Empfangs- und Kontaktzentrum
UNSER FOKUS LIEGT AUF DER GEWÄHRLEISTUNG VON SCHUTZ UND SICHERHEIT, WÄHREND WIR GLEICHZEITIG FREUNDLICHE EMPFANGSDIENSTLEISTUNGEN UND MITARBEITER-SERVICES BIETEN.
Ein perfekter Empfangsbereich zeichnet sich durch Flexibilität durch den Einsatz von modularen Möbeln und adaptiven Beleuchtungssystemen, Vernetzung durch IoT-Technologien, Sicherheit durch biometrische Verfahren und Effizienz durch KI und automatisierte Check-in-Prozesse aus.
Happy Gate. Multifunktional, freundlich und sicher.
- Trends
- Empfangsmitarbeiter
- Mitarbeiter
- Besucher
- Fremdfirmen
- Facility Management
- Post
- Lieferanten
- Hygiene / Reinigung
- Inklusion
- Werkschutz
- Zonierung
In den nächsten Jahren werden sich im Empfangsbereich die folgenden Innovationen durchsetzen:
Flexibilität: Ein flexibler Empfangsbereich, der sich an die Bedürfnisse der Besucher anpassen kann, wird immer wichtiger. Dies kann durch den Einsatz von modularen Möbeln und adaptiven Beleuchtungssystemen erreicht werden.
Vernetzung: Der Einsatz von IoT-Technologien ermöglicht eine Vernetzung von Empfangsbereich, Büroflächen und Gebäudemanagement.
Sicherheit: Der Einsatz von biometrischen Verfahren wie Gesichtserkennung wird immer wichtiger, um die Sicherheit im Empfangsbereich zu erhöhen.
Automatisierung: Durch den Einsatz von KI-Systemen und automatischen Check-in-Prozessen kann der Empfangsbereich effizienter und schneller gestaltet werden.
Die Rolle der Innovation in Empfang und Contact Centern
Elegante Bürogestaltung
Harmonisches Arbeitsumfeld mit ästhetischer Einrichtung.
Innovationen revolutionieren den Bereich von Empfang und Contact Centern. Moderne Technologien wie KI und maschinelles Lernen werden eingesetzt, um den Kundenservice zu optimieren, Prozesse zu verbessern und die Effizienz zu steigern. Chatbots und virtuelle Assistenten übernehmen erfolgreich Routineanfragen und entlasten so menschliche Agenten, die sich auf komplexere Probleme konzentrieren können. Datenanalytik liefert wertvolle Einblicke in das Kundenverhalten und Präferenzen, wodurch ein personalisierter Service ermöglicht wird. Cloudbasierte Systeme ermöglichen Remote-Arbeit und Skalierbarkeit. Diese innovativen Ansätze erhöhen nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern fördern auch die betriebliche Exzellenz in Empfang und Contact Centern.
Gute Arbeitsbedingungen
Professioneller Empfangsbereich
Elegante Rezeptionistin in modernem Büro.
Die Empfangsmitarbeiter sind diejenigen, die täglich im Empfangsbereich arbeiten und direkt mit den Besuchern interagieren. Es ist ihnen wichtig, dass ihre Arbeitsbedingungen und die Technik angemessen sind und dass sie über die notwendigen Fähigkeiten und Ressourcen verfügen, um ihre Aufgaben erfolgreich auszuführen.
Gewaltprävention am Empfang für ein sicheres und geschütztes Arbeitsumfeld:
Schutzvorrichtungen: Schutzvorrichtungen wie Schutzscheiben oder Alarmknöpfe können installiert werden, um das Personal zu schützen.
Überwachungssysteme: Überwachungskameras und Notrufsysteme können eingerichtet werden, um im Falle eines Vorfalls eine schnelle Reaktion zu gewährleisten.
Schulung des Personals: Mitarbeiter sollten über die Bedeutung von Gewaltprävention und die Verfahren zur Deeskalation von Konfliktsituationen geschult werden.
Zusammenarbeit mit den Sicherheitsbehörden: Es sollte eine Zusammenarbeit mit den lokalen Sicherheitsbehörden bestehen, um im Falle eines Vorfalls schnell reagieren zu können.
Es gibt Vorteile, den Empfangsbereich mit eigenem Personal zu besetzen:
Personalisierter Service: Ein eigener Empfangspersonal kann eine bessere Beziehung zu Kunden aufbauen und einen personalisierteren Service bieten.
Erhöhte Sicherheit: Ein eigener Empfangspersonal kann auch als erster Ansprechpartner für die Überwachung des Eingangsbereichs und für die Sicherheit des Gebäudes dienen.
verbesserte Effizienz: Ein eigener Empfangspersonal kann die Abläufe am Empfang optimieren und sicherstellen, dass Besucher schnell und effizient betreut werden.
Repräsentation des Unternehmens: Ein gut geschultes und professionelles Empfangspersonal kann das Image eines Unternehmens verbessern und einen positiven ersten Eindruck hinterlassen.
Es gibt Vorteile, den Empfangsbereich mit eigenem Personal zu besetzen, das nicht anders einsetzbar ist:
Branchenkenntnisse: Personal, das bereits in der Branche arbeitet, kann wertvolle Branchenkenntnisse und Verbindungen mitbringen, die für das Unternehmen von Vorteil sein können.
Bindung: Personal, das bereits Teil des Unternehmens ist, kann eine starke Bindung zum Unternehmen aufbauen und motivierter arbeiten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Besetzen des Empfangsbereichs mit eigenem Personal eine Möglichkeit ist, den ersten Eindruck zu verbessern, Prozesse zu vereinfachen und Mitarbeitermotivation zu erhöhen.
Es gibt Gründe, warum man den Empfangsbereich mit Personal von Fremdfirmen besetzen könnte:
Kosteneinsparung: Die Einstellung von Fremdfirmenpersonal kann günstiger sein als das Einstellen von eigenem Personal, da manche Lohn- und Sozialversicherungskosten entfallen.
Flexibilität: Fremdfirmen können schnell auf Personalbedarf reagieren, wenn man beispielsweise eine größere Veranstaltung hat.
Spezialisierung: Fremdfirmen haben oft spezialisiertes Personal, das speziell für den Empfangsbereich ausgebildet ist und somit bessere Dienstleistungen anbieten kann.
Vermeidung von Personalengpässen: Durch die Besetzung des Empfangsbereichs mit Fremdfirmenpersonal kann man Personalengpässe vermeiden, wenn beispielsweise eigene Mitarbeiter krank werden oder Urlaub nehmen.
Mitarbeiter
Dynamische Arbeitsumgebung
Helle Büroräume mit engagierten Mitarbeitern.
In der Regel passieren Mitarbeiter den Empfangsbereich zügig und überqueren die Vereinzelungsanlage auf dem Weg ins Unternehmen. Falls Mitarbeiter ein Anliegen haben, sollte ein separater Service-Desk für Mitarbeiter bereitstehen, der unabhängig vom Gästeempfang liegt und über Besprechungsmöglichkeiten für ausführlichere Themen verfügt.
Mitarbeiter möchten freundlich, professionell, hilfsbereit behandelt werden und sich willkommen und gut aufgehoben fühlen:
Begrüßung: Mitarbeiter möchten bei ihrem Eintreffen im Empfangsbereich freundlich begrüßt werden.
Informationsbeschaffung: Mitarbeiter möchten schnell und einfach Zugang zu relevanten Informationen haben, beispielsweise über Veranstaltungen oder Neuigkeiten im Unternehmen.
Hilfsbereitschaft: Mitarbeiter möchten das Gefühl haben, dass ihnen im Empfangsbereich jederzeit geholfen werden kann, wenn sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen.
Professionalität: Mitarbeiter möchten von Empfangsmitarbeitern professionell behandelt werden und erwarten ein angemessenes Verhalten und Auftreten.
Diskretion: Mitarbeiter möchten das Gefühl haben, dass vertrauliche Informationen und Gespräche in dem Empfangsbereich diskret behandelt werden.
Identifikation
Eine angenehme Atmosphäre im Empfangsbereich, in dem Mitarbeiter sich willkommen und gut aufgehoben fühlen, trägt dazu bei, dass sie sich positiv und erfolgreich gegenüber ihrem Unternehmen und ihrer Arbeit fühlen.
Empfangsnahe Services für Mitarbeiter
Betreuung von Besprechungen / Konferenzen (Allgemeine Koordination; kein Veranstaltungsmanagement)
Annahme von Fundsachen
Terminal Raumbuchung / Unterstützung bei Arbeitsplatz- und Raumreservierung
Annahme von Störmeldungen und allgemeinen Hinweisen
Kommunikation & Koordination
KFZ-Übergabe (Pool-Fahrzeuge)
Die Schließfächer im Empfangsbereich bieten eine Möglichkeit zur KFZ-Übergabe, indem sie als sicherer Ort zur Aufbewahrung von Schlüsseln, Dokumenten und anderen wichtigen Gegenständen dienen.
First-Line Services IT (am Service-Desk)
Beantwortung grundlegender IT-Fragen und Problemlösungen (z.B. Passwortreset)
Verteilung von IT-Support-Anfragen an die entsprechenden Abteilungen
Durchführung von System-Checks und -Updates für Geräte im Empfangsbereich
Verwaltung und Überwachung von IT-Zugängen für Besucher und externe Mitarbeiter
Ausgabe von Ladegeräten, Adaptern, usw.
Besucher erwarten einen freundlichen und professionellen Empfang, am besten in *****-Qualität
Stilvolle Büro-Lounge
Moderne Lounge mit grünen Akzenten.
Besucher erwarten, bei ihrer Ankunft von einem Empfangsmitarbeiter herzlich begrüßt und willkommen geheißen zu werden. Sie wünschen sich eine klare Einweisung und eine schnelle, effiziente Bearbeitung ihrer Anliegen. Zudem erwarten sie, dass der Empfangsbereich sauber und ordentlich ist und Zugang zu hochwertigen Sanitärbereichen und WLAN bietet. Getränke und eine zeitnahe Abholung werden ebenfalls geschätzt. Für internationale Unternehmen ist ein mehrsprachig besetzter Empfang mit Verständnis für verschiedene kulturelle Gepflogenheiten obligatorisch.
Besucherservices sind u. A.:
Allgemeine Auskünfte
Benachrichtigung der Besuchten
Erstellung und Ausgabe/Rücknahme Besucherausweise
Gepäckaufbewahrung
Digitalunterhaltung Wartebereich
Ausgabe Tablet – Sicherheitsunterweisung
Betreuung von Besprechungen/Konferenzen (Problemlöser)
Orga Gästebekleidung (z.B. Warnwesten, Sicherheitsschuhe)
Gästeführung
Dispo Taxi und Limousinenservice
Ein Kaffee- und Getränkeservice bewirkt Wohlbefinden und eine angenehme Wartezeit:
Begrüßung: Ein kostenloser Kaffee oder Tee kann eine nette Begrüßung für Besucher sein und zeigt, dass das Unternehmen sich um ihre Bedürfnisse kümmert.
Wartezeit: Ein Kaffee- und Getränkeservice kann die Wartezeit verkürzen und Wartenden eine angenehme Beschäftigung bieten.
Professionalität: Ein Kaffee- und Getränkeservice kann dazu beitragen, dass sich Besucher willkommen und gut aufgehoben fühlen und zeigt, dass das Unternehmen professionell und aufmerksam ist.
Eine gut geplante und organisierte Kaffee- und Getränkeservice ist von großer Bedeutung, um allen eine angenehme Erfahrung zu bieten. Eine entsprechende Wartezone kann dazu beitragen, dass sich Wartende wohl fühlen und ihre Wartezeit angenehmer gestalten können.
Eine Wartezone in einem Empfangsbereich sollte folgende Anforderungen erfüllen:
Bequemlichkeit: Die Sitzgelegenheiten sollten bequem sein und auf die Bedürfnisse der Wartenden abgestimmt sein, sie sollten auch ausreichend Platz bieten.
Sauberkeit und Hygiene: Die Wartezone sollte sauber und ordentlich sein, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen und hygienisch einwandfrei sein.
Design und Ästhetik: Die Wartezone sollte gut gestaltet sein und zur Gesamtoptik des Empfangsbereichs passen.
Informationsbeschaffung: Es sollte eine Möglichkeit geben, für Wartende Informationen zu beschaffen, z.B. durch Informationsbroschüren oder durch digitale Medien, z. B. eine Medienwand.
Unterhaltung: Es sollte eine Möglichkeit geben, die Wartezeit zu überbrücken, z.B. durch Zeitschriften oder durch Unterhaltungsmedien.
Zugang zu Strom und Internet: Es sollte eine Möglichkeit geben, elektronische Geräte aufzuladen und Zugang zu Internet zu haben.
Barrierefreiheit: Die Wartezone sollte barrierefrei zugänglich sein und die Bedürfnisse von Menschen mit Behinderungen berücksichtigen.
Empfang, Service-Desk und Facility Management
Effizientes Teamwork
Teamarbeit in einer offenen Büroumgebung.
Es ist sinnvoll, den Service-Desk als First-Line-Service und das Facility Management als Second-Line Service in der Nähe des Empfangsbereichs zu positionieren. Dadurch wird die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und dem Facility Management erleichtert, was die Effizienz bei der Lösung von Problemen und Anliegen erhöht. Eine solche Lage kann auch dazu beitragen, dass das Service-Desk und das Facility Management besser sichtbar und zugänglich sind, was die Kundenorientierung verbessert.
Der Empfang ist oft der erste Anlaufpunkt für Besucher, Kunden und Mitarbeiter und ist daher auch zuständig für die Verwaltung von Anliegen im Zusammenhang mit dem Gebäude und den Einrichtungen. Dies kann von Fragen zu den Öffnungszeiten oder Veranstaltungen im Gebäude bis hin zu Anliegen bezüglich der Gebäudeausstattung reichen.
Service-Desk und Facility Management sind gemeinsam verantwortlich für die Verwaltung und den Betrieb von Gebäuden und Einrichtungen und arbeiten eng mit dem Empfang zusammen, um Anliegen und Probleme zu lösen. Das Facility Management führt beispielsweise Reparaturen oder Wartungsarbeiten im Gebäude durch, um die Funktionalität und den Komfort für Besucher, Kunden und Mitarbeiter zu gewährleisten.
Durch diese Zusammenarbeit können Empfang und Facility Management sicherstellen, dass das Gebäude und die Einrichtungen reibungslos funktionieren und dass die Bedürfnisse der Mitarbeiter, Kunden, Besucher und Fremdfirmen erfüllt werden.
Ein Werkschutz hat eine Vielzahl von Aufgaben, die über die Betreuung des Empfangsbereichs hinausgehen, u. A.:
Sicherheit: Der Werkschutz ist verantwortlich für die Sicherheit des Unternehmensgeländes, einschließlich Überwachung von Zugangskontrollen, Überprüfung von Personen und Fahrzeugen und Überwachung von potenziellen Sicherheitsrisiken.
Schutz vor Diebstahl: Der Werkschutz arbeitet eng mit anderen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen vor Diebstahl und anderen Arten von Diebstahl geschützt ist.
Einsatz bei Notfällen: Der Werkschutz ist bereit, in Notfällen zu handeln und ist für den Einsatz in Situationen wie Bränden, medizinischen Notfällen und anderen Notfällen verantwortlich.
Überwachung von Gebäuden und Einrichtungen: Der Werkschutz überwacht das Unternehmensgelände, um sicherzustellen, dass alle Gebäude und Einrichtungen ordnungsgemäß funktionieren und sicher sind.
Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen: Der Werkschutz arbeitet eng mit anderen Abteilungen wie der IT, dem Einkauf und dem Personalwesen zusammen, um sicherzustellen, dass alle Aspekte des Unternehmens sicher und effizient funktionieren.
