Empfang: Mustergefährdungsbeurteilung

• Arbeitsplatzsituation: Empfangstresen, Schreibtisch- und Computerarbeitsplätze, Wartebereich für Besucher, ggf. Drehtür-/Drehkreuz-Anlagen, elektronische Zutrittskontrolle.

• Personal: In der Regel 3–4 Empfangsmitarbeitende im Schichtdienst (ggf. 24/7 oder zumindest von 6:00–20:00 Uhr), gelegentliche Aushilfen.

• Besucherverkehr: Hohe Frequenz an Externen (Geschäftspartner, Bewerber, Lieferanten). Zutrittsausweise, -berechtigungen und Registrierungen gehören zum Alltag.

• Organisatorisches: Koordination mit Sicherheits- bzw. Werkschutz, Facility Management, Personalabteilung und IT-Abteilung (bei elektronischen Systemen).

• Ursachen: Feuchtigkeit/Nässe im Eingangsbereich, lose Kabel, ungesicherte Teppichkanten, schlecht beleuchtete Zonen.

• Schaden: Prellungen, Verstauchungen bis hin zu Frakturen.

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Mittel.

• Ursachen: Aggressive Besucher, unbefugtes Eindringen, Versuch eines Überfalls.

• Schaden: Körperliche Übergriffe, psychische Belastungen, Sachschäden.

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Selten, aber potenziell hohes Schädigungsrisiko.

• Ursachen: Annahme von schweren Paketen, ungeeignete Hilfsmittel, falsche Technik.

• Schaden: Muskel-Skelett-Beschwerden (Rücken, Bandscheibenprobleme).

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Je nach Lieferaufkommen.

• Ursachen: Medizinischer Zwischenfall bei Mitarbeitenden oder Besuchern, Unfall, Sturz.

• Schaden: Gesundheitsgefahr bis hin zu lebensbedrohlichen Situationen.

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Gering, aber ernsthafte Folgen.

• Ursachen: Falsche Bildschirmhöhe, unzureichendes Mobiliar, ungünstige Sitz-Steh-Verhältnisse.

• Schaden: Chronische Muskel-Skelett-Erkrankungen, Nacken- und Rückenschmerzen.

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Hoch, bei kontinuierlicher Fehlhaltung.

• Ursachen: Lange Sitzphasen, repetitive Arbeiten, Mangel an Bewegungswechsel.

• Schaden: Konzentrationsmängel, Verspannungen.

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Mittel.

• Ursachen: Hoher Besucherandrang, gleichzeitige Telefonanrufe, Zeitdruck, Konfliktsituationen mit Besuchern.

• Schaden: Erschöpfung, Fehleranfälligkeit, psychosomatische Beschwerden.

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Mittel bis hoch.

• Ursachen: Nacht- und Wechsel-Schichten, kurze Ruhezeiten, soziale Isolation.

• Schaden: Schlafstörungen, kardiovaskuläre Risiken, psychische Belastung.

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Hoch für Mitarbeitende, die regelmäßig im Schichtdienst sind.

• Ursachen: Unzufriedene Besucher, Kommunikationsprobleme, unklare Anweisungen.

• Schaden: Nervliche Belastungen, Angststörungen.

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Mittel.

• Ursachen: Fehlende Schnittstellenabsprachen mit Werkschutz, Logistik, HR.

• Schaden: Verzögerte oder falsche Reaktion bei Zwischenfällen (z. B. Notfall).

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Mittel.

• Ursachen: Keine definierte Alarmkette, keine regelmäßigen Übungen, unzureichende Dokumentation.

• Schaden: Chaos im Ernstfall, höhere Verletzungs- und Schadensrisiken.

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Gering, aber Konsequenzen bei Eintreten gravierend.

• Ursachen: Improvisierte Verlängerungsleitungen, fehlende Kabelkanäle, Überlastung von Mehrfachsteckdosen.

• Schaden: Stromschlag, Kurzschluss, Brand.

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Niedrig bis mittel.

• Ursachen: Technische Defekte, mangelhafte Wartung.

• Schaden: Sicherheitslücken (unbefugter Zutritt), erhöhter Stress im Personal durch Störungen.

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Mittel.

• Ursachen: Defekte elektrische Geräte, unsachgemäßer Umgang mit Deko-Materialien, blockierte Fluchtwege.

• Schaden: Personen- und Sachschäden, Evakuierung.

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Gering, aber mögliche schwere Folgen.

• Ursachen: Keine klaren Anweisungen, Besucher unbekannt im Gebäude, Fluchtwege zugestellt.

• Schaden: Verzögerte Rettung, Panik, höhere Verletzungsgefahr.

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Gering.

• Ursachen: Offen einsehbare Besuchslisten, ungesicherte Dokumente, unsachgemäße Softwarenutzung.

• Schaden: DSGVO-Verstöße, Image-Schaden, Bußgelder.

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Mittel.

• Ursachen: Fehlende oder fehlerhafte Kennzeichnung, zu lange Speicherung, unbefugter Zugriff.

• Schaden: Datenschutzverstoß, Reputationsverlust.

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Niedrig bis mittel.

• Ursachen: Hohe Kontaktfrequenz, mangelnde Hygiene, fehlende Abstände.

• Schaden: Ausbreitung von Infektionserkrankungen, Ausfall von Personal.

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Situationsabhängig (Saison, Pandemielage).

Zur besseren Priorisierung wurde jede Gefährdung hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit (E) und Schadensausmaß (S) bewertet, um eine Risikostufe (R) zu ermitteln.

• R = E x S (Eintrittswahrscheinlichkeit x Schadensausmaß)

• Skala jeweils: 1 = niedrig, 2 = mittel, 3 = hoch

• Sehr hoch: Maßnahme unverzüglich umsetzen

• Hoch: Umsetzung innerhalb kurzer Frist (1–3 Monate)

• Mittel: Umsetzung mittelfristig (3–6 Monate)

• Gering: Umsetzung langfristig oder im Rahmen einer kontinuierlichen Verbesserung

Die folgenden Schutzmaßnahmen folgen dem T-O-P-Prinzip (Technische – Organisatorische – Personenbezogene Maßnahmen).

• Technisch: Rutschhemmender Bodenbelag, großflächige Schmutzfangmatten, Kabelkanäle für alle Leitungen.

• Organisatorisch: Regelmäßige Bodenkontrolle und Reinigung, sofortige Beseitigung von Hindernissen, Meldeweg für Mängel.

• Personenbezogen: Unterweisung zur Aufmerksamkeit, geeignetes Schuhwerk.

• Technisch: Stiller Alarmknopf, ggf. Trennscheibe (Sicherheitsglas) bei höherem Risikoniveau, gut ausgeleuchteter Eingangsbereich, Videoüberwachung (DSGVO-konform).

• Organisatorisch: Enge Abstimmung mit Werkschutz, festgelegte Eskalationsketten.

• Personenbezogen: Schulungen zu Deeskalation, Kommunikation in Konfliktsituationen, regelmäßige Notfallübungen mit Rolle des Empfangs.

• Technisch: Sackkarren oder Handhubwagen verfügbar halten, ausreichend dimensionierte Regale für Pakete.

• Organisatorisch: Klare Lastenbegrenzung, Abgrenzung zu Versand-/Logistik-Abteilung, regelmäßige Überprüfung von Hilfsmitteln.

• Personenbezogen: Unterweisung in ergonomischem Heben und Tragen, ggf. Pausen zur Rückenentlastung.

• Technisch: AED (Defibrillator), Erste-Hilfe-Kasten, Notruftelefone mit Direktwahl.

• Organisatorisch: Mindestens eine Ersthelfer-Person im Empfangsteam, klarer Notfallplan (wer alarmiert wen?), Liste relevanter Rufnummern.

• Personenbezogen: Regelmäßige Erste-Hilfe-Schulungen, Auffrischungen alle zwei Jahre, Übungsszenarien durchspielen.

• Technisch: Höhenverstellbare Tische und Stühle, ausreichende Beinfreiheit, Blendfreiheit der Monitore, geeignete Beleuchtung.

• Organisatorisch: Regelmäßige ergonomische Überprüfung, ggf. Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Betriebsarzt einbinden.

• Personenbezogen: Unterweisungen zur Arbeitsplatzergonomie, Hinweise zu Körperhaltung und Pausengestaltung, Nutzung von Steh-/Sitz-Dynamik.

• Technisch: Bereitstellung von Stehhilfen, Abwechslung in Arbeitsplatzkonfiguration.

• Organisatorisch: Aufgabenrotation (z. B. Telefon, Besucherannahme, Ausweisverwaltung), Einplanen kurzer Aktivpausen.

• Personenbezogen: Eigenverantwortung fördern (Bewegungspausen, leichte Dehnübungen).

• Technisch: Einsatz einer effizienten Besuchermanagement-Software, Headsets für Telefonie.

• Organisatorisch: Zusätzlicher Personaleinsatz bei bekannten Stoßzeiten, Pausenregelungen strikt einhalten, klarer Aufgabenverteilung (z. B. wer macht Telefon, wer bedient Besucher).

• Personenbezogen: Kommunikationstrainings, Zeit- und Stressmanagement-Kurse.

• Technisch: Ausreichend beleuchtete Arbeitsplätze in Abend- und Nachtstunden, ergonomische Möbel.

• Organisatorisch: Dienstpläne mit geregelten Ruhezeiten (mind. 11 Stunden), Schichtrhythmus im Vorwärtswechsel, Angebote wie Betriebsarztchecks.

• Personenbezogen: Aufklärung zu Schlafhygiene und Ernährung, Ansprechpartner bei gesundheitlichen Problemen.

• Organisatorisch: Schriftliche Betriebsanweisungen (Wer macht was?), feste Kommunikationswege zwischen Empfang, Werkschutz, Logistik. Regelmäßige Teamsitzungen.

• Personenbezogen: Unterweisung in Handbücher, Ermutigung zur Klärung von Unklarheiten.

• Organisatorisch: Erstellung detaillierter Alarm- und Notfallpläne (Brand, Evakuierung, Amok, Bombendrohung), regelmäßige Übungen, Evakuierungshelfer benennen.

• Personenbezogen: Jährliche Unterweisungen zu Notfallmaßnahmen, Drill-Szenarien für kritische Situationen.

• Technisch: Kabelkanäle, geprüfte Verlängerungsleitungen, FI-Schutzschalter, regelmäßige DGUV-Prüfung (ortsveränderliche Betriebsmittel).

• Organisatorisch: Wartungsplan für elektrische Geräte, Kontrolle von Kabeln durch Facility Management, keine private Elektrogeräte am Arbeitsplatz ohne Freigabe.

• Personenbezogen: Melden von Schäden, kein eigenmächtiges Reparieren.

• Technisch: Regelmäßige Wartung der Hardware, Redundanz für wichtige Komponenten, Störungsmeldelampe.

• Organisatorisch: Vorgehen bei Systemausfall (z. B. manuelle Checklisten, werkschutzgesteuerter Einlass).

• Personenbezogen: Ggf. Unterweisung in die Funktionsweise, Meldung bei Störungen.

• Technisch: Automatische Brandmeldeanlage, Rauchmelder, Feuerlöscher (Schaum, CO₂) griffbereit, Brandschutztüren nicht blockieren.

• Organisatorisch: Brandschutzordnung, Flucht- und Rettungspläne aushängen, kein Abstellen von Kartons oder Deko in Fluchtwegen.

• Personenbezogen: Brandschutzhelfer am Empfang, jährliche Schulung, kein Umgang mit offenen Flammen.

• Organisatorisch: Evakuierungspläne, Sammelplätze definieren, Besucherlisten führen, jährliche Evakuierungsübungen mit allen Beschäftigten inkl. Empfangsbereich.

• Personenbezogen: Anweisungen beherzigen, Besucher aktiv informieren und leiten.

• Technisch: Besucher-Software mit Zugriffsrechten und automatischer Löschung nach Frist, verschließbare Schränke für Papier-Unterlagen.

• Organisatorisch: DSGVO-konformes Besuchermanagement, Auftragsdatenverarbeitung mit Sicherheitsdienst regeln, Löschfristen festlegen.

• Personenbezogen: Schulungen zur Vertraulichkeit, Sperrbildschirm aktivieren, nicht über Besucher-Infos laut sprechen.

• Technisch: Kameras so ausrichten, dass nur sicherheitsrelevante Bereiche erfasst werden, automatische Überschreibung nach kurzer Frist.

• Organisatorisch: Beschilderung „Videoüberwachung“, Dokumentation der rechtlichen Grundlage, klare Zuständigkeiten für Auswertung.

• Personenbezogen: Sensibilisierung zum Umgang mit Videomaterial, kein unberechtigter Zugriff.

• Technisch: Spender für Handdesinfektion, ggf. Plexiglas-Schutz am Empfangsschalter, regelmäßige Reinigung von Kontaktflächen.

• Organisatorisch: Abstandsmarkierungen bei hohem Publikumsverkehr, Hygieneregeln für Besucher (Aushänge), Lüftungskonzept.

• Personenbezogen: Aufklärung zu Hygienemaßnahmen (richtiges Händewaschen, Nies- und Hustetikette), Mund-Nasen-Schutz in bestimmten Situationen.

• Alarmieren: Entdeckung von Rauch/Feuer → Feueralarm auslösen (Handdruckmelder) + sofort 112 Feuerwehr anrufen.

• Warnen: Andere Personen im unmittelbaren Bereich informieren, Besucher auffordern, den Gefahrenbereich zu verlassen.

• Löschen (wenn möglich): Entstehungsbrand mit Feuerlöscher bekämpfen, ohne Eigengefährdung.

• Evakuieren: Sammelplatz aufsuchen, Besucherlisten mitnehmen, Türen schließen (nicht abschließen).

• Einweisen der Feuerwehr: Empfang oder Werkschutz zeigt Eintreffort, über vermisste Personen informieren.

• Gefahr erkennen: Sichtbarer Täter mit Waffe oder Drohung.

• Alarmkette: Stillen Alarm auslösen (wenn vorhanden) + Polizei anrufen (110).

• Warnung: Interne Durchsage bzw. Codewort (wenn definiert).

• Eigensicherung: In sicheren Bereich flüchten oder verstecken, Türen verschließen/barikadieren.

• Zusammenarbeit mit Polizei: Keine Heldenrolle, Täter nicht konfrontieren.

• Erste Hilfe: Zustand prüfen, Atmung checken, ggf. Herz-Druck-Massage, AED einsetzen.

• Notruf: Rettungsdienst 112 informieren (Ort, Art des Notfalls).

• Betreuung: Verletzte/Erkrankte betreuen, vor Kälte schützen, beruhigen.

• Einweisung: Rettungsdienst an Eingang abholen und leiten.

• Nachsorge: Dokumentation, Auffüllung Erste-Hilfe-Material.

• Ruhe bewahren: Bei Anruf möglichst viele Infos einholen (Ort, Zeit, Grund).

• Polizei verständigen: 110 anrufen, alles mitteilen.

• Krisenstab: Unternehmensleitung / Sicherheitsverantwortliche einschalten.

• Evakuierung: Wenn angeordnet, Besucher und Mitarbeitende geordnet aus dem Gebäude führen.

• Auffällige Gegenstände: Nicht berühren, Bereich weiträumig absperren, Polizei informieren.

• Boden und Wege: Stolperfallen? Sauberkeit? Schmutzfangmatten?

• Ausstattung: Telefon, PC, Monitor, Drucker funktionsfähig? Kabel ordentlich verlegt?

• Besucherbuch / -software: Funktionstest, Löschfristen gewahrt?

• Erste Hilfe: Vorhanden (Kasten, AED-Status)?

• Sicherheit: Notrufnummern griffbereit, Alarmknopf zugänglich, keine unbefugten Personen?

• Hygiene: Desinfektionsmittelspender gefüllt, Flächen gereinigt?

• Feuerlöscher / Brandmelder: Sichtprüfung auf Unversehrtheit.

• Fluchtwege: Unversperrt, Kennzeichnung sichtbar.

• Ergonomie: Monitorhöhe, Stuhlfunktion, Beleuchtung checken.

• Datenschutz: Besucherlisten lagern sicher, keine personenbezogenen Daten offen.

• Prüfung elektrische Betriebsmittel: Stecker, Kabel intakt.

• Zutrittskontrolle / Systemcheck: Funktionstests, Meldung an IT/Facility bei Störungen.

• Dokumentation: Notfallpläne aktuell? Unterweisungsliste vollständig?

• Brandschutz: Prüfplaketten, Rauchmelder, Fluchtpläne, Evakuierungsübungen durchführen/protokollieren.

• Gefährdungsbeurteilung dokumentieren: Sämtliche Feststellungen und Maßnahmen schriftlich festhalten.

• Maßnahmenplan: Verantwortliche benennen, Zeitrahmen definieren, Erledigung dokumentieren.

• Unterweisungen: Jährlich oder anlassbezogen (z. B. neue Software, Änderungen im Empfangsbereich). Teilnehmerlisten führen.

• Regelmäßige Begehungen und Audits: Vierteljährliche Überprüfung durch Fachkraft für Arbeitssicherheit, ggf. zusammen mit dem Brandschutzbeauftragten.

• Notfallübungen: Mindestens einmal jährlich Feueralarm/Evakuierung testen. Dokumentation der Ergebnisse, Optimierung.

• Feedback und Meldewesen: Empfangspersonal meldet Beinaheunfälle, Sicherheitsmängel etc. zeitnah.

• Aktualisierung: Bei baulichen Änderungen, Einführung neuer Technik, neuer Rechtslage oder Unfällen Gefährdungsbeurteilung anpassen.