitarbeiters ermöglichen (Vier-Augen-Prinzip an der Zugangstür) – so wird sichergestellt, dass ein Besucher nicht alleine in einen besonders geschützten Raum gelangt. Moderne Sicherheitssysteme können diese begleiteten Zutritte protokollieren und vermerken, dass Besucher X mit Mitarbeiter Y um 11:15 Uhr in Bereich Z eingetreten ist. Sollte ein Besucher versuchen, alleine einen nicht freigegebenen Bereich zu betreten, verweigert sein Ausweis den Zutritt und gegebenenfalls erfolgt ein Alarm an die Sicherheitszentrale. Solche Begleitregeln sind vor allem im Umgang mit Auftragnehmern (die z.B. Wartungsarbeiten durchführen) wichtig, aber auch bei sensiblen Firmenbereichen oder nach Feierabend-Besuchen. Aus Sicherheits- und Haftungsgründen sollte der begleitende Mitarbeiter wissen, welche Pflichten er hat – etwa den Gast nicht aus den Augen zu lassen und bei Gefahrensituationen auch für dessen Evakuierung zu sorgen. Insgesamt erhöhen Begleitpflichten die Sicherheit enorm: Sie stellen sicher, dass kein Besucher unbeobachtet in Bereiche gelangt, wo er Schaden anrichten oder Vertrauliches einsehen könnte. Obwohl dies auf den ersten Blick restriktiv wirkt, gehören solche Vorgaben in vielen Unternehmens- und Regierungsgebäuden zum Standard, um geistiges Eigentum und Betriebsgeheimnisse zu schützen.

Es gewährleisten Gastgeber-Benachrichtigung und Begleitpflichten eine klare Verantwortungszuordnung. Jeder Besucher hat einen zuständigen Mitarbeiter, der über seine Anwesenheit informiert ist, und bestimmte Besucher bewegen sich nur unter Aufsicht durchs Gebäude. Damit sinkt das Risiko von Zwischenfällen durch unbefugten Zutritt. Moderne Besuchersysteme unterstützen diese Abläufe nicht nur durch Benachrichtigungen, sondern teils auch, indem sie vom Gastgeber eine Bestätigung oder Freigabe verlangen (z.B. Klick auf einen Link „Ich begleite den Besucher jetzt“). Sollte der Host die Begleitung verweigern oder nicht verfügbar sein, kann automatisch die Security benachrichtigt werden, um einzuschreiten. Diese Verfahren mögen im Tagesgeschäft wie Detailfragen erscheinen, erhöhen aber in der Summe die Sicherheit im Gebäude und sorgen für einen professionell organisierten Empfangsprozess in jeder Lage.

Nicht alle Besucher sind gleich, und ein pauschaler Einheitssprozess für alle kann ineffizient oder unzureichend sein. Große Bürokomplexe profitieren davon, Besucherkategorien festzulegen – jede mit zugeschnittenem Anmeldeprozess, Zugriffsrechten und Betreuungsniveau. Durch diese Segmentierung (z.B. unterscheidet man einen Kurier vs. einen VIP-Kunden) kann das Gebäude jedem Besuchertyp gerecht werden, sowohl in puncto Service als auch Sicherheit. Nachfolgend sind einige gängige Besucherkategorien in Bürohochhäusern aufgeführt und wie deren Handhabung jeweils aussehen kann:

Diese Kategorien zeigen, wie Abläufe angepasst werden können. Ein Auftragnehmer benötigt meist eine gründlichere Prüfung (z.B. ob er berechtigt ist, bestimmte Anlagen zu warten, u.U. Hintergrundcheck) und strengere Zutrittsbegrenzung, während ein VIP-Gast einen besonders komfortablen Ablauf bekommen soll (etwa persönliche Begrüßung, ggf. entfallende Wartezeit) – hier steht der Eindruck im Vordergrund. Lieferanten und Kuriere, die womöglich täglich erscheinen, sollen dagegen schnell und einfach ihre Sendungen abgeben können, aber dennoch registriert werden (zumindest Name/Zeit), und sie sollen sich nicht frei im Gebäude bewegen (oft beschränkt man sie auf eine Lieferzone). Bei Besuchergruppen wiederum bietet sich ein gebündeltes Vorgehen an: alle Teilnehmer im Voraus eintragen und mit Ausweisen ausstatten, um Chaos am Empfang zu vermeiden – so kann eine Gruppe von 20 Personen zügig ins Gebäude geleitet werden, statt dass jeder einzeln minutenlang angemeldet werden muss.

Durch die Unterscheidung solcher Besucherkategorien erreichen Gebäudebetreiber sowohl Effizienz als auch Compliance. Der Empfang kann seine Aufmerksamkeit gezielt einsetzen (z.B. mehr Betreuung für VIPs, automatisierte Abläufe für Routinegäste) und sicherheitsrelevante Unterschiede berücksichtigen. Wichtig ist, dass diese Kategorien und Prozesse in der Besucherrichtlinie des Gebäudes festgeschrieben sind (oft als Teil des Sicherheitskonzepts oder FM-Handbuchs). Das Empfangspersonal muss geschult sein, die jeweils geltenden Regeln umzusetzen – etwa zu wissen, dass Handwerker immer einen Mitarbeiter benötigen, der sie begleitet, oder dass VIPs ggf. einen Gästepass mit erweiterter Gültigkeit bekommen. Durch diese klare Differenzierung wird sichergestellt, dass kein Besucher „durchrutscht“ und dass die Sicherheitsvorkehrungen für jede Situation angemessen sind.