Förderung von Teamarbeit und Austausch

Die Einrichtung von strukturierten, regelmäßigen Kommunikationsroutinen zwischen dem Empfang und anderen Abteilungen ist ein Schlüsselfaktor, um Silos aufzubrechen. Ein kontinuierlicher abteilungsübergreifender Informationsaustausch stellt sicher, dass Wissen frei fließt und kein Team isoliert agiert. So wird verhindert, dass der Empfang wichtige Informationen verpasst oder andere Abteilungen nicht über relevante Vorgänge am Empfang Bescheid wissen. Mit festen Kommunikationsstrukturen kann man vermeiden, dass z.B. ein Besucher unangekündigt vor der Tür steht, weil die Fachabteilung den Termin nicht weitergeleitet hat, oder dass eine Sicherheitsanweisung den Empfang nie erreicht und daher nicht umgesetzt wird. Ohne Synchronisation zwischen dem Empfang und den übrigen Teams kann es schnell zu Durcheinander kommen, und wichtige Themen gelangen eventuell nie zu den richtigen Personen. Regelmäßige Abstimmungen und Informationsweitergaben sorgen dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und abgestimmt handeln können.

• Tägliche Kurzbesprechungen mit der Sicherheitsabteilung: Ein morgendliches Briefing von nur 5–10 Minuten zwischen Empfang und Sicherheitsdienst kann Wunder wirken. Hier kann man die Besucher des Tages durchgehen (inklusive VIPs, externe Techniker, etc.), auf sicherheitsrelevante Besonderheiten hinweisen und ggf. die Abläufe beim Einlass abstimmen. Empfangskräfte sind häufig die Ersten, die ungewöhnliche Situationen bemerken (z.B. einen Besucher mit unklarer Absicht oder einen technischen Defekt an der Tür) – in einer engen Abstimmung können sie solche Beobachtungen sofort dem Sicherheitspersonal melden. Umgekehrt kann der Sicherheitsdienst den Empfang über nächtliche Vorfälle oder aktuelle Sicherheitsvorschriften informieren. Diese tägliche Schnittstelle stellt sicher, dass die Einlassprozeduren abgestimmt sind und alle Sicherheitsmaßnahmen – gerade in einem Industriebetrieb – einheitlich umgesetzt werden. Sie schafft auch ein “Wir-Gefühl” zwischen Empfang und Sicherheit: Beide Seiten sehen sich nicht mehr als getrennte Einheiten, sondern als Team, das Hand in Hand für einen sicheren, professionellen Empfangsbereich sorgt.

• Wöchentliche Abstimmung mit HR und Verwaltung: Ein wöchentlicher Jour fixe mit der Personalabteilung (HR) kann alle anstehenden Themen rund um Personalbewegungen abdecken: Stehen in der nächsten Woche Bewerbergespräche an, kommen neue Mitarbeiter an Bord (Onboarding), gibt es Besucher von Partnerfirmen? Da der Empfang in all diesen Fällen involviert ist (Besucherempfang, Anweisungen für neue Kollegen etc.), ist es sinnvoll, im Voraus informiert zu sein. Ebenso kann ein regelmäßiges Meeting mit der Verwaltungs- oder Büroleitung stattfinden, um anstehende Veranstaltungen, Änderungen im Empfangsbereich oder sonstige organisatorische Angelegenheiten zu besprechen. In diesen Treffen sollten Ansprechpartner für Eskalationen klar benannt sein: Wenn z.B. spontan ein Problem auftritt – ein Besucher steht ohne Termin da, eine wichtige Lieferung verspätet sich – muss der Empfang wissen, wen er in HR oder Verwaltung unmittelbar erreichen kann, um das zu klären. Durch eine feste wöchentliche „Synchronisationsrunde“ wird gewährleistet, dass alle Beteiligten ihren Plan teilen: HR teilt mit, dass am Mittwoch 3 neue Azubis starten (damit der Empfang Besucherausweise vorbereitet), der Empfang meldet zurück, dass oft Informationen zu Vorstellungsgesprächen zu spät ankommen (was HR verbessern kann), usw. Eine solche Routine fördert nicht nur den Informationsfluss, sondern stärkt auch das gegenseitige Verständnis: HR sieht, welche Infos der Empfang braucht, und der Empfang versteht, was HR beschäftigt.

• Kontinuierliche Abstimmung mit Facility Management und Poststelle: Zwischen dem Empfang und dem Facility-Management-Team (inkl. Post- und Kurierdienst) sollte ein laufender Austausch etabliert sein – formal oder informell. Viele Unternehmen lösen dies durch eine gemeinsame Kommunikationsplattform (z.B. eine WhatsApp-/Teams-Gruppe oder ein internes Ticketsystem). Kommt etwa eine große Lieferung für die Produktion am Empfang an, so kann über den Gruppenchat sofort die zuständige Stelle informiert werden. Meldet die Haustechnik eine Reparatur im Eingangsbereich, kann der Empfang seine Arbeitsabläufe darauf einstellen und Besucher ggf. vorwarnen. Auch hier sind nicht unbedingt lange Meetings nötig – wichtiger ist, dass eine ständige Erreichbarkeit und niedrigschwellige Kontaktaufnahme zwischen Empfang und Facility-Team möglich ist. So wird verhindert, dass der Empfang von infrastrukturellen Themen überrascht wird (z.B. Ausfall des Aufzugs) oder umgekehrt das Facility-Team nicht weiß, dass sich z.B. im Empfangsbereich gerade Besucher stauen. In vielen Industriefirmen übernimmt der Werkschutz auch Pförtner- bzw. Empfangsdienste – wenn diese getrennt sind, muss umso klarer geregelt sein, wie sie miteinander reden. Sind Empfang und Sicherheitszentrale räumlich getrennt, hilft evtl. eine Durchwahlnummer, die ständig offen ist, oder ein Funkgerät, damit beide Seiten ad hoc kommunizieren können.

Tabelle: Empfohlene Austauschformate zwischen dem Empfang und Schlüsselabteilungen.

Durch solche festen Austauschformate wird der Empfang systematisch in den internen Informationsfluss eingebunden. Nichts Wichtiges bleibt dem Empfang mehr verborgen, da es definierte Zeiten und Kanäle für die Informationsweitergabe gibt. Beispielsweise ermöglicht ein täglicher Abgleich mit dem Sicherheitsdienst – inklusive dem Teilen von Besuchslisten, Ausweiskontrollen und Auffälligkeiten – dem Empfangs- und Security-Team, in jeder Situation gemeinsam und koordiniert zu reagieren. Genauso sorgt ein wöchentlicher Abgleich mit HR dafür, dass der Empfang proaktiv vorbereitet ist (etwa auf neue Mitarbeiter oder einen geplanten Bewerbertag), anstatt reaktiv oder überrascht handeln zu müssen.

Neben Meetings sollten gemeinsame Tools genutzt werden, um die laufende Kommunikation zu unterstützen. Eine gemeinsam genutzte Kalenderübersicht, ein Messenger-Channel oder ein Ticketsystem können helfen, dass alle Beteiligten in Echtzeit informiert sind. So könnte der Empfang in den digitalen Kalender eintragen: „Freitag, 10 Uhr: Empfang wichtiger Delegation (10 Personen) – Konferenzraum A vorbereitet“ – und sowohl Sicherheit als auch Facility sehen dies sofort und können entsprechend agieren (zusätzlicher Sicherheitscheck, Bereitstellen von Getränken etc.). Solche Tools schaffen Transparenz und beugen Missverständnissen vor. Klare, offene Kommunikation – gegebenenfalls unterstützt durch Technologie wie gemeinsame Datenbanken oder Kommunikationsplattformen – „verhindert Missverständnisse und fördert eine Kultur der gegenseitigen Unterstützung und Zusammenarbeit“.

Darüber hinaus können gemeinsame Schulungen oder Übungen den regelmäßigen Austausch vertiefen. Wenn Empfangsmitarbeiter und z.B. Sicherheitsleute gemeinsam geschult werden (etwa in Notfallmaßnahmen oder im Umgang mit dem Besuchersystem), lernen sie die Perspektive und Arbeitsweise der jeweils anderen Seite besser kennen. Solche bereichsübergreifenden Trainings bieten Gelegenheit, Verständnis zu schaffen und eine gemeinsame „Sprache“ zu entwickeln. Im Notfall weiß dann jeder, was zu tun ist: Empfang und Sicherheit haben vielleicht Handzeichen oder bestimmte Codewörter vereinbart, um schnell zu kommunizieren, und vertrauen einander, weil sie es geübt haben. Ein Training könnte z.B. eine Evakuierungsübung sein, bei der der Empfang übt, wie Besucher zu evakuieren sind, während die Sicherheitsabteilung die Mitarbeiter koordiniert – beide lernen, wie die Abläufe verzahnt sind. Ein anderes Beispiel: Die Poststelle schult den Empfang, wie Pakete für andere Standorte zu frankieren sind, während der Empfang dem Postteam zeigt, wie man Besucher im System voranmeldet. Solche Wissensaustausch-Sessions stärken das Gesamtteam und machen den Arbeitsalltag flüssiger.

Es ist eine regelmäßige bereichsübergreifende Kommunikation – ob durch tägliche Briefings, wöchentliche Meetings oder permanente Kanäle – unverzichtbar, um den Empfang in das Unternehmensgeschehen einzubetten. Dadurch wird vermieden, dass das Empfangspersonal isoliert „im Blindflug“ agiert oder wichtige Infos erst im Nachhinein erhält. Stattdessen werden sie zu aktiven Partnern, die vorausschauend arbeiten und abgestimmt mit anderen Abteilungen handeln können. Das Ergebnis: weniger Reibungsverluste, schnellere Lösungen bei Problemen und ein einheitliches Vorgehen, das nach innen und außen Professionalität ausstrahlt. Wie bereits erwähnt, können unkoordinierte Teams zu Fehlern, Verzögerungen oder einem „unorganisierten“ Auftreten führen, falls Empfang und andere nicht miteinander sprechen. Mit den beschriebenen Kommunikationsroutinen wird genau das verhindert. Der Empfang ist dann nicht mehr „nur vorne“, sondern mittendrin – ein verlässliches Bindeglied, das alle Abteilungen miteinander vernetzt.

Um die Zusammenarbeit langfristig zu festigen, ist eine offene Kommunikationskultur – oft als “Open Door Policy” bezeichnet – unerlässlich. Das bedeutet: Die interne Kommunikation sollte so gestaltet sein, dass Hierarchieebenen im Alltagsaustausch keine starre Barriere darstellen. Jeder Mitarbeiter – ob Empfangskraft, Sachbearbeiter oder Abteilungsleiter – sollte sich ermutigt fühlen, andere direkt anzusprechen und Informationen formlos auszutauschen. Für den Empfang heißt das konkret: Empfangsmitarbeiter dürfen und sollen sich mit ihren Anliegen direkt an andere Abteilungen wenden, ohne Hemmnis oder das Gefühl, den Dienstweg zu verletzen. Genauso sollten Kollegen aus anderen Bereichen proaktiv den Kontakt zum Empfang suchen, um Fragen zu klären oder Informationen weiterzugeben. Ziel ist es, den Empfangsbereich als Kommunikationsdrehscheibe zu etablieren und nicht als Endstation, an der Informationen nur eingehen, aber nicht ausgetauscht werden.

Ein Kernelement dieser offenen Kultur ist es, direkte Kommunikationskanäle bereitzustellen. Anstatt darauf zu vertrauen, dass Informationen über mehrere Führungsebenen den Empfang erreichen, richtet man lieber kurze Wege ein. Beispielsweise kann man eine gemeinsame Chat-Gruppe erstellen, in der Empfang, Sicherheit, HR und Administration vertreten sind, oder ein gemeinsames E-Mail-Verteilerpostfach („Empfang und Co.“) für schnelle Absprachen. So können Kollegen unmittelbar Fragen stellen oder Infos teilen, ohne erst formelle Anträge zu stellen. Fachleute empfehlen, Mitarbeitern einen direkten Kanal zu bieten, um Anliegen zu äußern oder direkt die zuständigen Kollegen anzusprechen – und Mitarbeiter anzuhalten, Fragen lieber offen im Team zu stellen, statt nur im Vier-Augen-Gespräch mit dem Vorgesetzten. Dies verhindert Doppelarbeit (wenn mehrere die gleiche Frage haben) und fördert es, Probleme im Team zu lösen. Übertragen auf unseren Kontext: Wenn der Empfang in einer Team-Besprechung offen fragen darf „Was soll ich tun, wenn Besucher X ohne Termin auftaucht?“, profitieren alle von der Klärung – und der Empfang muss nicht unsicher allein entscheiden oder stillschweigend etwas versuchen. Eine offene Fragerunde kann auch Missverständnisse im Keim ersticken: Besser, der Empfang fragt direkt bei IT nach, ob ein Besucher WLAN-Zugang bekommen darf, als dies unsicher zu übergehen.

• Gemeinsame Kommunikationskanäle schaffen: Setzen Sie – wie schon im vorherigen Kapitel erwähnt – auf Tools wie Slack, Microsoft Teams oder ein Intranet-Forum, in denen mehrere Abteilungen einschließlich des Empfangs vertreten sind. Beispielsweise könnte ein Kanal “#Office-Info” eingerichtet werden, in dem Empfang, Sekretariat, Facility Management, IT etc. kurze Updates posten. Wenn im Intranet ein wichtiger Hinweis veröffentlicht wird („Kantine schließt heute früher“ oder „Neuer Besucherprozess ab Montag“), sollte der Empfang automatisch informiert werden. Idealerweise ist der Empfang in alle für ihn relevanten Verteiler eingebunden. Gleichzeitig sollte das Empfangsteam selbst in diesen Kanälen Informationen einspeisen können („Parkplatz voll – Besucher bitte auf Ausweichfläche schicken“). Dadurch wird die Schranke zwischen den Bereichen abgebaut: Alle sehen in Echtzeit relevante Updates und können nachfragen. Es entsteht ein „digitales Großraumbüro“, in dem jeder schnell mitbekommt, was Sache ist. So eine offene Kommunikationsplattform sorgt dafür, dass der Austausch zwischen den Abteilungen niedrigschwellig, häufig und transparent ist. Dies fördert Vertrauen und Zusammenarbeit, da niemand befürchten muss, wichtige Infos zu verpassen.

• Einladende, zugängliche Haltung fördern: Eine offene Kommunikationskultur lebt vom Verhalten der Beteiligten. Empfangsmitarbeiter sollten ermutigt werden, von sich aus auf Kollegen zuzugehen – z.B. kurz ins Büro der Personalabteilung zu gehen, wenn Unklarheiten zu einem Bewerbertermin bestehen, statt nur eine E-Mail zu schicken und abzuwarten. Umgekehrt sollten Kollegen wissen, dass sie jederzeit am Empfang nachfragen dürfen. Unternehmen können eine Art “Open-Door-Philosophie” etablieren: Die Bürotüren (bildlich gesprochen) stehen offen, auch die “Tür” zum Empfang. Das heißt auch, dass die Empfangstheke nicht mental als Barriere gesehen wird, sondern als Anlaufstelle für Mitarbeiter. Führungskräfte können dies vorleben, indem sie z.B. regelmäßig selbst beim Empfang vorbeischauen, um Neuigkeiten auszutauschen oder Feedback einzuholen. Ein weiterer Aspekt ist Freundlichkeit und Aufgeschlossenheit im täglichen Umgang: Ein Lächeln und ein Gruß vom Empfang für vorbeikommende Kollegen signalisieren, dass man ansprechbar ist. Wie bereits erwähnt: „Je mehr man lächelt, desto ansprechbarer wirkt man, und umso leichter fällt es anderen, einen anzusprechen oder etwas zu fragen“. Dies gilt natürlich für alle Mitarbeiter, aber am Empfang hat es besondere Wirkung – hier prallen alle Abteilungen gewissermaßen zusammen. Wenn der Empfang eine Atmosphäre schafft, in der jeder sich willkommen fühlt (Mitarbeiter wie Besucher), sinkt die Hemmschwelle, schnell mal etwas mitzuteilen oder zu fragen. Unternehmen können auch formell ankündigen: “Ihr könnt jederzeit den Empfang informieren, falls in eurer Abteilung etwas vorgeht, das für alle relevant ist” – etwa bei Brandschutzübungen, hohem Besuch etc., sollen Kollegen den Empfang von sich aus einweihen.

• Gemeinsame Informationsflächen nutzen: Stellen Sie sicher, dass es Plattformen für bereichsübergreifende Informationen gibt, die allen zugänglich sind – und dass der Empfang sowohl Empfänger als auch Sender von Informationen sein darf. Ein Beispiel: Ein digitales schwarzes Brett auf dem Intranet, auf das sowohl die Geschäftsleitung als auch z.B. der Empfang posten kann (“Fundbüro: Schlüssel abgegeben” oder “Morgen kommen Handwerker, bitte Lärm entschuldigen”). So ein Tool erlaubt es, dass Informationen nicht nur top-down fließen, sondern auch bottom-up und horizontal. Unternehmen sollten Kommunikationswerkzeuge einsetzen, die Dialog ermöglichen. Experten raten z.B. dazu, moderne Tools zu verwenden, die wenig Hürden haben, gezielte Ansprache erlauben, und auch anonymes Feedback ermöglichen – all das, um Mitarbeitern die Mitsprache zu erleichtern. Für den Empfang relevant: Vielleicht ein schnelles Feedback-Formular “Was braucht ihr vom Management, um euren Job besser zu machen?” oder die Möglichkeit, in Meetings offen Verbesserungsvorschläge einzubringen. Wenn Rezeptionistinnen und Rezeptionisten merken, dass ihre Stimme gehört wird und sie unkompliziert Infos austauschen dürfen, fühlen sie sich automatisch mehr als Teil der Community. Es verhindert auch sogenannte “Schatten-Kommunikation” – also Flurfunk oder Gerüchte, die entstehen, wenn offizielle Infos fehlen. Statt dass der Empfang rätselt, warum plötzlich diese oder jene Regel geändert wurde (und am Ende Interna über private Chats erfährt), sorgt eine offene Info-Kultur dafür, dass solche Fragen offen angesprochen und beantwortet werden.

Ein nicht zu unterschätzender Faktor für eine offene Kommunikationskultur ist die Fehler- und Feedbackkultur. Empfangsmitarbeiter sollten keine Angst haben müssen, Fragen zu stellen oder Fehler zuzugeben. Ebenso sollten andere Abteilungen das Gefühl haben, dass sie dem Empfang gegenüber offen Dinge ansprechen können (“Bitte informiert uns nächstes Mal früher über X”) ohne gleich für Spannungen zu sorgen. Hier können regelmäßige Feedbackrunden helfen (siehe „Next Steps“ im Schluss). Entscheidend ist: Kommunikation in beide Richtungen wertschätzen. Wenn z.B. der Empfang eine konstruktive Kritik anbringt (“Uns werden neue interne Telefonlisten nicht zugesandt, das erschwert unsere Arbeit”), sollte dies ernstgenommen und bearbeitet werden – und dem Empfang zurückgespielt werden, welche Änderung man vornimmt. Genauso, wenn etwa eine Abteilung anmerkt, der Empfang solle gewisse Anfragen schneller weiterleiten, sollte das in einem offenen Dialog besprochen werden, statt in einem Klima des Grolls zu verharren. Konflikte zwischen Teams lassen sich in einer Kultur offener Türen schneller lösen, weil man frühzeitig redet, statt Probleme schwelen zu lassen. Sollte es doch mal haken, kann ein neutraler Vermittler (z.B. aus HR) hinzugezogen werden – Hauptsache, der Dialog bleibt offen und wertschätzend, und man findet gemeinsam eine Lösung, die die Belange beider Seiten berücksichtigt.

Nicht zuletzt spielt das Soziale eine Rolle: Eine offene Kommunikationskultur gedeiht besser, wenn Kollegen sich persönlich kennen und vertrauen. Daher überschneiden sich die Maßnahmen hier mit denen zur Gemeinschaftsbildung (siehe nächster Abschnitt). Gemeinsame Pausen, informelle Gespräche an der Kaffeemaschine und Teamevents sind keine Spielerei, sondern erleichtern den späteren Informationsaustausch immens. Wenn ein Mitarbeiter den Empfangsmitarbeiter als Person schätzt (“Wir haben uns neulich nett unterhalten”), wird er viel eher proaktiv auf ihn zugehen, um z.B. ein Update zu teilen. Umgekehrt traut sich die Empfangskraft eher, mal eben im Büro nebenan zu fragen, statt eine formelle E-Mail zu schreiben. Es entsteht Vertrauen und Kollegialität, die die Basis jeder offenen Kommunikation sind.

Es zielt eine Open-Door-Policy darauf, aus dem Empfang und den anderen Abteilungen ein Team ohne Berührungsängste zu formen. Der Empfang soll sich nicht hinter einem metaphorischen Tresen verschanzen und die Kollegen sollen nicht drum herum schleichen. Stattdessen wird frei gesprochen, gefragt, informiert – zum Nutzen aller. Mit der Zeit werden solche spontanen, direkten Kontakte selbstverständlich: Die Wege werden kürzer, Informationen fließen schnell zur richtigen Stelle, und die Zusammenarbeit wird effektiver. Das Empfangsteam wird so zu einem lebendigen Kommunikationsknoten im Unternehmen – ständig im Austausch mit allen Ebenen – was nicht nur dem Empfang selbst ein Zugehörigkeitsgefühl gibt, sondern die gesamte interne Kommunikation verbessert.

Um das Empfangsteam vollständig in die Unternehmenskultur einzubetten, muss neben der formalen Zusammenarbeit auch das Gemeinschaftsgefühl gestärkt werden. Empfangsmitarbeiter sollten sich als integraler Teil der “Betriebsgemeinschaft” sehen und von den Kollegen ebenso wahrgenommen werden. Das verhindert das Entstehen von sozialer Isolation (“die da vorne, wir hier hinten”) und fördert eine Kultur, in der sich jeder Mitarbeiter – ob vorne am Tresen oder hinten in der Produktion – als Mitstreiter für gemeinsame Ziele fühlt. Für deutsche Unternehmen, insbesondere in großen Industriekonzernen mit oft vielen Beschäftigten, ist dies eine Herausforderung, aber durchaus machbar: Durch gezielte Inklusions- und Gemeinschaftsmaßnahmen kann der Empfang in die interne Teamkultur hineingezogen werden.

• Einbindung in unternehmensweite Kommunikation und Aktivitäten: Das Empfangsteam sollte in alle relevanten Informationen und Mitteilungen einbezogen werden und an betrieblichen Aktivitäten teilnehmen. Erhalten alle Mitarbeiter eine E-Mail vom Geschäftsführer zum Quartalsabschluss? Dann gehört der Empfang selbstverständlich ins Verteilerfeld. Gibt es einen internen Newsletter oder ein Social Intranet? Dann sollte die Empfangsabteilung dort einen eigenen Bereich haben bzw. regelmäßig erwähnt werden. Ein häufiges Problem ist, dass Empfangskräfte manche Neuigkeiten zuletzt erfahren – das sollte konsequent vermieden werden. Besser ist: Der Empfang weiß genau so früh Bescheid wie alle anderen, zum Beispiel über eine neue Unternehmensrichtlinie oder ein geplantes Firmenevent. Darüber hinaus sollte der Empfang auch sichtbar in internen Medien vorkommen. Denkbar sind z.B. kurze Porträts der Empfangsmitarbeiter in der Mitarbeiterzeitung, Berichte über besondere Herausforderungen am Empfang oder Erfolgsgeschichten (etwa: “Dank des umsichtigen Empfangsteams verlief der Besuch des Großkunden XY reibungslos.”). Solche Hervorhebungen in der internen Öffentlichkeit würdigen nicht nur die Arbeit des Empfangs, sondern informieren auch die Kollegen darüber, was am Empfang geleistet wird. Wenn alle verstehen, welchen Beitrag der Empfang zu Betriebssicherheit, Markenauftritt und Mitarbeiterunterstützung leistet, wächst der Respekt und das Wir-Gefühl. Ein gut informierter Empfang kann im Gespräch mit Besuchern und Kollegen sofort die Werte und Projekte des Unternehmens vermitteln. Umgekehrt, wenn das Empfangsteam nicht up-to-date ist, verschenkt man eine Chance auf Konsistenz in der Außendarstellung. Daher: Informationsgleichstand herstellen und den Empfang als festen Bestandteil der internen Kommunikation behandeln.

• Teambuilding und gemeinsame Veranstaltungen: Nichts schweißt Menschen mehr zusammen als gemeinsame Erlebnisse. Deshalb sollte das Empfangsteam nach Möglichkeit an allen Team- und Firmenveranstaltungen teilnehmen. Ob Weihnachtsfeier, Betriebsausflug, Abteilungsabend oder Sommerfest – die Einladung sollte selbstverständlich das Empfangspersonal einschließen, und es sollte organisatorisch ermöglicht werden, dass sie auch kommen können (zur Not zeitweise Vertretung organisieren oder die Empfangszeiten kurz anpassen). Darüber hinaus können abteilungsübergreifende Teambuilding-Aktivitäten eingeführt werden. Beispielsweise ein monatlicher Kaffeeklatsch (siehe Bulletpoints unten), Sportgruppen, in denen Empfang und andere Mitarbeiter zusammen trainieren, oder gemischte Projektteams bei Freiwilligenaktionen. Ein anderes Format sind Patenschaften oder Mentoring: Man könnte neuen Empfangsmitarbeitern einen “Buddy” aus einer anderen Abteilung zur Seite stellen, der sie z.B. in den ersten Wochen mit zum Mittag nimmt und vorstellt – so entstehen gleich abteilungsübergreifende Kontakte. Ein eindrucksvolles Beispiel für gelungene Gemeinschaftspflege kam aus der bereits erwähnten Tierarztpraxis: Dort wurde „einmal pro Woche die Praxis für ein verpflichtendes gemeinsames Mittagessen geschlossen“, bei dem alle – inklusive Empfang – zusammen aßen und sich austauschten. Außerdem fuhr das Team zweimal jährlich zu einem gemeinschaftlichen Betriebsausflug (in dem Fall ein Retreat mit Grillen und Gästenrednern), wodurch „wir wie eine Familie sind und niemand sich mehr so isoliert fühlt“. Übertragen auf ein größeres Unternehmen könnte man etwa quartalsweise bereichsübergreifende Workshops oder Stammtische veranstalten, bei denen auch das Empfangsteam anwesend ist. Wenn z.B. die Marketing-Abteilung einen Knowledge-Sharing-Workshop macht, warum nicht einen Empfangsmitarbeiter mit einladen? Oder initiieren Sie “Lunch & Learn”-Sessions, in denen sich verschiedene Bereiche vorstellen – der Empfang kann hier sowohl lernen als auch seine Perspektive teilen. Solche Initiativen stärken das Wir-Gefühl enorm: Man lernt die Menschen hinter den Funktionen kennen, was Empathie und Hilfsbereitschaft fördert.

• Klarstellung der strategischen Rolle des Empfangs intern: Oft wissen Kollegen aus anderen Abteilungen gar nicht genau, was der Empfang alles leistet oder wie wichtig diese Arbeit für das große Ganze ist. Daher sollte intern immer wieder herausgestellt werden, welche strategische Bedeutung das Empfangsteam hat. Etwa durch Präsentationen bei Betriebsversammlungen: “Unsere Empfangsmitarbeiter sind die ersten Gesichter, die ein Besucher sieht – sie tragen entscheidend zu unserem Ruf bei. Sie sorgen für Sicherheit, indem sie Zugänge kontrollieren. Und sie unterstützen intern, indem sie Informationen verteilen und an der Lösung auftretender Probleme mitwirken.” Wenn Mitarbeiter solcherart sensibilisiert werden, wächst die Wertschätzung für den Empfang. Gleichzeitig muss das Empfangsteam selbst verstehen, wie sein Handeln andere beeinflusst. Führungskräfte können z.B. in Teambesprechungen darauf hinweisen: „Wenn unser Empfang schlecht drauf ist, wirkt das auf Kunden, als wäre das ganze Unternehmen schlecht drauf – so wichtig ist eure Freundlichkeit“. Oder: „Ein gut geschulter, auskunftsfähiger Empfang, der jede Frage beantworten kann, lässt alle Abteilungen glänzen“. Diese Botschaften sollte man ruhig offensiv kommunizieren, damit jedem klar wird: Der Empfang ist keine Nebenrolle, sondern ein Schlüsselfaktor für Erfolg und Außenwahrnehmung. Wenn möglich, teilen Sie konkrete positive Beispiele: “Unser Vertrieb berichtete, dass ein Kunde lobte, wie professionell er empfangen wurde – das hat dem ersten Gespräch gleich eine positive Grundstimmung gegeben.” Ebenso wichtig: den Empfang in wichtige interne Themen einzubinden, die seine Arbeit tangieren. Plant die Sicherheitsabteilung neue Zugangsrichtlinien? Dann sollte der Empfang konsultiert werden – damit er die Praxis-Realitäten einbringen kann und das Ergebnis umsetzbar ist. Plant HR eine neue Besuchersoftware zur Selbstanmeldung? Unbedingt den Empfang ins Projektteam holen – schließlich arbeiten sie später täglich damit. So wird sichergestellt, dass der Empfang seine strategische Stimme einbringt und auch wahrgenommen wird. Und die Empfangsmitarbeiter selbst erkennen, dass ihre Expertise geschätzt wird und Einfluss hat. Das steigert das Verantwortungsbewusstsein und die Motivation, sich mit dem Unternehmenserfolg zu identifizieren. Ein wissender, engagierter Empfang kann dann Besucher oder neue Kollegen ungleich besser über das Unternehmen informieren – die Rezeptionsmitarbeiter werden so zu echten Botschaftern der Firma.

• Monatlicher bereichsübergreifender „Kaffeeklatsch“: Organisieren Sie einen informellen Austausch, bei dem sich das Empfangsteam und Mitarbeiter aus jeweils einer anderen Abteilung in entspannter Atmosphäre treffen – z.B. beim Kaffee in der Kantine oder virtuell per Videochat. Jeden Monat könnten andere Abteilungen miteinander ins Gespräch gebracht werden. Beispielsweise im Januar Empfang + Personalabteilung, im Februar Empfang + Buchhaltung, im März Empfang + Lager/Logistik, usw. Diese rotierenden Runden fördern den persönlichen Kontakt abseits des Tagesgeschäfts. Ein Tool oder Konzept wie “CoffeePals” kann hier helfen, solche Begegnungen systematisch zu planen. Solche casual interactions ermöglichen den Kollegen, Verbindungen zu knüpfen und Einblicke auszutauschen. Oft entstehen dabei Aha-Erlebnisse (“Ach, so läuft das bei euch am Empfang!” / “Interessant, daran haben wir im Backoffice gar nicht gedacht.”). Diese informellen Gespräche ebnen später den Weg für effektivere Zusammenarbeit, weil man sich kennt und versteht.

• Vierteljährliche Würdigung abteilungsübergreifender Zusammenarbeit: Führen Sie einen regelmäßigen Rhythmus ein (z.B. quartalsweise oder halbjährlich), um jene Teams oder Konstellationen hervorzuheben, die besonders gut bereichsübergreifend kooperieren – unter Einbeziehung des Empfangs. Das kann in Form eines kleinen internen Awards geschehen (“Teamwork-Champion des Quartals”) oder einfach durch eine Dankes-E-Mail an alle. Wichtig ist, gemeinsame Erfolge mit dem Empfang sichtbar zu machen. Beispielsweise: “Das Projekt X war ein voller Erfolg, dank großartiger Zusammenarbeit zwischen unserem Empfangsteam und der IT-Abteilung, die gemeinsam das neue Besuchermanagement eingerichtet haben.” Solche öffentlichen Anerkennungen setzen ein Zeichen: Zusammenarbeit wird geschätzt und erwartet. Experten raten dazu, “bereichsübergreifende Zusammenarbeit anzuerkennen und zu belohnen – z.B. durch interne Auszeichnungen oder lobende Erwähnungen in Meetings”, um den Wert des Miteinanders zu betonen. Für das Empfangsteam bedeutet das konkret: Ihre Kooperationsleistungen mit anderen werden nicht übersehen, sondern ausdrücklich gelobt. Das motiviert und stärkt zugleich die Bindung an die Kollegen, mit denen man kooperiert hat.

• Einbeziehung des Empfangs in Kultur- und Eventplanung: Achten Sie darauf, dass das Empfangsteam bei der Planung von Firmenveranstaltungen oder kulturellen Initiativen mitreden kann. Oft nimmt das Empfangspersonal eine einzigartige Perspektive ein – sie wissen z.B. aus erster Hand, welche Fragen Besucher häufig stellen oder wo es in der Organisation hapert, wenn Gäste da sind. Nutzt man dieses Wissen, können Veranstaltungen besser geplant werden. Setzen Sie beispielsweise eine Empfangskraft ins Orga-Team für den Tag der offenen Tür oder für das jährliche Sicherheitsaudit-Event. Stellen Sie sicher, dass bei der Gestaltung neuer Mitarbeiter-Onboarding-Programme jemand vom Empfang konsultiert wird (schließlich erlebt jeder neue Mitarbeiter am ersten Tag den Empfang). Indem man alle relevanten Bereiche – einschließlich Empfang – in solche Planungen einbezieht, stellt man sicher, dass “alle Stimmen und Perspektiven von Anfang an gehört werden”. Das hat zwei Effekte: Die Planung wird praxisnäher und umfassender, und das Empfangsteam fühlt sich ernst genommen und wertgeschätzt. Beispielsweise könnte beim Organisieren einer internen Messe der Empfang darauf hinweisen, dass zusätzliche Beschilderung nötig ist, was das Eventteam vielleicht übersehen hätte. Oder der Empfang gibt Input zur Besucherregistrierung für das nächste Firmenevent, um Warteschlangen zu vermeiden. Solche Beiträge sind für eine erfolgreiche Durchführung Gold wert – und gleichzeitig steigt im Empfangsteam das Gefühl, ein wichtiger Bestandteil der Organisation zu sein, weil man mitgestalten darf.

All diese Aktionen zielen darauf ab, das Wir-Gefühl zu stärken und den Empfang fest in die Belegschaft zu integrieren. Über die Zeit hinweg wird der Effekt spürbar: Das Empfangsteam identifiziert sich stärker mit dem Unternehmen und den Kollegen, was seine Zufriedenheit und Leistungsbereitschaft steigert. Die übrigen Mitarbeiter wiederum sehen die Menschen am Empfang nicht mehr als „die da vorne“, sondern kennen sie persönlich, arbeiten mit ihnen zusammen und respektieren ihren Beitrag. Der Empfang wird in informelle Gespräche auf dem Flur miteinbezogen, Kollegen machen hier und da einen Scherz miteinander – kurz: Der Empfang ist vollwertiger Teil der Firmenfamilie.

Dieses Gemeinschaftsgefühl hat handfeste positive Auswirkungen: Mitarbeiter helfen einander eher über Abteilungsgrenzen hinweg. Sollte es am Empfang stressig werden, zögern kollegiale Mitarbeiter aus anderen Abteilungen nicht, kurz einzuspringen (z.B. einen Besucher mitzunehmen, den der Empfang gerade nicht wegführen kann, weil drei Telefone klingeln). Oder das Empfangsteam fühlt sich ermächtigt, von selbst Vorschläge zu machen, die allen nützen (z.B. “Lasst uns eine gemeinsame Notfallübung machen, damit wir uns alle sicher fühlen.”). Die Unternehmenskultur wird insgesamt inklusiver und teamorientierter – jede*r erlebt, dass Zusammenhalt kein leeres Wort ist, sondern tatsächlich gelebt wird, indem auch das oft unterschätzte Empfangsteam einbezogen ist.

Insbesondere in einer deutschen Industriezentrale, die ja meist ein großer Betrieb ist, kann es ohne solche Bemühungen leicht passieren, dass der Empfang sozial abgekoppelt wird. Dem beugt man durch die genannten Maßnahmen vor. Das Empfangspersonal versteht seine strategische Rolle und weiß, dass es für Sicherheit der Besucher, den Markenauftritt und interne Unterstützung verantwortlich mit ist. Es spürt aber gleichzeitig die Rückendeckung und Zugehörigkeit zum Rest der Mannschaft. Dadurch gehen Empfangskräfte mit mehr Stolz und Verantwortung an ihre Aufgaben heran. Im Alltag merken es dann auch die Besucher: Empfangsmitarbeiter, die sich als vollwertiger Teil des Teams fühlen, treten oft selbstbewusster und engagierter auf, weil sie wissen, dass ihre Arbeit zählt. Und wenn Besucher ein lebendiges Miteinander zwischen Empfang und anderen Mitarbeitern beobachten – sei es, dass ein Kollege auf dem Weg zum Empfang freundlich grüßt oder der Empfang jemandem schnell weiterhilft –, vermittelt das auch nach außen ein Bild von guter Zusammenarbeit und Professionalität.

Durch die Verankerung des Empfangs im Teamgefüge wird aus dem Empfang nicht nur ein Zugangspunkt, sondern ein vertrauensvoller interner Partner für das gesamte Unternehmen.